Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g.

Transkript

1 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Anne Solstad /9797- Landbruk og bygdeutvikling Deres dato Deres ref. Tydal kommune 7590 TYDAL Rapport etter forvaltningskontroll - Tydal kommune Vi viser til forvaltningskontroll i Tydal kommune og oversender rapport over de merknader som ble registrert. Det ble ikke gitt noen avvik. Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til planen jf. varsel om kontroll av 13., 17. og Som det framgår av kontrollrapporten ble det registrert 8 merknader. Vi ber om en tilbakemelding innen 31. mars d.å. for hvordan dere har tenkt å løse de forhold som er gitt som merknader. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag oppfordrer administrasjonen i Tydal kommune å presentere kontrollrapporten for aktuelle politikere. Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) ass. landbruksdirektør Anne Solstad fylkesagronom Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg Kopi: Tydal kommune v/ordfører Tydal kommune v/kontrollutvalg 7590 TYDAL 7590 TYDAL E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

2 2 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Tydal kommune Dato rapport : Kontroll avholdt dato: Gjennomført av: Anne Solstad Gaute Arnekleiv Til stede fra kommunen: Marthe Græsli, økonomisjef John Evjen, konst. Næringssjef (kun åpningsmøte) Berit Bugten Østbyhaug, landbrukssjef Hege Hopen Amundal, fagkonsulent Kontrollert(e) ordning(er): Tilskudd til avløsning ved sykdom mv, Produksjonstilskudd med tilskudd til avløsning ved ferie og fritid, Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) og skogfond 1 Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte en forvaltningskontroll i Tydal kommune på ulike tilskuddsordninger innen jord- og skogbruk. Det ble under kontrollen avdekket 8 merknader. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de merknader som ble avdekket. Tydal kommune har en grundig og svært god forvaltning av produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid og tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. Det er god lokalkunnskap, erfaring og kompetanse og dette er nødvendig for å gjøre en god jobb. Saksbehandlingen er grundig dokumentert og man har gode rutiner for å følge opp søknadene. Det er særdeles god orden i alle permer, svært god bruk av merknadsfelt og grundig dokumentasjon av hva som er gjort når det gjelder produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid. Produksjonstilskudd er en stor og viktig tilskuddsordning for produsentene i kommunen og det er svært positivt at man har en så god forvaltning av denne tilskuddsordningen. Det skrives gode og fullstendige varselbrev og vedtaksbrev. Oppfølgingen av regelverket er god. Kommunen er aktiv på skogområdet og er i stor grad i inngrep med de tiltak som skjer. Den er aktiv i veiledning av skogeiere, har god oversikt og godt samarbeid med skogeierne. Bl.a. benytter skogeierne finansiering ved hjelp av skogfond på en god måte, der skogeierne i snitt har trukket ca. 23 % i skogfond i I forhold til ressursgrunnlaget er det stor aktivitet i kommunen med flere store tilskuddssaker. Kommunen har gjennomført årlig tilskuddskontroll på

3 3 skogkultursaker med 20% og 28% i 2015 og Viktig at denne er risikobasert i forhold til at Tydal kommune har store utbetalinger. Kommunen gjennomfører de lovpålagte kontrollene - resultatkontroll og foryngelseskontroll (se merknad) - på en bra måte. Bilag knyttet til tilskuddssaker er ryddige og innehar de nødvendige underbilag og underskrifter. Det er bra at kommunens retningslinjer og vilkår følges opp. 2 Grunnlag for kontrollen Hjemmel for kontrollen er å finne i Reglement for økonomistyring i staten 15. Videre er Fylkesmennene gjennom sitt tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de var tiltenkt. I tillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. 3 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble varslet på e-post datert 13., 17. og Kommunen hadde i forkant av kontrolldagen fått tilsendt et egenvurderingsskjema som de hadde kunne se på i forkant av stedlig kontroll. Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen også per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var gjort klar av kommunen til kontrolldagen. Kontrollen startet med et åpningsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Deltakerne fra Fylkesmannen hadde en forvaltningsdialog med saksbehandlerne på de ulike ordningene og gikk også gjennom dokumentasjonen. På slutten av dagen ble det gjennomført et sluttmøte hvor merknadene ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. 4 Generelt om kommunen Forrige gang Fylkesmannen gjennomførte en forvaltningskontroll på landbruk i Tydal var i 2009 da generelt NMSK, produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved sykdom mv. ble kontrollert samt i 2011 da det var foretakskontroll av en skogsbilvei. Det ble i 2009 avdekket 2 avvik og 6 merknader. Tydal kommune er den nest minste landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. Når det gjelder skogbruk er kommunen den 7. største fylket målt i avvirkning. Dette gjelder året 2016 da det var et spesielt høyt avvirkningstall. I 2016 forvaltet Tydal kommune kr gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. I tillegg er det utbetalt kr i skogfond og det er innbetalt kr fra skogeierne med grunnlag i tømmerhogst.

4 4 5 Kontrollområder Tabellen under gir en oversikt over de merknader som ble avdekket under kontrollen: Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen: TILSKUDD TIL AVLØSNING VED SYKDOM MV Merknad 1 Opplysninger om næringsinntekt er innhentet, men ikke i den form som kravet stiller. Det skal innhentes «Utskrift av likning» for de aktuelle årene som skal legges til grunn. Forskrift om tilskudd til avløsing og fødsel mv. 3 Rundskriv kap Merknad 2 Merknad 3 Merknad 4 Vær oppmerksom på at det er krav om kvitteringer for innbetalt arbeidsgiveravgift, skattetrekk. I enkelte tilfeller er det bare gitt en oversikt over hvilke beløp som skal innbetales uten at det finnes kvittering på at de faktisk er betalt. Rundskriv kap Det skal legges ved søknaden dokumentasjon for utbetalinger fra NAV. Det er Tydal kommune som innhenter opplysninger fra NAV og det bør dere fortsette med. Kravet i retningslinjene er at det er søkers utskrift fra «Mine utbetalinger» som skal legges ved og brukes så dette skal inn i tillegg. (Når det gjelder svangerskap og fødsel skal kopi av vedtak som søker har fått fra NAV legges ved. Kopi av fødselsattest skal også legges ved.) Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 10 Rundskriv kap under Dokumentasjon generelle vilkår Når søker har fått avslag fra NAV på sykepenger fordi søker ikke har sendt inn nødvendig dokumentasjon til NAV, kan ikke søknad om tilskudd til avløsning behandles av kommunen da det ikke er kjent hvor mye sykepenger som skal trekkes. Da det er søkt om et lite beløp har ikke dette ført til for mye utbetaling uansett så vi velger å la sakene gå. Rundskriv kap

5 5 PRODUKSJONSTILSKUDD Merknad 5 På PT-2370 over søkere som har mottatt økologisk omleggingstilskudd er ikke gjennomgått for søknadsomgangen august Det går der fram at to søkere kan ha misligholdt plikten til å drive arealet økologisk i tre år etter omlegging. Dette må kommunen gjennomgå for om mulig å finne ut om søkerne skal tilbakebetale omleggingstilskudd. Veiledningshefte for produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid kap. 3.8 Økologisk landbruk Merknad 6 Kommunen har vurdert avkorting der det avdekkes avvik mellom søknad om faktiske forhold som kunne gitt en merutbetaling av tilskudd. Selv om 12 sier at tilskuddet kan avkortes, skal avkorting være hovedregelen der det er gitt feilopplysninger som kunne gitt en urettmessig feilutbetaling av tilskudd. Dette gjelder uavhengig av skyldgrad hos søker. Fylkesmannen ber kommunen stramme noe inn på praksisen når det gjelder avkorting og gjennomføre det i større grad. Avkorting i tilskuddsbeløpet, jf. forskriften 11 og 12. Rundskriv kap og NÆRINGS- OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET (NMSK) OG SKOGFOND Merknad 7 Foryngelseskontroll. Det er noen saker som ikke er ferdigstilt innen fastsatte frister. Dette gjelder også saker fra tidligere år. Gjennomføring av denne kontrollen må innskjerpes. Om det ikke skjer noen innskjerpelse vil det senere resultere i avvik. Anbefalinger Lokalt søknadsskjema for tilskudd. Skjemaet må revideres slik at det er i samsvar med formelle krav fastsatt i skjema fra Landbuksdirektoratet.

6 6 AR5 Generelt Merknad 8 Kommunen har gjennomført kontinuerlig ajourhold både i 2015 og ganger i Bra. Det er også gjennomført et periodisk ajourhold AR5, ferdigstilt januar Det er også levert egenprodusert jordregister i Kommunen har uklare rutiner for å fange opp endringer på landbruksarealer som skyldes nye bygg og veger. Rutiner bør kvalitetssikres. Mulige endringer kan sjekkes mot NIBIO s «mulige oppdateringsbehov» se Ar5/For forvaltningen. 6 Avsluttende kommentarer Tydal kommune har en svært kompetent og oppegående landbruksforvaltning som jobber systematisk og godt med de kontrollerte tilskuddsordningene innen jordbruk og skogbruk.