Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g.

Transkript

1 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Kjersti Alne Solberg / Landbruk og bygdeutvikling Deres dato Deres ref. Selbu kommune Gjelbakken SELBU Rapport etter forvaltningskontroll - Selbu kommune Vi viser til forvaltningskontroll i Selbu kommune og oversender rapport over de avvik og merknader som ble registrert. Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til planen jf. varsel om kontroll av , og Som det framgår av kontrollrapporten ble det registrert 17 avvik og 10 merknader. Vi ber om en redegjørelse innen 15. september d.å. for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Det bes om at også merknadene vi har registrert kommenteres. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag oppfordrer administrasjonen i Selbu kommune til å presentere kontrollrapporten for kommunestyret. Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) underdirektør Kjersti Alne Solberg seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 2 vedlegg Embetsledelse og Kommunal og Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

2 2 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Selbu kommune Dato rapport : Kontroll avholdt dato: Gjennomført av: Kjersti Alne Solberg, Anne Solstad, Laila Marie Sorte og Gaute Arnekleiv Til stede fra kommunen: Aud Karin Bjørnbeth, Marit Renå, Jan Erik Marstad, Roar Uglem og Karsten Reitan Kontrollert(e) ordning(er): Produksjonstilskudd, Tilskudd til avløsning ved sykdom mv, Regionale miljøtilskudd (RMP), Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK), Skogbrukslov med forskrifter. 1 Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte en forvaltningskontroll i Selbu kommune på ulike tilskuddsordninger innen jord- og skogbruk. Det ble under kontrollen avdekket 17 avvik og 10 merknader. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de avvik og merknader som ble avdekket. Kommunen har et høyt servicenivå for de som søker om tilskudd og har god lokalkunnskap. Framover bør kommunen skille klarere mellom hva som er søkers ansvar og hva som er kommunens ansvar. Kommunen bør til enhver tid dokumentere hva man gjør av endringer på søknadene. 2 Kontrollområder Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen, samt frist for å lukke avvik: PRODUKSJONSTILSKUDD det er permene for 2014 som er gjennomgått Avvik 1 Tall for slakta lam er levert Endringen er merket på papir, men ingen merknad i Wespa. Søker har ikke fylt ut slakta kyllinger på sin papirsøknad. Kommunen har registrert x slakta kyllinger. Ingen merknader hverken på papirsøknad eller i Wespa. Rs kap Retting av feil eller uavklarte forhold i søknaden. feltet i Wespa skal alltid brukes. Kommunen skal aldri foreta utfylling i felt som er forbeholdt søkeren, unntatt eventuelt høyre del av side 1 når søkerens

3 3 Avvik 2 utfylling er mangelfull eller feil. Ufullstendig utfylt papirsøknad. Mangler arealopplysninger. Merknad om at samme som i fjor. Ingen avkryssing for miljøplan. Gjelder en søker. 9. Søknad og utbetaling (ny 8) Søknad skal fremsettes på søknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet. Søknadsfristene er 20. august og 20. januar. Bestemmelser om reduksjoner i tilskudd ved for sent levert søknad kan fastsettes i eller i medhold av jordbruksoppgjøret. Avvik 3 Rs kap søknad må inneholde nødvendige oppl. og ha underskrift, inneholde kontonr. søknadsdata og nødvendig dok. Søknader som ikke oppfyller de formelle vilkåra skal avises. Papirsøknad er ikke underskrevet av søker, men likevel registrert, saksbehandlet, godkjent og utbetalt. Ingen kommentar i Wespa. Gjelder 3 søkere. 9. Søknad og utbetaling (ny 8) Søknad skal fremsettes på søknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet. Søknadsfristene er 20. august og 20. januar. Bestemmelser om reduksjoner i tilskudd ved for sent levert søknad kan fastsettes i eller i medhold av jordbruksoppgjøret. Avvik 4 Rs kap søknad må inneholde nødvendige opplysninger og ha underskrift, inneholde kontonr. søknadsdata og nødvendig dok. Søknader som ikke oppfyller de formelle vilkåra skal avises. Søknad er registrert av kommunen uten annet enn telefonsamtale. Ingen kommentar i Wespa. Merknad på utskrift av søknad. Gjelder 3 søknader. 9. Søknad og utbetaling (ny 8) Søknad skal fremsettes på søknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet. Søknadsfristene er 20. august og 20. januar. Bestemmelser om reduksjoner i tilskudd ved for sent levert søknad kan fastsettes i eller i medhold av jordbruksoppgjøret. Rs kap søknad må inneholde nødvendige oppl. og ha underskrift, inneholde kontonr. søknadsdata og nødvendig dok. Søknader som ikke oppfyller de

4 4 Avvik 5 formelle vilkåra skal avises. Søknad reg. av kommunen. Utskrift er underskrevet av søker, men det blir ikke det samme som å underskrive i papirsøknad/søke elektronisk der søker underskriver på: Forsikrar at oppl. i søknad er fullstendige og korrekte. Er kjent med forskrift og jordbruksavtale. Pluss kontrollerer bruk av opplysningar i andre reg. kan brukast ved kontroll. Gjelder 8 søknader. 9. Søknad og utbetaling (ny 8) Søknad skal fremsettes på søknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet. Søknadsfristene er 20. august og 20. januar. Bestemmelser om reduksjoner i tilskudd ved for sent levert søknad kan fastsettes i eller i medhold av jordbruksoppgjøret. Merknad 1 Generelt Rs kap søknad må inneholde nødvendige oppl. og ha underskrift, inneholde kontonr. søknadsdata og nødvendig dok. Søknader som ikke oppfyller de formelle vilkåra skal avises. For en søker er tall for slakta lam levert Det skulle vært søkt dispensasjon fra søknadsfristen for dette. God orden og ryddige permer. Vedtak om manuell utbetaling med klageadgang blir gjort før innsending til FM noe som er en god rutine. Varsel om kontroll i form av brev var ryddig. TILSKUDD TIL AVLØSNING VED SJUKDOM MV. egen rapport vedlagt Avvik 6 Det er ikke vedlagt «Utskrift av likning» som dokumentasjon for næringsinntekt jordbruk for de to åra som skal legges til grunn for noen av søkerne. 6 og 14 og rs 15/2012 Avvik 7 Umiddelbart Det er ikke trekt sykepenger der søker ikke har søkt men er berettiget sykepenger om det hadde blitt søkt. Dette gjelder flere av de kontrollerte søknadsperiodene og for ulike søkere. 12 og rs 15/2012, 3/2013, 10/ Søknadene må gåes igjennom og dobbeltsjekkes samt at ny dokumentasjon må innhentes fra NAV. Avvik 8 Sykmeldinger lå ikke med alle søknadsperioder.

5 5 7 og rs 15/2012, 3/2013, 10/2014 Umiddelbart for alle nye søknader. De fleste sykmeldinger som manglet ble ettersendt eller levert på kontrolldagen. Det mangler likevel en sykemelding for at det skal være komplett Avvik 9 Utbetaling av tilskudd ut over 365 dager for en søknad 7 og rs 15/2012, 3/2013, 10/2014 Gjeldende søknad må sjekkes og ev. vedtak om tilbakebetaling må gjøres. Merknad 2 Ulike avløsere oppgitt på s. 1 i søknadsskjema i forhold til avløsere som er oppført i kontoutrag frå avløserlag og som er lagt til grunn for dokumenterte utgifter for noen søknader. Dette bør stemme overens. Det er også viktig i forhold til å sjekke alder på avløser. Merknad 3 Mangelfullt utfylt søknadsskjema på side 1. Dette bør skjerpes i forhold til nye søkere. Merknad 4 Mangelfullt utfylt søknadsskjema side 2 der ytelser fra NAV ikke er påført i saksbehandlingsdelen for dette. Dette gir en ufullstendig saksbehandling og må forbedres. REGIONALE MILJØTILSKUDD (RMP) det er permene for 2014 som er gjennomgått Avvik 10 Papirsøknadene skal stemples med mottattdato når den mottas i kommunen, jfr. Rundskriv 1/2014 retningslinjer for saksbehandling fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag til kommunal landbruksforvaltning. Dette er ikke gjort (på enkelte er det påført dato med penn). Enkelte papirsøknader mangler underskrift fra søker og minst en har søkt på søknadsskjema for Nord-Trøndelag. Kommunen må ha en journal som oppfyller de krav som stilles, jfr. Rundskriv 12/2014 fra Landbruksdirektoratet. I estil kan det tas ut journal over søkere og som kan bevares enten som en papirjournal eller elektronisk i kommunens eget arkiv. Rundskriv 1/2014 retningslinjer for saksbehandling fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og rundskriv 12/2014 fra Landbruksdirektoratet Avvik 11 For tilskuddsordningene skjøtsel av slåttemark/slåttemyr og slått av biologisk verdifulle arealer og beite av biologisk verdifulle arealer har det både i 2013 og 2014 vært krav om at Miljøplan trinn 2 med plan for skjøtsel av arealet legges ved søknaden. Vi har frem til nå, i en overgangsfase, godtatt at vedlegget har blitt sendt inn i etterkant av søknaden. I Selbu har søknadene blitt godkjent uten slikt vedlegg. 5 i forskrift om miljøtilskudd til jordbruket i Sør-

6 6 Avvik 12 Avvik 13 Merknad 5 Merknad 6 Trøndelag Minst en søknad har fått godkjent areal for ingen/utsatt jordarbeiding etter såmaskina i stedet for etter gårdskart. Ei såmaskin kan ved riktig bruk registrere arealer nøyaktig, men i mange tilfeller vil arealer beregnet på denne måten kunne ha betydelige feilmarginer. Nøyaktigheten på arealet en leser av på såmaskinen vil variere avhengig av formen på åkeren, grad av overlapping ved såing, jordas beskaffenhet, innstilling av måleapparatet, lufttrykk i dekk med mer. Det er arealene beregnet fra gårdskart (nå AR 5) som skal brukes. Som det går fram av veiledningshefte for produksjonstilskudd ved ferie og fritid august 2014 beregnes arealene i horisontalplanet, som for gårdskartene. I avtaleteksten fra jordbruksoppgjøret står det: "Areal skal beregnes i horisontalplanet. Målingene og arealklassifikasjonen følger for øvrig prinsippene som ligger til grunn for vår nasjonale standard for kartdata." Bestemmelse om arealberegning i jordbruksoppgjøret. En søknad har fått tilskudd for fellesseter med foredling. Vedkommende driver ikke med foredling. Kommunen er klar over det, men har ikke lagt merke til feilen. Forskrift om miljøtilskudd til jordbruket i Sør-Trøndelag. Tilskuddsordningen skjøtsel av slåttemark og slåttemyr gjelder slått av arealer som inngår som utvalgte naturtyper etter forskrift om utvalgte naturtyper etter naturmangfoldloven, dvs. at de er klassifisert som «svært viktig» (A-lokalitet) eller «viktig» (B-lokalitet). Selbu kommune har godkjent en søknad her som ikke har slik klassifisering. Dette har ingen betydning for tilskuddsutbetalingen, men for statistikken. I enkelte avslagsbrev er avgjørelsen (avslag) riktig, men ikke alt som står i avslagsbrevet stemmer. Et eksempel er en som har søkt på tilskuddsordningen prioriterte beitelandskap, som ikke eksisterer lenger. Det er riktig å ikke innvilge tilskudd. Men så står følgende i avslagsbrevet om tilskuddsordningen beite av biologisk verdifulle arealer: «arealene må være av typen slåttemark, slåttemyr og være betegnet som gammel kulturmark, samt være dokumentert i Nasjonal registrering av verdifulle kulturlandskap i Sør-Trøndelag». Dette stemmer

7 7 ikke. Beite av biologisk verdifulle arealer omfatter også gammel kulturmark i form av beitemark og det godtas også andre registreringer enn Nasjonal registrering. Også enkelte merknader i estil som kommer i tilskuddsbrevet stemmer ikke. Et eksempel her er at ordningen med at fellesseter kan søke som enkeltseter er tatt bort. NÆRINGS- OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET (MNSK) Avvik 14 På en eiendom er det utbetalt tilskudd til plantekjøp i forbindelse med etablering av juletre og eller pyntegrønt. Det er ikke gitt tilskudd til selve etableringen. Forskrift om tilskudd til nærings og miljøtiltak i skogbruket 4. Forbedre rutiner framover Avvik 15 På to eiendommer er det brukt utenlandske treslag uten at det er dokumentert skriftlig tillatelse til dette fra Fylkesmannen Forskrift om utsetting av utenlandske treslag til skogbruksformål (Naturmangfoldloven). Endring av praksis framover Avvik lukkes ved å ikke utbetale tilskudd eller skogfond og varsle fylkesmannen. Kommunen bør i tillegg informere skogeiere som driver denne virksomheten om søknadsplikten. SKOGFOND Avvik 16 På to kontoer er det innbetalt 0 i skogfond h.h.v. i 2013 og Beløpsgrenser er mellom 4 og 40 %. Kommunen kan ikke redegjøre for årsak. Forskrift om skogfond 6 Umiddelbart Avvik lukkes ved en rutine som sikrer at virkesomsetning avsetter minst 4 % i skogfond. Avvik 17 På en eiendom er det kjøpt 2000 planter, planta 1500 og anvist 2000 planter. Forskrift om tilskudd til nærings-og mijøtiltak i skogbruket 4, 9 og 10. Umiddelbart Avviket lukkes ved å forbedre kontrollrutinene ved utbetalingen Merknad 7 Vegvedlikehold: I flere saker er det utbetalt skogfond utover kr. 4 pr løpemeter uten at det er gitt forhåndstilsagn. Ut fra gjeldende regelverk er det avvik. I henhold til praksis blir vedlikeholdskostnader og tiltak oppsamlet over 2 eller flere år og dermed ikke årlige.

8 8 Merknad 8 Merknad 9 Merknad 10 Praksisen medfører at vedlikeholdskostnad oppsamlet over flere år fordeles på antall år og de fleste kommer dermed under beløpsgrensen. Dette er likevel en uheldig praksis og kommunen bør innføre rutiner slik at velikeholdskostnader over kr. 4 pr løpemeter omsøkes og gis skriftlig forhåndstilsagn. Det mangler noe dokumentasjon gjennom faktura på plantekjøp. Slik dokumentasjon bør etterspørres og tas inn i bilagsperm. Skogfond til spredte vindfall: Mangler en del dokumentasjon jf. dokumentasjonskrav fra landbruksdirektoratet Dokumentasjonskrav er vanskelig å oppfylle i praksis jf. diskusjon. Fylkesmannen har varslet landbruksdirektoratet om at dokumentasjonskravet er vanskelig å oppfylle. Det er utbetalt tilskudd og skogfond til saksbehandler i kommunen. Det er sideordnet saksbehandler som har foretatt anvisning. Habilitetsspørsmål vurderes etter forvaltningsloven 6. Lignende spørsmål om habilitet vil oppstå i tilknytning til dekking av utlagte utgifter ved hjelp av rentemidler. Fylkesmannen tilrår at kommunen benytter en overordnet, settekommune eller Fylkesmannen i spørsmål der det kan såes tvil om habilitet ved utbetalinger til egne ansatte i kommunen. Det anbefales at kommunen lager rutiner for det. 3 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom vårt tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at det ikke bør gå mer enn 7 år mellom hver forvaltningskontroll. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de var tiltenkt. I tillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. 4 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble i tillegg til samtaler pr telefon, varslet pr e-post , og Kommunen hadde i forkant av kontrolldagen fått utsendt et egenvurderingsskjema som var utfylt og returnert Fylkesmannen innen fristen. Kontrollen startet med et oppstartsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var gjort klar av kommunen. Deltakerne fra Fylkesmannen gikk gjennom dokumentasjonen og hadde også en forvaltningsdialog med aktuelle saksbehandlere. På slutten av dagen ble det gjennomført sluttmøte hvor avvik og merknader ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. Dokumentene tilknyttet Tilskudd til avløsning ved sykdom er gjennomgått i ettertid av kontrolldagen.

9 9 5 Generelt om kommunen Fylkesmannen har ikke tidligere gjennomført en så omfattende forvaltningskontroll på landbruksområdet i Selbu kommune. I 2011 var vi på forvaltningskontroll på veg. Det ble ikke avdekket avvik. I 2012 ble det gjennomført forvaltningskontroll på NMSK og skogfond. Det ble den gang avdekket 4 avvik og 6 merknader. Selbu kommune er den 17. største landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. Selbu komme er den 3. største kommunen i fylket når det gjelder produktivt skogareal og den største når det gjelder aktivitet. I 2014 forvaltet Selbu kommune kr ,- gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. 6 Avsluttende kommentarer Saksbehandlerne i kommunen har god lokalkunnskap og god oversikt over jordog skogbrukerne i kommunen. På skogsida har det vært en positiv utvikling siden de forrige forvaltningskontrollene. På jordsida har det ikke vært gjennomført forvaltningskontroll etter det nye kontrollregimet som ble innført i Kommunen bør fremover jobbe med å strømlinjeforme forvaltningen av tilskuddsordningene og være tydeligere på hva som er søkers rolle og hva som er kommunens rolle i søknadsprosessen. Generelt både på jord og skogsida bør kommunen prioritere å dokumentere saksbehandlingen i form av merknader slik at man i ettertid enkelt kan dokumentere hva som er gjort.

10 Vedlegg 2 U. offl.: offl. 13, fvl