KONTROLLRAPPORT. Kommune: Vinje Kontrolleiar: Bob Gottschal Saksnummer.: 2017/127 Kontrolldato: 26. og 27. juni 2017

Transkript

1 Sakshandsamar, direktetelefon Bob Gottschal, Vår dato Dykkar dato Vår ref. 2017/127 Dykkar ref. Vinje kommune Vinjevegen VINJE Rapport frå forvaltningskontroll av tilskotsordningar i jordbruket KONTROLLRAPPORT Kommune: Vinje Kontrolleiar: Bob Gottschal Saksnummer.: 2017/127 Kontrolldato: 26. og 27. juni 2017 Kontrollomfang: -Produksjonstilskot og avløysartilskot i jordbruket -Tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. -Tilskot til spesielle miljøtiltak i jordbruket Dato kontrollrapport: 4. juli 2017 Rapportens innhald Rapporten er utarbeidet etter forvaltningskontrollen i Vinje kommune innen utvalgte tilskuddsordninger i landbruket. Rapporten beskriver de avvik, merknader og tilbakemeldinger som ble avdekka for kontrollerte saker innen de kontrollerte områder. Bakgrunn og hjemmel for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlege midlar blir nytta og forvalta i samsvar med føresetnadene. Fylkesmannen kan gjennomføre kontrollar av kommunen si tilskotsforvaltning med utgangspunkt i Reglement for økonomistyring i staten av I tillegg er kontrollen heimla i Forskrift om produksjonstilskot 10 (FOR ), Forskrift om tilskot til spesielle miljøtiltak i jordbruket 9 (FOR frå ) og i Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. 10 (FOR ). Gjennomføring og omfang Frå Fylkesmannen bestod kontrollteamet av Anne Aasdalen, Aud Torild Stensrød og Bob Gottschal for produksjonstilskot og avløysartilskot ved sjukdom og Aud Torild Stensrød og Bob Gottschal for tilskot til spesielle miljøtiltak. Frå Vinje kommune deltok Toril Nicolaisen på delar av kontrollen og Thor Christiansen på hele kontrollen. Kontrollen bestod av gjennomføring av samtaler, gjennomgang av dokumentasjon og synfaring. Postadresse Besøksadresse Telefon E-post Postboks 2603 Gjerpensg. 14, Bygg F, Skien fmtepost@fylkesmannen.no 3702 Skien Organisasjonsnummer Telefaks Internett

2 Side 2 Kontrollen omfatta følgjande tilskotsordningar og rundskriv: - Tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. med hovudvekt på sakshandsamingsrutinar, dokumentasjon frå søker og frå offentlege instansar for Produksjonstilskot i jordbruket med hovudvekt på avløysing ved ferie og fritid der søkjar har fått tilskot til avløysing ved sjukdom i same perioden. - Forskrift om tilskot til spesielle miljøtiltak i jordbruket med hovudvekt på sakshandsamingsrutinar, sluttrapportering, rekneskap og samsvar mellom dokumentasjon og utført arbeid i felt. - Rundskriv Kommentarer til forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket. - Rundskriv med kommentarer til regler i forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. samt retningslinjer for beregning av tilskudd og søknadsbehandling. - Rundskriv Saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket. Følgjande dokumentasjon og tema er gjennomgått: Tilskot til avløysing ferie/fritid og tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. for 2016: - Kommunen er på førehand varsla om følgjande 5 føretak som er plukka ut til kontroll: org.nr , , , og Kommunen hadde samla all tilgjengeleg dokumentasjon som kopi av faktura, fullmakt, utskrifter frå Nav og sjukehus, avløysarlag, bankutskrifter og likningsoppgåver. - Sakshandsaming: Kommunen har ikkje egen skriftleg rutine for ordninga Tilskot til avløysing ved sjukdom, men følger sakshandsamarskjema som høyrer til ordninga. Kommunen lagrar søknader i ephorte men dokumentasjon som sjukemelding, likningsattest mv. blir oppbevart i eigen perm. - Dokumentasjon syner at det er mange variantar av avløysing, også bruk av entreprenør. Kommunen har også eigen kommunal landbruksvikar. Denne løysinga fungerar bra. - Kommunen har laga et eige rekneark for å ha oversikt over tidlegare søknader hjå same føretak. - Kommunen sender naudsynt dokumentasjon til Fylkesmannen (sakshandsamingblanket 1 og 2) men ikkje sjølvaste søknadsskjema slik Fylkesmannen ynskjer. Kommunen visar til Rundskriv (Rundskriv med kommentarer til regler i forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv.) punkt 1.5.2, 1. avsnitt: Fylkesmannen skal ikke rutinemessig kontrollere alle kommunens vedtak, men må selvsagt gi tilbakemelding til kommunen dersom det oppdages feil i forbindelse med registreringen av vedtaket i Saturn. Fylkesmannen nyttar søknadsskjema for å gå gjennom berekningar som kommunen har gjort. Det er eit irritasjonsmoment at Fylkesmannen kontrollerer alle saker. Det må være mykje betre å forenkle regelverk. Eit nytt sakshandsaming program blir laga nå og vil avhjelpe/forenkle dette. Kommunen ber om ei tilbakemelding på dette punkt. Dokumentasjon frå følgande føretak er gjennomgått: : dokumentasjon er gjennomgått og funnet i orden : avløysing gjelder for 2015 men kommunens vedtak er fatte i mai Kommunen har henta inn dokumentasjon for ferie/fritid for 2016 og må hente inn dokumentasjon for 2015 i etterkant. Anna dokumentasjon er gjennomgått og funnet i orden : en sjukdomssøknad gjelder person som ikkje er innehaver av føretaket. Søknad er ikkje underskrevet av innehaver, men det er kryssa av for fullmakt slik at signering av søknad er i orden. Dokumentasjon er gjennomgått og funnet i orden.

3 Side : Fullmakt frå innehaver føreligg. Søkjars underskrift er i orden. Søkjar har låg inntekt men større enn ½ G. Dokumentasjon er gjennomgått og funnet i orden : søknaden gjelder ei lang sjukdomsperiode (266 dagar). Det er brukt ulike avløysingar. Fakturaer for utført arbeid er innanfor reglene. Dokumentasjon er gjennomgått og funnet i orden. Tilskot til spesielle miljøtiltak i jordbruket SMIL: - Kommunen har laga interne sakshandsamingsrutinar. Vinje har 2 søknadsfristar i året. - Kommunen har laga lokalt tilpassa målsettingar og strategiar. Desse er behandla i Landbruksrådet sitt møte 25/2/2015. Det vurderast fortløpande når strategien må fornyast. - Fylkesmannen har på førehand plukka ut 5 saker til kontroll. Kommunen har tilsendt all dokumentasjon elektronisk i forkant. Alle 5 saker er blitt kontrollert i felt. - Dokumentasjon er gjennomgått før synfaring i felt og Fylkesmannen har merknad til følgjande 2 saker: o Føretak Hovden : ei enkel sluttrapport er laga for sluttutbetaling. Rekneskaps samandraget er svært enkel og har runde summar. Samandraget er ikkje dokumentert med bilag og timelister eller en rapport. Kommunen har vært på stadet og er trygg på saka. o Føretak Høgetveit : rekneskap er mangelfull. Samandraget er ikkje dokumentert med bilag og timelister eller en rapport. Kommunen har ikkje synfart ved sluttutbetaling. - I alle 5 kontrollerte saker har søkjar skriftleg oppmoda om utbetaling av tilskot. Stadleg kontroll av spesielle miljøtiltak i jordbruket SMIL: Se synfaringsrapport pr. føretak for detaljer og bildar frå kontrollen : Pent utført arbeid. Ingen merknader : Betydelig restaureringsarbeid utført på en god måte : Arbeid ikkje starta opp ennå : Restaurering av tak ikkje sluttført. Behov for større beitetrykk på rydda areal. Behov for oppfølging frå kommunen : Behov for beiting på rydda areal på Gardane. Vilkår ikkje oppfylt. Rydda areal på Køyte er ikkje/delvis inngjerda. Begge tiltak har behov for oppfølging frå kommunen. Resultat frå kontrollen Tilskot til avløysing ferie/fritid og tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv.: Kommunen har gjennomgåande gode rutinar for arbeid på dette saksfeltet og gjer et godt arbeid med sakshandsaminga for denne tilskotsordninga. Det blei skrive ein førehandsrapport på staden utan merknad eller avvik og med ei tilbakemelding til Fylkesmannen. Dokumentasjon syner at det ikkje er same utgifter som ligg til grunn for utbetaling av tilskot til begge ordningane. For føretak ber Fylkesmannen kommunen hente inn dokumentasjon for avløysarutgifter ferie/fritid Frist: 1. august. Dette pga. sjukdomsavløysinga var frå Tilskot til spesielle miljøtiltak i jordbruket: Kommunen gjør et godt arbeid med SMIL saker. Kommunen har mange saker og prioriterer nøye kva slags saker den plukker ut for synfaring ved sluttutbetaling. Synfaring viste at kommunen må kontakte innehaver i 2 av 5 sakene for oppfølgjing. Det blei skrive ein førehandsrapport på staden med 1 merknad men utan avvik.

4 Side 4 Resultat frå stadleg kontroll Behov for oppfølging frå kommunen på 2 av 5 besøkte stader. For detaljar, sjå rapportar frå synfaring. Krav til oppfølging frå kommunen etter kontrollen Fylkesmannen ber om tilbakemelding frå kommunen på dei merknadene frå den stadlege kontrollen som er nemnd i denne rapporten. Tilbakemeldinga skal vise korleis merknader er fylgde opp. Oppfølging Oppfølging tilskot til avløysing Kommunen må hente inn dokumentasjon for avløysarutgifter ferie/fritid i 2015 og for avløysing ved sjukdom i 2015 for føretak Utgreiing Sjukdomsavløysinga vart gjennomført i 2015 mens utbetaling vart gjort i mai Dokumentasjon for avløysarutgifter ferie/fritid og avløysing ved sjukdom 2015 må sendast til Fylkesmannen. Frist 15. august 2017 Merknader Merknad SMIL Rekneskap er mangelfull ved sluttutbetaling for 2 føretak. Utgreiing Utforming av rekneskap for føretak Hovden og Høgetveit har heilt klart et forbetringspotensial. SMIL-forskrift 7 stadfester at tiltaket må ha et godkjent sluttrekneskap før sluttutbetaling. Rundskriv pkt. 3.4 stadfester dette utan å gi nærmare detaljer om kva et rekneskap skal bestå av. Fylkesmannen meiner at kommunen heilt klart har et forbetringspotensialet på dette punktet. Tilbakemelding til Fylkesmannen Gjeldande Fylkesmannens fortløpande kontroll av søknader ved registrering i Saturn. Utgreiing Fylkesmannen ber kommunen om kopiar av søknader for tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. når dei registrerast i Saturn. Fylkesmannen gjer dette for å kvalitetssikre registrering og rett utbetaling av tilskot. Rundskriv stadfester i pkt at Fylkesmannen ikkje skal gjere dette rutinemessig. Fylkesmannen vil vurdere behovet sitt om kopi av alle søknad ved behandling og vil gi tilbakemelding om det. Forklaring av brukte begrep Avvik er brot på formelle krav fastsette i lover, føresgner, rundskriv eller jordbruksavtalen. Merknader er forhold som vi meiner det er nødvendig å peke på for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordningar. Tilbakemeldingar er forbetringspunkter i forvaltninga som kommunen ønskjer å setje fokus på.

5 Side 5 Med helsing Marita Bruun underdirektør Bob Gottschal senioringeniør Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift Vedlegg 5 rapporter frå synfaring