Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g.

Transkript

1 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Kjersti Alne Solberg / Landbruk og bygdeutvikling Deres dato Deres ref Oppdal kommune Inge Krokanns veg OPPDAL Rapport etter forvaltningskontroll - Oppdal kommune Vi viser til forvaltningskontroll i Oppdal kommune og oversender rapport over de avvik og merknader som ble registrert. Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til planen jf. varsel om kontroll av 26.5,7.6 og Som det framgår av kontrollrapporten ble det registrert 3 avvik og 4 merknader. Vi ber om en redegjørelse innen 1. november d.å. for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Det bes om at også merknadene vi har registrert kommenteres. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag oppfordrer administrasjonen i Oppdal kommune å presentere kontrollrapporten for aktuelle politikere. Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) ass. landbruksdirektør Kjersti Alne Solberg seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg Kopi: Ordfører og Kontrollutvalg E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

2 2 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Oppdal kommune Dato rapport : Kontroll avholdt dato: Gjennomført av: Kjersti Alne Solberg, Anne Solstad, Eva Dybwad Alstad og Magnhild Melandsø Til stede fra kommunen: Dagfinn Skjølsvold, Ane Hoel, Jenny Kristin Heggvold, Ragnhild Ekli og Gro Aalbu Kontrollert(e) ordning(er): Tilskudd til avløsning ved sykdom mv, Produksjonstilskudd, Tilskudd til drenering, Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL). 1 Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte en forvaltningskontroll i Oppdal kommune på ulike tilskuddsordninger innen jordbruk. Det ble under kontrollen avdekket 3 avvik og 4 merknader. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de avvik og merknader som ble avdekket. Oppdal kommune har gode rutiner og god orden i sin tilskuddsforvaltning på de kontrollerte ordningene. Saksbehandlerne er kunnskapsrike, har mye erfaring og er offensive i forhold til det å bidra til at produsentene i kommunen utnytter aktuelle tilskuddsordninger. Av det som ble gjennomgått i forbindelse med kontrollen så vi veldig mye bra saksbehandling og dokumentasjon. Det er to forhold som ble avdekket under kontrollen der praksis må endres, det ene er bruken av avkorting ved avvik mellom søknad og faktiske forhold. Det andre er praksisen rundt tildeling av tilskudd på ordningen tilskudd til drenering i forhold til hvilke tiltak som skal ha tilskuddssatsen for systematisk drenering. 2 Kontrollområder Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen, samt frist for å lukke avvik: TILSKUDD TIL AVLØSNING VED SYKDOM MV Avvik 1 Det er innvilget tilskudd til søker som har fått avslag på fedrekvote fra NAV og dermed heller ikke er berettiget tilskudd. Avvik fra Forskrift

3 3 Merknad 1 Merknad 2 Saka må gjennomgås på nytt og det må vurderes om tilskuddet skal kreves tilbakebetalt. Det er tilfeller der søker har underskrevet søknad før søknadsperioden er ferdig. Hvordan kan søker da bekrefte opplysningene for hele søknadsperioden? Dokumentasjon som er innhentet gir i utgangspunktet tilstrekkelige opplysninger for en forsvarlig saksbehandling. Men kravet til dokumentasjon er følgende og må ligge på sakene: NAV - Utskrift av «Mine utbetaling» - Kopi av vedtaksbrev ved svangerskap og fødsel Altinn - Utskrift av rapporten «A 07 a-melding avstemming» Tilskudd til drenering Avvik 2 I tre kontrollerte saker har kommunen definert tiltakene som systematisk grøfting med tilskuddsats pr daa kr Tiltakene dreier seg i realiteten om annen grøfting der tilskuddet skal beregnes ved 15 kr per løpemeter grøft. Kommunen bekrefter i intervjuet at andre dreneringssaker fra samme tidsperiode er behandlet på samme måte. Avvik fra Avvik fra 2 og 4. Endring av praksis framover. PRODUKSJONSTILSKUDD (søknader pr og ) Avvik 3 Det er ikke gjennomført avkorting i forbindelse med at søker har ført for høye tall på lammeslakt. Kommunen skal vurdere avkorting der det avdekkes avvik mellom søknad om faktiske forhold som kunne gitt en merutbetaling av tilskudd. Selv om 12 sier at tilskuddet kan avkortes, skal avkorting være hovedregelen der det er gitt feilopplysninger som kunne gitt en urettmessig feilutbetaling av tilskudd. Dette gjelder uavhengig av skyldgrad hos søker. Avvik fra Avkorting i tilskuddsbeløpet, jf. forskriften 11 og 12. Rundskriv kap Merknad 3 Endring av praksis framover Praksis rundt avkorting er strammet inn på alle tilskuddsordningene i landbruket. Det er viktig at dette følges opp av kommunen. Kommunen har rutiner for behandling av søknader til ansatte som søker tilskudd. I praksis blir ikke denne

4 4 Merknad 4 rutinen fulgt opp fullstendig. Det er viktig at overordna eller settekommune behandler disse søknadene fra start til slutt. Dersom kommunen skal gjøre endringer i søknaden skal dette gjøres i kommunens kolonne. 3 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom vårt tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de var tiltenkt. I tillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. 4 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble varslet på e-poster 26.5,7.6 og Kommunen hadde i forkant av kontrolldagen fått utsendt et egenvurderingsskjema som var utfylt og returnert Fylkesmannen. Kontrollen startet med et oppstartsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Dokumenter for kontroll av sykdomsavløsning m.v., SMIL og drenering ble bedt innsendt på forhånd og ble levert til avtalt frist. Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen også per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var gjort klar av kommunen. Deltakerne fra Fylkesmannen hadde en forvaltningsdialog med aktuell saksbehandler og gikk også gjennom dokumentasjonen. På slutten av dagen ble det gjennomført sluttmøte hvor avvik og merknader ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. 5 Generelt om kommunen Forrige gang Fylkesmannen gjennomførte en forvaltningskontroll på landbruk i Oppdal var i Da ble produksjonstilskudd og spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) kontrollert. Det ble den gang avdekket 7 avvik og 4 merknader. Oppdal kommune er den 3. største landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. I 2015 forvaltet Oppdal kommune kr ,- gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. 6 Avsluttende kommentarer Oppdal kommune har en svært kompetent og oppegående landbruksforvaltning som jobber offensivt til det beste for gårdbrukerne i kommunen. Landbruket er en viktig arbeidsplass for mange i kommunen og landbruksforvaltningen har mange søkere å ivareta. Fylkesmannen er overbevist om at den jobben som kommunen gjør i forhold til å informere om mulighetene innenfor de ulike tilskuddsordningene er en stor fordel for produsentene i kommunen og bidrar til en styrket økonomi på mange av de arbeidsplassene som landbruket utgjør. Det

5 er i kontrollen avdekket et avvik på tilskuddsats på grøfting og et på avkorting, disse avvikene er det viktig at følges opp med en endret praksis framover. Utover dette gjøres det på de kontrollerte tilskuddsordningene en solid jobb i kommunen og vi oppfordrer dere med å fortsette det gode arbeidet! 5