Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g.

Transkript

1 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Gaute Arnekleiv / Landbruk og bygdeutvikling Deres dato Deres ref. Trondheim kommune v/miljøenheten Postboks 2300, Sluppen 7004 TRONDHEIM Rapport etter forvaltningskontroll landbruk - Trondheim kommune Vi viser til forvaltningskontroll i Trondheim kommune og oversender rapport over de avvik og merknader som ble registrert. Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til planen jf. varsel om kontroll av Som det framgår av kontrollrapporten ble det registrert 8 avvik og 8 merknader. Vi ber om en redegjørelse innen 15. juni d.å. for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Det bes om at også merknadene vi har registrert kommenteres. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag oppfordrer administrasjonen i Trondheim kommune å presentere kontrollrapporten for aktuelle politikere. Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) ass. landbruksdirektør Gaute Arnekleiv fylkesskogmester Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg Kopi: Trondheim kommune v/ ordfører Trondheim kommune v/ kontrollutvalg Postboks 2300, Sluppen 7004 TRONDHEIM Postboks 2300, Sluppen 7004 TRONDHEIM E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

2 2 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Trondheim kommune Dato rapport: Kontroll avholdt dato: Gjennomført av: Kjersti Alne Solberg, Laila Sorte, Sverre Husby og Gaute Arnekleiv. Anne Solstad gjennomførte dokumentkontroll Til stede fra kommunen: Kjetil Tolvstad, Hege Merete Nordahl, Elen Haukås, Anne Sissel Ness, Geir Ivar Sandrød Kontrollert(e) ordning(er): Regionalt Miljøtilskudd (RMP), Tilskudd til avløsning ved sykdom mv, Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK), Skogfond, Skogbrukslov med forskrifter. 1 Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte en forvaltningskontroll i Trondheim kommune på ulike tilskuddsordninger innen jord- og skogbruk. Det ble under kontrollen avdekket 8 avvik og 8 merknader. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de avvik og merknader som ble avdekket. 2 Kontrollområder Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen, samt frist for å lukke avvik: TILSKUDD TIL AVLØSNING VED SYKDOM MV dokumentkontroll Avvik 1 Feil år for næringsinntekt lagt til grunn for krav om gjennomsnittlig næringsinntekt på minst ½ G. Forskrift om tilskot til avløysning ved sjukdom og fødsel mv. gjeldende fra ( 6 i tidligere forskrift). Endring av praksis f.o.m Saker behandlet i 2016 må gås igjennom og rett dokumentasjon må eventuelt innhentes for å komplettere sakene. Avvik 2 Manglende dokumentasjon av sykepenger. Forskrift om tilskot til avløysning ved sjukdom og fødsel mv. gjeldende fra ( 11 i tidligere forskrift). Endring av praksis f.o.m

3 3 Merknad 1 Saker behandlet i 2016 må gås gjennom og rett dokumentasjon må eventuelt innhentes for å komplettere sakene. Vær oppmerksom på at alle felt i søknaden skal fylles ut fullstendig. Dette er søker sitt ansvar og grunnlag for kommunens videre saksbehandling. Ta kontakt med søker om dette ikke er gjort. Ved endringer i søknad så kommenter at det er etter telefonsamtale, dato og med initialer. Eventuelt be søker sende opplysningene skriftlig. REGIONALT MILJØTILSKUDD (RMP) Bilagspermer fra 2014 og 2015 Avvik 3 En søknad har blitt avslått uten at søker har fått avslagsbrev. I henhold til forvaltningsloven er dette et enkeltvedtak, som kan påklages, og søkerne må få skriftlig svar på søknadene med opplysning om klageadgang. Forvaltningsloven 23. Endring av praksis fra Avvik 4 En søker har fått tilskudd til bevaringsverdige husdyrraser, både for sau og storfe. For sau kreves det deltakelse i sauekontrollen med låst rasekode. Fylkesmannen har sendt ut oversikt over hvem som oppfyller dette kravet i de ulike kommunene. Vi kan ikke se at søkeren er oppført med sau på lista. For storfe gis tilskuddet til de samme dyr og med samme vilkår som i produksjonstilskudd for jordbruket per samme år. Det var bare 1 storfe som mottok PT som bevaringsverdig i 2015, mens det i RMP var søkt om og godkjent 2 storfe. Avvik 5 Sør-Trøndelag 5. Kommunen må vurdere trekk eller tilbakebetaling og eventuelt sende varsel om dette innen Videre må praksis endres framover. Se forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Sør-Trøndelag 16 (Tilbakebetaling og renter mv.), samt Rundskriv fra Landbruksdirektoratet: Retningslinjer for saksbehandling ved feil utbetalt tilskudd eller erstatning. En søker har mottatt tilskudd til skjøtsel av gravfelt og tilskudd til beiting av bratt areal for samme areal. Sør-Trøndelag 4 og 6. Endring av praksis framover. Saksbehandler opplyser at overlapp ikke er noe de systematisk sjekker. Enighet om at det kunne vært fordel

4 4 Avvik 6 Avvik 7 Merknad 2 Merknad 3 Merknad 4 Diverse om Fylkesmannen hadde laget en tabell som får fram hvilke ordninger som ikke kan overlappe. Det gjelder for nesten alle RMP-ordninger at man ikke får flere tilskudd til samme areal. For skjøtsel av utvalgte naturtyper og prioriterte naturverdier og skjøtsel av automatisk fredete kulturminner er det krav om at skjøtselsplan skal legges ved søknaden. Her har flere søknader blitt godkjent uten slikt vedlegg. Sør-Trøndelag 5 og 6. Endra praksis framover. Ei fellesseter er plassert under «8 uker eller mer». I rundskriv har vi opplyst om at vi av tekniske årsaker bruker den kategorien for fellesseter godkjent som enkeltseter, som dermed får høyere sats. I følge saksbehandler er ikke denne setra godkjent som enkeltseter, og er plassert der pga mer enn 8 uker beiting. Dette har medført urettmessig utbetaling. En søker har fått tilskudd til fellesseter med foredling, men det står oppført bare en deltaker. Sør-Trøndelagg 6, tilhørende retningslinjer og rundskriv. Kommunen må vurdere trekk eller tilbakebetaling og eventuelt sende varsel om dette innen Videre må praksis endres framover. Sør-Trøndelag 16 (Tilbakebetaling og renter mv.), samt Rundskriv fra Landbruksdirektoratet: Retningslinjer for saksbehandling ved feil utbetalt tilskudd eller erstatning. I 2015 ligger det ikke søkerliste i permen, i 2014 gjør den det. Søkerlista er ikke arkivført. Kommunen må ha en journal som oppfyller de krav som stilles, jfr. Rundskriv 12/2014 fra Landbruksdirektoratet. I estil kan det tas ut journal over søkere og som kan bevares enten som en papirjournal eller elektronisk i kommunens eget arkiv. I 2014 er det ingen papirsøknader som er stemplet med mottatt dato, i 2015 er det en søknad som mangler mottatt dato. På noen søknader har kommunen endret opplysningene i søknaden uten at det er satt inn merknader om hvorfor dette er gjort. Det er viktig at kommunen har fokus på å dokumentere alle endringer som gjøres på søknadene med forklarende merknader og dato. Det er positivt at kommunen og søker underskriver kontroll-skjemaet til tross for at det ikke er noe eget felt for dette på kontrollskjemaet.

5 5 Fylkesmannen kontakter Landbruksdirektoratet i forhold til e-post fra søker om gjennomført høstpløying som ikke er videreformidlet kommunen fra dem. Kommunen har kontrollert 7 av 106 søknader, dvs. 6,6 % og det er over minstekravet. FORSKRIFT OM TILSKUDD TIL NÆRINGS OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET (NMSK). BILAGSPERMER 2014 OG Avvik 8 Kommunen mangler overordna retningslinjer for NMSK. Forskrift om tilskudd til nærings og miljøtiltak i skogbruket 3. Merknad 5 Retningslinjer utarbeidet innen Mye av det som forlanges publiseres gjennom meldingsblad. Det anbefales å innta i retningslinjene rutiner for prioritering av søknader, rekkefølgebestemmelser inklusive rutiner dersom tildelingsramme blir oppbrukt. Kostnader timesatser/daa kan inntas i retningslinjene. 10% kontroll er ikke gjennomført fullt ut i I henhold til egenvurderingen vil etterslep av kontroll bli utført i Det bes om at dette rapporteres. FORSKRIFT OM SKOGFOND O.A. BILAG FRA 2014 OG 2015 Merknad 6 For en virkeskategori kto XXX «Rundvirke flis» i 2014, er det ikke trukket skogfond. Kommunen bes sjekke forholdet og eventuelt bedre rutinene. Merknad 7 Det anbefales at kommunen innfører rutine for å sjekke at leverandørnummer og skogfondskonto tilhører samme eiendom/person. Merknad 8 Skogfond til juletre og andre plantinger med utenlandske treslag; I flere saker er skogfond refundert til planting av utenlandske treslag, men det mangler dokumentasjon på tillatelse etter forskrift om tilplanting med utenlandske treslag for skogbruksformål. Kommunen har ikke konsekvent praksis på å sjekke at slik tillatelse er gitt. Vi anbefaler at kopi av vedtak om tillatelse legges i bilagsperm eller at det påføres anvisning at slik utsjekking er utført. 3 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom vårt tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik.

6 6 Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de var tiltenkt. I tillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. 4 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble varslet på e-post Kommunen hadde i forkant av kontrolldagen fått utsendt et egenvurderingsskjema som var utfylt og returnert Fylkesmannen innen fristen. Kontrollen startet med et oppstartsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Dokumenter for kontroll av sykdomsavløsning m.v. ble bedt innsendt på forhånd og ble levert til avtalt frist den Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen også per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var gjort klar av kommunen. Deltakerne fra Fylkesmannen hadde en forvaltningsdialog med aktuelle saksbehandlere og gikk også gjennom dokumentasjonen. På slutten av dagen ble det gjennomført sluttmøte hvor avvik og merknader ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. 5 Generelt om kommunen Fylkesmannen gjennomførte en kontroll i Trondheim i Da ble SMIL ordningen og Produksjonstilskudd inkl. avløsning ved ferie og fritid kontrollert. Det ble den gang avdekket 4 avvik og 9 merknader. Trondheim kommune er den 4. største landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. Innen skogbruk er kommunen den 8. største når det gjelder avvirkning og skogkultur. I 2015 forvaltet Trondheim kommune kr ,- gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. 6 Avsluttende kommentarer Saksbehandlerne i kommunen følger godt med på hva som skjer i kommunen og har god oversikt over jord- og skogbrukerne i kommunen. Kommunen som skogbruksmyndighet har tilsynsansvar for en rekke bestemmelser. Med generelt høy aktivitet er det viktig at kommunen som skogbruksmyndighet er synlig og bruker de virkemidler som ligger i lov og forskrifter der det er nødvendig. Kommunen håndterer tilskuddsforvaltningen på en ryddig måte, har god oversikt over de tiltak som foregår. Forvaltningsdialogen viser at kommunen har gode rutiner og gjennomføring for de problemstillingene som er tatt opp. Det er god håndtering av de lovpålagte kontrollene knyttet til skogkultur. Kommunen har også god dialog med skogbruksnæringa. Kommunen har benyttet Fylkesmannen i saker som angår kommunens egen skogeiendom i tilskuddssaker. Trondheim kommune er den 4. største landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. Trondheim kommune behandler også produksjonstilskuddssøknadene for Klæbu kommune. Det er nylig gjennomført forvaltningskontroll på produksjonstilskudd i Klæbu kommune. Ut fra den gode håndteringen av produksjonstilskudd vi så under forvaltningskontrollen i Klæbu, så vi ikke behov for å kontrollere ordningen igjen nå i Trondheim. Antall

7 søknader om regionale miljøtilskudd og antall søknader om tilskudd til avløsning ved sykdom m.v. har nær sammenheng med antall søknader om produksjonstilskudd. Med den store søknadsmengden er det svært viktig med en god tilskuddsforvaltning. Avvikene og merknadene viser at kommunen har et forbedringspotensiale her, og da særlig på regionale miljøtilskudd. 7