Fylkesmannen i Sør-Trønde agv! O T T A T T

Transkript

1 Saksbehandlcr Fylkesmannen i Sør-Trønde agv! O T T A T T Postboks 4710, Sluppen, 7468 TRONDHE Sentralbord: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 lnnvalgstelefon Vår dato RiSSA KOMMUNE Saksnr: Vår ref. (bes oppgitt ved svar) mam KOMMUNE 07 APR % 52:3 Kristin Vassdal Dahl Administrasjonsstaben Ekspedisjonen Deres dato Deres ref. Vi gjør oppmerksom på at tidligere brev med ref. 2016/1508 kan være utsendt med manglende sider til enkelte kommuner. «Erfaringer fra forvaltningskontrollen Jord og skogbruk» sendes derfor ut på nytt med alle sidene inkludert, og beklager det inntrufne dersom dette skulle gielde deres brev. Med hilsen Kristin Vassdal konsulent Fylkesmannen Dahl i Sør-Trøndelag 1 Vedlegg Embetsledelse og Kommunal- og Oppvekst og Sosial- og Landbruk og Miljøvernadministrasjonsstab beredskapsavdeling utdanningsavdeling helseavdeling bygdeutvikling avdeling Telefon Telefaks E-post: postmottak@fmst.no lntemen:

2 Fylkesmannen I Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks: Besøksadresse: E. c. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Kjersti Alne Solberg / Landbruk og bygdeutvikling iw, 7». Deres dato Deres ref. U T r JE,37.,.zg.; ; Kommuner l Sør Trøndel 9 H,;.,, Erfaringer fra forvaltningskontrollene hos kommunene i jord- og skogbruk Avdeling for landbruk og bygdeutvikling hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag er årlig ute på forvaltningskontroll hos flere kommuner i fylket. Vårt fokus i forvaltningskontrollene erå kontrollere arbeidet med tilskuddsforvaltningen på både jordbruk- og skogbruksområdet i kommunen. Hensikten med kontrollene erå sikre at midlene som er fremforhandlet gjennom jordbruksavtalen nyttes i samsvar med det formålet de er satt til å gjelde. Kontrollene skal også ivareta rettssikkerheten til søker. Målet med forvaltningskontrollene er å bidra til at kvaliteten på arbeidet med tilskuddsforvaltning hos kommunal Iandbruksforvaltning blir stadig bedre. Kommunene forvalter mye midler gjennom tilskuddsordningene. Det er viktig både for staten og for søker, at arbeidet gjøres på en god måte. Avdeling for landbruk og bygdeutvikling er hele tiden på jakt etter tiltak som kan bidra til en positiv utvikling på arbeidet med tilskuddsforvaltningen i kommunene i fylket. I 2015 sendte vi ut et tilsvarende brev som dette. Det fikk vi positive tilbakemeldinger på fra flere kommuner og vi velger derfor å gjøre det samme også i år. Ved å sende ut en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket året før, kan også de kommunene som ikke hadde forvaltningskontroll få innblikk i hva vi har fokus på i våre kontroller. Kommunene kan ogsa få rettet opp eventuelle mangler i egen forvaltning. Vedlagt er oversikt over alle avvik og merknader som ble avdekket under forvaltningskontrollene i Avvik er brudd på regelverk mens merknader er O. a regne som forbedringspunkter. Rapportene etter den enkelte forvaltningskontroll ligger også på var hjemmeside. E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

3 2 Enkelte avvik og merknader er «gjengangere» i flere kommuner. Det er ønskelig at alle kommunene i Sør-Trøndelag har fokus på å unngå disse feilene i sin forvaltning. I tabellen under har vi trukket fram avvik eller merknad for hver enkelt tilskuddsordning som vi anser som «gjengangere» i Tilskuddsordnin Produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid Tilskudd avløsning sykdom til ved mv Typisk merknad/awik i 2016 Det er ikke for alle tilfeller gjennomført avkorting. Avkorting skal vurderes der det avdekkes avvik mellom søknad og faktiske forhold som kunne gitt en merutbetaling av tilskudd. Kravet til dokumentasjon er følgende og må ligge på sakene: NAV: Altinn: - Utskrift av «Mine utbetaling» - Kopi av vedtaksbrev ved svangerskap og fødsel Når søker har arbeidsgiveransvaret: Utskrift av rapporten «A 07 a- melding avstemming» Ønsket/anbefalt tiltak Selv om 12 sier at tilskuddet kan avkortes, skal avkorting være hovedregelen der det er gitt feilopplysninger som kunne gitt en urettmessig feilutbetaling av tilskudd. Dette gjelder uavhengig av skyldgrad hos søker. Praksis rundt avkorting er strammet inn på alle tilskuddsordningene i landbruket. Det er viktig at dette følges 0 av kommunen. Forskriften stiller krav om spesiell dokumentasjon. Dette må foreligge på søknaden. Regionale miljøtilskudd (RMP) Næringsinntekt: Rapporten «Utskrift av likning» for de aktuelle årene som skal le es til runn. Søknad har blitt avslatt uten at søker har fått avslagsbrev. I henhold til forvaltnin sloven er Det ma utarbeides brev ved avslag av søknad. I tille må søknadens

4 3 dette et enkeltvedtak, som kan status i EStil endres. påklages, og søkerne må få skriftlig svar på søknadene med o l snin om kla ead an. Nærings- og Kommunen mangler overordna Overordna retningslinje miljøtiltak i retningslinjer for NMSK. skal foreligge og disse sko bruket NMSK må revideres årli. Skogfond Avvik mellom leverandørnummer Det anbefales at og skogfondskonto tilhørende kommunen innfører samme eiendom/person. rutine for å sjekke at leverandørnummer og skogfondskonto tilhører samme eiendom/ erson. Spesielle miljøtiltak Enkelte søknader om tilskudd til Bade kart og tiltaksplan i jordbruket (SMIL) SMIL-midler har vedlagt kart der skal foreligge på tiltaket er tegnet inn, men søknaden. mangler plan der miljøtiltaket beskrives og det redegjøres for målene med ros'ektet. ARS Kommunen mangler rutiner for Kommunen bør innsending av kontinuerlig etablere slike rutiner. ajourhold av Ar 5 og innsending av elektronisk "ordre ister. Vi håper brevet med vedlegg kan være nyttig for kommunens arbeid med forvaltningen av tilskuddsordningene på jord- og skogbruksområdet. Vi ønsker dere lykke til videre med det viktige arbeidet som gjøres i kommunene på dette området! Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) Kjersti Alne Solberg ass. landbruksdirektør seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg

5 4 TILSKUDD TIL AVLØSNING VED SYKDOM MV Awik 1 En søker har fatt utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom for 416 dager i løpet av de siste 3 årene. Kommunen har fulgt NAV sin dato. Maks dager en kan få tilskudd for i løpet av siste 3 år er 365. Avvik 2 Avvik 3 Awik 4 Awik 5 Avvik 6 Avvik 7 Forskrift om tilskudd til avløsing og fødsel mv. 4 Rundskriv ka Det ma avklares om søker har fatt innvilget dispensasjon. Har han ikke dispensasjon må det vurderes om for mye utbetalt tilskudd skal kreves tilbakebetalt. En søknad mangler trekk for sykepenger første 16 dager. For m e utbetalt ser ut til å være kr Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 2 o Rundskriv ka Søknaden ma gjennomgas pa nytt og for mye utbetalt ma kreves tilbakebetalt. Søknad er ikke underskrevet av den som forplikter selskapet. Fullmakt må i tilfelle foreligge, noe det ikke gjør. Alternativt at også den som forplikter foretaket underskriver i tille til den som er avløst. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 8 o rundskriv ka Det er innvilget tilskudd til søker som har fatt avslag pa fedrekvote fra NAV og dermed heller ikke er berettiget tilskudd. Forskrift 5 Saka ma gjennomgas pa nytt og det ma vurderes om tilskuddet skal kreves tilbakebetalt. Feil ar for næringsinntekt lagt til runn for krav om 'ennomsnittli nærin sinntekt a minst 1/2 G. Forskrift om tilskot til avløysning ved sjukdom og fødsel mv. 'eldende fra i tidli ere forskrift. Saker behandlet i 2016 ma gas igjennom og rett dokumentasjon må eventuelt innhentes for å komplettere sakene. Man lende dokumentas'on av s ke en er. Forskrift om tilskot til avløysning ved sjukdom og fødsel mv. 'eldende fra i tidli ere forskrift. Saker behandlet i 2016 ma gas gjennom og rett dokumentasjon må eventuelt innhentes for å komplettere sakene. Det er ikke lagt ved kvitteringer for innbetalt arbeidsgiveravgift og skattetrekk. Dokumentasjon av dette er et krav. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 10

6 5 Awik 8 Merknad 1 Merknad 2 Merknad 3 Rundskriv kap under Dokumentasjon enere/le vilkår En søker har ikke søkt sykepenger. Skal derfor i utgangpunktet ikke ha avløsertilskudd for den perioden det ikke er søkt sykepenger for. Alternativt kunne en bedt NAV regne ut hva søker ville ha fått om det hadde blitt søkt om sykepenger. I dette tilfellet har Osen kommune stipulert dagsats sykepenger ved hjelp av opplysninger om nærin sinntekt tidli ere år. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 4 o 10 o rundskriv ka Det er tilfeller der søker har underskrevet søknad før søknadsperioden er ferdig. Hvordan kan søker da bekrefte o l snin ene for hele søknads erioden? Dokumentasjon som er innhentet gir i utgangspunktet tilstrekkelige opplysninger for en forsvarlig saksbehandlin. Men kravet til dokumentasjon er følgende og ma ligge på sakene: NAV Utskrift av «Mine utbetaling» - Kopi av vedtaksbrev ved svangerskap og fødsel Altinn - Utskrift av rapporten «A 07 a melding avstemmin >> Opplysninger om næringsinntekt er innhentet, men ikke i den form som kravet stiller. Det skal innhentes «Utskrift av likning» for de aktuelle årene som skal legges til grunn. Merknad 4 Merknad 5 Merknad 6 Det ma sjekkes opp om en av søkerne har lønnsinntekt fra annet arbeid som skal trekkes fra ved beregning av dagsats. Mulighet for at det er for mye utbetalt. Dette må kommunen s'ekke o vurdere krav om tilbakebetalin. Der det er bruka privat avløser sa skal brutto lønn og underskrift fra avløser om at denne lønna er mottatt føres i felt 5. Dette man ler i enkelte søknader. Vær oppmerksom pa at alle felt i søknaden skal fylles ut fullstendig. Dette er søker sitt ansvar og grunnlag for kommunens videre saksbehandling. Ta kontakt med søker om dette ikke er gjort. Ved endringer i søknad så kommenter at det er etter telefonsamtale, dato og med initialer. Eventuelt be søker sende o I snin ene skriftli. REGIONALT MILJØTILSKUDD RMP Avvik 9 Det mangler Skjøtselsplan for beiting av kystlynghei og tillatelse fra Mattils net til utedrift hos en rodusent. RMP-forskriften 5, unkt 1 Ma foreligge fra og med neste søknadsomgang hvis vedkommende søker. Awik 10 En søknad har blitt avslatt uten at søker har fatt avsla sbrev. I henhold til forvaltnin sloven er dette et

7 6 Awik 11 Awik 12 Avvik 13 Avvik 14 Merknad 7 enkeltvedtak, som kan paklages, og søkerne ma fa skriftlig svar på søknadene med opplysning om kla ead an. Forvaltnin sloven 23. Det er godkjent tilskudd for sau under «bevaringsverdige husdyrraser» uten at disse er «rasegodkjent» i liste fra Animalia. Individene skal være registrert med låst rasekode, noe som ikke er o It. RMP-forskrifcen 5 Krav om tilbakebetaling bør vurderes om kravet ikke er 0 lt. En søker har mottatt tilskudd til skjøtsel av gravfelt og tilskudd til beitin av bratt areal for samme areal. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Sør-Trøndela Saksbehandler opplyser at overlapp ikke er noe de systematisk sjekker. Enighet om at det kunne vært fordel om Fylkesmannen hadde laget en tabell som får fram hvilke ordninger som ikke kan overlappe. Det gjelder for nesten alle RMP-ordninger at man ikke får flere tilskudd til samme areal. For skjøtsel av utvalgte naturtyper og prioriterte naturverdier og skjøtsel av automatisk fredete kulturminner er det krav om at Skjøtselsplan skal legges ved søknaden. Her har flere søknader blitt godkjent uten slikt vedle Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Sør-Trøndela Ei fellesseter er plassert under «8 uker eller mer>>. I rundskriv har vi opplyst om at vi av tekniske årsaker bruker den kategorien for fellesseter godkjent som enkeltseter, som dermed får høyere sats. I følge saksbehandler er ikke denne setra godkjent som enkeltseter, og er plassert der pga mer enn 8 uker beiting. Dette har medført urettmessig utbetaling. En søker har fått tilskudd til fellesseter med foredling, men det står o ført bare en deltaker. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Sør-Trøndela 6, tilhørende retnin slin'er o rundskriv. Kommunen ma vurdere trekk eller tilbakebetaling og eventuelt sende varsel om dette innen Videre må praksis endres framover. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Sør-Trøndelag 16 (Tilbakebetaling og renter mv.), samt Rundskriv fra Landbruksdirektoratet: Retningslinjer for saksbehandling ved feil utbetalt tilskudd eller erstatnin. Kommunen har ikke lagt inn i estil at RMP-søknader er trukket ut til stedlig kontroll i Saksbehandler opplyser om at en er trukket ut og at han ikke visste hvordan han skulle le e det inn i estil. Framover må

8 7 Merknad 8 Merknad 9 Merknad 10 Merknad 11 Merknad 12 Merknad 13 dette legges inn i estii, FM kan evt forklare hvordan det øres. Kommunen ma ha en journal over søkerne. Journalen ma oppfylle de krav som stilles, jfr. Rundskriv fra Landbruksdirektoratet. I estil kan det tas ut journal over søkere. Denne kan oppbevares enten som en papirjournal eller elektronisk i kommunens eget arkiv. Dette må følges o framover. Alt pa en sak bør være samla, dvs. at ogsa papirsøknad, vedlegg til saken eller avslagsbrev bør scannes og legges i estil. Alternativt at alt legges samlet i kommunens arkiv. FM mener at det enkleste vil være å ha alt i estil. Dersom kommunen velger å samle alt i estil bør en papirsøknaden i 2015 scannes o le es inn. En søker har 40 dyr pa 315 daa kystlynghei. Dette tyder på mye tilleggsför. Vanlig å regne at en sau trenger min 20 daa kystlynghei, noe som ville tilsvart 800 daa. Vurder nærmere framover det som står i RMP-forskriften 5 om at «det kreves at sauene går ute hele året og tar opp det vesentligste av næringsbehovet fra beite, så fremt de klimamessige og dyreetiske forholdene tillater det». Dette for å sikre at det faktisk sk'er beitin av k stl n hei. Kommunen har ikke trukket ut noen RMP-søknader til stedlig kontroll i I følge Rundskriv 1/2015 retningslinjer for saksbehandling fra Fylkesmannen skal det gjennomføres stikkprøvekontroll av 5 % av søknadene. I 2015 var det kun 4 innvilga RMP-søknader, dvs. at 0,2 % søknader skulle vært kontrollert i Det er forståelig at man da dropper kontroll et år, men vi vil oppfordre til å se RMP-søknadene i sammenheng med PT søknadene, slik at det hvert år blir noe kontroll av RMP. I 2014 er det ingen papirsøknader som er stemplet med mottatt dato, i 2015 er det en søknad som mangler mottatt dato. Pa noen søknader har kommunen endret opplysningene i søknaden uten at det er satt inn merknader om hvorfor dette er gjort. Det er viktig at kommunen har fokus på å dokumentere alle endringer som gjøres på søknadene med forklarende merknader o dato. FORSKRIFT OM SKOGFOND G.A. Merknad 14 Merknad 15 For en virkeskategori «Rundvirke flis» i 2014, er det ikke trukket skogfond. Kommunen bes å sjekke forholdet og eventuelt bedre rutinene. Forskrift om sko fond o.a. 6. Refusjon av rentemidler til saksbehandler er anvist av sideordna saksbehandler, refusjonskrav fra kommunen er anvist av saksbehandler. Tilskuddssaker er behandlet av sideordna pga av at saksbehandler har følt seg inhabil. Kommunen har systematisk sendt tilskuddssaker angående tilskudd til kommuneskog over til Fylkesmannen som da har anvisnin sansvaret o kontrollansvar. Vi

9 8 Merknad 16 Merknad 17 S esielle mil'øtiltaki Awik 15 Awik 16 Merknad 18 Merknad 19 anbefaler at det i de sakene som er nevnt over enten anvises av overordna i kommunen, settekommune eller F lkesmannen. Det anbefales at kommunen innfører rutine for a sjekke at leverandørnummer og skogfondskonto tilhører samme eiendom/ erson. Skogfond til juletre og andre plantinger med utenlandske treslag. I flere saker er skogfond refundert til planting av utenlandske treslag, men det mangler dokumentasjon på tillatelse etter forskrift om tilplanting med utenlandske treslag for skogbruksformål. Kommunen har ikke konsekvent praksis på å sjekke at slik tillatelse er gitt. Vi anbefaler at kopi av vedtak om tillatelse legges i bilagsperm eller at det påføres anvisning at slik utsjekking er utført. 'ordbrukets kulturlandska SMIL Enkelte søknader om tilskudd til SMIL-midler har vedlagt kart der tiltaket er tegnet inn, men mangler plan der miljøtiltaket beskrives og det redegjøres for målene med ros'ektet. SMIL-forskriften 6. Det er gitt SMIL tilskudd til investering i radiobjeller for a lette tilsyn med dyr på beite og kjøp av kalvehytter for å bedre tilvekst og trivsel for kalv og frigjøre plass inne i fjøs. Begge tiltakene kan være positive for skjøtsel av kulturlandskap, men er innenfor det en kan forvente 'ennom vanli 'ordbruksdrift. SMIL-forskriften 1 Tilskudd til radiobjeller kan omsøkes gjennom ordningen for tiltak i beiteområder. I områder der tap av sau til rovdyr kan være et problem kan det også søkes om tilskudd til radiobjeller for å avdekke tapsårsak gjennom ordnin en for foreb ende o konfliktdem ende tiltak. Kommunen bruker maksimal tilskuddssats (70 %) ved innvilgning av SMIL-tilskudd jf 5 (kulturlandskaps og forurensingstiltak). Retningslinjer for prioritering av SMILtiltak vedtas av Hovedutvalg for teknisk, landbruk og miljø, etter at prioriteringen er sjekket ut med næringsorganisasjonene. Fylkesmannen anbefaler at kommunen vurderer å fastsette tilskuddssats i forbindelse med at kommunale retningslinjer for prioritering av SMILmidler tas o til rullerin. Vurdering av miljøprinsippene i naturmangfoldloven er dokumentert i vedtakene om SMIL midler som ble sjekket ut under kontrollen. Dette er påkrevd i alle saker som kan berøre naturmangfoldet. I saker som ikke berører naturmangfoldet er det imidlertid unødvendig å ta med disse vurderingene (eksempel SMIL-midler for restaurerin av stabbur å ården.

10 9 Merknad 20 Merknad 21 SMIL forskriften setter 70 % tilskudd som øvre ramme for tilskudd til tiltak jf. 5, men kommunen har Iagt seg på en linje med lav tilskuddssats for å fordele midler på flest mulig tiltak. Fylkesmannen anbefaler kommunen å vurdere en sterkere prioritering av de viktigste miljøtiltakene gjennom å øke tilskuddssatsen til tiltak med stor miljøeffekt. Satsene bør tas inn i kommunens tiltaksstrate i. Vedtak om SMIL tilskudd behandles politisk i hovedutvalg for Utvikling og miljø i Osen kommune. I saksfremlegget til utvalget bør det fremgå at tiltaket er sjekket ut med hensyn til miljøverdier (kunnskapsgrunnlaget jf. miljøprinsippene i naturmangfoldloven). Vurderingene av miljøprinsippene i NML skal også fremgå av vedtaket om tilskudd. ARS Merknad 22 Merknad 23 Kommunen gjennomfører kontinuerlig ajourhold av ARS pa en bra måte. Kommunen har ikke levert nytt jordoregister for innlesing i landbruksregisteret og gjør dette så langt, på en tungvint og manuell måte. Vi anbefaler at dere tar i bruk rutinen med å kjøre jordregister og sende det inn etter hver leveranse av ajourhold. Det er også viktig at kommunens avdeling for plan og oppmåling og avdeling for landbruk har et godt samarbeid slik at endringer som for eksempel følger av nye reguleringsplaner blir oppdatert også i AR5. Vi har inntrykk av at kommunen har et forbedrin s otensiale i dette samarbeidet. Kommunen mangler rutiner for innsending av kontinuerlig ajourhold av Ar 5 og innsending av elektronisk jordregister. Kommunen bør innen kort tid etablere slike rutiner. PRODUKSJONSTILSKUDD Awik 17 Søkere som driver økoloogisk skal sjekkes om er godkjent av Debio ved å gå inn på oversikten på www. debio. no før økologisk tilskudd godkjennes. Dette blir ikke gjort i Osen kommune i da. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 3 og 4 samt Veiledningshefte august 2015 ka. 3.8, Rundskriv ka ka. 14. Awik 18 Kalvingsintervall skal være pa maksimalt 15 maneder for a få tilskudd til melkeku. Ved stikkprøvekontroll skal dette kravet 'ennom ås. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 3 samt Rundskriv ka Avvik 19 Søknad om produksjonstilskudd august 2015 er underskrevet av ektefelle. Søknad skal underskrives av den som forplikter foretaket. Likeså mangler fullmakt for et dødsbo som viser at rette fullmaktshaver har underskrevet søknad.

11 10 Awik 20 Awik 21 Awik 22 Awik 23 Avvik 24 Frist for a lukke avviket Rundskriv ka Det er ikke for alle tilfeller gjennomført avkorting. Avkorting skal vurderes der det avdekkes avvik mellom søknad og faktiske forhold som kunne gitt en merutbetaling av tilskudd. Selv om 12 sier at tilskuddet kan avkortes, skal avkorting være hovedregelen der det er gitt feilopplysninger som kunne gitt en urettmessig feilutbetaling av tilskudd. Dette gjelder uavhengig av skyldgrad hos søker. Eksempelvis: Redusert avløserutgifter på søknad i kommunens kolonne uten merknad. Avkorting er ikke vurdert. Avkorting av tilskuddsbeløpet, jf. forskriften 11 og 12. Rundskriv ka ka 11 o 12. Praksis rundt avkorting er strammet inn pa alle tilskuddsordningene i landbruket. Det er viktig at dette føl es 0 av kommunen. Vanlig jordbruksdrift nar det bl.a. gjelder saue- og melkeproduksjon er ikke godt nok fulgt opp. For saueproduksjon gir liste PT klassifisering av Iammeslakt og PT-1001a-c - varsel for lammeprosent pr. søye/vanlig jordbruksproduksjon oversikt over aktuelle foretak. For melkeproduksjon vil det gå fram av inputkontroli listene PT1001a-c hvilke foretak det produseres for lite melk i forhold til kravet. Ut fra listene fra de kontrollerte søknadsomgangene, er det stor sannsynlighet for at enkelte foretak burde fått avslag på sin søknad om husdyrproduksjon. Dette må kommunen ta tak i. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 2 Rundskriv ka ka 4.4 Flere søkere har ikke søkt om tilskudd i rubrikken for avløsertilskudd. Kommunen har ført inn beløp etter liste fra avløserlaget uten merknad på søknad. Det er søkers ansvar å søke 0 at søknaden er fullstendi. Forskrift om produksjonsti/skudd og avløsertilskudd 6 og 8. Rundskriv ka. 5 o Kommunen har for enkelte foretak innvilget tilskudd til beiting uten at det er beitegrunnlag nok for alle dyra som går på beite. Det har i realiteten vært lufting og tilskudd skulle ikke vært innvilget. Dette gjelder melkekyr i store besetnin er. Forskrift om roduks'onstilskudd o avløsertilskudd, 3c Søknad er ikke underskrevet av den som forplikter selska et. Fullmakt må i såfall foreli e, noe det ikke 'ør. Veiledningsheftet søknadsomgang januar 2015 kap Endring av praksis framover.

12 11 Avvik 25 Merknad 24 Merknad 25 Merknad 26 Merknad 27 Merknad 28 Merknad 29 Merknad 30 Merknad 31 Merknad 32 Merknad 33 Merknad 34 En søknad er registrert som avslatt i Wespasaksbehandlingsprogrammet. Det finnes ikke vedtak som er sendt til søker med begrunnelse for avslag gjort av kommunen. Forvaltnin sloven 24 PT 1050 Har ført lammeslakt som beste kvalitet i sine søknader, men slakteri har andre tal som er langt lavere for beste kvalitet. Her burde det vært vurdert avkorting samt at foretaka burde vært kontrollert med tanke på vanlig 'ordbruks roduks'on. Muli i dialo med Mattils net. Komplett søkerliste for produksjonstilskudd bør journalføres og det bør skrives en merknad i Ephorte om hvor ermene er å finne. En søknad om produksjonstilskudd januar 2015 er underskrevet av en annen enn søker. Søknad skal underskrives av den som for likter foretaket. Kommunen har økt dyretallet pa søknad om produksjonstilskudd når man på stedlig kontroll har funnet flere dyr enn det som er oppgitt på søknad i forbindelse med 5 % kontroll. Kommunen skal ikke øke dyretallet ved kontroll. To kontrollskjema er signert av annen person enn den som forplikter selskapet. Det må foreligge fullmakt hvis det skal gjøres på den måten. Fylkesmannen anbefaler at kommunen informerer søkerne om dette når kontroll varsles. En søker har fatt utbetalt avløsertilskudd etter fakturaer der timesatsen er svært høy. Avløserutgiftene skal ikke inkludere eventuelle maskinkostnader. Det er særlig viktig at man vurderer timesatsen når foretaket har kjøpt t'enester fra andre foretak enn avløserla eller rin. Kommunen har ikke sjekket økologisk areal mot Debio sine register. Søkere som driver økologisk skal sjekkes om de er godkjent av Debio ved å gå inn på oversikten på før økologisk tilskudd godkjennes. Det er Debios arealtall som skal brukes så lenge disse er under det som er godkjent som tilskuddsberettiget areal av kommunen. Det skal søkes pa søknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet og ikke i form av en utskrift fra Wes a. Kommunen har rutiner for behandling av søknader til ansatte som søker tilskudd. I praksis blir ikke denne rutinen fulgt opp fullstendig. Det er viktig at overordna eller settekommune behandler disse søknadene fra start til slutt. Dersom kommunen skal gjøre endringer i søknaden skal dette "øres i kommunens kolonne. Kalvingsintervall skal være pa maksimalt 15 maneder for a få tilskudd til melkeku. Ved stikk røvekontroll skal dette

13 12 Merknad 35 kravet 'ennom as. PT-1001a-c Varselmeldinger som går på at søker har sau men ikke Iammeslakt, andel Iammeslakt pr. sau er lav og gjennomsnittlig slaktevekt er lav. Disse må følges opp i forhold til vanlig jordbruksproduksjon. PT-1050 kan også være til hjelp i forhold til Iammeslakt innrapportert fra slakteri med de ulike kvalitetsklassifiserin ene. FORSKRIFT OM TILSKUDD TIL NlERINGS OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET NMSK. Awik 26 Det er mange bilag med mangler i 2014 og 2015:. Manglende dokumentasjon av kostnader i form av fakturakopier i tilknytning til mange søknader. Det mangler søknader i noen tilfeller Underskrift fra søker mangler på noen bilag.. Mangelfulle opplysninger på søknader eksempelvis for eget arbeid Bilagsperm for 2016 er i stor grad forbedret, men det er fortsatt mangler i noen søknader i form av manglende underskrift, søknad og i ett tilfelle kopi av faktura. Avvik fra Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 9 Awik 27 Merknad 36 Merknad 37 Vi anbefaler at kommunen utarbeider en sjekkliste til bruk i forbindelse med søknadsbehandlingen. Sjekklisten bør som minimum inneholde følgende sjekkpunkt: foreligger fakturakopi, foreligger søknad med underskrift, er søknad komplett m.h.t. opplysninger. Det skal ikke foretas utbetalinger dersom søknad ikke foreligger. Kommunen man ler overordna retnin slin'er for NMSK. Forskrift om tilskudd til nærings og miljøtiltak i skogbruket 3. Retningslinjer utarbeidet innen Mye av det som forlanges publiseres gjennom meldingsblad. Det anbefales å innta i retningslinjene rutiner for prioritering av søknader, rekkefølge-bestemmelser inklusive rutiner dersom tildelingsramme blir oppbrukt. Kostnader timesatser/daa kan inntas i retnin slin'ene. Kommunen har ikke revidert overordna retningslinjer for prioritering av NMSK søknader i.h.t. forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket jf. 3 2.ledd. Disse Fylkesmannen bes om å få tilsendt revidert eksemplar av retnin slin'ene Kommunen har ikke gjennomført foryngelseskontroll i samsvar med retningslinjene. Dette gjelder en sak fra 2013 og en sak for Kommunen bør etablere rutiner for slik kontroll selv om det ikke er n e kontrollfelt for

14 13 Merknad 38 Merknad 39 Merknad 40 Merknad 41 verken Kontroll av 10 % av søknader om NMSK tilskudd. Kommunen har i henhold til ØKS i 2014 kontrollert 12,5 % av sakene og O % i Kommunen må etablere rutiner slik at 10 % av sakene kontrolleres og dokumentere resultatet. Dokumentasjon enten gjennom opplastet vedlegg i WEBSKAS eller som dokument lagt på sak i bila s erm. 10% kontroll er ikke gjennomført fullt ut i I henhold til egenvurderingen vil etterslep av kontroll bli utført i Det bes om at dette ra orteres. En utbetaling av tilskudd til mekanisk etterarbeid mangler fakturako i. Bilagspermene er noe mangelfulle pa andre omrader. Vi anbefaler:. at det legges på bilag en dokumentasjon for de sakene som er kontrollert i felt. at det i bilagsperm, ved årets slutt skrives ut oversikt over alle bila. Tilskudd til drenerin Awik 28 I tre kontrollerte saker har kommunen definert tiltakene som systematisk grøfting med tilskuddsats pr daa kr Tiltakene dreier seg i realiteten om annen grøfting der tilskuddet skal beregnes ved 15 kr per løpemeter grøft. Kommunen bekrefter i intervjuet at andre dreneringssaker fra samme tidsperiode er behandlet på samme måte. Avvik fra