Endelig rapport etter undersøkelse av Midtre Gauldal kommune som matrikkelmyndighet. Roger Monsen Fra Kartverket: Knut Holter, leder Janne Johnsen

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Midtre Gauldal kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Midtre Gauldal kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Rørosveien 11, 7290 Støren Tidsrom for undersøkelsen: mars 2016 Kontaktperson i kommunen: Roger Monsen Fra Kartverket: Knut Holter, leder Janne Johnsen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal, vannforsyning-avløp, energikilde og oppvarming for bygninger. Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke.

2 Det ble gitt følgende merknad ved dette tilsynet: 2 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad skriftlige. Kommunen har lite vegadresser og har i liten grad satt adresseforvaltningen i system. Utarbeidet dato: 10. mars 2016 Knut Holter leder under tilsynet i Midtre Gauldal kommune Janne Johnsen revisor under tilsynet i Midtre Gauldal kommune

3 3 Innhold 1. Innledning Omfang Dokumentunderlag Avvik Merknad Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4 1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Midtre Gauldal kommune i perioden mars 2016 Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Midtre Gauldal kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 1. desember Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5 5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal, vannforsyning-avløp, energikilde og oppvarming for bygninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, vannforsyning, avløp, energikilder og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at informasjon om bruttoareal, vannforsyning, avløp, energikilde og oppvarming ikke blir ført. AVVIK 2 Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Avvik fra: Matrikkelloven 24 og 33, matrikkelforskriften 27, 37, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 38 har krav til hva protokoll fra oppmålingsforretning skal inneholde opplysninger om. Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav e, har krav til at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene.

6 6 Ved utstedelse av matrikkelbrev skal kommunen orientere om klageadgang og klagefrist jf. matrikkellovens 24 tredje ledd siste setning. Matrikkelforskriften 37 har bestemmelser om varsling av oppmålingsforretning, herunder dokumentasjon. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Måle- og beregningsdokumentasjonen fulgte ikke med protokollen, men ble fremlagt på forespørsel. Resultatet av måle- og beregningsarbeidet var ikke vurdert og kommentert. Viser til Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel resultatet av måle- og beregningsarbeidet skal være vurdert og kommentert. Landmåler orienterer om habilitet under oppmålingsforretningen, men dette er ikke dokumentert i protokollen. Dokumentasjon på varsling av partene var ikke vedlagt alle sakene. Ved underretning om matrikkelføring opplyses ikke om klagefrist og klageadgang. 5. Merknad Det ble levert følgende merknad under dette tilsynet: MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad skriftlige. Kommentarer: Implementering av sjekklister og rutiner vil kunne kvalitetssikre og ensarte saksbehandlingen. Mangel på skrevne rutiner eller sjekklister kan for tilfellet av nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner eller sjekklister.

7 MERKNAD 2 7 Kommunen har lite vegadresser og har i liten grad satt adresseforvaltningen i system. Kommentar: Kommunen er adressemyndighet etter matrikkelloven. Det vises til rundskriv T-5/09 fra Miljøverndepartementet hvor det heter at "Miljøverndepartementet anbefaler kommunene om å ta i bruk vegadresseformen på en så konsekvent måte som mulig". Imidlertid poengteres at det ikke er noen ulovlighet i det å ikke forsere arbeidet med tildeling av veg/gateadresser i kommunen. Derfor er dette ikke gjort til et avvik, men derimot gjennom en merknad kun pekt på som et forbedringspotensiale sett i forhold til å komme i gang med å innfri nasjonale målsettinger uttrykt i rundskriv T 5/09. Observasjoner: Kommunen har tildelt vegadresser til 16,9 prosent av sine adresseenheter. Tilsynet merker seg at kommunen har hatt et forprosjekt for innføring av vegadresser, men at dette ikke har blitt videreført. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 2. mars 2016 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 3. mars 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

8 VEDLEGG 1 8 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert Organisasjonskart for Midtre Gauldal kommune 6. Delegasjonsreglement 7. Prosedyre for saksgjennomføring - oppretting av matrikkelenhet 8. Saksliste for oppmålingssaker Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 11. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 12. Rapport fra matrikkelen om status på adressering VEDLEGG 2

9 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Midtre Gauldal kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings Intervju Sluttmøte møte Knut Dukane Rådmann X Hubertina Doeven Enhetsleder for næring- plan og forvaltning X X X Roger Monsen Ann Jorunn Byggstøyl Odd Harald Wilhelmsen Ola Aune Hage Fører matrikkel MAB, geodata X X X ansv. Landmåler, fører matrikkel M X X X Byggesak, fører matrikkel B X X X Fører matrikkel AB, jordskiftesaker, veggrunn X X X Fra Kartverket deltok Janne Johnsen og Knut Holter, med sistnevnte som tilsynsleder.