Standard tekster i Det lokale Eltilsyns dokumentmaler

Transkript

1 Dokument dato Vår referanse Utarbeidet av Deres dato Deres referanse Ole Edvard Backe Til Arkivkode Standard tekster i Det lokale Eltilsyns dokumentmaler Bakgrunn / Innledning. Dette dokumentet bygger videre på dokumentet med rutinebeskrivelser som beskriver DLEs saksbehandling, herunder eventuell oversendelse til DSB. I samarbeid med DLE ved Gudbrandsdal Energi er det utarbeidet et sett med standardtekster for bruk i DLEs tilsynsvirksomhet. Intensjonen med standardtekstene er å sikre at DLEs saksbehandling følger relevante lov- og forskriftskrav. Tekstene er forsøkt standardisert på den måten at de ikke skiller på anleggskontroll eller virksomhetstilsyn. Man skiller heller ikke på oppfølging i forhold til om man forholder seg til en privatperson eller en næringskunde. Man kan ilegge tvangsmulkt både overfor privat- og næringskunder. Alle dokumenter under skal formelt være egne dokumenter, men eksempelvis vil forhåndsvarsel og tilsynsrapport sendes som èn forsendelse til nettkunden. Dokumentene under må, i tillegg til standardtekstene, inneholde relevant anleggs/virksomhetsinformasjon som eks.: - kundeopplysninger - anleggsadresse - kontrolldato - utskriftsdato - anleggsnr. - saks/rapportnr. - foretaksnr. (hvis kunde er næringsvirksomhet) - underskrift og navn (fysisk underskrift eller scannet underskrift kombinert med elektronisk signatur) Siste revisjon: Ole Edvard Backe Postadresse Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Hovedkontor Postboks Tønsberg Kontoradresse Rambergveien Tønsberg E-post postmottak@dsb.no Telefon Internett dsb.no Telefaks Org.nr Hovedkontoradresse Rambergveien Tønsberg

2 Innholdsfortegnelse: 1. Varsel om kontroll Forhåndsvarsel om kontroll Vedtak om kontroll Tilsynsrapport, anleggskontroll Tilsynsrapport, virksomhetstilsyn Forhåndsvarsel Vedtak, oppfølging av forhåndsvarsel Vedtak, direkte vedtak Ingen feil eller mangler Purring Påminnelse forhåndsvarsel Purring forhåndsvarsel Anmodning om bistand fra DSB...21

3 1. Varsel om kontroll Teksten under brukes som utgangspunkt for to separate brev, ett beregnet for privatpersoner og ett beregnet for virksomheter. Tekst: VARSEL OM KONTROLL For din sikkerhets skyld foretar vi nå en kontroll av det elektriske anlegget, anleggsnr. <anleggsnr.>. Som du sikkert kjenner til, kan feil på og feil bruk av elektriske anlegg og elektrisk utstyr medføre skade på liv og eiendom. For å forebygge dette, gjennomfører Det lokale Eltilsyn ved <nettselskap> en offentlig sikkerhetskontroll av anlegg som er tilknyttet vårt fordelingsnett. Kontrollen utføres ihht. Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr og forskrifter utferdiget med hjemmel i denne loven. Det vises videre til Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg 7. Vi ønsker at du deltar aktivt under kontrollen og at du i forkant har tenkt gjennom om du har, eller har hatt, problemer med det elektriske anlegget eller med de elektriske apparatene. Dette vil vi i så fall fokusere spesielt på. Ved hjelp av dine innspill kan derved kvaliteten på vår kontroll økes. Vi har planlagt å gjennomføre kontroll den <dato> kl. <klokkeslett>. Hvis tidspunktet ikke passer, ber vi deg ta kontakt for nærmere avtale. Tilleggstekst for virksomheter: I tillegg til den fysiske anleggskontrollen vil vi kartlegge hvordan virksomheten etterlever "Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)". Vi ønsker med vårt tilsyn å bidra til at bedriften ivaretar helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet med enkle og hensiktsmessige rutiner. Tilsynet vil omfatte følgende punkter: - Samtale med daglig leder. - Gjennomgang av den delen av internkontrollsystemet som omfatter elektroområdet, med spesiell vekt på vedlikeholdsrutiner - Stikkprøvekontroll av det elektriske anlegget Hvis flere fra bedriften ønsker å delta, er det full anledning til det. Vi vil, ved behov, være behjelpelig med informasjon og veiledning innenfor vårt fagområde. Med hilsen <tilsynsingeniør>

4 2. Forhåndsvarsel om kontroll Tekst: FORHÅNDSVARSEL OM KONTROLL For din sikkerhets skyld foretar vi nå en kontroll av det elektriske anlegget, anleggsnr. <anleggsnr.>. Det vises til tidligere utsendt varsel om kontroll, hvor vi informerte om den planlagte kontrollen. Du ble i varselet henstilt om å ta kontakt for nærmere avtale hvis det foreslåtte tidspunktet ikke passet. Ingen var på det foreslåtte tidspunktet til stede, vi fikk dermed ikke gjennomført den planlagte kontrollen. Kontrollen utføres ihht. Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr og forskrifter utferdiget med hjemmel i denne loven. Det vises videre til Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg 7. Vi foreslår med dette nytt tidspunkt for å gjennomført den planlagte kontrollen: den <dato> kl. <klokkeslett>. Hvis tidspunktet ikke passer, ber vi deg ta kontakt for nærmere avtale. Om det viser seg at den varslede kontrollen ikke kan gjennomføres som angitt over, vil vi vurdere å treffe vedtak i saken der du pålegges å være tilstede under kontrollen. Et eventuelt vedtak vil bygge på herværende forhåndsvarsel. Det vises til lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr 5, hvor det bl.a. heter Eier av eller ansvarlig for anlegg/virksomhet eller representant for denne har rett til, og kan pålegges å være til stede under kontrollen. Til orientering nevnes videre at tilsynsmyndigheten i forbindelse med et tilsyn, har rett til uhindret adgang til anlegg og virksomhet etter loven. Med hilsen <tilsynsingeniør>

5 3. Vedtak om kontroll Hvis DLE ikke får gjennomført kontroll ihht. vedtak om kontroll, oversendes saken til DSB med anmodning om bruk av sanksjoner, jf. punkt 14. Tekst: VEDTAK OM KONTROLL GRUNNET MANGLENDE TILGANG TIL ANLEGGET For din sikkerhets skyld foretar vi nå en kontroll av det elektriske anlegget, anleggsnr. <anleggsnr.>. Det vises til tidligere utsendt varsel om kontroll og forhåndsvarsel om kontroll. I henhold til Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven) og forskrifter utferdiget med hjemmel i denne loven, utøves det offentlig kontroll av elektriske anlegg, jf. eltilsynsloven 3 og forskrift om elektriske lavspenningsanlegg 7. Tilsynsmyndigheten har i forbindelse med et tilsyn rett til uhindret adgang til anlegg og virksomhet etter loven, jf. lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr 5. En følge av dette er at eieren av anlegg kan pålegges å være tilstede under kontrollen. Det fattes med dette vedtak om gjennomføring av kontroll der De plikter å være tilstede den <dato> kl. <klokkeslett>, jf. el-tilsynsloven 5. Vedtaket er begrunnet med at vi ikke har kunnet gjennomføre de tidligere planlagte kontrollene, da ingen var tilstede. Vi har heller ikke mottatt tilbakemelding fra Dem med forslag til annet tidspunkt, slik brevene åpner for. Hvis kontrollen ikke kan gjennomføres som angitt over, vil vi be om bistand fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Vi vil da be om at det vurderes om det skal iverksettes sanksjoner med hjemmel i Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr 13. I nevnte paragraf heter det bl.a. I pålegg etter loven her kan det fastsettes en løpende tvangsmulkt for hver dag/uke/måned som går etter utløpet av den frist som er satt for oppfylling av pålegget, inntil pålegget er oppfylt. Tvangsmulkt kan også fastsettes som engangsmulkt. Med hilsen <tilsynsingeniør>

6 4. Gjennomføring av kontroll/tilsyn Generelt: DLEs anleggskontroller og virksomhetstilsyn gjennomføres ihht. årlig instruks og føringer på DLEWeb. Mer detaljerte føringer kan komme gjennom et samarbeid mellom DLE og DSB.

7 5. Tilsynsrapport, anleggskontroll Tilsynsrapporten beskriver faktiske funn (feil og mangler). Tilsynsrapporten skal ikke inneholde frister for tilbakemelding, utbedring osv. Heading i Tilsynsrapporten må minimum inneholde - rapport/saksnr. - kontrolltype - kontrolldato - kundeopplysninger (navn og regningsadresse) - anleggsadresse - navn, telefonnr. og e-postadresse til tilsynsingeniør - informasjon om at rettingsarbeidet skal beskrives slik det er utført punkt for punkt Tilsynsrapportens siste side må inneholde - felter for dato og underskrift av tilsynsingeniør - felter for dato, underskrift og firmaopplysninger for utførende elektroinstallatør Det skal opplyses at kontrollen er utført i samsvar med Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskaps krav til offentlig kontroll, og at det ikke kan utelukkes at anlegget har flere feil/mangler enn det som fremgår av tilsynsrapporten. Alle feil og mangler skal hjemles med henvisning til aktuell forskrift og paragraf. Eksempel på tilsynsrapport følger under.

8

9

10 6. Tilsynsrapport, virksomhetstilsyn Tilsynsrapporten beskriver faktiske funn (avvik og anmerkninger). Tilsynsrapporten skal ikke inneholde frister for tilbakemelding, utbedring osv. Tilsynsrapportens innhold skal være ihht Styrende dokumenter for tilsyn. Det finnes to alternative maler, en fullstendig og en forenklet versjon. Bruk tilpasses den enkelte kontroll og virksomhet. Eksempel på tilsynsrapport følger under.

11

12

13

14 7. Forhåndsvarsel Forhåndsvarsel og ev. senere dokumenter i saken skal sendes part(ene) i saken. Et par eksempler: Ved ordinær periodisk kontroll sendes forhåndsvarsel til kunden. Ved kontroll av nyere installasjonsarbeid (Nyanlegg, Utvidelse/endring osv.) sendes original til kunde og kopi til elektroinstallatøren. Ved forhåndsvarsel som gjelder nyere installasjonsarbeid bør det settes kortere frist enn ved periodisk kontroll. Tekst: FORHÅNDSVARSEL Det lokale Eltilsyn (DLE) viser til utført kontroll av Deres anlegg <anleggsnr.> utført <kontrolldato>. Kontrollen ble utført i henhold til lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr 3 og forskrift om elektriske lavspenningsanlegg 7. Med bakgrunn i kontrollen er det utarbeidet tilsynsrapport med oversikt over feil og mangler ved anlegget. Rapporten angir også hvilke forskriftsmessige krav som dermed ikke er oppfylt. Elektriske anlegg og alt elektrisk utstyr skal være i en slik stand at de ikke frembyr fare for liv, helse og materielle verdier, jf. lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (eltilsynsloven) 2. Nærmere bestemmelser om krav til anlegget, er gitt i forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel.) Deres anlegg er undergitt et offentlig tilsyn som utøves av Det lokale Eltilsyn (DLE), jf. eltilsynsloven 3 og fel 7. Med bakgrunn i kontrollen er det utarbeidet en tilsynsrapport med oversikt over feil og mangler ved anlegget. Tilsynsrapporten angir også hvilke forskriftsmessige krav som dermed ikke er oppfylt. Med bakgrunn i de feil og mangler som ble avdekket under kontrollen, forhåndsvarsles De om at DLE vurderer å treffe vedtak med plikt til å rette de feil og mangler som fremgår av vedlagte tilsynsrapport av <dato>. Ved et eventuelt vedtak, vil det samtidig bli satt en frist for når retting må ha skjedd. De har rett til å uttale Dem i sakens anledning, jf. forvaltningsloven 16. Frist for å komme med eventuelle kommentarer, er <tilbakemeldingsdato>. Eventuell dokumentasjon på at retting allerede har skjedd vil anses som kommentar til dette forhåndsvarselet og innebærer at saken kan bli avsluttet. Slik dokumentasjon skal gis av elektroinstallatør. Dersom De unnlater å benytte Dem av retten til å uttale Dem, vil DLE legge til grunn de opplysninger som fremkommer av tilsynsrapporten til grunn i den videre saksbehandlingen. De har rett til å gjøre Dem kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven Med hilsen <tilsynsingeniør>

15 8. Vedtak, oppfølging av forhåndsvarsel Utsendte vedtak skal reflektere den faktiske saksgangen. Det kan altså i mange tilfeller være nødvendig å redigere standardteksten vist under. Tekst: VEDTAK Rapport fra tilsyn utført <kontrolldato>, anleggsnr.: <anleggsnr.> I henhold til Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven) og forskrifter med hjemmel i denne loven, utøver Det lokale eltilsyn kontroll av elektriske anlegg tilknyttet <nettselskap>s forsyningsnett. Deres anlegg er undergitt et offentlig tilsyn som utøves av Det lokale Eltilsyn (DLE), jf. eltilsynsloven 3 og fel 7. Et elektrisk anlegg skal være i en slik stand at det ikke frembyr fare for liv, helse og materielle verdier, jf. el-tilsynsloven 2. Nærmere bestemmelser om krav til anlegget, er gitt i forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel.) VEDTAK: De pålegges med dette å rette påviste feil/mangler snarest og senest innen <vedtaksfrist>, jf. el-tilsynsloven 6 og fel 9. DLE begrunner vedtaket med at kravene i el-tilsynsloven 2 ikke er oppfylt. En nærmere begrunnelse for vedtaket er gitt i tilsynsrapporten, som viser til hvilke forskriftskrav som ikke er oppfylt og hvilke faktiske funn som ligger til grunn for denne vurderingen. Bakgrunn for vedtaket: De har tidligere mottatt Forhåndsvarsel med vedlagt tilsynsrapport som beskriver de feil/mangler som ble påpekt ved vår kontroll. Vi har ikke mottatt merknader fra Dem innen Forhåndsvarselets tilbakemeldingsfrist, og de påviste feil/mangler er pr. dato ikke bekreftet rettet av registrert elektroinstallatør. De har rett til å klage over dette vedtaket, jf. forvaltningsloven Klagefristen er tre uker fra De mottok vedtaket. Klageinstans er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. En eventuell klage sendes DLE. De har rett til å gjøre Dem kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven Hvis De besørger retting av påpekte feil/mangler, og bekreftelse oversendes Det lokale Eltilsyn, vil saken bli avsluttet. Med hilsen <tilsynsingeniør>

16 9. Vedtak, direkte vedtak Direkte vedtak brukes når alvorlige feil/mangler avdekkes og det sikkerhetsmessig ikke er forsvarlig med lang utbedringstid. Vedtaket skal ha frist som ivaretar generell klagefrist ihht. FVL. I praksis vil frist være 1 måned (3 ukers klagefrist + postgang). Tekst: VEDTAK Det lokale Eltilsyn viser til utført kontroll av Deres anlegg <anleggsnr.> utført <kontrolldato>. Vedlagt oversendes tilsynsrapport av <kontrolldato>, basert på ovennevnte kontroll. I henhold til Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven) og forskrifter med hjemmel i denne loven, utøver Det lokale eltilsyn kontroll av elektriske anlegg tilknyttet <nettselskap>s forsyningsnett. Deres anlegg er undergitt et offentlig tilsyn som utøves av Det lokale Eltilsyn (DLE), jf. eltilsynsloven 3 og fel 7. Et elektrisk anlegg skal være i en slik stand at det ikke frembyr fare for liv, helse og materielle verdier, jf. el-tilsynsloven 2. Nærmere bestemmelser om krav til anlegget, er gitt i forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel.) VEDTAK: De pålegges med dette å rette påviste feil/mangler snarest og senest innen <vedtaksfrist>, jf. el-tilsynsloven 6 og fel 9. DLE begrunner vedtaket med at det foreligger overhengende fare for liv, helse og materielle verdier, jf. el-tilsynsloven 2 og 6 tredje ledd. En nærmere begrunnelse for vedtaket er gitt i tilsynsrapporten, som viser til hvilke forskriftskrav som ikke er oppfylt og hvilke faktiske funn som ligger til grunn for denne vurderingen. De har rett til å klage over dette vedtaket, jf. forvaltningsloven Klagefristen er tre uker fra De mottok vedtaket. Klageinstans er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. En eventuell klage sendes DLE. De har rett til å gjøre Dem kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven Hvis De besørger retting av påpekte feil/mangler, og bekreftelse oversendes Det lokale Eltilsyn, vil saken bli avsluttet. Med hilsen <tilsynsingeniør>

17 10. Ingen feil eller mangler RAPPORT FRA TILSYN Det lokale Eltilsyn viser til utført kontroll av Deres anlegg <anleggsnr.> utført <kontrolldato>. Vedlagt oversendes tilsynsrapport av <kontrolldato>, basert på ovennevnte kontroll. Det lokale Eltilsyn avdekket under kontrollen ingen feil eller mangler. Med hilsen <tilsynsingeniør>

18 11. Purring Utsendte purringer skal reflektere den faktiske saksgangen. Det kan altså i mange tilfeller være nødvendig å redigere standardteksten vist under. Hvis purring ikke fører til utbedring/lukking av avvik, oversendes saken til DSB med anmodning om bruk av sanksjoner, jf. punkt 14. Tekst: PURRING Rapport fra tilsyn utført <kontrolldato>, anleggsnr.: <anleggsnr.> Det vises til tidligere saksbehandling. Pr. dato har vi ikke mottatt tilfredsstillende tilbakemelding om at rapportens punkter er rettet. Påviste feil/mangler må i sin helhet rettes snarest og senest innen <frist purring>, jf. lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven) 6 og forskrift om elektriske lavspenningsanlegg 9. Hvis påviste feil/mangler ikke er utbedret innen ovennevnte frist, vil vi be om bistand fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Vi vil da be om at det vurderes om det skal iverksettes sanksjoner med hjemmel i Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr 13. I nevnte paragraf heter det bl.a. I pålegg etter loven her kan det fastsettes en løpende tvangsmulkt for hver dag/uke/måned som går etter utløpet av den frist som er satt for oppfylling av pålegget, inntil pålegget er oppfylt. Tvangsmulkt kan også fastsettes som engangsmulkt. Med hilsen <tilsynsingeniør>

19 12. Påminnelse forhåndsvarsel Påminnelse på forhåndsvarsel brukes kun der tilsynsrapport inneholder mindre alvorlige feil/mangler (laveste feilkategori ihht. feilkodeliste) Utsendte påminnelser skal reflektere den faktiske saksgangen. Det kan altså i mange tilfeller være nødvendig å redigere standardteksten vist under. Tekst: PÅMINNELSE FORHÅNDSVARSEL Rapport fra tilsyn utført <kontrolldato>, anleggsnr.: <anleggsnr.> I henhold til Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven), og forskrifter med hjemmel i denne loven, utøver Det lokale eltilsyn kontroll av elektriske anlegg tilknyttet <nettselskap>s forsyningsnett. De har tidligere mottatt Forhåndsvarsel med vedlagt tilsynsrapport som beskriver de feil/mangler som ble påpekt ved vår kontroll. Vi har ikke mottatt merknader fra Dem innen Forhåndsvarselets tilbakemeldingsfrist, og de påviste feil/mangler er pr. dato ikke bekreftet rettet av registrert elektroinstallatør. PÅMINNELSE: Vi ber om at påviste feil/mangler rettes snarest og senest innen <påminnelsesfrist>, jf. el-tilsynsloven 6 og forskrift om elektriske lavspenningsanlegg 9. Hvis De har besørget retting av påpekte feil/mangler, og bekreftelse er oversendt Det lokale eltilsyn, vil saken bli avsluttet. Med hilsen <tilsynsingeniør>

20 13. Purring forhåndsvarsel Purring på forhåndsvarsel brukes som oppfølging av Påminnelse forhåndsvarsel, altså kun i saker som utelukkende inneholder feil i laveste feilkategori i feilkodelista. Utsendte purringer på forhåndsvarsel skal reflektere den faktiske saksgangen. Det kan altså i mange tilfeller være nødvendig å redigere standardteksten vist under. Tekst: PURRING FORHÅNDSVARSEL Rapport fra tilsyn utført <kontrolldato>, anleggsnr.: <anleggsnr.> I henhold til Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr, og forskrifter med hjemmel i denne loven, utøver Det lokale eltilsyn kontroll av elektriske anlegg tilknyttet <nettselskap>s forsyningsnett. Det vises til tidligere saksgang. De påviste feil/mangler er fremdeles ikke bekreftet rettet av registrert elektroinstallatør. PURRING: De gjøres med dette oppmerksom på alvoret ved å neglisjere påpekte feil/mangler. Manglende utbedring av påpekte feil/mangler er informasjon som er offentlig tilgjengelig ihht. Offentlighetsloven. Informasjonen vil dermed på forespørsel kunne bli utsendt til media, forsikringsselskaper, politi, eiendomsmeglere eller andre som retter forespørsel om innsyn til oss. Vi ber derfor om at De snarest besørger retting av de påpekte feil/mangler. Det presiseres at alle elektriske anlegg og alt elektrisk utstyr skal være i en slik stand at de ikke frembyr fare for liv, helse og materielle verdier, jf. lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven) 2. Nærmere bestemmelser om krav til anlegget, er gitt i forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel.) Saken vil i denne omgang ikke bli fulgt opp videre fra vår side. Når vi eventuelt mottar bekreftelse om at påpekte feil/mangler er utbedret, vil saken bli avsluttet. Med hilsen <tilsynsingeniør>

21 14. Anmodning om bistand fra DSB Innledning: Hvis vedtak om kontroll (punkt 3) eller purring etter utført kontroll (punkt 11) ikke fører til hhv. kontroll eller utbedring/lukking av avvik, skal saken oversendes DSB med anmodning om bruk av sanksjonsmidler. Innholdet i oversendelsesbrevet deles i fire: - kort oppsummering - saksdetaljer - anmodning om bistand fra DSB. - relevante vedlegg (eks. kopi av forhåndsvarsel, vedtak og purring) Under følger brev fra en konkret sak.

22

23

24

25