OPTIMA Delprosjekt personal

Transkript

1 OPTIMA Delprosjekt personal M3 - Forslag til fremtidig situasjon Ledermøte HiST

2 Tematisk inndeling personal- og lønnsadministrasjon ved HiST 1. Rekruttering/avvikling av arbeidsforhold 2. Arbeidsforhold/arbeidstid 3. Kompetanseutvikling/kompetanseheving 4. Avtaleverk og medbestemmelse 5. Arbeidsmiljø/HMS 6. Personalpolitikk 7. Intern rådgivning og veiledning 8. Lønnsfastsettelse 9. Registrering av lønn og personaldata 10. Behandle refusjoner 11. Utbetaling av lønn og godtgjørelser 12. Rapportering 13. Andre personal- og lønnsadministrative aktiviteter

3 Tilsettingsprosesser ved HiST - Sentrale utfordringer Spredt kompetanse Sårbarhet Ressursbruk Tidsaspektet ved tilsettinger

4 VURDERINGER- TILSETTINGSORGAN A. Vitenskapelige stillinger: Anbefaling: Avdelingsvise tilsetingsorgan videreføres, pga Sammensetning av tilsettingsorgan Fleksibilitet Faglig innsikt Lokal medbestemmelse B. Øvrige stillinger: Anbefaling: Ett sentralt tilsettingsorgan for teknisk administrative stillinger og ett for faglige toppstillinger videreføres, pga krav til sammensetning reguleres av lovverket (tj m l, UHL)

5 VURDERINGER - SAKSBEHANDLING Anbefaling: Desentral saksbehandling opprettholdes, pga Viktigheten av fysisk nærhet. Effektivitet i prosessen. Tilknytning til andre oppgaver innen ansvarsområdet.

6 Overordnet anbefaling Videreføre dagens løsning med tilpasninger. Iverksette tiltak for å bedre: dokumentasjon av prosessene kompetanse bruk av IKT-systemer

7 Overordnede kost/nytte vurderinger Kostnader Formidle og oppdatere prosessbeskrivelser Tid og utgifter brukt til utarbeiding, arrangement og deltakelse på kurs og seminarer Utarbeiding av maler Tildeling av tilganger og opplæring i bruk av ephorte Nytte Tydeliggjøring av rutiner, roller og ansvar (ref prosesskart) Økt leder- og saksbehandlerkompetanse Økt kvalitet og mindre feil i tilsettingsprosessen Støtter NOKUT pålegg om dokumenterte og ensartede prosesser for hele HiST Redusert risiko for brudd på lovverk (f eks feilaktige midlertidige tilsettinger)

8 Konsekvenser av anbefaling Ingen endringer av organisering, ansvar, tilsettingsmyndighet osv. Dagens prosesskart kan anvendes uavhengig av avdelingenes fremtidige størrelse og lokalisering.

9 Vedlegg OPTIMA s målsetning OPTIMA s mandat Foreslåtte tiltak

10 OPTIMA OPTIMA = Optimal service og ressursutnyttelse Prosjektets målsetting: OPTIMA skal tilpasse de administrative tjenestene, slik at høgskolens administrasjon i framtiden tilbyr de rette tjenester til riktig kvalitet. Målet er at administrasjonen på best mulig måte skal understøtte høgskolens primæroppgaver tilpasset reduserte ressursrammer.

11 Prosjektets mandat : (revidert per ) Avklare hovedelementene i det tjenestetilbudet administrasjonen i HA og dekanens stab skal gi. I fase 1 gjennomgås bibliotek, bygningers drift, IKT og utvalgte arbeidsprosesser innen studie og personal. I fase 2 gjennomgås forskningsadministrasjon, utvalgte prosesser innen økonomi og eventuelt gjenstående prosesser innen personaladministrasjon, studieadministrasjon og bibliotek. For IKT (høgskolens totale IKT-drift og IKT-støtte) skal det foretas en helhetlig gjennomgang og evaluering. For bygningers drift vil det skje en gjennomgang med sikte på harmonisering av tjenestetilbudet ved de ulike studiestedene. Beskrive hvordan disse tjenestene i første omgang skal leveres Identifisere omfanget av ressurser og kompetansenivå som kreves for å levere tjenestene. Definere kvalitetsstandarder og servicenivå. Foreslå tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene Identifisere gevinstområder knyttet til effektivitet, riktig servicenivå og kvalitet. Følge opp iverksettelse av vedtatte endringer og tiltak.

12 Foreslåtte tiltak 1. Prosessdokumentasjon 2. Årlige kurs/samlinger 3. Grunnkurs ved oppstart 4. Individuell opplæringspakke 5. Videreføre personalforum 6. Utarbeide maler i ephorte 7. Elektronisk saksbehandling og kommunikasjon 8. Felles rutiner for mottak av nytilsatte.