Forslag til svar på spm ifm det administrative prosjektet. Fra personalseksjonene i Buskerud og Vestfold, 3 april 2013

Transkript

1 Forslag til svar på spm ifm det administrative prosjektet Fra personalseksjonene i Buskerud og Vestfold, 3 april 2013

2 Bestilling fra det administrative prosjektet:

3 Prinsippskisse administrative saksområder underlagt HR-avdelingen HR Personalservice (reise, tid, mottak nytilsatte) Personalforvaltning (tilsetting, permisjoner opprykk, pensjon m.v) HR-policy (lønnspolitikk, C&C, prinsipper for arb. planl, etiske retningslinjer, personalpolitikk/ kompetanseutvikling m.v) Lønn HMS/IA Organisasjon (OU, lederopplæring/utvikling, IDF/HA/medbestemmelse inkl. lønnsforhandlinger m.v)

4 HR-avdeling- tjenester HR-direktør Stab (stedfortreder og rådgivere) Lønnskontor/ personalservice Bakkenteigen Personalservice Papirbredden Personalservice Kongsberg Personalservice Hønefoss HR-lederstøtte ( rådgivere dedikert fakultet med spesialområder (forutsatt ingen fak,dir/adm sjefer.)

5 HR-organisering modell A. HR direktør (lønnspolitikk, C&C, prinsipper for arb. planl, etiske retningslinjer, personalpolitikk/ kompetanseutvikling m.v. Organisasjon (OU, lederopplæring/utvikling, IDF/HA/medbestemmelse inkl. lønnsforhandlinger Leder - lønnskontor personalservice (reise/tid/ mottak nytilsatte) Personalsjef/stedfortreder? *Lederstøtteteamet *Tilsettinger, permisjoner opprykk, pensjon m.v *HMS/IA *Andre delegerte spesialområder.

6 HR-organisering modell B HR direktør (lønnspolitikk, C&C, prinsipper for arb. planl, etiske retningslinjer, personalpolitikk/ kompetanseutvikling m.v. Organisasjon (OU, lederopplæring/utvikling, IDF/HA/medbestemmelse inkl. lønnsforhandlinger Personalsjef (teamleder?) Buskerud *Lederstøtte *Tilsettinger, permisjoner opprykk, pensjon m.v *HMS * Andre delegerte spesialområder Personalsjef (teamleder?) Vestfold *Lønn *Lederstøtte *Tilsettinger, permisjoner opprykk, pensjon m.v *HMS *Andre delegerte spesialområder

7 Ressurser til HR-avdelingens organisering Ressursramme: Ressurser og stillinger i dagens to personalseksjoner skal dekke ressursbehovet i forslaget til organisering av ny HR-avdeling. Innplassering av ressurser i stillinger og funksjoner skjer i tråd med det sentrale innplasseringsprosjektet. Dersom fakultetsdirektører, administrasjonssjefer e.l underlegges dekanene direkte i linjen vil behovet for dedikerte HR-rådgivere kunne nedskaleres tilsvarende. Innenfor HR-direktørens ytre ramme mtp. ressurser og ansvar er det vesentlig at HR-avdelingens organisering og arbeidsform evalueres og utvikles løpende slik at faglig ledelse og primæraktivitetene opplever best mulig administrativ støtte på driftsmessig og strategisk nivå.

8 Ansvarsområde/ instruks for HR-direktør Stillingstype Stillingskode avdelingsdirektør Formalkrav til stillingen Relevant høyere utdanning (master/hovedfag) Arbeidsted Administrative fellestjeneste/hr-administrasjon (skal dekke HiBV arbeidssted avtales med ny høgskoledirektør) Ansvarsområder og oppgaver Sikre at personalforvaltningen skjer etter gjeldende lov, regelverk og avtaler på området Oppfølging av arbeidsgivers ansvar etter Hovedavtalen dvs: forberede og gjennomføre drøftinger og forhandlinger etter avtaleverket mellom berørte parter ved virksomheten herunder lønnsforhandlinger. Utvikling av styringsdokumenter på HR-området som støtter opp under primærvirksomhetens overordnede målsetninger. Dette innebefatter utvikling av lønnspolitikk, prinsipper for arbeidsplanlegging, etiske retningslinjer, kompetanseutvikling, personalpolitiske retningslinjer, Charter & Code m.v Ansvar for ledelses-, personal- og organisasjonsutvikling. Myndighet og tildelte fullmakter til stillingen Budsjettdisponeringsmyndighet Attestasjonsansvar Personalansvar Stedfortrederansvar dersom gitt av høgskoledirektør

9 Fakultetsvis lederstøtte Ressurser innenfor dekanens personalansvar: Fakultetsdirektør/-rådgiver evt. administrasjonssjefer. Dekanen er nærmeste foresatte. Inngår i dekanens ledergruppe Koordinere fakultetets lederstøtte internt på fakultetet, samt bidra til godt samarbeid med fellestjenester, herunder inneha god «bestillerkompetanse» Rådgiver og støttespiller for dekanen og fakultetets ledergruppe innenfor fakultetets virksomhetsområde Ivareta hovedavtalens bestemmelser om informasjon og medvirkning på fakultetsnivå Oppdragsleder/ - koordinator Ansvar for helhetlig oversikt og gjennomføring av fakultetets prosjektportefølje (bevilgnings-, bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter), herunder allokere riktig kompetanse og ressurser til dette i samarbeid med fakultetets ledergruppe Samarbeide med fellestjenester vedr avtaleinngåelse/ kontrahering, økonomi og rapportering etter behov Studieleder(e) Forvalte fakultetets samlede studieportefølje og bidra til å utvikle denne i tråd med vedtatt strategi Sikre at alle studieplaner og programmer planlegges og gjennomføres i tråd med gjeldende retningslinjer og bestemmelser Lede arbeidsplanleggingen av de faglige og vitenskapelige ansattes gjennomføring av studieporteføljen, herunder koordinere dette med oppdragsleder og øvrige i fakultetets ledergruppe Samarbeide og delta i det koordinerende arbeidet sammen med høgskolens øvrige studieledelse, studieadministrasjon og studiedirektør

10 Dedikerte ressurser levert av fellestjenester: Studieveiledere/ konsulenter (inngår i fellestjeneste Utdanning) Veilede studenter innenfor fakultetets samlede studietilbud og i gjennomføringen av sin utdanning på fakultetet Støtte fakultetets studieleder(e) i utførelsen av sitt arbeid Forskningsrådgiver (inngår i fellestjeneste FoUI) Ha oversikt over tilgjengelige og relevante programmer nasjonalt og internasjonalt Ha kunnskap om søknadsprosess, gjennomføring og rapportering om disse, til støtte for fakultetets forskere Økonomirådgiver (inngår i fellestjeneste Økonomi) Setter opp fakultetets budsjetter etter føringer og prioriteringer fra fakultetets ledelse Rådgi og yte støtte til fakultetet i alle økonomiske spørsmål, herunder bidra med kostnads- og inntektsberegninger i strategi- og prognosearbeid Rapporterer månedlig og på forespørsel regnskap og status mot budsjett, til fakultetet Bistår fakultetet i tertialvis rapportering til høgskoledirektør/n høgskolestyret med regnskap og budsjettrapporter Personalservice (inngår i fellestjeneste HR) Støtte fakultetets ledelse og medarbeidere innenfor alle spørsmål og rutiner som omhandler arbeidstid, ferie og fri, lønn og godtgjørelser, tjenestereiser HR-lederstøtte til fakultetene. Støtte fakultetsledelsen innen personaladministrasjon. Dersom fakultetene ikke har administrasjonssjefer eller tilsvarende bør det dedikeres HR-rådgivere til hvert fakultet.

11 Campusbasert støtte Informasjon, servicesenter, rombooking Bygningers drift og renhold IT og AV støtte Studieadministrasjon, førstelinje for ansatte og studenter Personalservice (reise, arbeidstid, lønn, refusjoner og godtgjørelser) Økonomitjenester (faktura, utlegg, innkjøp)