OPTIMA (optimalisert service og ressursutnyttelse)

Transkript

1 OPTIMA (optimalisert service og ressursutnyttelse) En helhetlig beskrivelse av prosjektet versjon OPTIMA - jbm 1

2 Prosjektets målsetting gml OPTIMA skal tilpasse de administrative tjenestene innen utvalgte områder, slik at høgskolens administrasjon tilbyr de rette tjenester til riktig kvalitet. Målet er at administrasjonen på best mulig måte skal understøtte høgskolens primæroppgaver. ny OPTIMA skal tilpasse de administrative tjenestene, slik at høgskolens administrasjon tilbyr de rette tjenester til riktig kvalitet. Målet er at administrasjonen på best mulig måte skal understøtte høgskolens primæroppgaver. OPTIMA - jbm 2

3 Prosjektets mandat gml Gjennom god informasjon og involverende prosesser skal prosjektet ha fokus på følgende delmål: Avklare hovedelementene i det tjenestetilbudet administrasjonen i HA og dekanens stab skal gi, spesielt innenfor studieadministrasjon, personal og bibliotek. Beskrive hvordan disse tjenestene i første omgang skal leveres Identifisere omfanget av ressurser og kompetansenivå som kreves for å levere tjenestene. Definere kvalitetsstandarder og servicenivå ut fra den forutsetning at antall administrative årsverk ikke skal øke. Foreslå tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene Identifisere gevinstområder knyttet til effektivitet, riktig servicenivå og kvalitet Følge opp iverksettelse av vedtatte endringer og tiltak Prosjektets styringsgruppe er også styringsgruppe for tilpassinger av IKT, og bygningers drift koplet til flytting av ASP fra Ranheimsveien til Øya helsehus. gjennomgang av økonomi og forskningsadministrasjon (vår 2008) ny Gjennom god informasjon og involverende prosesser skal prosjektet ha fokus på følgende delmål: Avklare hovedelementene i det tjenestetilbudet administrasjonen i HA og dekanens stab skal gi. I fase 1 gjennomgås bibliotek, bygningers drift, IKT og utvalgte arbeidsprosesser innen studie og personal. I fase 2 gjennomgås forskningsadministrasjon, utvalgte prosesser innen økonomi og eventuelt gjenstående prosesser innen personaladministrasjon, studieadministrasjon og bibliotek. For IKT (høgskolens totale IKT-drift og IKT-støtte) skal det foretas en helhetlig gjennomgang og evaluering. For bygningers drift vil det skje en gjennomgang med sikte på harmonisering av tjenestetilbudet ved de ulike studiestedene. Beskrive hvordan disse tjenestene i første omgang skal leveres Identifisere omfanget av ressurser og kompetansenivå som kreves for å levere tjenestene. Definere kvalitetsstandarder og servicenivå ut fra den forutsetning at antall administrative årsverk ikke skal øke. Foreslå tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene Identifisere gevinstområder knyttet til effektivitet, riktig servicenivå og kvalitet Følge opp iverksettelse av vedtatte endringer og tiltak OPTIMA - jbm 3

4 OPTIMA - organisering Styringsgruppe Ann Elisabeth Wedø, høgskoledirektør (leder) Odd Morten Mjøen, representant programansvarlige Lars Nygård, representant dekanene May Sigrid Olsen, representant HA Bente Tapuwa Hansen, representant dekanstaber Thor Olaf Albriktsen, tillitsvalgt Daniel Georg Weber, studentene Ernst & Young v/ Willy Eidissen Nelly Maske Astrid Bjørgum Mari Bjørngård Prosjektleder, delprosjekteiere og E&Y møter fast Prosjektgruppe prosjektleder Børre Melsom delprosjekteiere (Knut Aspås, Kari Berget, Hans-Jørgen Leksen) Vigdis Kristiansen, tillitsvalgt E&Y-representant Ledermøtet Ressursgruppe bemanning Kjell Hansen Møteforum Prosjektledere + E&Y Økonomi DPE: Knut Aspås DPL: Forskningsadministrasjon: DPE: Kari Berget DPL: Studie DPE: Kari Berget DPL: Eva Terese Voldhagen og Hege Barreth Jacobsen Personal DPE: Hans-Jørgen Leksen DPL: Erik Lunde Bibliotek DPE: Kari Berget DPL: Morten Thoresen IKT: DPE: Hans-Jørgen Leksen DPL: Vidar Solheim Bygningers drift: DPE: Knut Aspås DPL: Tormod Bekken OPTIMA - jbm DPE: Delprosjekteier, DPL: Delprosjektleder 4

5 Roller Styringsgruppe Beslutte mandat og overordnede planer for prosjektet Prioritere aktiviteter og vurdere tiltak underveis Anbefale en plan for gjennomføring av identifiserte endringstiltak Ta beslutninger i forhold til økonomi, framdrift og kommunikasjon i prosjektet. Beslutte om tiltak etc. skal fremmes for høgskolens ledelse for behandling, evt. anbefale behandling i høgskolestyret. Følge opp iverksetting av tiltakene Prosjektgruppe Har det løpende oppfølgingsansvar for prosjektet på vegne av styringsgruppen. Samordning og avklaringer mellom delprosjektene. Forberede saker som skal opp i styringsgruppen. Sikre framdrift i prosjektet Prosjektleder Daglig prosjektledelse, koordinering og pådriveransvar for prosjektet. I samråd med delprosjekteiere og evt. Ernst & Young Forberede og gjennomføre intervjuer og arbeidsmøter Forberede og gjennomføre spørreundersøkelser og brukerundersøkelser Utarbeide forslag som skal behandles i prosjektgruppen og evt. fremmes for styringsgruppen Være styringsgruppens sekretær. Møteforum - prosjektledere Samtaleforum for prosjektleder, delprosjektledere og Ernst & Young. Delprosjekter Delprosjekteiere I samråd med delprosjektlederne avklare premisser og ressurser for delprosjektarbeidet Delprosjektleder Ledelse av delprosjekt Delprosjektgruppe Gjennomføre nødvendige aktiviteter og utarbeide dokumentasjon og forslag til tiltak. Linjeledere Har ansvar for implementering av vedtatte tiltak og endringer. Bidra med informasjon til sine respektive miljøer Bidra med ressurser til intervjuer, arbeidsmøter og lignende Bidra til at nødvendig dokumentasjon fremskaffes Ressurs- og referansegrupper HiSTs ledermøte Rimelighetsvurdere prosjektets resultater Ressursgruppe bemanning Bidra med informasjon om lover og avtaler i arbeidslivet, og forslag til prosesser som ivaretar disse. Ernst & Young Faglig og metodisk veiledning Hjelp til bruk av dokumentasjonsteknikker Bidra ved behov til gjennomføring av møter og utarbeidelse av tiltak/resultater. Bidra med nødvendige aktiviteter i henhold til delprosjektenes behov OPTIMA - jbm 5

6 Metode faser og leveranser Dagens situasjon Endringsagenda Framtidas situasjon Eksempel AS IS Eksempel TO BE SA Fakultet Institutt SA Fakultet Institutt ? NEI? JA Startaktiviteter Arbeidsmøter Prosessforbedring Valideringsarbeidsmøte Introduksjon til prosjektet Identifisere fokusområder og angi grad av gevinstmulighet Innhente opplysninger om dagens arbeidssituasjon Angi mål og føringer for utvalgte funksjoner Beskrive framtidsløsninger, kvalitet og kompetanse Utarbeide forslag til tiltak for å oppnå ønsket framtid Gjøre kost/nytte vurderinger Bekrefte og prioritere tiltak Lage gjennomføringsplan Iverksette tiltakene OPTIMA - jbm 6

7 Milepeler Planlagt dato Milepel nr M1 Beskrivelse av milepel Når mandat er beslutta av styringsgruppa M2 Når prioritering av fokusområder/prosesser er gjennomført M3 Når forslag til fremtidens situasjon foreligger M4 Når tiltaksplaner foreligger og kost/nytte-vurderinger er gjort M5 M6 Når forslag til gjennomføringsplan er utarbeidet. Start av iverksetting. Oppfølging av iverksettingene. UTDATERT se sak 13! OPTIMA - jbm 7

8 Ressurser Prosjektets ressursbehov (grovt estimat pr ) Personalressurser Hvert delprosjekt trenger ca. 10 dagsverk for delprosjektmedlemmer, og 15 dagsverk for delprosjektleder. Dette tilsvarer: Studie: ca. 720 timer Personal: ca.600 timer Bibliotek: ca. 550 timer (avhengig av hvordan dette delprosjektet mandat blir!) Bruk av ledere, ressurspersoner, etc. Meget vanskelig å estimere på dette tidspunkt Økonomi Ønskede budsjett til delprosjektene Studie ,- Personal ,- Bibliotek ,- Bruk av Ernst & Young estimeres når detaljerte prosjektplaner foreligger. UTDATERT se sak 15! OPTIMA - jbm 8

9 Delprosjektene: UTDATERT se sak 11! Se egne dokumenter eksempel: OPTIMA - jbm 9

10 Informasjon og kommunikasjonsplan UTDATERT se sak 14! I tilegg til informasjon som blir gitt av ledere, vil prosjektet forløpende informere via ansattportalen (se under Organisasjon / Prosjekter/OPTIMA ) Kommunikasjonsplan pr Planen videreutvikles etter styringsgruppens møte OPTIMA - jbm 10

11 Prosjektregnskap Prosjektet inkl alle delprosjekter skal føre et prosjektregnskap hensikten med regnskapet er å bedre oversikt over ressursforbruket. bidra til å lage norm/maler for prosjektregnskap i HiST Ressurser det skal føres for: Ernst & Young Prosjektledelse Arbeidstimer som ledere benytter i prosjektet til deltakere i prosjektgruppene til ressurspersonene som benyttes» Ressursgrupper, personer som blir intervjuet eller blir involvert i prosessene OPTIMA - jbm 11

12 Prosjektets vevsider Se ansattportal under: Organisasjon/Prosjekter/OPTIMA Her kan du si din mening og finne informasjon. OPTIMA - jbm 12