Notat. Bistandsprosjekt - Høgskolen i Nesna Andre statusrapport. Kunnskapsdepartementet Agenda Dato: Emne: Til: Fra:

Transkript

1 Notat Til: Fra: Kunnskapsdepartementet Agenda Dato: Emne: Bistandsprosjekt - Høgskolen i Nesna Andre statusrapport Ut fra vår rolle i dette bistandsprosjektet som er: Kvalitetssikring av høgskolens tiltaksplaner Prosesstøtte og erfarings- og kompetansetilføring i gjennomføring av tiltakene Evaluering av prosesser og resultater med rapportering til høgskolen og departementet for å sikre framdriften og eventuelt foreta justeringer vil vi rapportere følgende: Høgskolens organisering av arbeid med tiltaksplanene Vi ser fremdeles et behov for at høgskolen organiserer arbeidet med tiltaksplanene på en noe strammere måte enn hittil.høgskolen tar nå skritt for å bedre situasjonen. Vi har anbefalt at høgskolen legger følgende opplegg til grunn: Det lages en uttømmende opplisting av alle hovedaktiviteter, med delaktiviteter under hver av disse. En liste over hovedaktivitetene kan f eks være: (1) Reduksjon av kostnader og økning av inntekter i budsjett 2008 (2) Etablering av nytt studieadministrativt system (3) Utarbeidelse av intern budsjettfordelingsmodell (4) Utarbeidelse av verktøy for kalkulasjon av studier (5) Utarbeidelse av ny administrativ organisasjonsmodell (6) Utarbeidelse av faktorsystem for undervisning (7) Utarbeidelse av budsjett 2009 (8) Utarbeidelse av studieprogram 2009/2010 (9) Markedsføring av studieprogrammet 2009/2010 (10) Personalmessige og organisatoriske konsekvenser av budsjett 2009 og studieprogram 2009/2010 (11) Gjennomgang av høgskolens strategiske plan og årsplan for 2009 (12) Kommunikasjonsplan for omstillingsarbeidet

2 Agenda Side 2 Med basis i den fullstendige opplistingen defineres det: Start- og avslutningstidspunkt for alle hoved- og delaktiviteter Milepæler og sjekkpunkter for aktivitetene Hvilke aktiviteter som kan gå parallelt og hvilke som må være sekvensielle, blant annet for å klargjøre avhengigheter, slakk og kritiske linjer. Ansvarlige for hoved- og delaktiviteter For å holde oversikt, sikre framdrift, legge grunnlag for styring og for informasjon om prosjektet har vi anbefalt at den samlede prosjektplanen framstilles i et enkelt GANTT-diagram. Vi har videre anbefalt at følgende må avklares evt presiseres når gjelder prosjektstyringen: Det må være klarlagt hvem som er omstillingsprosjektets styringsgruppe og hvilket mandat denne har. Ledergruppen kan være det, men da må denne delen av gruppens arbeid organiseres klarere, med mandat, faste sjekkpunkter og gjennomganger, rapporteringsrutiner og dokumentasjon av beslutninger. Det bør overveies hvorvidt det er nødvendig at hele ledergruppen er styringsgruppe eller om det er mer hensiktsmessig med en mindre gruppe, og om tillitsvalgte bør tiltre gruppen. Rapporteringsrutiner mellom prosjektleder og styringsgruppe må være fastlagt. Det må være helt klart hvem det er som er hovedprosjektleder. Vi har stilt spørsmål ved om en av lederne bør fristilles fra andre oppgaver og settes på som prosjektleder, og har bedt om at det overveies om andre enn rektor og direktør bør inneha rollen. Det må være helt klart hvem som er delprosjektledere for de ulike hovedaktivitetene og hvem som inngår i de ulike delprosjektgruppene. Rapporteringsrutiner mellom delprosjektledere og hovedprosjektleder må være formalisert. En enkel prosjektlogg knyttet til hoved- og tilleggsaktiviteter, som dokumenterer status ved milepæler og sjekkpunkter, avvik og endringer i prosjektplan, bør tas i bruk. Høgskolens ledelse har i all hovedsak sluttet seg til vårt forslag. Styringen av omstillingsarbeidet legges til en styringsgruppe bestående av rektor, prorektor, direktør, studiesjef og økonomi- og personalsjef. To tillitsvalgte går inn i gruppen. Gruppen ledes av direktør. Det arbeides med å finne en person ved høgskolen som kan inneha rollen som hovedprosjektleder for omstillingsarbeidet. Arbeidet med å lage en prosjektplan og å ta i bruk et prosjektstyringsverktøy er påbegynt. Det er ennå for tidlig å si om når høgskolens organisering av arbeidet med tiltaksplanene vil bli forbedret. Vi følger opp dette arbeidet og gir også noe støtte mht utarbeidelse av en prosjektplan og forbedring av prosjektstyringen..

3 Agenda Side 3 I det følgende vil vi gi en kort statusrapport knyttet til de ulike hovedaktivitetene. Reduksjon av kostnader og økning av inntekter i budsjett 2008 Vi har ikke gått inn i budsjett- og regnskapssituasjonen for 2008, herunder heller ikke sett nærmere på de ulike kostnadsreduserende tiltak eller tiltak for å øke inntektene. Høgskolen opplyser at innsparingstiltakene som ble satt i verk tidligere i høst har ført til at man nå styrer mot balanse eller et lite mindreforbruk i forhold til innvilget budsjettramme for De har imidlertid lagt fram regnskapsanalyser ut over halvårsregnskapet som viser dette. Vi har derfor foreløpig ikke grunnlag for gi noen vurdering av om man vil oppnå et slikt resultat. Etablering av nytt studieadministrativt system Vi har hatt et møte med gruppen som arbeider med innføring av nytt studieadministrativt system. Dette arbeidet virker godt organisert og planlagt, og det tas sikte på å ha nytt system testet og klart til å tas i bruk 16 mars Den kritiske faktoren er opprydding i det gamle systemet og konvertering til nytt system. Gruppen er usikker på hvor mye dette arbeidet vil forsinke den planlagte framdriften. Det må også tas grep for å se på bemanningen knyttet til ansvaret for det nye systemet. Konsekvensene av å fortsette med nåværende bemanning vil være at fortsatte feil gjøres og at opplæringen i nytt system ikke kan starte. Vi har anbefalt skolens ledelse å treffe de nødvendige beslutninger umiddelbart og iverksette omplasseringstiltak. Ledelsen har sluttet seg til denne anbefalingen. Utarbeidelse av intern budsjettfordelingsmodell og verktøy for kalkulasjon av studier Dette arbeidet er kommet i gang med assistanse fra oss. Status for arbeidet vil bli oppsummert på et arbeidsmøte 20 november der vi skal delta. Vi er innstilt på å avsette en del ressurser slik at budsjettfordelingsmodellen kan tas i bruk i budsjettforslaget for 2009 som legges fram for styret 8 desember. Videre vil vi bidra for å fullføre arbeidet med utvikling av verktøy for kalkulasjon av studier slik at departementets krav om konsekvensanalyse av studieprogrammet for 2009/2010, jf brev av 11 november 2008, kan oppfylles. Utarbeidelse av ny administrativ organisasjonsmodell Dette spørsmålet har vært til drøfting i to halvdagsmøter. Direktøren utarbeider på grunnlag av dette forslag til visse omorganiseringer og besparelser, bl a reduksjon av ressurser til seksjonsledere.

4 Agenda Side 4 Forslaget sendes ut på høring og legges fram for tjenestemannsorganisasjonene. Det hadde vært ønskelig med en behandling av ny administrativ organisasjonsmodell i styret 8 desember 2008, men vi er usikre på om dette vil være mulig. Vi assisterer i utarbeidelse av forslaget som skal forelegges styret. Utarbeidelse av faktorsystem for undervisning Arbeidet med avvikling av normavtale for organisering av fagansattes årsverk og utarbeidelse av et faktorsystem for undervisning er ikke påbegynt. Dette må startes opp forholdsvis raskt, siden faktorsystemet vil ha betydning for disponering av de fagansattes årsverk, herunder utarbeidelse av arbeidsplaner og identifisering av overtallige. Utarbeidelse av budsjett 2009 Arbeidet er startet opp, bl a med grunnlag i forslaget til studieprogram for 2009/2010 og departementet presiseringer av budsjettforutsetningene i brev av 11 november Budsjettet vil bli behandles sammen med et konsekvensvurdert forslag til studieprogram på styremøtet 8 desember Utarbeidelse av studieprogram 2009/2010 Styret fikk seg forelagt forslag til studieprogram 2009/2010 til sitt seminar 12 november og styremøte 13 november. Bjelleutvalgets innstilling ble også forelagt styret til førstegangsbehandling. Styret ga rektor fullmakt til å melde inn et foreløpig forslag til studieprogram til Samordnet opptak innen 1 desember 2008, men utsatte den endelige behandling av studieprogrammet til møtet 8 desember 2008 for få bedre mulighet til å se budsjett og studieprogram i sammenheng. Det endelig forslag til studieprogram vil også være konsekvensvurdert. Eventuelle endringer i rektors foreløpige innmelding kan meldes Samordnet opptak innen fristen for endelig innmelding av studieprogram. Personalmessige og organisatoriske konsekvenser av budsjett 2009 og studieprogram 2009/2010 Siden det er overveiende sannsynlig at både nytt studieprogram for 2009/ og forslag til ny organisering av administrasjonen vil medføre endringer i personellsammensetningen, herunder nedbemanninger, har vi anbefalt høgskolens ledelse før styremøtet 8 desember 2008 å avklare med tjenestemannsorganisasjonene hvilke prosedyrer som vil bli fulgt og hvilke frister som vil bli satt når disse spørsmålene skal håndteres konkret etter styremøtet.

5 Agenda Side 5 Markedsføring av studieprogrammet 2009/2010 På grunnlag av nytt studieprogram og budsjett for 2009 må markedsføring av høgskolen for studieåret 2009 planlegges før styremøtet 8 desember, slik at tiltakene kan iverksettes etter styremøtet, og tidligst mulig på nyåret En intern gruppe ved høgskolen arbeider med rekrutteringsspørsmål. Vår vurdering er at gruppen må forsterkes, bl a ved at dekanene tar et større ansvar for rekrutteringen enn det som har vært tilfelle inntil nå og at både ansatte og studenter mobiliseres i dette arbeidet. Vårt forslag er også at markedsføring og rekruttering organiseres som et delprosjekt innenfor prosjektplanen for omstillingsarbeidet., se ovenfor. Gjennomgang av høgskolens strategiske plan og årsplan for 2009 Eventuelle endringer i høgskolens strategiske plan og handlingsplan for 2009 ser vi på som konsekvenser av styrevedtakene 8 desember 2008 hvor budsjett og studieprogram skal behandles og 24 januar 2009 hvor Bjelleutvalget skal endelig behandles. Oppstart av dette arbeidet kan derfor utstå til januar Kommunikasjonsplan for omstillingsarbeidet Foreløpig er det ikke utarbeidet noen kommunikasjonsplan for omstillingsarbeidet, verken for den eksterne eller interne kommunikasjon. Mangelen på en slik plan og liten kraft i gjennomføringen av den vil snart kunne bli kritisk. Dette arbeidet må derfor forseres. Generell vurdering Vår vurdering er at høgskolen nå går inn i en kritisk fase der det skal stilling til mange viktige spørsmål og hvor mange tiltak må komme på plass og gjennomføres. Det er for tiden et stort press på ledere og nøkkelpersoner ved høgskolen, og organisasjonen er svært sårbar dersom spesielle hendelser skulle inntreffe. Vi tror høgskolen foreløpig har nok og gode nok ledelses- og utredningsressurser til å gjennomføre tiltakene, men vil holde oss løpende oppdatert om utviklingen og rapportere til departementet dersom det blir nødvendig å sette inn mere ressurser.. Rapportering til departementet, møte med høgskolen Vi vil rapportere neste gang til departementet etter styremøtet 8 desember Vi vil i tillegg foreslå et møte mellom styringsgruppa ved høgskolen, representanter for departementet og oss, enten torsdag 11 eller fredag 12 desember Otto Hauglin