Oppfølging av den administrative bemanningsplanen

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Oppfølging av den administrative bemanningsplanen Allmøte 20. november 2013 Fakultetsdirektør Trine Moe Assisterende fakultetsdirektør Kim Ove Hommen

2 Dagsorden Bakgrunn Prosjektgruppens arbeid - fremdriftsplan Plan for informasjon Spørsmål, kommentarer, diskusjon

3 Bakgrunn: Administrativ bemanningsplan Vedtatt i fakultetsstyret i november 2012 Behov for justeringer etter administrativ omstilling i 2007 Faglig langsiktig bemanningsplan (fra 2010) Ny strategi for HF der det også ble bestemt at det skulle lages en bemanningsplan for administrasjonen Intern evaluering av instituttsammenslåingen våren ingen endring i instituttstrukturen

4 Utvikling siden 2007: Økning og desentralisering av administrative oppgaver på fakultets- og instituttnivå Studieadministrasjon og internasjonalisering: Nye studietilbud, cotutelle-avtaler, internasjonalisering, alumnus, flere rapporteringer, EVU Personaladministrasjon: Flere eksternt finansierte årsverk, flere internasjonale medarbeidere, komplekse personalsaker, pagaweb Økonomioppfølging: Rapportering, budsjettfordeling, økonomioppfølging (PA),Prosjektoppfølging, særlig EU, EVU Forskningsadministrasjon: Bistand i søknadsfasen, administrativ prosjektstøtte, rapportering Forskerutdanning: Handlingsplan, forskerskoler, midtveisevaluering, studieadministrasjon (FS) Formidling: Websider, samfunnsdialog Annet: Førstelinje, ephorte, tekniske funksjoner

5 Innhold i administrativ bemanningsplan 2012 Kvantitativ del: Tallmateriale; utvikling i administrative årsverk, BOA, studenttall Kvalitativ del: Samtaler med den enkelte administrativt ansatte, ledergruppene på instituttene og fakultetet Vurderinger: Ressursbehov Punkter til oppfølging

6 Ressursanalyse Spørsmål: Hvordan vurderes de administrative ressursene ved instituttet, senteret eller seksjonen totalt sett? Hvordan er ressursfordelingen i forhold til administrative hovedområder? Hvor mangler det ressurser? Hvor mye? Hvor kan ressurser overføres fra et område til et annet? Hvor brukes det mer ressurser enn det totalt sett er rom for? Er det oppgaver som burde overføres til et annet nivå?

7 Kartlegging: Funn - ressursbehov Institutter, sentre og fakultet Flere oppgaver krever spisskompetanse Flere oppgaver krever samarbeid på tvers av nivåer og seksjoner

8 Kartlegging: Konklusjoner i planen Få muligheter for refordeling av ressurser mellom administrative arbeidsfelt eller mellom nivåene innenfor dagens bemanning Men behov for gjennomgang og oppfølging på flere punkter:

9 Oppfølgingspunkter i planen 1. En eventuell styrking av administrative stillinger bør behandles som en del av den årlige budsjettprosessen. Dette er fulgt opp med flere administrative stillinger i budsjett for 2013 og Gjennomgang av ansvars- og arbeidsfordelingen mellom fakultets- og instituttnivå med tanke på justering og tydeliggjøring av roller og myndighet. Hva fikk vi ikke helt på plass i 2007 Hvor ligger ansvaret for nye oppgaver som har kommet til etter 2007 Hvor er ansvaret utydelig eller uhensiktsmessig 3. Organisering av fakultetsadministrasjonen 4. Effektivisering og forenkling av administrative arbeidsprosesser Oppfølging av den administrative bemanningsplanen behandlet i fakultetsstyret i september og oktober 2013

10 Hvordan gå fra den individuelle vurderingen til å se på helheten for fakultetet? Hvordan styrke fellesskaps-perspektivet? Hvor har fakultetet samlet behov for å justere seg? er ansvaret lagt på rett sted? hvor er ansvaret utydelig? er arbeidsfordelingen mellom fakultet og institutt fornuftig eller bør den justeres? kan vi gjøre noe annerledes for å omprioritere ressurser til nye oppgaver? endringer skjer hele tiden hvordan tilpasser vi oss dette?

11 Prosjektgruppen Kim Ove Hommen (leder) - Ass. fakultetsdirektør Ronald Worley - Studiesjef Susanne Ostendorf - Gruppeleder Personal Annhild Fetveit - Gruppeleder Økonomi Kirsten Moen - Forskningsrådgiver Siri Fredrikson - Administrasjonssjef Britt Kristin Holsen - Administrasjonssjef Stig Morten Frøiland - Seniorrådgiver POA Unni Karin Utvik - Rådgiver (sekretær)

12 Prosjektgruppen Prosjektgruppens mandat er å utrede og foreslå: en tydeliggjøring og/eller justering av ansvar og myndighet på fakultets- og grunnivå innenfor dagens organisatoriske struktur eventuelle endringer i administrativ bemanning som følge av dette justeringer i organisering av de administrative nettverkene en organisasjonsmodell for fakultetsadministrasjonen som fører til best mulig administrative tjenester til våre overordnede, samarbeidspartnere og brukere. Prosjektgruppen skal konkretisere hvilke administrative arbeidsfelt som bør følges opp med tanke på effektivisering og forenkling og foreslå hvordan dette kan gjøres.

13 Styringsgruppen Trine Moe - Fakultetsdirektør (leder) Margareth Hagen - Dekan Leiv Egil Breivik - Instituttleder Britt-Karin Muri - Underdirektør ved POA Jørgen Melve - Representant fra NTL Randi Barndon - Representant for forskerforbundet Unni Utvik - Rådgiver (sekretær) Styringsgruppen skal: gi sin vurdering av prosjektgruppens forslag og legge frem forslag til ny organisering av fakultetsadministrasjonen samt forslag til tydeliggjøring av ansvars- og arbeidsdeling mellom nivåene for fakultetsstyret.

14 Plan for prosjektgruppens arbeid Tidsplan Sept. okt Nov jan Feb mars 2014 April 2014 Mai 2014 Aktiviteter Fakultetsstyret setter ned en prosjektorganisasjon og vedtar mandat for denne Utredningsfase Skrivefase Ferdig rapport oversendes Styringsgruppen Behandling i Fakultetsstyret

15 Sentrale informasjons- og drøftingsarenaer Informasjons- og drøftingsutvalget Forhandlingsutvalget Dekanat og instituttledermøter Administrasjonssjefsmøte Møte med instituttene/sentrene Møte med seksjonene/avdelingsmøte Allmøter (november 2013, april 2014) Mere detaljert informasjonsplan ligger på nettsidene

16 Detaljert informasjonsplan (pr ). Oppfølging av administrativ bemanningsplan Dato Deltakere, møtearena Agenda juni IDU -Informasjon om oppfølging av bemanningsplan 04. september Avdelingsmøte - fakultetsadm Informasjon og dialog 04. september IDU Informasjon og dialog om fakultetsstyresak 58/ september Fakultetsstyret Fakultetsstyresak 58/13. Rammer, prosjektgruppe og mandat 18. september Forhandlingsutvalget Fakultetsstyresak 58/ oktober Fakultetsstyret Fakultetsstyresak 82/13. -Justering av mandat for prosjektgruppen 29.oktober Styringsgruppemøte Oppstartsmøte November-januar Prosjektgruppen Informasjonsinnhenting, dialog med enhetene 15. november IDU Prosjektplan og Informasjonsplan 18.november Prosjektleder/web ansvarlig Lansering av nettside for prosjektet 20. November Alle HF Allmøte/åpent møte 15. november IDU Status og drøfting 13. desember IDU Status og drøfting januar Styringsgruppen Status fra prosjektgruppen Februar-mars Prosjektgruppen Analyse av data og skrive rapport med anbefalinger Februar Forhandlingsutvalget -Status og drøfting. Informasjonsplan 26. februar Styringsgruppen Status fra prosjektgruppen April Styringsgruppen Utkast til rapport fra prosjektgruppen April Styringsgruppen, Prosjektgruppen Overlevering av rapport til Styringsgruppen April Alle HF Allmøte prosjektgruppens rapport April/mai Forhandlingsutvalget Prosjektgruppens rapport. Styringsgruppens kommentarer Mai IDU Fakultetsstyresak Mai Fakultetsstyret Fakultetsstyresak: -Justering av ansvars- og arbeidsoppgaver mellom nivåene. Organisering av fakultetsadministrasjonen Juni IDU Fakultetsstyresak Juni Fakultetsstyret Plan for effektivisering og forenkling av administrative arbeidsfelt

17 Nettsider for prosjektet