Status og videre planer

Transkript

1 Administrativt utviklingsarbeid ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Status og videre planer Solstrandsamlingen april

2 Utviklingsarbeidets målsetning: å legge til rette for en konstruktiv utviklingsprosess som sikrer at den samlede administrasjonen tilpasses vår nye ledelsesmodell ved at en finner en organisering som best mulig støtter opp om, og dermed styrker fakultetets primærfunksjoner innen forskning, undervisning og formidling 2

3 Prosessen så langt: Fakultetsreformen Kontorsjefsamling august 04 (Bekkjarvikgjengen) Fakultetsstyrebehandling september 04 Styringsgruppe oppnevnt Styringsgruppen oppnevner undergrupper innen personal, studie, økonomi og forskningsadministrasjon Oppdrag: Kartlegging Undergruppene i arbeid oktober-januar Januar 05: Undergruppene leverer sine rapporter Grundig dokumentasjon av gjeldende rutiner Dokumentasjon av nye rutiner Konkrete innspill til videre prosess Februar 05: Styringsgruppen vedtar videre plan 3

4 Videre prosess Supplerende kartlegging; Institutter, sekretariat, ledere og administrativt ansatte - Besøksrunde alle enheter - Intervjuer med kontorsjef og instituttledere - Spørreundersøkelse alle administrativt ansatte - Dialogmøte med ledergruppen Undergruppene samles; Rutiner innen hvert fagfelt gjennomgås Forslag til optimal organisering diskuteres Utvikling av kompetanseutviklingsprogram Kokebøkene videreutvikles og gjøres tilgjengelig Styringsgruppen; Utarbeider helhetlig plan 4

5 Høringsrunde Fakultetsstyrebehandling Allmøte Høsten 2005 Innledes med seminar Bekkjarvik-gjengen Videreutvikling Forberedelse til implementering Implementering Felles rutiner og organisering Kompetanseutviklingsprogram (alle grupper, kollegagrupper, modulbasert individuelt tilpasset opplæring) 5

6 Hva er viktig? Lederforankring Inkluderende prosess Interne krefter Åpen prosess Profesjonell gjennomføring Klare målsetninger Resultater 6

7 Lederforankring Tiltaket foreslått av Bekkjarvik-gjengen Iverksetting vedtatt av Fakultetsstyret Fortløpende informasjon til ledergruppen Intervjurunde alle ledere Dialogmøte med instituttlederne Høringsrunde alle institutter Fakultetsstyrebehandling av endelig plan Bekkjarvik-gjengen sentral i videre utvikling og implementering høsten

8 Inkluderende prosess Bekkjarvik-gjengen Bredt sammensatt styringsgruppe 4 (3) undergrupper (6-10 medlemmer) Instituttbesøk Lederundersøkelser 8

9 Interne krefter Den enkelte administrativt ansatte Bredt sammensatte undergrupper Interne konsulenter Fagforeningsrepresentasjon Personal- og økonomiavdelingen Unifob-deltakelse Ledergruppen 9

10 Åpen prosess Allmøter Oktober, april, juni Kontorsjefene Mailer og informasjon sendes videre ut fra dem Nettsted Holdes fortløpende oppdatert Alle relevante dokumenter Besøksrunden Høring 10

11 Profesjonell gjennomføring Klare målsetninger Resultater 11

12 Besøksrunde: Innledet med felles morgenkaffe Samtale med kontorsjef Antall administrativt ansatte Årsverk Årsverk institutt Lokalisering av instituttet Plassering av administrasjonen Stillingsinstrukser (der disse finnes) Interne rutinebeskrivelser (der disse finnes) Informasjonsformidling Etter- og videreutdanning 12

13 Samtaler med alle administrativt ansatte (med fokus på dagens arbeidsoppgaver og ansvarsområder) Webbasert spørreskjema Arbeidsfelt Bakgrunn Klarhet om egne arbeidsoppgaver Varierte/utfordrende oppgaver Arbeidsbelastning Deltakelse i EVU siste fem år Behov/tilbud EVU Informasjon og samarbeid, internt (eget institutt) og ekstern (andre enheter ved UiB) Konkrete innspill til utviklingsarbeidet 13

14 Samtale med instituttleder Hvordan fungerer samarbeidet med egen administrasjon? - herunder vurdering av dagens arbeidsdeling mellom kontorsjef og instituttleder Instituttleders subjektive vurdering av: - om det er tilstrekkelig kompetanse i den lokale administrasjonen i forhold til de oppgavene som skal løses - om administrasjonen er rett dimensjonert i forhold til oppgavene - om servicenivået er som ønsket (- om leder selv føler at han har tilstrekkelig kompetanse for å inneha økonomi- og personalansvaret som ligger til stillingen) 14

15 Rapport fra besøksrunden (under utarbeidelse): Oppsummering av målsetningene for prosessen Hovedpunktene fra undergruppenes rapporter Gjennomgang av observasjonene fra besøkene Oppsummering av spørreundersøkelsen Instituttledernes innspill Kritisk gjennomgang av styrker og svakheter ved dagens organisering Drøfting av mulige modeller for organisering Gjennomgang av plan for systematisk kompetanseoppbygging 15

16 Spørreundersøkelsen (Status: 44 av 55 har svart, fakultetsekretariatet (23) ikke inne) Utdanning Høyere utdanning 26 av 39 Hovedarbeidsfelt Ekspedisjon/generell administrasjon 10 (+8) Studieadministrasjon 10 (+4) Økonomiadministrasjon 7 (+6) Personaladministrasjon 3 (+6) Forskningsadministrasjon 2 (+1) Lederoppgaver 7 (+2) Annet 2 (+3) Endring av arbeidsoppgaver 21 av 40 har i løpet av de tre siste årene skiftet hoved- eller biarbeidsfelt Utfordringer 34 av 37 opplever arbeidet som positivt utfordrende 16

17 EVU 36 av 36 opplever lokal leder som helt eller delvis positiv til deltakelse 27 av 35 mener at UiBs opplæringstilbud gir gode muligheter for opplæring i jobben 24 av 35 savner ofte relevant opplæringstilbud ved UiB 19 av 30 vegrer seg for å delta på EVU på grunn av stort arbeidspress (20 av 30 opplever arbeidspresset som vedvarende for stort, 28 av 35 oppgir at det er for stort i perioder) Kartlegging av omfang EVU-deltakelse siste fem år Så langt viser tallene relativt sett en lav deltakelse! Kommentarfeltene gir mange konkrete innspill til forbedringer 17

18 Informasjon 36 av 38 får regelmessig informasjon egen enhet 33 av 38 får god informasjon om hva som skjer ved UiB 29 av 38 logger seg regelmessig på Intranettet 14 av 32 ønsker seg mer systematiske former for informasjonsutveksling ved egen enhet 24 av 31 ønsker seg mer systematisk informasjon og samarbeid med andre enheter 18

19 Oppsummerende kommentarer 31 av 33 tror at det er mulig å forenkle eller forbedre administrative rutiner for å rasjonalisere den administrative tidsbruken 16 av 23 har (så langt!) brukt kommentarfeltet til å komme med konkrete innspill (små og store) til forenklinger og forbedringer 19

20 Ledersamtalene Forholdstall (antall administrativt ansatte sett i forhold til total stab) 1:12 3 institutter 1:16 1 institutt 1: institutter Rett dimensjonert Instituttlederne 5 av 8 JA Nærhet til instituttleder Plassering: 4 JA, 4 DELVIS Daglig kontakt: 8 av 8 Samarbeid andre enheter: 6-LITE 2-NOE Skriftlige stillingsbeskrivelser/rutinebeskrivelser: Gjennomgående svært lite 20

21 Informasjon 6 av 8 enheter har ukentlige postmøter eller ledergruppemøter 6 av 8 enheter har ikke tatt i bruk Intranettet 7 av 8 enheter har dårlig oppdaterte Internettsider 7 av 8 enheter utarbeider ukentlig/månedlig infoblad til alle ansatte 21

22 Etter- og videreutdanning - 8/8 har egen budsjettpost - 7/8 har ikke bevisst/uttalt politikk på feltet - 8/8 har ingen skriftlige planer for den enkelte - 7/8 driver ikke internt utviklingsarbeid - 6/8 mener det ikke er tilstrekkelig kompetanse pr. idag - 6/8 mener det finnes forbedringspotensiale når det gjelder UiBs samlede tilbud 8/8 er helt eller delvis bevisst ansvaret Holdningene til pågående utviklingsarbeid er gjennomgående positive 22

23 Service og samarbeid Instituttlederne: Godt samarbeid og god service, lokalt og fra fakultetssekretariatet Kunne servicenivået blitt enda bedre? Helt enig 4 Delvis enig 2 Delvis uenig 2 Forhold til egen kontorsjef Arbeidsfordelingen klar 7/8 Samarbeidet fungerer godt 8/8 Diverse kommentarer: LANG LISTE! 23

24 Undergruppenes oppdrag: Undergruppene (3) får følgende dokumentasjon: Rapportene fra fase 1 Oppsummerende situasjonsbeskrivelse institutter Rapport resultater spørreundersøkelse Instituttledergruppens innspill Rapport som skisserer ulike mulige organisasjonsmodeller Plan for oppbygging av kompetanseutviklingsprogram Foreløpig mandat: Undergruppene skal gjennomgå materialet, og komme med innspill om styrker og svakheter ved de ulike modellene. Gruppene skal ha hovedfokus på eget saksfelt, og komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes. Forslagene kan være endrings-, presiserings- eller forbedringsforslag innenfor en eller flere av de skisserte modeller. Gruppene kan om ønskelig konkludere vedrørende valg av modell (-er). 24

25 Hva ønsker vi å oppnå? KVALITET OPTIMAL ORGANISERING ØKONOMI Gjennomgang av eksisterende rutiner Arbeidsdeling, Standardisering, Forbedring, Effektivisering Informasjon Kunnskapsoverføring på tvers av enhetene Systematisert samarbeid Felles rutiner, Fellesfora, Sårbarhet Kompetansehevning MN-tilpasset program (pilotprosjekt) 25

26 Utgangspunktet Definere en ønsket standard for god administrasjon ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell 26