OU-prosessen, administrativ organisering Statusoppdatering til allmøte

Transkript

1 OU-prosessen, administrativ organisering Statusoppdatering til allmøte Kristiane Lindland, IRIS University of Stavanger uis.no

2 OU-oppdraget, fase 2 Fra 4 til 7 enheter innen samme økonomiske ramme 2

3 Agenda: Arbeidsgruppen Mandatet og føringene for arbeidsgruppens arbeid Kartlegging av dagens organisering Resonnement rundt løsning Overordnet modell Foreløpige strukturelle endringer og løsninger på oppgaver Videre fremdrift 3

4 Arbeidsgruppen består av: Prosjektleder Kristiane Fjær Lindland (innleid fra IRIS) Prosjektleder Kjersti Melberg (innleid fra IRIS) Leder av Studentorganisasjonen Magne Bartlett (StOr) Instituttleder Odd Magne Bakke (HF-IKS) Instituttleder Einar Engebretsen (SV-IS) Fakultetsdirektør Gro Sokn (TN) Fakultetsdirektør Lone Litlehamar (SV) Fakultetsdirektør Ingun Folgerø (HF) HR-direktør Halfdan Hagen (HR) Utdanningsdirektør Veslemøy Hagen (UA) Økonomi- og virksomhetsdirektør Eli L. Kolstø (AØV) Seniorrådgiver Tore Bjørn Hatleskog (HR) (sekretær). 4

5 Arbeidsgruppens mandat 1) Kartlegge og foreslå overordnet administrativ struktur med oppgavedeling mellom nivåene 2) Kartlegge og foreslå overordnet organisering som styrker samvirke mellom funksjoner og nivåer 3) Kartlegge og foreslå tiltak som sikrer gode prosessar og god arbeidsflyt horisontalt og vertikalt 4) Foreslå tiltak som sikrer kvalitet på det enkelte fagfelt innen de administrative spesialiseringene, så som for eksempel lønn, regnskap, opptak og ansettelsesprosedyrer 5) Vurdere tiltak for sterkere studentfokus- og service 5

6 Rammene og prinsippene for fremtidige løsninger: Vedtatt faglig organisering: fra 4 til 7 enheter på fakultetsnivå Prinsipper for administrative organisering: Resultatorientering Likebehandling/standardisering Samhandling Brukerorientering 6

7 Anbefalinger fra foregående OU-gruppe: Organisatorisk spredning av ressurene for en oppgave begrenses til maks to nivåer. Alle nivåer skal sikres dedikerte, identifiserbare ressurser som utplasseres på instituttene I den grad det er mulig og hensiktsmessig Administrativt fagansvar forankres på høyeste involverte organisatoriske nivå Prosesseieransvar, særlig for tverrgående prosesser forankres tydelig i den sentrale enheten der de mest naturlig hører hjemme. 7

8 Presisering av mandatet Presisering av mandat Lik modell for all administrativ organisering Med to forvaltningsnivåer menes nivå 1 og 2 8

9 Resultater av kartlegginger Type kartlegginger: Intervjuer Diskusjoner i arbeidsgruppen Workshop Respons på kartlegginger Hva vi fikk i kartleggingen: Konkrete forslag til løsninger Konkrete beskrivelser av utfordringer Meta-budskap: stor kognitiv avstand mellom enheter og nivåer Lite fokus på å bygge et sterkt, enhetlig UiS 9

10 Kartleggingen gir retning for løsning Innspill til konkrete løsninger bidrar til re-vurdering av tjeneste-organisering Mange muligheter for effektivisering Noen områder trenger mer tjenester fremover: internasjonalisering kommunikasjon forskning og prosjektoppfølging Må bygge fellesskapskultur for å bli sterkere i konkurransen 10

11 Fra 4 til 7 fakultetsenheter: hva er løsningen? Ostehøvelprinsippet eller Om-strukturering? 11

12 Administrativ organisering på ulike presiseringsnivåer Overordnet nivå: Overordnet prinsippmodell Meso-nivå: Strukturell organisering av prosesser og funksjoner Oppgavenivå: Organisering av oppgaver 12

13 Overordnet modell: 13

14 Overordnet organisasjonskart: 14

15 Oppgaveløsning på meso-nivå Virksomhetsstyring bør skilles ut fra AØV som en egen enhet Dedikert prosesseierskap i langs- og tverrgående prosesser Mer team-orientering i administrativ oppgaveløsning Økt tilgjengelighet og bedre prosessflyt gjennom digitalisering Forenklede løsninger for samarbeid på tvers av studieprogrammer og fakulteter Kommunikasjon/merkevarebygging blir viktigere 15

16 Oppgaveløsning på meso-nivå: Kvalitet Likebehandling Prosesseierskap Digitalisering Studentservice Samhandling Effektivisering 16

17 Eksempler på løsninger på oppgavenivå: Regnskap og innkjøp kan organiseres fellestjenester HR kan organiseres som fellestjenester Felles digital studentportal Felles grunnopplæring på tvers av lokalisering Fag- og studieutvikling er i større grad fagnære tjenester Fag- og studiesaker er gjennomgående (på alle nivå) 17

18 Videre fremdriftsplan 01. mars: frist for innspill på innspillsnotat 13. mars: Rektormøte/ styringsgruppen 22. mars: utsendelse høringsrapport i organisasjonen 05. april: frist for høringsuttalelser på rapport 30. april: Endelig rapport fra arbeids-gruppen 4. mai: Evt orientering styret 8. Juni: styret tar stilling til foreslått løsning 18

19 Hva trenger arbeidsgruppen fra dere? Fokus på hva vi kan være enige om Forslag til hvordan vi kan løse oppgavene som her er skissert Å bidra til at vi ikke mister målet av syne: et sterkere UiS 19

20 Takk for oppmerksomheten! 20