ADM Lasse Lønnum. Universitetsdirektør

Transkript

1 ADM Lasse Lønnum Universitetsdirektør

2 Bakgrunn for arbeidet UiT har vokst uten at adm har vært gjennom en kritisk gjennomgang på mange år Fusjoner med utvidelse av antall campus og integrering av faglige og administrative miljø Avbyråkratisering- og effektiviseringsreformen en klar forventning fra Regjeringen (kutt i rammen på 70 mill kroner på fire år):..«avbyråkratiserings- ogeffektiviseringsreform dekker all statlig virksomhet. Regjeringen vil la reformen inngå som en fast del av budsjettarbeidet, og ønsker på den måten å stimulere forvaltningen til å avbyråkratisere og bruke ressurser mer effektivt også i årene framover (I Prop. 1S ( ) s.89)

3 Forts. Investeringer i nye bygg på om lag 400 mill kroner over 15 år og varige økte driftskostnader som følge av økte arealer. Sentrale pålegg som: Reduksjon av «tidstyver», Digitaliseringsreformen Krav om felles systemløsninger og økt standardisering både i forhold til rutiner, arbeidsprosesser og digitale løsninger Ny strategisk plan hvor UiT skal bli verdensledende innenfor 5 tematiske områder, satse tverrfaglig og -fakultært, forbedre undervisningskvalitet, osv.

4 Sammenlignet med andre Antall administrative ansatte skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger

5 Sammensetning av prosjektgruppa Ass universitetsdirektør Britt Elin Steinveg, leder. Dekan Sonni Olsen, HSL-fak. Fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik, Helsefak. Instituttleder Yngve Birkelund, NT-fak. Kontorsjef Tone Osnes, BFE. Seksjonsleder Kjersti Dahle, Jurfak. Avdelingsdirektør Heidi Adolfsen, UTA. Seksjonsleder Rune Sundelin, Finnfak. Vivi Ann Jacobsen, fagforeningsrepresentant NTL

6 Mål for Administrasjonen UiT skal ha et godt arbeidsmiljø og en effektiv, robust og fleksibel organisasjon som bidrar til at UiT når sine mål (Strategisk plan ) Administrasjonen skal bidra til at vi når våre mål innen: Kandidatproduksjon og kvalitet i utdanningene Forskningsproduksjon Økte eksterne inntekter fra EU og NFR Formidlingsvirksomheten og samhandling med samfunns- og arbeidsliv

7 Mål for prosjektgruppens arbeid UiT skal ha et godt arbeidsmiljø og en effektiv, robust og fleksibel organisasjon som bidrar til at UiT når sine mål Flyteffektivitet i arbeidsoppgaver og prosesser hvor brukeren (ansatte og studenter) settes i sentrum Sette organisasjonen i stand til å ta inn forbedringsforslag fra ansatte og fra pågående og framtidige forbedringsprosesser Etablere mer robuste administrative miljøer Digitalisering og standardisering av arbeidsoppgaver/-flyt, og mer kostnadseffektiv forvaltning Likt tjenestenivå uavhengig av enhet Fortsatt tilgang til brukernære tjenester for studenter, ansatte og ledere Økt administrativ fleksibilitet og tilpasningsdyktighet

8 Prinsipper for administrativ organisering UiT skal ha én administrasjon Administrasjonen skal støtte opp under utdanning, forskning, formidling og kunstnerisk utviklingsarbeid Organisering av administrasjonen skal sikre tilstrekkelig robuste og sterke miljøer. Små og sårbare administrative miljø skal unngås Administrative oppgaver og prosesser organiseres uavhengig av den faglige linjen hvis dette gir en bedre oppgaveløsning Administrativ oppgaveløsning skal standardiseres på tvers av nivå og enheter - med virkeområde for hele organisasjonen

9 Forts. UiT skal ha en hensiktsmessig styrings- og ledelsesstruktur. Dette innbefatter at: Det skal være tilgjengelig lederstøtte som muliggjør styring og ledelse Rammeverk for strategi-, budsjett- og rapporteringsarbeid skal være standardisert i hele organisasjonen Kontroll skal være risikobasert og ikke innbefatte mer enn ett kontrollnivå

10 Forts. UiT skal drive kontinuerlig forbedring, digitalisering og forenkling av arbeidsoppgaver Kompetansehevning skal brukes aktivt i utvikling av administrasjonen Drift og utvikling av administrasjon skal hensynta en ambisjon om likhet i tjenestetilbudet til ansatte og studenter

11 Prosjektgruppens arbeidsform Prosjektgruppen vil være overordnet Følge opp at enheter igangsetter tiltak innenfor rammen gitt av u-styret Sette i gang de riktige fellesprosjekter, sørge for fremdrift, etterlyse leveranser Legge opp til mange små skritt - ikke ett stort Og gruppen vil være helt avhengig av arbeid som skjer i de ulike enhetene skal vi lykkes med målet vi har ikke råd å mislykkes

12 Videre arbeid for prosjektgruppa Oversikt over pågående prosesser i UH-sektoren Koordinere pågående prosesser ved UiT, herunder prosjekter ved enheter og avdelinger Håndtere innkomne forslag og Forbedringsprosesser som er fullført, men ikke implementert Etablering av undergrupper, medlemmer og mandat. Starter med: Digitaliseringsstrategi Innkjøp Lovpålagte permisjoner Forskningsadministrativ støtte Mobilisere enheter og ansatte Felles informasjonsdag om Adm2020 med endringskompetanse som tema

13 Enhetenes arbeid og ansvar Adm2020 er et langsiktig prosjekt og fakulteter/enheter må jobbe systematisk med forbedringsarbeid innenfor rammen som de nye organisasjonsprinsippene gir Deltakelse i fellesprosjekter om samordning av administrative oppgaver og tjenester Fakulteter og enheter må håndtere kuttene i forbindelse med avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen innenfor egen enhet Se på rolle- og ansvarsdeling innenfor ulike arbeidsfelt og vurdere om disse er hensiktsmessige

14 Forts. Fakultetsinterne tiltak må samkjøres med Adm2020 Se på mulige oppgaver som kan digitaliseres (eks. arbeidsprosesser, nettløsninger, søknadsskjema, og lignende) Se på mulige oppgaver/prosesser UiT som organisasjon kan gjøre mindre av/slutte å gjøre? Identifisere administrative områder hvor det er naturlig å samarbeide på tvers av enheter

15 Informasjon Hjemmeside: Muligheter for å gi innspill, komme forslag til tiltak, prosesser, mv