Regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform:

Transkript

1 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform: Hvilke rammebetingelser har (og får) vi? Hvordan kan prosjektet bidra slik at UiB kan møte disse på en god måte? Oppstartsmøtet i styringsgruppen Mandag 14. mars 2016

2 «Vi skal spare millioner i løpet av 4 år» Kjell Bernstrøm, vinter 2016 Er dette målet? Er det et realistisk mål? Hvilke kostnadselementer skal inngå for å nå målet? Hvor skal gevinstene realiseres? «Virksomhetene bør i større grad utnytte sitt handlingsrom for omprioriteringer innenfor sitt ansvarsområde, herunder å avvikle oppgaver og enheter som gir liten effekt til fordel for tiltak som gir større effekt.» Produktivitetskommisjonen februar 2016

3 «Effektivisering» Universitetsstyret, sak 119/15 - En effektiv administrasjon Målsetting for effektiviseringsarbeidet UiB skal i perioden begrense utgifter til administrative stillinger og forbedre forholdstallet mellom administrative og vitenskapelige stillinger. Tiltak Utrede hvordan UiB konkret skal håndtere effektivitetskutt på ulike nivå i organisasjonen. Etablere et analysegrunnlag som gir mulighet for utforming av virkningsfulle endringstiltak. Vurdere ulike virkemidler som kan tas i bruk for å nå ønskede målsettinger. I dette arbeidet vektlegges hvordan effektivisering kan gjennomføres samtidig som administrasjonen prioriterer satsingsområder i oppfølging av Strategi Komme med innspill til hvordan tiltak og resultater kan følges opp og måles.

4 Analysearbeidet er i gang resultatene må kunne måles!

5 Analysearbeidet hvor er potensialet for å oppnå effekter? Naturlig avgang + jobbskiftene De enkelte adm.-feltene Årsverk Årsverk Alle FAK Alle FAK GB BOA GB BOA IT support 10,8 0 6,1 0 IT serverdrift 1,6 0 1,0 0 Undervisningsstøtte 36,0 2,9 28,4 2 Forskningsstøtte 139,2 30,8 170,6 50 Klinisk støtte 64,5 1,9 74,0 0 Annen teknisk 30,9 8,8 23,9 3,1 sum teknisk 283,0 44,4 304,2 55,1 Ledelse 79,5 1 72,3 0,5 Studieadm 157, ,6 0 Forskningsadm 36,2 6,3 34,0 5 Formidlingsadm 14,9 0 14,3 1,4 Doktorgradsutd. 22,1 1 20,9 2,4 Økonomiadm 56,7 0,5 67,3 1,7 Innkjøp 14,9 0 14,7 0,1 Personaladm 39,0 0 48,6 0 Post/ arkiv 15,0 0 9,5 0 Annen adm 29,4 2 38,0 1,95 sum adm 464,5 11,8 473,1 13,05 sum tekn./adm 747,5 56,2 777,3 68,15 Andre kostnadsbærere

6 Styringsgruppens mandat En nyskapende og funksjonell organisasjon Prosjektet skal ha som overordnet mål å legge til rette for utvikling av effektive og fremtidsrettede administrative og tekniske tjenester, som aktivt skal bidra til å løse universitetets oppgaver innenfor forskning, utdanning, formidling og innovasjon Prosjektet skal gjennomføre tiltak for fornying og forenkling for å frigjøre tidsressurser på alle nivå i organisasjonen Prosjektet skal ha høyt fokus på å legge til rette for faglig og tekniskadministrativt samarbeid på tvers av enheter og nivå i organisasjonen Prosjektet skal ha som et viktig delmål å frigjøre økonomiske ressurser, og på den måten bidra til direkte styrking av universitetets kjerneaktiviteter

7 Hva bør skje? - noen viktige tiltak Digitalisering - gjennomgang av arbeidsprosesser Gjennomgå arbeidsrutiner på tvers av nivåer og enheter Redusere kontrollpunktene bygge tillitskultur Delegere fullmakter definere ansvar Styrke prosjektkompetansen i administrasjonen Ha fokus på ønske om gevinster og måle effektene!

8 Prosjektgruppens mandat (utdrag) Prosjektgruppen har et operativt ansvar for tilrettelegging, støtte og gjennomføring av tiltak i prosjektet. Prosjektgruppens skal: Utarbeide analyser og tiltaksforslag Tilrettelegge for iverksetting av raske tiltak Drive prosjektstøtte og koordinering til lokale prosesser ved enhetene Ha selvstendig ansvar for gjennomføring av tiltak knyttet til forenkling av rutiner og gjennomgang av fullmaktsstruktur Utarbeide forslag til retningslinjer for intern omdisponering av ressurser og andre personalrelaterte virkemidler - Rapportere resultater til styringsgruppen

9 Avdeling / enhet