U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N

Transkript

1 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Styre: Styresak: Møtedato: Fakultetsstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet 6/ Dato: Arkivsaksnr: 2010/925/lae Helse, miljø og sikkerhet årsrapport for 2010 Bakgrunn Alle enheter ved universitetet skal ha et opplegg for systematisk HMS-arbeid og levere en årsrapport om resultatene av arbeidet. Rapporteringen er basert på standardiserte opplegg i form av en elektronisk spørreundersøkelse. Hensikten er å gi en samlet oppsummering som supplement til enhetenes kunnskap om egen aktivitet. På bakgrunn av rapportene skal fakultetsdirektøren: - følge opp status i HMS-arbeidet i samarbeid med grunnenhetene - utarbeide en samlet rapport som legges fram for fakultetsstyret - avgi en styrebehandlet HMS-rapport til Universitetsdirektøren Status ved fakultetet som helhet I rapporten for 2009 presenterte fakultetet følgende tiltak som ville få særskilt prioritet i 2010: HMS-opplæring for instituttledere og verneombud Skriftlig beskrivelse av ansvars- og arbeidsfordeling på HMS-feltet Tilbud om medarbeidersamtaler til alle vitenskapelig ansatte Nedsette arbeidsgruppe som kan foreslå tiltak for mer grønt miljø Følge opp arbeidet med universell utforming av bygg Gjennomføringen av tiltakene vil bli kommentert nedenfor. Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved vårt fakultet er organisert slik at instituttene utgjør hvert sitt verneområde som omfatter alle vitenskapelig ansatte. De administrativt ansatte tilhører et eget felles verneområde. Unntaket fra dette er Institutt for informasjons- og medievitenskap, som har sin egen administrasjon, og der vitenskapelig, teknisk og administrativt ansatte tilhører ett felles verneområde. Samtlige enheter har rapportert at ledelsen og verneombudene har samarbeidet om den årlige gjennomgangen av det systematiske HMS-arbeidet. Hovedinntrykket er at det meste av arbeidet er ivaretatt på tilfredsstillende måte, men en del enheter rapporterer at det er forhold som må bli bedre. I tiden fremover blir det derfor en viktig utfordring å følge opp de delene av HMS-arbeidet som av ulike grunner ikke er blitt utført, eller der dette arbeidet må

2 side 2 av 5 forbedres. Det gjelder spesielt skriftlige handlingsplaner og gjennomføring av medarbeidersamtaler. Både ledere og verneombud oppgir at de opplever å ha nødvendig HMS-kompetanse for å kunne utføre sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Ledere på både fakultets- og instituttnivå har i 2010 deltatt på UiBs HMS-opplæring for ledere. Skriftlig oversikt over delegerte HMS-oppgaver Ett av oppfølgingspunktene i årsrapport 2009 var utarbeidelse av skriftlige oversikter over ansvars- og arbeidsfordelingen på HMS-området. I løpet av 2010 er dette blitt utarbeidet både for fakultetet som helhet og de enkelte verneområdene, se vedlegg. Som det fremgår av oversikten, er det øverste leder ved enheten, dvs. instituttlederne og fakultetsdirektør som har ansvar for at HMS-arbeidet blir ivaretatt. Enkelte oppgaver kan delegeres til andre. For eksempel kan administrasjonssjefene tildeles oppgaver med å bistå instituttlederne i praktisk tilrettelegging og oppfølging av hms-møter og vernerunder. Rollene til hhv. fakultetets hovedverneombud og lokale verneombud er også omtalt. Vi ser det som viktig for arbeidsmiljøarbeidet at ansvars- og arbeidsfordelingen er tydelig og godt kjent av de ansatte, og vi vil sørge for at oversikten er lett tilgjengelig på intranett. Mål og handlingsplaner Noen av fakultetets verneområder har skriftlige handlingsplaner og mål for HMS, mens flertallet rapporterer at dette mangler. Fakultetet har hittil ikke hatt en felles overordnet målsetting for HMS-arbeidet. Strategiplan for vil inneholde et kapittel om fakultetet som organisasjon og arbeidsplass hvor også mål og strategier for arbeidsmiljøet vil inngå. I utkastet til strategiplan fremmes følgende forslag til mål for arbeidsmiljøet: o Arbeidsmiljøet skal fremme kvalitet i hele virksomheten, være stimulerende, utviklende, inkluderende og være preget av gjensidig respekt. Et positivt arbeidsmiljø er avgjørende for virksomheten, og både ledelsen og den enkelte ansatte har ansvar for å bidra til et godt arbeidsmiljø. I strategiplanen vil samarbeid og samspill mellom de ulike gruppene av ansatte og mellom enheter og nivå, bli fremhevet som viktig for virksomheten og miljøet på arbeidsplassen. Fakultetet har ikke utarbeidet egne handlingsplaner for HMS, men har de siste årene presentert tiltak for det kommende året i årsrapporten. Det gjøres også i år. Seniortiltak Fakultetet har i 2010 gjennomført tiltak for å ivareta de eldste arbeidstakerne og utarbeidet retningslinjer for emeritiordning. Tilsyn fra Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet gjennomførte høsten 2010 tilsyn ved Universitetet i Bergen med fokus på organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøforhold. To av våre institutter, Sosiologisk institutt og Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap ble valgt ut som tilsynsenheter. Det ble gjennomført samtaler med grupper av ansatte, verneombud og

3 side 3 av 5 instituttledelsene. Rapport fra arbeidstilsynet er blitt forsinket, men skal etter planen foreligge i slutten av februar. Status ved instituttene Alle instituttene har fylt ut årsrapport for HMS-arbeidet i Som nevnt over er det i 2010 utarbeidet oversikter over ansvars- og arbeidsfordeling på HMS-området. De fleste oppgir at leder og verneombud har nødvendig HMS-kompetanse. Instituttene oppgir at de følger gjeldende retningslinjer for mottak av nyansatte og studenter, oppfølging av sykemeldte, konflikthåndtering og AKAN-arbeid. Det tas hensyn til ergonomi ved innkjøp av møbler og kontorutstyr. Alle oppgir at de har gjennomført minst ett HMS-møte, flere gjør dette som del av stabsseminar. Alle har også gjennomført vernerunder. Instituttene har fortsatt en utfordring med å få nedfelt skriftlige handlingsplaner for HMS-arbeidet. For vitenskapelig ansatte har det vært gjennomført medarbeidersamtaler for deler av staben, og vi ser en klar forbedring siden Instituttlederne har stor oppmerksomhet på dette, og flere oppgir at medarbeidersamtaler blir gjennomført våren Institutt for sosialantropologi og Institutt for geografi oppgir risiko knyttet til tokt- og feltarbeid. Gjeldende retningslinjer blir fulgt. Sosialantropologene gir uttrykk for at disse ikke er fullt ut dekkende for deres behov og vil innarbeide slike spørsmål i egen handlingsplan. Sosiologisk institutt bemerker at de vitenskapelig ansatte opplever at den sosiale kontakten med administrasjonen har blitt svekket, og mener at dette kan skyldes at fellesadministrasjonen ikke lenger har en naturlig tilknytning til instituttet som en faglig og sosial enhet. Forholdet mellom faglig og administrativt ansatte var også et sentralt tema i Arbeidstilsynets tilsyn høsten Status i administrasjonen Fakultetsadministrasjonen utgjør, med unntak av de administrativt ansatte ved Institutt for informasjons- og medievitenskap, ett felles verneområde. De ansatte sitter spredt i fakultetets ulike lokaler, med fakultetssekretariatet og fellesenheten for sosialantropologi og geografi i Lauritz Meltzers hus og den andre fellesenheten i Christiesgate. Noen administrativt ansatte har sine kontorer ved Institutt for økonomi i Fosswinckelsgate. Denne organiseringen innebærer at de ansatte ikke har samme fysiske arbeidsplass, og dermed at verneombudene (VO og vara) ikke deler det daglige arbeidsfellesskapet med alle i verneområdet. For verneombudet er det en utfordring å til enhver tid ha kjennskap til og oversikt over arbeidsplassene i hele verneområdet. På arbeidsgiversiden har verneombudene tre administrative ledere å forholde seg til. Det har i 2010 vært gjennomført flere HMS-tiltak for de administrativt ansatte, noen av disse også for de administrativt ansatte ved Institutt for informasjons- og medievitenskap. Målsettingene i HMS-planen har bl.a. vært å bedre den interne informasjonsflyten, skape mer kontakt og flere fellesskapsfremmende tiltak og møteplasser på tvers av enheter og arbeidsområder. Våren 2010 ble det holdt et todagers personalseminar med faglig og sosialt

4 side 4 av 5 innhold. Vi har også kollegiale grupper som tar initiativ til miljø- og sosiale tiltak, som fjellturer og lignende. I tillegg til de faste seksjonene er det organisert flere arbeidsgrupper som møtes jevnlig. I vernerunden kom det frem at vi fortsatt må arbeide for å forbedre den interne informasjonsflyten. Videre avdekket vernerunden at noen ansatte opplever isolasjon og å ikke være godt nok faglig integrert i et arbeidsfellesskap. Ledelsen har hatt fokus på at arbeidsbelastningen i noen stillingskategorier har vært stor, og det er iverksatt konkrete tiltak. Det har vært viktig å sikre robusthet på økonomifunksjonen. Nye arbeidsoppgaver og kompetansekrav knyttet til eksternt finansiert virksomhet i kombinasjon med sykdom, permisjon og nyrekruttering har krevd særskilt oppmerksomhet. Fakultetsadministrasjonen er preget av to hovedgrupper av ansatte nye og svært erfarne. Spesielt innenfor studieadministrasjon og økonomi er det jevnlig nyrekruttering, noe som stiller store krav til opplæring og integrering arbeids- og miljømessig. Den andre gruppen, medarbeidere som har arbeidet relativt lenge ved fakultetet, har de siste årene opplevd store endringer i arbeidsoppgaver og krav til utøvelse. For å kunne møte disse utfordringene og ivareta alle grupper av medarbeidere, har fakultet i 2010 utarbeidet en kompetanseutviklingsplan for administrasjonen. Den beskriver bl.a. kompetansekrav og kriterier for deltakelse på kompetanseutviklingstiltak. Det er også utarbeidet prosedyrer for søknadsbehandling. Ytre miljø, bygningsmessige forhold og brannvern HMS-rapporteringen ved UiB omfatter også virkning på det ytre miljø. Den faglige aktiviteten ved våre fagmiljø er ikke av en art som tilsier omfattende årlig kartlegging av direkte miljømessige påvirkninger. Flere institutt rapporterer likevel nå om at egen miljøpåvirkning er kartlagt. Arbeidet for grønt miljø ved Universitetet i Bergen har skapt økt bevissthet om avfallshåndtering, papirbruk, energiøkonomisering m.m. Fakultetet har utpekt egen miljøkoordinator og har startet arbeidet med utvikling av tiltaksplan for grønt miljø. Også i 2010 har det vært innbrudd i flere bygg, spesielt studenthusene har vært utsatt. Fakultetet har stor oppmerksomhet på sikkerhet og opplever at iverksatte sikringstiltak har hatt god effekt. Prosjektet UiB har iverksatt for universell utforming av bygg har deltakelse fra vårt fakultet. I 2010 har det vært lagt vekt på bedre skilting i Ulrikke Pihls hus og Lauritz Meltzers hus og trappemerking i L.M. hus. Det arbeides også med å bedre akustikken i noen utsatte områder og å få installert universelt utformet heispanel i L.M. hus. Brannøvelser, brannvernopplæring og ettersyn av rømningsveier er områder som krever kontinuerlig oppfølging. Mange ansatte har deltatt på brannøvelser, og rømningsveier blir jevnlig kontrollert. Alle enheter har plassansvarlige. I SV-bygget har det vært gjennomført brannøvelser, og brannvesenet hadde ingen merknader ved sitt tilsyn høsten Et par av våre enheter oppgir at det ikke har vært gjennomført brannøvelser eller gitt brannvernopplæring. Dette må rettes opp i 2011.

5 side 5 av 5 I løpet av året har ventilasjon av hhv. dusjrom på Institutt for økonomi og toalett på Sosiologisk institutt blitt utbedret. Institutt for informasjons- og medievitenskap har fått utvidet og utbedret kjøkken/fellesrom. Ventilasjonsanlegget og temperaturregulering i Lauritz Meltzers hus har i flere år vært en utfordring. I 2010 er det gjennomført tiltak i form av solskjerming og etterisolering. I vernerunden meldte flere at dette har bedret forholdene. Tiltakene ble gjort etter den varmeste sesongen, og det er derfor viktig å overvåke situasjonen utover våren og sommeren. Tiltak som vil ha særskilt prioritet i 2011: Årsrapporten gir et bilde av status for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i En del av de forholdene som er noe mangelfulle, vil bli fulgt opp gjennom det systematiske HMSarbeidet. Noen forhold må likevel følges spesielt opp i De sistnevnte kan oppsummeres slik: Gjennomføring av medarbeidersamtaler for alle vitenskapelig ansatte, inklusiv stipendiater og postdoktorer Oppfølging og videreutvikling av brannvernrutiner og sikre at disse følges ved alle enheter Tiltaksplan for universell utforming Tiltaksplan for grønt miljø Handlingsplaner for HMS-arbeid ved alle enheter Forslag til vedtak: Styret for Det samfunnsvitenskapelige fakultet tar HMS- rapporten for 2010 til etterretning. Knut Helland dekan Lise Gundersen fakultetsdirektør Vedlegg: 1 HMS Ansvars- og arbeidsfordeling ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet- område HMS Ansvars og arbeidsfordeling fakultetsadministrasjonen område Delegering av HMS oppgaver, Sosiologisk institutt 4 Samlerapport HMS 2010 ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet