UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Bergen, 29. september 2004 Saknr. 04/8855/MN KBR/KBA Til: Kontorsjef Kjell Trengereid, Institutt for fysikk og teknologi Kontorsjef Andrea Grimnes, Molekylærbiologisk institutt Kontorsjef Heidi Espedal, Institutt for geovitenskap Fakultetsdirektør Kjell A. Sælen, fakultetssekretariatet Kontorsjef Astrid Breivik, fakultetssekretariatet Rådgiver Line Rye, Personal og økonomiavdelingen Thordis Davidsen, leder NTL ved UiB Gerd Johannessen, leder 2fo ved UiB STYRINGSGRUPPEN FOR GJENNOMGANG OG UTVIKLING AV DE SAMLEDE ADMINISTRATIVE FUNKSJONER VED FAKULTETET OPPNEVNING OG INNKALLING TIL FØRSTE MØTE I fakultetsstyremøte 15. september 2004, sak 85/2004, ble det vedtatt et mandat for og en sammensetning av en Styringsgruppe for gjennomgang og utvikling av de samlede administrative funksjoner ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Det kalles med dette inn til første møte i styringsgruppen: Tirsdag: 5. oktober 2004 Klokken: Sted: Kjell A. Sælens kontor I vedlegg 1 finner dere et diskusjonsgrunnlag fra Kristine Breivik, leder av Styringsgruppen, som vil danne utgangspunkt for diskusjon blant annet omkring mandat for undergruppene. Fakultetsstyresak 85/2004 finnes også som vedlegg, og ligger i tillegg på følgende webadresse: I etterkant av fakultetsstyremøtet har fakultetsdirektøren funnet å kunne utvide Styringsgruppen med ett medlem slik at både NTL og 2fo blir representert. Dette har skjedd etter ønske fra organisasjonene. Postadresse: Postboks 7800 N-5020 Bergen Norge Besøksadresse: Harald Hårfagres g. 1 Telefon: Telefaks: E-post: post@mnfa.uib.no Internett:

2 Sammensetningen av Styringsgruppen blir etter dette som følger: Økonomisjef Kristine Breivik, leder, fakultetssekretariatet Kontorsjef Kjell Trengereid, Institutt for fysikk og teknologi Kontorsjef Andrea Grimnes, Molekylærbiologisk institutt Kontorsjef Heidi Espedal, Institutt for geovitenskap Fakultetsdirektør Kjell A. Sælen, fakultetssekretariatet Kontorsjef Astrid Breivik, fakultetssekretariatet Rådgiver Line Rye, Personal og økonomiavdelingen Thordis Davidsen, leder NTL ved UiB Gerd Johannessen, leder 2fo ved UiB Rådgiver Kristin Bakken, fakultetssekretariatet, skal fungere som gruppens sekretær. Styringsgruppens mandat framgår av den vedlagte fakultetsstyresaken. Forslag til dagsorden er som følger: 1) Godkjenning av innkalling og dagsorden 1) Innledning ved Kristine 1) Gjennomgang av gruppens mandat - Diskusjon, presiseringer og eventuelle avgrensninger - Spesielt om prosessens art - Hva ligger i implementering fra høst -05 1) Forslag til mandat for undergruppene 1) Oppnevning av undergrupper 1) Forholdet til omverdenen underveis i prosessen 1) Fremdriftsplan for prosessen (forslag til milepælplan fremlegges) 1) Eventuelt Vel møtt til første møte i Styringsgruppen! Kristine Breivik økonomisjef og leder av Styringsgruppen Kristin Bakken rådgiver og sekretær for Styringsgruppen 3 vedlegg: Diskusjonsgrunnlag fra Kristine Breivik Fakultetsstyresak 85/2004 Tiltakslisten fra Bekkjarvikseminaret X:\DOKUMENT\KRISTINE_B\Styringsgruppen\oppnevn_og_innk doc 2

3 Vedlegg 1 Til: Styringsgruppe for gjennomgang og utvikling av de samlede administrative funksjoner Fra: Kristine Breivik, leder for Styringsgruppen Dato: 29. september 2004 Diskusjonsgrunnlag til første møte i styringsgruppen, 5. oktober 2004 Styringsgruppen skal definere en ønsket standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell Forslag til dagsorden 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Innledning ved Kristine 3. Gjennomgang av gruppens mandat Diskusjon, presiseringer og eventuelle avgrensninger Spesielt om prosessens art Hva ligger i implementering fra høst Forslag til mandat for undergruppene 5. Oppnevning av undergrupper 6. Forholdet til omverdenen underveis i prosessen 7. Fremdriftsplan for prosessen (forslag til milepælplan fremlegges) 8. Eventuelt Ad punkt 3) Styringsgruppens mandat gitt av fakultetsstyret Styringsgruppen skal definere en ønsket standard for god administrasjon ved det matematisknaturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell Styringsgruppen skal gjennom sitt arbeid, innenfor områdene studie, personal, økonomi og forskningsadministrasjon: Kartlegge arbeidsoppgaver og ønsket servicenivå Komme med forslag til arbeidsdeling mellom nivåene Kartlegge kompetansenivå og utarbeide kompetanseutviklingsprogram for administrasjonen Et mål for arbeidet er: Fullstendig saksbehandling på ett nivå. Det må oppnevnes undergrupper for hvert av områdene. Hver undergruppe skal ha en leder og en sekretær, og lederen skal rapportere til Styringsgruppen etter en milepælsplan definert av Styringsgruppen. 3

4 Styringsgruppen skal vurdere om hvorvidt den samlede administrasjonen bør defineres som å være under omstilling, da det kan være et viktig tiltak for å ha reelle virkemidler for eventuell omplassering av administrativt ansatte. Styringsgruppen rapporterer til fakultetsstyret. Styringsgruppen forventes i løpet av prosessen å ha tett dialog med: Instituttledergruppen Den administrative ledergruppen Representanter for organisasjonene Det sentrale koordineringsutvalget Styringsgruppen skal ha en gjennomgang av den samlede tiltaksplanen utformet av de administrative lederne på "Bekkjarvikseminaret". De tiltak som vurderes som hensiktsmessige å innlemme i den totale gjennomgangen av administrative funksjoner, skal innlemmes i milepælsplanen. Hvert av tiltakene skal ha en leder som skal rapportere til styringsgruppen. Styringsgruppen skal koordinere, overvåke, og være pådriver for prosessene som initieres med dette mandatet. Endelig rapport til fakultetsstyret, med forslag til reorganisering, skal foreligge senest 30. juni 2005, for iverksetting av tiltak i løpet av høsten Ad. punkt 4) Forslag til mandat for undergruppene Undergruppenes arbeid bør deles i to faser. Første fase (høsten 2004) blir en kartleggingsfase. Innstilling fra gruppene på dette punkt bør være en beskrivelse av nåsituasjonen, kartlegge arbeidsoppgavene og gi skissemessige forslag til løsninger for å oppnå ønsket servicenivå. I neste fase (første kvartal 2005) bør gruppene arbeide videre med valgt modell, foreslå konkret organisering og tiltak for tilrettelegging for implementering, og utarbeide konkrete rutinebeskrivelser innen saksområdet. I fase to vil det også være ønsket at det utarbeides forslag til konkret planer for kartlegging av kompetansenivå og utarbeidelse av kompetanseutviklingsprogram ved fakultetet. Undergruppene bør også fungere som viktige høringsinstanser for styringsgruppen i dens arbeid med å utarbeide en enhetlig overbygning, - den samlede innstillingen om fremtidig organisering for å tilrettelegge for å oppnå den ønskede standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell. 4.1 Undergruppe for studieadministrasjon Som det framgår av fakultetsstyresaken er arbeidet i studiegruppen allerede i gang. Gruppen har følgende sammensetning: Seksjonssjef MN-fak Elisabeth Lysebo (leder) Studiekonsulent MI Lars Jordanger Førstekonsulent studentekspedisjonen Bjørn Bleie Studiekonsulent BIO/MN-fak Ingrid Solhøy 4

5 Studiekonsulent II Eli Høie Kontorsjef GEO Heidi Espedal Gruppen har hatt en rekke møter allerede, ut i fra følgende mandat gitt i juni: Gruppens mandat blir å komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt og fakultetsnivået når det gjelder studieadministrasjon. Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet-studentekspedisjon under ett. Sentralt i dette arbeidet blir defineringen av hva som skal være studentekspedisjonen sin rolle. Frist for levering av innstilling blir ca 1. oktober Fristen til gruppen ble satt (til 1. oktober) i henhold til opprinnelig tidsplan, som innebar at Styringsgruppen skulle levere sin innstilling innen 31. desember Det foreslås at både mandat og tidsfrist for Studiegruppen harmoniseres med de øvrige undergruppene som følger (forslag til nytt mandat): For overordnet mandat for arbeidet vises til Styringsgruppens mandat. Se også felles innledning over (punkt 4). Forslag til sammensetning av gruppen vil bli fremlagt på møtet. Studiegruppens mandat blir å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen studieadministrasjon Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt og fakultetsnivået når det gjelder studieadministrasjon Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet under ett. Forholdet til Utdanningsavdelingen vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Utdanningsavdelingen er derfor viktig. Gruppen må også vurdere hvorvidt det er hensiktsmessig å trekke studenter inn i enkelte faser av arbeidet. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå. Frist for levering av innstilling blir 6. desember 5

6 4.2 Undergruppe for personaladministrasjon For overordnet mandat for arbeidet vises til Styringsgruppens mandat. Se også felles innledning over (punkt 4). Forslag til sammensetning av gruppen vil bli fremlagt på møtet. Personalgruppens mandat blir å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen personalfeltet Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt og fakultetsnivået når det gjelder personaladministrasjon Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet under ett. Forholdet til Personal-og økonomiavdelingen generelt, og med fokus på de omstillingsprosesser som pågår der, vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Personal-og økonomiavdelingen er derfor viktig. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå. Frist for levering av innstilling blir 6. desember 4.3 Undergruppe for økonomi For overordnet mandat for arbeidet vises til Styringsgruppens mandat. Se også felles innledning over (punkt 4). Forslag til sammensetning av gruppen vil bli fremlagt på møtet. Økonomigruppens mandat blir å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen økonomifeltet Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt og fakultetsnivået når det gjelder økonomiforvaltning Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet under ett. Forholdet til Personal-og økonomiavdelingen generelt, og med fokus på de omstillingsprosesser som pågår der, vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Personal-og økonomiavdelingen er derfor viktig, spesielt mot budsjettseksjonen. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå. Frist for levering av innstilling blir 6. desember 6

7 4.4 Undergruppe for forskningsadministrasjon I forbindelse med at det ved fakultetet pågår et pilotprosjekt som har fått tittelen Black-box, er det tidligere opprettet en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: Direktør Kjetil Skog (leder) Kontorsjef Heidi Espedal (GEO) Kontorsjef Kjell Trengereid (FYS) Førstekonsulent Anita Vangen Førstekonsulent Sissel Bortheim (CIPR) Førstekonsulent Tore Berget (MN-fak) Seksjonssjef Kristine Breivik (MN-fak) I forbindelse med etablering av "Black-Box" ble Avdeling for naturvitenskap gitt følgende mandat: "Avdeling for naturvitenskap gis ansvaret for å koordinere arbeidet med en harmonisering av administrative rutiner mellom avdelingene i Unifob AS og fagmiljø ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Forholdet til faglig ledelse skal vektlegges ved utarbeidelse av felles rutiner. Det skal skilles mellom prosjekter/aktiviteter som er under faglig ledelse av en avdeling i Unifob AS og prosjekter/aktiviteter som er under faglig ledelse av et fagmiljø ved UiB. I første fase ber vi om at arbeidet rettes mot følgende aktiviteter: Fordeling av prosjekter Prising av tjenester på avdeling og institutt Rekrutteringsstillinger Styringsinformasjon (utarbeidelse av rapporteringsrutiner) Arbeidet forutsettes å skje i samarbeid med de berørte avdelinger og institutter, samt MN-fakultetet. Vi ber om at Avdeling for naturvitenskap leverer en innstilling innen 1. mai 2004." Mandatet til Avdeling for naturvitenskap ble gjort til mandat for ovennevnte (Black-Box) arbeidsgruppe, og punktene Fordeling av prosjekter og Rekrutteringsstillinger ble ferdigstilt våren Oppfølging av arbeidet er planlagt høsten Mandatet faller så nært opp til det som ville være et naturlig mandat for en undergruppe innen feltet forskningsadministrasjon, at det bør vurderes å benytte den allerede eksisterende arbeidsgruppe som undergruppe i prosessen vi nå går inn i. Arbeidsgruppen bør i så tilfelle utvides slik at også medarbeidere med spisskompetanse innen personaladministrasjon kommer med. Forslag til utvidelse av gruppen vil bli fremlagt på møtet. 7

8 Det foreslås at gruppen tildeles følgende mandat, som et tillegg til mandatet de allerede har: For overordnet mandat for arbeidet vises til Styringsgruppens mandat. Se også felles innledning over (punkt 4). Gruppens mandat blir å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer for forskningsadministrasjon Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt, fakultet og sentrene når det gjelder forvaltning av ekstern portefølje Gruppen skal ta for seg saksfeltene personal og økonomi, og spesielt se på utfordringene som ligger i den tidvis uoversiktlige organisasjonsstrukturen innen feltet. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå. Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet-senter under ett. Forholdet til Unifob AS, og de rutiner som gjelder for deres virksomhet, vil være sentralt i dette arbeidet.. God kommunikasjon mot Personal og økonomiavdelingen er også viktig. Frist for levering av innstilling blir 6. desember 8

9 Vedlegg 2 Tiltaksliste fra Bekkjarvikseminaret august 2004 for kontorsjefer og seksjonsledere 1) Definere en ønsket standard for god administrasjon ved det matematisknaturvitenskapelige fakultet tilpasset vår nye organisasjonsmodell Ansvar Medspillere Delaktiviteter: a. Kartlegge arbeidsoppgaver og ønsket service-nivå Frist: b. Klargjøre arbeidsdelingen mellom nivåene Frist: c. Kartlegge kompetansenivå og utarbeide kompetanseutviklingsprogram for administrasjonen Frist: Kjell A Sælen Representanter for administrativt ansatte, instituttledere, PØA og sentral avdeling Mål. Organisering Organiseres i 4 arbeidsgrupper innen henholdsvis studie personal økonomi og forskningsadministrasjon. NB! Arbeidsgruppe studier allerede i gang med Elisabeth som leder Viktige stikkord å ta med er: Rutinebeskrivelser Fullstendig saksbehandling på ett nivå. 2) Opprette Kontorsjef-forum Ansvar Kontorsjef-forum på omgang, 1.gang ansvar: Kjell Trengereid Når Månedlig? Starter tirsdag 14.sept. -04 kl Medspillere Alle kontorsjefene + de resurspersonene de inviterer Mål Bruke forumet til å gjennomføre konkrete tiltak 3) Utarbeide en bevist rekrutteringspolitikk til administrative stillinger v/fakultetet Ansvar Kjell A Sælen Når Ikke kurs, frigjøre tid til fagutvikling/skrivetid/studieopphold. Frist: Medspillere Styringsgruppen for oppfølgingen av administrasjonens utviklingsprogram 4) Styrke instituttledernes posisjon, deres evne til å drive forskningsledelse Delaktiviteter: a. Markere kontorsjefen i ledelsesapparatet b. Arrangere dialogmøter med instituttleder + stedfortreder + kontorsjef, ta opp at kontorsjefrollen blir styrket c. Drive lederutvikling for instituttleder og kontorsjef i fellesskap d. Delegere fullmakt til lønnsplassering og tilsettinger Ansvar Kjell A Sælen Når Dialogmøter starter mandag Medspillere Dekanus og kontorsjefene 9

10 5) Konkretisering av mål for fakultetet målbare for instituttene og fakultetsadm. Målingshierarki med start på MN fakultetet Ansvar Kjetil Skog Når Skisse for året 2005 innen Medspillere Kristine Breivik, repr. PØA, Bjørn Tømmerås, Harald Åge Mål At de konkrete målene kan brukes til strategisk styring 6) Gjennomføre pilot ny medarbeiderundersøkelsesmodell ved UiB Delaktiviteter: a. Testundersøkelse i september 2004 b. Evaluere spørsmålene c. Resultatene presenteres for alle i Bekkjarvik gruppen av Kristin Bakken i et lunsjmøte innen Ansvar Kristin Bakken Når Medspillere Deltakerne i Bekkjarvik samlingen Mål Finne fram til egnet verktøy for medarbeiderundersøkelser ved Det MN fak. 7) Utrede hvordan generere mer eksternt finansiert forskning a. Utnyttelsen av det vi har b. Om vi skal opprette egen stilling ved fakultetet i et samarbeid mellom flere institutter Ansvar Bjørn T. Når Frist Medspillere Heidi, Kjetil, Randi, Astri Bårdgard, Clelia, Olav Eldholm (instituttlederne) 8) Gjennomgå/evaluere vår utnyttelse av IT herunder a. Til informasjon b. Avtalebok c. Kalenderfunksjon Ansvar Bjørn følger opp med innspill Når Frist Medspillere. 10

11 Vedlegg 3 UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Arkivkode: 021 Fakultetsstyresak: 85 Saksnr.: 04/8855 Møte: 15. september 2004 GJENNOMGANG OG UTVIKLING AV DE SAMLEDE ADMINISTRATIVE FUNKSJONER VED FAKULTETET Bakgrunn Fakultetet har hatt som viktige målsettinger å bedre kvaliteten på forskningen og utdanningen. For å oppnå dette er det gjennomført en rekke tiltak: Etablering av større grunnenheter (gir mulighet for større satsinger og mindre overlapp og dublering, gjelder alle sider ved virksomheten: faglig, undervisningsmessig, administrativt, infrastrukturmessig etc) Styrking av ledelsesfunksjonene ved instituttene, ved å: tilsette motiverte og faglig sterke ledere gi lederne virkemidler for ledelse (avvikling av instituttstyret, delegering av budsjettfullmakter, overgang til enhetlig ledelse, dvs at det ikke lenger går en kommandolinje fra fakultetsdirektør til kontorsjef) I tillegg har der skjedd andre endringer som bl.a omlegging av undervisningen og studentoppfølgingen (Kvalitetsreformen), etablering av et tilsettingsorgan på fakultetet, endret finansieringsmodell for U&H-sektoren, endring i organiseringen av den eksternt finansierte virksomheten og mye mer. I løpet av høsten 2004 er det også nødvendig med en avklaring for fakultetet om hvorvidt det er ønskelig med enhetlig ledelse på fakultetsnivået også (at dekanus blir både faglig og administrativ leder for fakultetet). En bred prosess omkring dette spørsmål er ikke gjennomført, og en skal derfor være forsiktig med å foregripe konklusjonen. Enhetlig ledelse på fakultetsnivå vil imidlertid være en modell som a) er i tråd med den modellen vi har valgt for instituttnivået og b) med den modellen som etter all sannsynlighet blir lovpålagt 1 innført på institusjonsnivå i løpet av 2005/ Der er en ny lov på trappene som skal behandles av Stortinget i vårsesjonen (Ot.prp.nr.79 ( ) Ny lov om universiteter og høyskoler. Lovforslaget, og en kortversjon av denne, finner dere på følgende adresse: I proposisjonen fremmes en modell med enhetlig ledelse på institusjonsnivå, altså at rektor skal være både faglig og administrativ leder. I forslaget overlates det til styret å avgjøre hvorvidt rektor bør tilsettes eller velges. 11

12 Påbegynt lokalt administrativt utviklingsarbeid Universitetsstyret behandlet i møte 29. april 2004 saken "Omstilling av universitetets administrative og tekniske funksjoner" 2. Som en oppfølging av styrebehandlingen ble det oppnevnt en "Koordineringsgruppe for oppfølging av universitetsstyresak om omstilling" (se vedlegg). Universitetsstyret forventer bl.a. å se resultater av investeringer i mange nye administrative systemer og av avdelingssammenslåinger, i form av en reduksjon i administrative årsverk, eller i det minste en dreiing av fokus mot undervisningsadministrasjon ved effektivisering på andre områder (f.eks fakturabehandling). Med bakgrunn i alle de ovennevnte forhold og prosesser har fakultetsdirektøren initiert et utviklingsarbeid for den samlede administrasjonen ved fakultetet. Første ledd i denne utviklingsarbeidet har vært rettet mot de administrative lederne. Dette omfatter kontorsjefene ved instituttene (8 personer) og seksjonslederne ved fakultetssekretariatet (3 personer) og fakultetsdirektøren. Direktør (Kjetil Skog) ved Avdeling for naturvitenskap (Unifoib) har også vært inkludert, da det er en rekke forhold knyttet til administrasjon av den eksternt finansierte virksomheten som må på plass for at våre institutter skal kunne få gode og effektive virkemidler for økonomisk- og personalmessig styring av den totale virksomheten ved instituttene. Fakultetsdirektørens målsettinger for utviklingsarbeidet rettet mot de administrative lederne har vært uttalt som, bl.a. å: Tilpasse den samlede administrasjonen til ny ledelsesmodell (tilsatte ledere) Øke lederkompetansen og lederbevisstheten hos de administrative lederne Legge grunnlag for et utviklingsarbeid som skal sikre en dynamisk og hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt- og fakultetsnivået Gruppen har hatt to samlinger (11. juni og august) som har resultert i en tiltaksliste med tanke på hvilke prosesser som bør settes i gang for å oppnå de ovennevnte målsettingene. Vi kan ikke se sekretariatets oppgaver og instituttadministrasjonenes oppgaver isolert fra hverandre. De administrative lederne er viktige rollemodeller og premissleverandører i forhold til de medarbeidere de leder, og det har derfor vært naturlig å fokusere på denne gruppen innledningsvis. For den videre framdrift, og for å forankre arbeidet som nå er initiert i forhold til fakultetsstyret og dekanat, ber fakultetsdirektøren om at fakultetsstyret oppnevner en styringsgruppe for de administrative prosessene vi nå står foran

13 Fakultetsdirektøren foreslår følgende mandat for en slik styringsgruppe: Styringsgruppen skal definere en ønsket standard for god administrasjon ved det matematisknaturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell Styringsgruppen skal gjennom sitt arbeid, innenfor områdene studie, personal, økonomi og forskningsadministrasjon: Kartlegge arbeidsoppgaver og ønsket servicenivå Komme med forslag til arbeidsdeling mellom nivåene Kartlegge kompetansenivå og utarbeide kompetanseutviklingsprogram for administrasjonen Et mål for arbeidet er: Fullstendig saksbehandling på ett nivå. Det må oppnevnes undergrupper for hvert av områdene. Hver undergruppe 3 skal ha en leder og en sekretær, og lederen skal rapportere til Styringsgruppen etter en milepælsplan definert av Styringsgruppen. Styringsgruppen skal vurdere om hvorvidt den samlede administrasjonen bør defineres som å være under omstilling, da det kan være et viktig tiltak for å ha reelle virkemidler for eventuell omplassering av administrativt ansatte. Styringsgruppen rapporterer til fakultetsstyret. Styringsgruppen forventes i løpet av prosessen å ha tett dialog med: Instituttledergruppen Den administrative ledergruppen Representanter for organisasjonene Det sentrale koordineringsutvalget Styringsgruppen skal ha en gjennomgang av den samlede tiltaksplanen utformet av de administrative lederne på "Bekkjarvikseminaret". De tiltak som vurderes som hensiktsmessige å innlemme i den totale gjennomgangen av administrative funksjoner, skal innlemmes i milepælsplanen. Hvert av tiltakene skal ha en leder som skal rapportere til styringsgruppen. Styringsgruppen skal koordinere, overvåke, og være pådriver for prosessene som initieres med dette mandatet. Endelig rapport til fakultetsstyret, med forslag til reorganisering, skal foreligge senest 30. juni 2005, for iverksetting av tiltak i løpet av høsten Til orientering er der allerede oppnevnt en arbeidsgruppe for området Studieadministrasjon av fakultetsdirektøren. Gruppen ledes av Elisabeth Lysebo, og består for øvrig av: Eli Høie, Bjørn Bleie, Lars Arne Jordanger, Heidi Espedal og Ingrid Solhøy. Gruppen har hatt to møter til nå (27. august og 8. september). 13

14 Fakultetsdirektøren foreslår følgende sammensetning av Styringsgruppen: Kristine Breivik, leder, (MN-fak) Kjell Trengereid (FOT) Andrea Grimnes (MBI) Heidi Espedal (GEO) Kjell A. Sælen (MN-fak) Astrid Breivik (MN-fak) Line Rye (PØA) 1 representant fra enten NTL eller 2fo (oppnevnes etter forslag fra NTL/2fo) FORSLAG TIL VEDTAK: Fakultetsstyret slutter seg enstemmig til det framlagte forslag til opprettelse, mandat og sammensetning av en 'Styringsgruppe for gjennomgang og utvikling av de samlede administrative funksjoner ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet'. Bergen, 8.september 2004 KB Kjell A. Sælen fakultetsdirektør X:\DOKUMENT\KRISTIN\Utvikling\styringsgruppe_oppnevning_mandat.doc 14