OPTIMA studie. OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

Transkript

1 OPTIMA studie OPTIMA studie har som overordnet mål å sørge for at de tjenester som leveres av administrativ karakter på HiST er på riktig nivå i forhold til kvalitet og service: På bakgrunn av dette skal vi: Kartlegge dagens arbeidsprosesser Undersøke hvilke tjenester som må være tett opp til studenter/vitenskapelig tilsatte Foreslå fremtidige arbeidsprosesser, servicenivå etc. innenfor fastsatte rammer Beskrive kvalitet og servicenivå Viktige stikkord i prosessen har vært robusthet, effektivitet og kvalitet

2 HiST i omstilling Omstillingen ved HiST skal behandles i høgskolestyret i juni. Evt. reduksjon i antall stillinger vil også berøre studieadministrasjonen ved HiST. Reduksjon i antall stillinger vil medføre at vi vil måtte kutte i tjenestetilbudet med mindre vi effektiviserer tjenester på en slik måte av oppgaven ivaretas selv om vi blir færre. Noen av tiltakene som foreslås her innebære effektivisering ved samlokalisering av oppgaver Det er viktig å ha omstillingsprosessen i tankene i den videre gjennomgangen av saken

3 Fokusområder På bakgrunn av kartlegging og brukerundersøkelser, valgte styringsgruppen ut 5 fokusområder som OPTIMA studie skulle jobbe videre med Opptak Eksamen Internasjonalisering Veiledning Studieadministrativ støtte/saksbehandling Det ble satt ned arbeidsgrupper innenfor hvert av fokusområdene. Hver av gruppene har gjennomført to workshops. I samråd med prosjektledelsen, etter anbefaling fra Ernst & Young og av kapasitetshensyn har det blitt gjennomført brukerpanel innenfor de tre siste av de fem områdene. Konklusjonene er basert på resultater fra kartleggingsundersøkelsen, brukerundersøkelser, brukerpanel og kjente erfaringer fra områdene. Det er lagt vekt på kvalitet, likebehandling og robusthet i tjenestenivået. Innenfor alle de utvalgte områdene er det skissert forbedringsområder i tjenestenivået ved HiST.

4 Fokusområder Gjennomgang av dagens situasjon viser at det innenfor mange områder på studie er behov for å: bedre rutiner, kvalitetssikring og samordning samordning av oppgaver slik at vi tilbyr de samme tjenestene alle campus tydeligere informasjonsformidling kompetanseheving tydeligere ansvarsfordeling spesialister i stedet for generalister på mange områder økt kvalitet på mange tjenester å redusere sårbarheten

5 OPPTAK Hva er målet? Redusere sårbarhet Øke kvalitet Øke effektivitet / innsparing ressurser Bedre service overfor søkere Bedre rutiner Øke kompetanse Felles fagmiljø innenfor opptak gratis kunnskapsoverføring Fremstår som tydelig

6 OPPTAK Kartleggingen av lokale opptak ved HiST avslører mangel på rutiner og kvalitet i opptaksarbeidet i mange ledd. Ute på avdelingene er det ofte bare en person som arbeider med opptak, og dette gjøres kanskje bare en til to ganger pr. år Sårbarheten er stor både i forhold til sykdom, men også ved kvaliteten på det arbeidet som utføres Opptak er et eget fag som krever god kompetanse. I dag er det bare et fåtall ansatte ved HiST som besitter god kompetanse på området Alle ansatte som jobber med opptak, bør arbeide i et fagmiljø som kan utveksle kunnskap og erfaring på området, de skal ha oversikt over alle opptak som foregår på HiST, de skal kunne svare på henvendelser om opptak (både interne og eksterne) og de skal føle seg trygge på at det finnes kvalifiserte kolleger som tar over ved for eksempel sykdom. OPTIMA studie foreslår derfor felles opptakskontor ved HiST. Det forutsettes at det opprettes klare kommunikasjonslinjer mellom et opptakskontor og virksomheten på avd.

7 OPPTAK Foreslåtte tiltak i prioritert rekkefølge 1. Felles opptakskontor for HiST 2. Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3. Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 4. Involvere SFS, dekanstab ved opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 5. Skanne dokumentasjon 6. Lage serviceerklæring 7. Kompetanseheving av opptaksstaben 8. Felles markedsføring 9. Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Felles rutiner og kvalitet i opptaksarbeidet i alle ledd Foreslått modell vil heve kvaliteten, redusere sårbarheten, og øke effektiviteten Vi forventer at vi vil redusere ressursbruk totalt på opptak (dette jobbes det videre med i workshop 3 dersom styringsgruppen gir sin tilsutning til forslaget)

8 EKSAMEN Arbeidsgruppen er uenig om etablering av felles eksamenskontor eller ikke Opprettholde eksamensforum Mot felles eksamenskontor: - spredt lokalisering/geografisk avstand. Viktig med nærhet til campus: uheldig med fysisk avstand mellom vitenskapelige/studentene og de som jobber m eksamen - Eksamensarbeid er sesongbetont. Hva med arbeidsoppgaver utenom sesongen - Innlevering av hjemmeeksamen vil selv med felles eksamenskontor foregå på studiested For felles eksamenskontor: - Effektiv bruk av teknologi kan kompensere for fysisk avstand - Høyere kompetanse / fagmiljø innenfor eksamens-faget - gevinst i form av forenklede og tidsbesparende rutiner - Redusert sårbarhet - Standardisering av arbeid der det er mulig - Større fleksibilitet for de ansatte - Eksamensmedarbeidere er også stort sett FS-superbrukere, overlapping mellom medarbeidere i denne gruppen

9 Eksamen Konklusjon: OPTIMA studie anbefaler at det ikke opprettes et felles eksamenskontor (med forbehold om delprosjektgruppens konklusjon i møte ) Det blir viktig videre for eksamensforum å jobbe med rutiner og klar arbeidsfordeling videreutvikle arbeidet med å tenke HiST fremfor avdeling der det er hensiktsmessig Foreslått løsning hever kvaliteten, den kan redusere sårbarheten, men vi forventer ingen betydelig effektivisering.

10 INTERNASJONALISERING Arbeidsgruppen har ikke levert i forhold til bestilling, og sier ikke noe eksplisitt om gevinst i forhold til effektivisering og robusthet. Det her kommet forslag til hvordan vi kan heve kvaliteten innenfor området. Det er i utgangspunktet ønske om en ekstra sentral ressurs som jobber med - søknadsbehandling - avtaleadministrasjon - informasjonsoppgaver, generell info på nett - bestillingsprosedyre hybel P.t. er det ikke ressurser til å etablere en ekstraressurs innenfor internasjonalisering. Ved evt. etablering av en slik ressurs / tjeneste, må eksisterende ressurser omfordeles I fremtiden må det jobbes med klarere og bedre definerte rutiner, ansvarsplassering og rolleavklaring

11 VEILEDNING Opprette en definert veiledningstjeneste på HiST likt organisert Definert veileder på hvert campus med lik organisering Opprettholde et felles tilbud om veiledning av studenter med funksjonsnedsettelse / tilrettelegging Tilby felles karriereveiledning (dette framkommer som et krav fra SP) Øke veilederkompetansen til den enkelte veieleder. I dag er nivået meget variabelt. Alle avdelinger har ikke et definert tilbud. Opprette nettverk for studieveieledere / studieveilederforum Evt. karriereveileder kan lede dette Opprette egen felles nettside for veiledning på HiST som avdelingene kan lenke seg opp mot (definisjon tjeneste, rolle, hvem er hvem, servicenivå, kontaktinfo osv) Gruppen har konkludert med at det er viktig at det eksisterer en studieveiledertjeneste på hver avdeling. Dette hensynet har gått foran effektivisering, og robusthet.

12 STUDIEADMINISTRATIV STØTTE / SAKSBEHANDLING Sikre likebehandling / lik saksbehandling / klare retningslinjer Felles prosedyre for fritak/innpassing (presedensoversikt), permisjoner,reglementer. Sikre lik involvering av de studieadm ansatte på avdeling Tydelige retningslinjer for publisering av info Felles retningslinjer og frister for vedtak av fag-studieplaner Sikre dokumentasjon i ephorte Samarbeid mellom på tvers av avdeling / seksjon (lære av det/de campus som har lyktes med samarbeid

13 Konsekvenser Pga at campus i dag er ulikt organisert, så vil implementering av foreslåtte tiltak få ulike konsekvenser på ulike campus. Eksempelvis er noen lokalopptaksmedarbeidere organisert under dekanens stab mens andre er organisert under SFS. Dersom styringsgruppen går inn for felles eksamenskontor, så vil dette kun få konsekvenser for SFS ressurser Uansett løsninger som velges vil det stilles store krav til samarbeid på tvers av avdelinger og seksjoner. Dagens organisering stiller i prinsippet også slike krav, men erfaring viser at samarbeidet kan og bør styrkes vesentlig Dersom styringsgruppen vedtar etablering av felles opptakskontor så vil ressurser kunne frigis, både på kort og lang sikt. Dersom disse ressursene ikke trekkes tilbake som følge av omstilling, vil de kunne utnyttes innenfor andre områder som for eksempel karriereveiledning eller internasjonalisering