NOTAT. Høringsuttalelse administrativ organisering

Transkript

1 NOTAT Til: prosjektledelsen SD/høgskoledirektører Fra: Seksjon FT-Utdanning v/viserektor utdanning og gruppeleder SD studieadministrasjon Dato: 8. april 2013 Kopi: Johnny Thorsen Saksnummer: 2012/996 Høringsuttalelse administrativ organisering Seksjon for utdanning ønsker å avgi en høringsuttalelse om administrativ organisering ved HiBV basert på bestilling fra prosjektledelsen i SD. Høringsuttalelsen tar utgangspunkt i plattformdokumentet, men egne erfaringer og vurderinger blir også presentert. Erfaringsområdet baserer seg på en inkluderende prosess i egen seksjon og ikke minst erfaringer og prosesser fra tidligere SAD-prosjekt (Buskerud, Østfold og Vestfold) og gjennom nåværende SD-prosjekt, der seksjon for utdanning har en omfattende deltakelse i studieadministrative underprosjekter. Høringsuttalelsen baserer seg derfor i betydelig grad på erfaringer og vurderinger i de felles studieadministrative prosessene på tvers av institusjonene. Uttalelsen fokuserer på administrativ organisering på institusjonsnivå og studieadministrativ organisering innenfor en studieseksjon. Fakultetsorganisering og administrativ støtte til fakultetene berøres på prinsipielt nivå og til en viss grad i vurderinger rundt gjennomgående studieadministrativ organisering. Krav til studiedirektør kommer til slutt. 1. Organisasjonsmodell for administrativ organisering på institusjonsnivå Plattformdokumentet sier at det på bakgrunn av tidligere utredninger synes hensiktsmessig med en inndeling i seks administrative fagområder som ledes av en fagdirektør/seksjonssjef. De fagområdene som peker seg ut er forskning, studie, kommunikasjon, økonomi, personal & organisasjon og drift. Disse seks fagområdene skal ledes av en fagdirektør (fagsjef). Direktørbetegnelsen synes som den mest brukte i sektoren. Vi går derfor inn for at direktørtittelen benyttes, som også vil være i tråd med statens øvrige avdelingsdirektørnivå. Med bakgrunn i plattformdokumentet vil dette gi følgende fagdirektører: studiedirektør, forskningsdirektør, kommunikasjonsdirektør, økonomidirektør, personal og organisasjonsdirektør og Campus-/driftsdirektør. Både for faglig og administrativt tilsatte medarbeidere kan det fremstå som et godt prinsipp med gjennomgående fagadministrativt ansvar både med tanke på faglig utvikling og profesjonell identitet. For de faglige medarbeiderne er dette ivaretatt gjennom fakultets- og instituttstrukturen, der det er en tydelig leder- og linjestruktur på tre nivåer: rektorat, dekan, instituttleder. For de administrativt tilsatte kan en tilsvarende tydelig leder- og linjestruktur ivaretas gjennom høgskoledirektør, fagdirektør og seksjonsleder, f. eks. gjennom høgskoledirektør, studiedirektør og seksjonsleder (eksamensleder eller leder internasjonalt Side 1

2 kontor). Dersom et seksjonsområde 1 (kontorområde) ved HiBV ikke har et tilstrekkelig antall medarbeidere, foreslår vi at to seksjoner slås sammen til en seksjon. Seksjon for utdanning anbefaler administrativ organisering gjennom de føringer som er gitt i plattformdokumentet med gjennomgående fagadministrativt ansvar. Seksjonen ønsker enhetlig ledelse på nivå 3, dvs. at nivå 2 delegerer ansvar, makt og myndighet mht budsjettansvar og personalledelse. Se tabell nedenfor. nivå 1 rektor (prorektorer) høgskoledirektør nivå 2 dekan fagdirektør nivå 3 instituttleder seksjonsleder Nedenfor har vi en organisasjonsmodell som viser vårt primærforslag på direktørnivå (nivå 2) og en figur for vårt forslag til seksjoner/kontorer (nivå 3) innenfor studieadministrasjon. Det er viktig å påpeke at detaljene på nivå 3 først kan falle på plass etter at ny hovedstruktur på nivå 2 i organisasjonen er implementert. 1 Navnet seksjon kan være et hensiktsmessig navn på det administrative nivå 3, men hvis nivå 2 også heter seksjon, bør det utarbeides enhetlige betegnelser, f. eks. seksjon (nivå 2) og kontor (nivå 3) Side 2

3 De seks direktørfunksjonene er tydelig markert i figuren: studie/utdanning, forskning, HR, økonomi, kommunikasjon og drift. Dersom det er begrunnet ønske om å redusere antall fagdirektører, ser vi muligheten av en reduksjon fra seks til fem direktører. Vi tror at HiBV likevel vil kunne ha en organisasjon som kan levere kvalitetsmessig og være en arena for utvikling. Fem direktører Dersom et direktørområde skal utgå, foreslås fagdirektør for kommunikasjon. Kommunikasjonsfunksjonen foreslås løftet til strategisk nivå i høgskoledirektørens stab, for å styrke arbeid med omdømme og profilering i institusjonens strategi for å etablere den nye høgskolen HiBV markedsmessig. Informasjonsansvar og redaktøransvar kan også være plassert hos en stabsperson. Rekruttering og marked og ønskes som vist ovenfor flyttet til studieseksjonen. Fire direktører Seksjon for utdanning fraråder en videre reduksjon fra fem til fire direktører. 2. Organisasjonsmodell for organisering på fagseksjonsnivå - studieseksjonen Studieseksjonen ledes av studiedirektør eventuelt utdanningsdirektør. Dersom utdanning velges, vil en sammenheng mellom prorektor utdanning og den relaterte fagseksjonens direktør utdanning understrekes i tittelen utdanningsdirektør. Et motargument mot utdanningsdirektørtittelen kan være at den allerede brukes hos Fylkesmannen i Fylkesmannens stab og i fylkeskommunen i fylkesrådmannens stab. Tittelen studiedirektør er meget vanlig i UH-sektoren og vil koble direktørstillingen til studie-betegnelsen. Vi anbefaler betegnelsen studiedirektør og studieseksjon. I tråd med administrativ 3-nivå-organisasjon nevnt ovenfor går vi inn for et tydelig nivå 3 i studieseksjonen et seksjonsnivå. Vi ønsker ingen mellomledd mellom direktør og seksjonsleder. Om seksjon er et godt navn på enhetene på nivå 2 og nivå 3, er vi usikre på, jf. note 1 ovenfor. Det er samlebetegnelsen på nivå 3 som kan være problematisk, for vi anbefaler titler som eksamensleder, leder internasjonalt kontor, opptaksleder. Grunnleggende prinsipper for seksjonens forslag og vurderinger om organisering på fagseksjonsnivå: 1. Studieadministrasjon skal støtte og utvikle utdanningskvaliteten i primærvirksomheten på fakultetene. 2. Studieadministrasjon er et robust fagmiljø som må sikres vedvarende kompetanseutvikling. 3. Studieadministrasjonen bidrar til at likebehandling av studentene i forhold til gjeldende regelverk. Studieseksjonene ved HiVe og HiBu er i dag ulikt organisert, men betjener omtrent de sammen funksjonene. Ved så ulik organisering er det nødvendig å åpne opp for noe variasjon på grunn av størrelsen på campus. Se forslag til seksjoner/kontorer på nivå 3 nedenfor. Seksjonsområdene defineres ut fra oppgaver og struktureres ved at oppgaver/funksjoner ses i sammenheng der det er nødvendig, og for å sikre en profesjonell fellestjeneste som kan svare på fakultetenes behov. Seksjonene har spilt inn forslag om organisering av funksjonene i den nye høgskolen som innebærer sterkere sentralisering og mer robust og profesjonalisert tjeneste. Vårt utgangspunkt er at fakultetene har ansvar for den faglige utviklingen på fakultetet innenfor studieprogrammene på alle nivåer, mens studiedirektøren har Side 3

4 ansvar for den studieadministrative kompetanseutviklingen til alle studieadministrative medarbeidere ved institusjonen også de som er fast lokalisert på fakultet. I tillegg kommer ansvar for kvalitetssikring og støtte i det administrative arbeidet på fakultetene. Det enkelte fakultet/institutt må fortsatt ha ansvar for det fakultets- og instituttspesifikke. Den foreslåtte organiseringen vil være gjennomførbar innenfor ressursrammene på fusjonstidspunktet. Rekruttering og marked Kommentarer: Seksjonen rekruttering og marked er plassert i studieseksjonen pga. den tette kobling til studieannonsering og opptak, og samsvarer med en tidligere organisering ved HiVe. Det foreslås at konsulentene med dette arbeidsområdet i dag flyttes som gruppe med sin leder til studieseksjonen. Dette ser vi som gunstig for organisasjonen. Det sikrer tettere samarbeid, og bedre kjennskap/ nærhet for markedsmedarbeiderne til de ulike studierelaterte sider av vår virksomhet. EVU bør med tanke på fellestjenesteprinsippet, betjenes av studieseksjonen innenfor studieadministrative området. Studiekonsulenter som sitter sentralt, f. eks. på opptak og eksamen vil være dedikert til EVU med ivaretakelse av EVU-rutiner og prosedyrer. EVU-konsulenter knyttet til det enkelte fakultet og dets fagmiljø vil ha arbeidsplassen sin på fakultet, men være organisatorisk tilknyttet studieseksjonen. Studiekonsulentene i bevilgningsfinansierte studier utgjør den største enkeltgruppen innenfor studieadministrasjon og utgjør en studieadministrativ førstelinje. Institusjonene har i dag ulik organisering. For å sikre nærhet til studenter og fagmiljø må studiekonsulentene være permanent lokalisert på fakultet. En studiekonsulent på fakultet må ha inngående kjennskap til fakultetets rammeplaner og rutiner, men må samtidig være helt oppdatert på UH-loven, nasjonale forskrifter, institusjonens forskrifter og de stadige endringene fra sentralt nasjonalt hold når det gjelder studieadministrative arbeidsområder. Her foreslår vi altså studiekonsulenter/-veiledere organisert i Side 4

5 fellestjenester, men lokalt plassert på fakultet/institutt for å ivareta førstelinjestøtte til studenter og faglige medarbeidere. Dette punktet er utdypet i tabellen nedenfor. Sentralt organisert og lokalt plassert foreslås også innenfor de administrative sidene ved internasjonalisering. Skrankefunksjon på alle studiesteder Vi vil understreke at ny studiedirektør må få handlingsrom til å utvikle studieseksjonen i tråd med eksterne krav fra studiesøkende, fra regionale partnere og fra NOKUTs krav til utdanningskvalitet. Studiekonsulenter/studieveiledere Med utgangspunkt i plattformdokumentets presisering om gjennomgående fagadministrativt ansvar og med bakgrunn i at det eksisterer en uenighet når det gjelder studiekonsulenters/-veilederes organisatoriske tilknytning, konkretiserer vi nedenfor to alternativer. 1. De studieadministrative konsulentene som i dag er knyttet til fakultetene, skal tilhøre en studiekonsulent/-veilederseksjon som rapporterer i linje til studiedirektør. Med denne organisering har studiedirektør overordnet personalansvar og økonomiansvar for de studieadministrative konsulentene. Kompetanseutvikling blir da studiedirektørs ansvar, og samtlige studiekonsulenter vil inngå i et robust studieadministrativt miljø og få samme opplæring. Ved å være organisert sentralt vil mulighetene for at studiekonsulent/-veileder kan videreutvikle sin spesialiserte fakultetskompetanseprofil økes, samtidig som en del av de rutinepregede og studieadministrative oppgavene på institusjonsnivå kan utføres innenfor andre deler av studieseksjonen (for eksempel FSoppgaver, lokalt opptak m.m.). 2. De studieadministrative konsulentene som i dag er knyttet til fakultetene, rapporterer til dekan på fakultet. Med denne organisering har dekanen studiefaglig ansvar pluss personalansvar og økonomiansvar. Det er viktig å presisere at en organisering av studiekonsulentene-/veilederne under studiedirektør ikke må gå på bekostning av faglig nærhet eller fakultetenes totale administrative ressurser, slik en del har uttrykt bekymring for i høringsprosessen. Formålet med en slik organisering er derimot å legge til rette for spesialisering og høy faglig kompetanse innenfor de forskjellige delene av det studieadministrative arbeidet. En organisering gjennom fellestjenester følger prinsippene om gjennomgående fagadministrativ linjeføring, og er et grep som primært berører personalansvar og opplæring/kompetanse. Faglig særpreg og spisskompetanse knyttet til fakultet/institutt er forutsetning som ligger fast uavhengig av valgt linjeføring. Ved de største institusjonene i UH-sektoren har det enkelte fakultet en egen profesjonalisert studieadministrasjon. Vi kan ikke se at størrelsen på våre fakulteter gir mulighet for å bygge opp slike profesjonelle tjenester på fusjonstidspunktet. Vår anbefaling er derfor at de studieadministrative konsulentene/-veilederne som i dag er knyttet til fakultetene, skal tilhøre en studiekonsulent/-veilederseksjon som rapporterer i linje til studiedirektør. Det må til slutt understrekes at høy kvalitet på den studieadministrative/-veiledende tjenesten, er det primære. Side 5

6 3 Ansvarsområde/ instruks for studiedirektør Studiedirektør leder høgskolens studieseksjon og rapporterer til høgskoledirektøren. Studiedirektøren skal bidra til høy utdanningskvalitet ved å sørge for en effektiv studieadministrasjon og drift ved alle høgskolens campus. Stillingstype Stillingskode avdelingsdirektør Formalkrav til stillingen Utdanningsnivå høyere grad, master og tilsvarende Ansvarsområder og oppgaver - Delta i høgskoledirektørens ledergruppe - Saksforberedelse og presentasjon av studieadministrative saker for Høgskolestyret - Utrede, koordinere og følge opp studieadministrative saker for ledelsen og for styret - Støtte prorektor utdanning i faglig-strategiske utviklingsoppgaver som berører studieadministrasjon - Videreutvikle studieadministrative systemer og registre - Utvikle og drifte et kvalitetssystem i tråd med NOKUT Studietilsynsforskrift - Utvikle høgskolens studieadministrasjon til en robust og profesjonell tjenesteytende seksjon - Studieadministrativ rapportering internt og eksternt - Personalledelse og forvaltning av budsjett i egen seksjon Søkere må kunne dokumentere ledererfaring fra studieadministrativt arbeid og ha erfaring fra større utdanningsinstitusjoner innenfor universitets- og høgskolesektoren. 5 vedlegg Vedlegg 1: Innspill fra team 2 (eksamen og støttesystemer) Vedlegg 2: Innspill fra team 1 (opptak, høgskoletorg, internasjonalt kontor) Vedlegg 3: Innspill fra stab Vedlegg 4a; Innspill fra SD-gruppen for internasjonalisering Vedlegg 4b: Innspill fra SD-gruppen for internasjonalisering Vedlegg 5: Innspill fra SD-gruppen for opptak Side 6

7 Side 7