Forslag til prosjekter - Fornyelsen av studieadministrasjonen

Transkript

1 Forslag til prosjekter - Fornyelsen av studieadministrasjonen HiOA Personlig og konfidensielt

2 Innhold Kapittel Tittel Side 1 Tjenester i studieadministrasjonen 1 2 Internasjonalisering 2 3 Informasjon, veiledning og karriere 6 4 Studentforvaltning 10 5 Programplaner 13

3 Tjenester i studieadministrasjonen 1. Internasjonalisering 2.Informasjon, veiledning og karriere 3.Studentforvaltning 4.Programplaner 1

4 Internasjonalisering For tjenesteområde "Internasjonalisering" foreslås fire delprosjekter: 1. Tydeliggjøring og ansvarliggjøring av strategi 2. Brukerorientert saksbehandling roller og ansvar 3. Profesjonalisering av nettsidene 4. Digitalisering av søknadsprosessene 2

5 Kapittel 2 Internasjonalisering Tydeliggjøring og ansvarliggjøring av strategi Utfordring Manglende felles forståelse og strategisk retning for internasjonalisering Manglende avklaring av hva strategiske partnere og strategiske partnerskap skal være ved HiOA Manglende strategisk mobilitet både student- og tilsattemobilitet Manglende rolle- og ansvarsavklaring mellom utvalg, seksjoner og ledere Målbilde Strategi, handlingsplaner og begrepsforståelsen for internasjonalisering er klar og tydelig, og samtlige involverte tilsatte kjenner sine og andres ansvarsområder. Innhold 1. Det utarbeides en revidert handlingsplan for internasjonalisering, basert på institusjonens strategi og en kartlegging av dagens internasjonaliseringsaktiviteter ved HiOA. Handlingsplanen skal inneholde områdespesifikke klare mål og tiltak med en tidsplan og ansvarsenheter/personer 2. Avklaring av roller og ansvarsområder til de ulike aktørene involvert i internasjonaliseringsarbeidet (utvalg, seksjoner, fakultet og seksjon for internasjonalisering). Avklaringen følges opp med klar og god informasjon til alle i organisasjonen om arbeidsfordelingen 3. Det etablere et felles begrepsapparat for ulike former for samarbeid mellom HiOA og utenlandske samarbeidspartnere (for eksempel i utvelgelsen av strategiske partnere). Det etableres også ett sett med kriterier for de ulike nivåene for samarbeid, basert på institusjonelle, nasjonale og internasjonale føringer på feltet. 3

6 Kapittel 2 Internasjonalisering Brukerorientert saksbehandling roller og ansvar under delstudier i utlandet Utfordring Antall kontaktpunkter for utreisende studenter oppleves utfordrende, og studentene opplever at ingen studieadministrative ansatte sitter med hele bildet. Målbilde Utreisende studenter har ett kontaktpunkt (blant de administrative internasjonale koordinatorene) ved fakultetet. Kontaktpunktet har ansvar for og kompetanse til å veilede studenten før, under og etter delstudier i utlandet. Ansvaret omfatter å sette studenten i kontakt med andre enheter i organisasjonen etter behov. Innhold 1. Tydeliggjøre rollene til de administrative internasjonale koordinatorene og de vitenskapelige internasjonale koordinatorene på fakultetene. Kontaktpunktet for delstudier i utlandet må settes i stand til å ha rollen som primærrådgiver for studentene. De administrativt ansatte internasjonale koordinatorene har kjennskap til både fakultetets avtaler og de institusjonelle avtalene, og setter studenten i kontakt med seksjon for IN, vitenskapelig internasjonale koordinatorer og lærere etter behov. 2. Seksjon for internasjonalisering skal tilrettelegge for en brukerorientert tilrettelegging for delstudier i utlandet gjennom sine roller som: - Strategisk pådriver for internasjonalisering av studier ved HiOA (inkludert rollen som institusjonens kontaktpunkt mot internasjonale og nasjonale programmer for internasjonalisering) - Utvikle og drifte systemer som sikrer godt og effektivt internasjonaliseringsarbeid ved institusjonen (kompetanseheving blant administrativt og faglig ansatte, felles retningslinjer og digitale løsninger, støtteapparat for promotering av delstudier på fakultetsnivå- listen er ikke uttømmende) 4

7 Kapittel 2 Internasjonalisering Profesjonalisering av nettsidene Utfordring Nettsidene (gjelder både norske og engelskspråklige sider), som kommunikasjonskanal overfor søkere, studenter og tilsatte, samt eksisterende og potensielle samarbeidspartnere, er mangelfulle og dekker ikke informasjonsbehovet til de ulike brukergruppene av sidene. Målbilde Nettsidene til HiOA har gode nettsider som er brukerorienterte og tilfredsstiller informasjonsbehovet hos søkere, studenter og tilsatte. Antall individuelle henvendelser om informasjon som fremkommer på HiOAs nettsider er redusert. Innhold 1. INs nettsider for internasjonalisering styrkes, med revidert struktur og målgrupperettet informasjon, herunder strukturer for systematisk innhenting av rapporter fra studenter som har vært på delstudier i utlandet. Nettsidene om internasjonalisering på fakultetsnivå sees i sammenheng med ny brukerorientert struktur og revideres ved behov i henhold til maler som sammenfaller med INs nettsider - Seksjon for internasjonalisering og fakultetene har per i dag ikke ressursene som kreves til et slikt arbeid 5

8 Kapittel 2 Internasjonalisering Digitalisering av søknadsprosessene Utfordring Med unntak av Fakultet for teknologi, kunst og design (TKD) er søknadsprosessene for ut- og innreisende studenter i stor grad manuell og innebærer omfattende manuell behandling og registrering i studieadministrative systemer. Målbilde Samtlige søknader om ut- og innveksling skjer gjennom digitale løsninger som er koblet til studieadministrative systemer. Dette har minimert behovet for manuelle registreringer, antall feil i systemene er redusert og statistikken for mobilitet er pålitelig og god. Innhold i prosjektet 1. Pilotprosjektet med bruk av SøknadsWeb på TKD evalueres 2. SøknadsWeb rulles ut på øvrige fakultet og det utvikles løsninger for at innreisende studenter kan benytte tilsvarende løsning (inkludert nominasjonsweb) 3. Seksjon for IN er ansvarlig for et helhetlig og jevnlig opplæringsopplegg for fakultetene i bruk av SøknadsWeb og FS knyttet til de overnevnte prosessene Seksjon for internasjonalisering og fakultetene har per i dag ikke ressursene som kreves til et slikt arbeid. Gjennomføringen er også avhengig av tilrettelegging fra eksterne aktører (USIT ved UiO). 5