Prosjekter, og effekter

Transkript

1 14. APRIL 2018 Prosjekter, og effekter Ledersamling, Administrasjon for framtida 11. april 2018 Kent Grødem

2 Hva skal jeg snakke om nå? Prosjekter Interne utviklingsprosjekter på OsloMet av en viss størrelse, som ofte har som mål å effektivisere eller heve kvaliteten i støtteprosesser og/eller tjenestetilbudet til våre brukere. (Ikke forskningsprosjekter e.l.) Effekter 1. Hvordan, og når påvirker det prosjektene gjør våre brukere 2. Hva får vi ut av prosjektene vi gjennomfører?

3 Porteføljestyring handler om å gjøre en helhetlig vurdering av endringsbehov, slik at de riktige prosjektene får prioritet og blir tildelt nødvendige ressurser HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS

4 Hva vi ønsker å oppnå Prioritering av prosjekter i samsvar med Strategi 2024 Gjennomsiktige prioriterings- og beslutningsprosesser Gevinster av prosjekter realiseres og synliggjøres Effektiv og riktig bruk av våre ressurser - kroner og hoder Bli bedre på planlegging, estimering og gjennomføring av prosjekter

5 Porteføljeprosessen Realisere Vurdere og prioritere prosjektforslag mot strategiske mål Dokument: Statusrapport Prioritere: Vurdere og prioritere prosjektforslag mot strategiske mål Dokument: Prosjektforslag (BP1) Koordinere: Vurdere og prioritere prosjektforslag mot strategiske mål Dokument: Statusrapport Planlegge: Vurdere og prioritere prosjektforslag mot strategiske mål Dokument: Prosjektplan (BP2)

6 Portefølje 2018 Prosjekter startet i 2017 eller tidligere. Prosjektene er prioritert, men ikke i rekkefølge. Nye prosjekter, eller prosjekter som har endret finansiering. Prosjektene er prioritert i rekkefølge

7 HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS

8 Prosjekter som kan påvirke UF-tilsatte

9 Ny programvare som «treffer» UF Database for emne- og programplaner CANVAS (planlagt grunnleggende opplæring frem til juli) E-skjema (gjelder timelærere forenkler timeregistrering) Office 365 (planlagt utrulling og opplæring gjennom året) Timeplan (opplæring til studieadministrasjon foregår nå, UF må forholde seg til dette snart) Praksisportal (nytt system kommer iløpet av 2019, etter plan) FoU-støtte 2.0 (skal lage egen forskningsprosjekt-database)

10 Hva skjer når et utvalg Når Prosjekt April Nytt pensumlistesystem (Leganto) Gis opplæring til emneansvarlig (skal være klar til høst Ny universitetsprofil Ny profil godkjennes av rektor Mai E-skjema Ny løsning for registrering av timelønn tas i bruk av timelærer Office 365 Løpende opplæring i systemet P35-byggeprosjekt Ombygging starter FoU-støtte 2.0 Utviklet beste praksis for FoU-administrasjon, gjennomført pilot Juli CANVAS Opplæring skal være gjennomført Ny universitetsprofil og nye nettsider lanseres

11 Vi vet ikke nok! Tiltak 1. Porteføljekontoret Skal kartlegge leveranser og hvem som blir berørt sammen med prosjektledere. Klart i løpet av mai. 2. Prosjektledere og eiere Lage gode prosjektplaner. Hva er leveransene? Når kommer de? Hvem blir berørt? 3. Linjeledere Etterleve prinsippene i porteføljestyringen ikke starte opp alle gode initiativer i «splendid isolation»

12 Utvikling i årsverk ved OsloMet Prognose 2021 Antall UFF per administrative stillinger 1,76 1,77 2,23 Prognosen forutsetter: - Fortsatt vekst i UFF-stillinger (2,5 % hvert år) - Reduksjon i administrative årsverk tilsvarende beregninger i Administrasjon for fremtiden

13 Forventet effektivisering fra prosjekter i porteføljen Totalt 31 prosjekter i porteføljen. 16 igangsatt før implementering av porteføljestyring 15 etablert etter septemberkonferansen 2017 (porteføljestyret/tjenesterådet) 12 av 15 prosjekter fra septemberkonferansen oppga «reduserte kostnader» og/eller «redusert tid» som gevinster. Kun tre av disse har tallfestet gevinsten. Totalt 15 årsverk er planlagt realisert innen 20XX. Prosjekt Gevinst Kommentar Timeplan 2-3 årsverk Gjelder studieadministrasjon Virtuell assistent 7 årsverk Estimert 10% innsparing på tvers av hele økonomifunksjonen. Fragmenterte gevinster. Arbeidslivsportal en 6 årsverk Gjelder praksisadministrasjon på fakultet.

14 Spørsmål? Kontakt: