Modell for tjenesteforvaltning

Transkript

1 2. NOVEMBER 2015 Modell for tjenesteforvaltning tilpasses hver presentasjon

2 Hva er en tjeneste?

3 Hva inneholder brukerorientering?

4 Oppgaver Hvilke tjenester benytter du deg av? Bruk 10 minutter på å summe med sidemannen/damen og noter ned

5 Oppsummering av summing Gi eksempler på utvidete tjenester Fra røyksignaler til lync

6 Hver er dagens utfordringer? Manglende samhandling mellom ulike nivå, horisontalt Manglende læring på tvers Uklare delegasjoner Lav grad av gjennomsiktighet i beslutning Ingen sporbarhet Variasjon i rutiner Manglende kommunikasjon av ny praksis Uklare roller Svak evne til god prioritering Konkurrerende systemer

7

8 Lettfattelig Repeterbar leveranse En klart definert og avtalt løsning Dekker et konkret og avklart behov hos en el flere brukergrupper Robust leveranseprosess og god brukerstøtte

9 Et konkret eksempel 2. NOVEMBER 2015 MODELL FOR TJENESTEFORVALTNING

10 Hvis vi våkner opp i morgen og ser at studentene våre: fornøyd med studievalgene sine gjennomfører på normert tid i liten grad faller fra har det bra mens de studerer på HiOA er godt forberedt på jobbsøkerprosessen får et positivt møte med arbeidslivet gir tilbake til HiOA som alumn etter endt utdanning Hva har studieadministrasjonen ved HiOA gjort for å bidra til å få dette til?

11 HiOA Karriere- På vei Tilbyr: Karriereveiledning (i vid forstand) Gjennom flere ulike koordinerte ytelser bidra til at søkere og studenter utvikler gode karriereferdigheter som gjør dem i stand til å ta bevisste og kunnskapsbaserte valg knyttet til egen utdanning og framtidig jobb.

12 HiOA Karriere- på vei Visjon: Istandsette søkere og studenter til å ta gode, velinformerte valg knyttet til utdanning og karriere Studiedirektør og Seksjonsjefer for studier på fakultet og i Avd. STU SAL (LAO) Tjenesteeier: Ressursnettverk Tjenesten understøttes av flere ulike funksjoner/medarbeidere HiOA Karriere PÅ vei Fakultet SAM, HF, TKD og LUI Studieadm. Prosjekteks. 3: Infomasjon, veiledning og karriere Avdeling STU OV og IN Prosjekteks. 2: Studentveiledning FOU Entreprenørskap Læringssenter Prosjekteks. 1: Innføre Alumni ved HiOA Avd. SK SiO En tjeneste består av ytelser God start Gode studievaner Arrangement Fadder forening VEILEDNING Opptak Studievalg studieløp Tilrettelegging Karriere Karrieredager Karriereportal Jobb, cvsøkndskurs entreprenørskap mentorordninger trainee Alumni arrangementer bli med på jobben Nyhetsbrev Bruke alumner I undervisning

13 Hvorfor er modellen bra? Fokus på studentene! Samarbeid på tvers Struktur for gjenvinne, utvikle og avslutte tjenester Struktur for å hente inn informasjon om studentenes behov Klar ansvarsfordeling Tydelig mandat og ressurser er avklart Sammen mot et felles mål!

14 HiOA Kvalifikasjon Visjon: «Sikre flyt og samarbeid i ytelsene som leder direkte til utstedelse av vitnemål.» eller «Smidig dokumentasjon til rett tid.» Studiedirektør og Seksjonsjefer for studier på fakultet og i Avd. STU SAL (LAO) Tjenesteeier: Ressursnettverk HiOA Kvalifikasjon Prosjekteks. 1: Digital eksamen Prosjekteks. 2: Sentralisering av opptak Prosjekteks. 3: Tjenesten understøttes av flere ulike funksjoner/medarbeidere/ verktøy Fakultetene Studieadm. Avdeling STU OV, AK, ES Eiendom: Eksamens -lokaler IT:Digitaliseringsprosjekter Læringssentre Førstelinje Nettsider FS P360 En tjeneste består av ytelser Vitnemål Karakterutskrift Diploma supplement Vitnemålsbekreftelse Eksamen Planlegge dato Avvikling Booke lokaler Mottak av oppgaver Sensoradministrasjon Godkjenning Innpassing Fusk Opptak Pensumlister Begrunnelse og klage på karakter

15 HiOA Undervisning Visjon: «Studenten skal ha et forutsigbart og smidig livsløp innenfor rammen av sitt studieprogram.» Studiedirektør og Seksjonsjefer for studier på fakultet og i Avd. STU SAL (LAO) Tjenesteeier: Ressursnettverk HiOA Undervisning Prosjekteks. 1: Timeplan Prosjekteks. 2: Undervisningsrom Prosjekteks. 3: Semesterkvitteringsapp Tjenesten understøttes av flere ulike funksjoner/medarbeidere/ verktøy Fakultetene Studieadm. Avdeling STU: ES IT:Digitaliseringsprosjekter Eiendom: Undervisningsrom Uniuntis Førstelinje Nettsider FS HR Praksisadministrasjon Timelæreradministrasjon Emneopptak En tjeneste består av ytelser Timeplan Opptak Rombooking

16 HiOA Rekruttering Visjon: «.HiOA skal fremstå som en attraktiv arbeidsgiver for nye kandidater fra en søker fatter interesse for en stilling, til søkeren har startet ny stilling.» Studiedirektør og Seksjonsjefer for studier på fakultet og i Avd. STU HR-sjefsmøte (LAO) Tjenesteeier: Ressursnettverk Person i HRavdeling? Prosjekteks. 1: HiOA-start Prosjekteks. 2: Nytt rekrutteringssystem Prosjekteks. 3: Timelærerprosjektet Tjenesten understøttes av flere ulike funksjoner/medarbeidere/ verktøy HR-medarbeidere fakultet og FA Ledere SK Tilsettingsutvalg/råd Studieadmin fakultet Nettsider My Network LinkedIn BIT P360 Alumni? En tjeneste består av ytelser Utlysning Utvalgsprotokoller Timelæreradmin (Bedømmingskomité PhD?) Intervjuprosess Søkeradministrasjon HiOA-start (Sensoradmin?) Innstillinger

17 Tjenesten Digitalt Kontor Visjon: (Sam)arbeid med hva/hvem som helst, hvor som helst, når som helst IKT direktør og ledere i IKT avd Ikke noe ledernettverk for IKT Tjenesteeier Ressursnettverk Prosj 1: IKT utstyrspolicy basert på brukerroller Prosj 2: Forvaltningsinfrastruktur for mobilt utstyr Prosj. 3: Støtte for BOYD Prosj. 4: Nytt utstyr, nye modeller Tjenesten understøtte av flere ulike funksjoner/medarbeidere BIT Systemadministrasjon Nettverk & Sikkerhet Innkjøp & Anskaffelser En tjeneste består av ytelser Personlig datamaskin (Windows/Mac, Stasjonær/Bærbar, periferiutstyr) Standard kontorstøtteverktøy (tekstbehandling, regneark, presentasjoner, samhandling, etc ) Mobiltelefon Nettbrett Standard kontorstøtteverktøy VPN Virtuell desktop Etc

18 Bruker Livsløpsforvaltning av en tjeneste Planlegging Opprettelse Drift Evaluering Beslutter opprettelse av tjeneste 2 Beslutter ressurstilførsel og større utviklingsprosjekt Beslutter: -Redefinsjon -Avvikling Vurderer utredningsbehov Vurderer og innstiller på etablering av tjeneste, tjenesteeier og ressursnettverk Mottar rapportering, vurderer og innstiller/beslutter Vurderer og innstiller: - Fortsettelse - Redefinisjon - Avvikling Pådriver for tjeneste Initiativ til tjeneste Utreder og definerer forslag til tjeneste 1 3 Tjenesten leveres Opprettes med delegert myndighet Definerer innhold i ytelser Leverer Forbedrer og utvikler Rapporterer på status, ressursbehov, utviklingsbehov m.m. Gir tilbakemeldinger MODELL FOR TJENESTEFORVALTNING 2. NOVEMBER 2015

19 Ny viten Ny praksis (Strategi 2020)

20 Ny viten ny praksis også for administrative tjenester Forenkle, forbedre og fornye Endringer skal drives fram av medarbeiderne og oppgavene løses nærmest mulig brukerne De beste lagene spiller hverandre gode Brukeren i fokus

21 Hva skal til? Robuste, brukerorienterte og effektive administrative tjenester Trenger en god struktur som ivaretar samarbeidet mellom nivåene Sørge for at de riktige tjenestene opprettes, utvikles, driftes og eventuelt avvikles

22

23 Modell for tjenesteforvaltning Klargjøre ansvars- og arbeidsdeling Ressurser Tydelig ansvar for definisjon, utvikling og vedlikehold Sikre involvering og deltakelse

24

25 Overordnet beskrivelse

26 Tentativ tidsplan 4. kvartal 2014 Tjenesteråd og planverk 1. kvartal 2015 Definere tjenestene, opplæringsmateriell 2. kvartal kvartal kvartal 2015 Oppnevne tjenesteeiere, starte opplæring Brukertilfredshetsmåling og analyse. Kart for tjenesteutvikling Egenevaluering Etablere organisatorisk tilhørighet

27 Hva gjør en tjenesteeier? Forstå og ivareta brukernes behov Bidra til å finne og kommunisere beste praksis Helhetlig perspektiv Foreslår og gjennomfører utvikling og forbedring Rapporterer til og støttes av relevant ledernettverk

28 Tjenesteeier jobber for at tjenesten Har riktig kvalitet Er kostnadseffektiv Er brukerorientert

29 Hvem kan være tjenesteeier? Personlige egenskaper? Ikke kun faglige kvalifikasjoner Eksempler tilpasset målgruppen presentasjonen holdes for Både fra fakultet og fellesadministrasjon, med ansvar for å koordinere på tvers og holde det overordnede blikket På hvilke områder kan vi tenke tjenesteeier på fakultet?

30 Ressursnettverket Hvem kan dette være? Eksempler fra målgruppen

31 Hva gjør ressursnettverket? Definerer ytelsene i tjenesten Hva er god kvalitet? Hvordan fanger vi opp kvaliteten Bistår tjenesteeier Kommunikasjon Opplæring Identifisere potensielle forbedringer Forbedrer arbeidsprosesser Fanger opp målgruppen(e)s behov