Internt handlingsrom (IHR) v/jon Nornes (Cristin/UiO)

Transkript

1 Internt handlingsrom (IHR) v/jon Nornes (Cristin/UiO)

2 Bakgrunn Handlingsromsutvalget Finansieringen av UHR-sektoren og økt behov for finansiering gjennom økte budsjettrammer Fremholdt viktigheten av at den enkelte institusjon selv arbeider med å øke sitt interne handlingsrom ved økt effektivitet Faglige prioriteringer ved UiO UiOs Strategi 2020 Effektiviseringsprosjektet (1997)

3 Hva vil UiO med IHR Motivere til en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester Øke UiOs interne økonomiske handlingsrom Bruke en større andel av de samlede ressursene til primærvirksomheten: forskning og utdanning Skape en mer tilfredsstillende arbeidsdag for ansatte og studenter

4 Organisering av prosjektet Det er nedsatt 6 plangrupper Roller og ansvar Administrative IT-systemer Eksternfinansiert virksomhet Bilagslønn Studieadministrasjon Organisering av nettarbeid (ny)

5 Roller og ansvar Kartlegging av nåsituasjonen Uklar rolle/ansvarsfordeling etter innføringen av enhetlig ledelse Har ikke vært vurdert siden effektiviseringsprosjektet i 1997 Uklare grenseflater mellom de tre organisatoriske nivåene (SA, fakultet og institutt) Totalt har UiO over 500 ulike fora (styrer, råd, faste utvalg, komiteer, nettverk og lignende) 4. dimensjon er avdelingsledere på store institutter og sentere

6 Administrative IT-systemer Mål er å forbedre rutiner, drift og utvikling av administrative systemer Quick wins Organiseringen av systemeierskap for adm. IT-systemer Etablere retningslinjer for systemeierskap Etablering av veikart for adm.it Beskrive systemenes utvikling gjennom deres livssyklus (initiering, innføring, forvaltning/drift og avvikling) Lokal/sentral IT Forbedre organiseringen av IT ved UiO ved å: Forbedre modeller og samhandling mellom lokal og sentral IT Involvere og oppdatere IT-støtte for ansatte og studenter

7 Eksternfinansiert virksomhet Nåsituasjonen: Uklare arbeidsprosesser etterlevelse av eksisterende rutiner Dårlig samsvar mellom skyggeregnskap og sentrale økonomirapporter Forbedre budsjettering, oppfølging, statistikk og dokumentasjon Innføre et IT-system for å ivareta prosjektstyring

8 Bilagslønn Nåsituasjonen: mye manuelt arbeid, uklar rollefordeling, mye dobbeltarbeid Utarbeide forslag til tiltak som sikrer tilstrekkelig kvalitet og reduserer ressursbruken Avklare skillet mellom timelønnede og honorarlønnede Sikre lik praksis ved hele organisasjonen Innføre nye maler Standarder for maler/avtaler Standarder for underbilag Standarder for utbetalingsbilag Lage elektroniske løsninger Sikre god sporbarhet Raskere kommunikasjon Mindre feil

9 Studieadministrasjon Godkjenning og innpass av ekstern utdanning Lokale opptak til masterstudier ved UiO Eksamen Inn og utreisende studenter

10 Studieadministrasjon Arbeider i dag med to prosjekter: Godkjenning og innpass av ekstern utdanning (på høring) Korte ned svartiden (redusere antall adm.ledd Skape robust organisasjon (samle kompetanse, felles rutiner, felles instruks FS/Ephorte, felles veiledninger for hva som skal sjekkes Felles opplæringsmøter Lokal opptak til masterstudiet Sentralisere og samordning av opptak til masterstudie

11 Organiserings av nettarbeid Nytt område som tidligere ikke har vært en del av IHR. Mål: Utnytte tilgjengelige ressurser til nettarbeid mer effektivt Sikre korrekt, målrettet og brukervennlig kommunikasjon på nett Oppfylle UiOs mål og styrke UiOs omdømme

12 Organisering av områdene Hver gruppe består av: Plangruppe Arbeidsgruppe Workshops

13 Involvering av ansatte Arbeidsgrupper SA/Fakulteter har oppnevnt medlemmer i arbeidsgruppene. Bl.a. er administratorer innenfor feltet hentet inn. Workshops Deltakere er tekn/adm personale knyttet til områdene arbeidsgruppene dekker Mål er å få fram uengighet og motargumenter så tidlig som mulig å ta disse inn i arbeidet. Høringer Ferdig arbeid sendes ut til høring til fakulteter/institutter Involverer mange steder de ansatte innenfor feltet Involverer organisasjonen Det er ikke mulig å involvere alle ansatte ved UiO

14 Foreløpige konsekvenser Det er vedtatt omfordeling (effektiviseringsgevinst) av midler fra sentraladministrasjonen (SA) på 50 mill de kommende 3 år (drøfting?) I 2012 er det vedtatt at SA skal spare 10 mill. Omfordelingen skal gi økt midler til primær oppgaver: Studentoppfølging Styrke inntekter gjennom eksternt finansierte prosjekter Styrke Småforsk Større fleksibilitet og mulighet for å forsere utlysning av vit.stillinger ved naturlig avgang

15 Involvering av tjenestmanssorganisasjonene Deltagelse i plangrupper Arbeidsgrupper Drøftingsmøter

16 FFs erfaringer så langt Positiv til prosjektet Vanskelig for arb.giver å vite når medbestemmelse skal tas ut Vanskelig å vite når ting skal tas i drøftingsmøte Skal drøftes nivå bestemt sentralt Må finne opp alt på veien Er det en omorganisering el ikke? Mye som går parallelt og vanskelig å vite hva som er IHR Vanskelig å involvere de vitenskapelige i arbeidsgruppene Samarbeid og fordeling av oppgaver mellom de forskjellige fagforeninger er bra

17 Fremtidige utfordringer for FF Endringer i organisasjonen Uro ved flytting knyttet til omorganisering Uro ved endring av arbeidsoppgaver Frykt for forsuring av arbeidsmiljøet Frykt for mer administrasjon for vitenskapelig ved kutt av stillinger Frykt for flere oppgaver knyttet til tekn/adm ansatte og følgende større arbeidspress Har FF lokalt nok ressurser til å dekke alle oppgaver IHR generer i tillegg til vanlig oppgaver Kompetansehevning/endringskompetanse av tilsatte innenfor områdene IHR omhandler