Vedlegg 1 IHR-statusrapportering Plangruppe: Roller og ansvar, administrative nivåer Dato: Kategori Tiltak Oppnådde resultater Identifiserte

Transkript

1

2

3

4

5

6

7 Vedlegg 1 IHR-statusrapportering Plangruppe: Roller og ansvar, administrative nivåer Dato: Kategori Tiltak Oppnådde resultater Identifiserte hovedutfordringer Plangruppen har gjennomført kartlegging i form av seminarer, work-shops og individuelle dybdeintervjuer, med bred representasjon fra aktuelle aktører. Prosessen ble avsluttet med et seminar 29. og 30. mars, med deltakere fra grupper som vitenskapelig personale, studenter, instituttledere, kontorsjefer, fakultetsdirektører, fagdirektører og representanter fra universitetsstyret. Det er bekreftet en utbredt opplevelse av at grenseflater i vertikal ansvars-, myndighetsog oppgavefordeling er uklare, spesielt mellom sentraladministrasjonen og fakultetsnivå, og også horisontalt, særlig innad i sentraladministrasjonen. Følgende forhold blir fremhevet som primære problemstillinger Svakheter i ledelseskultur Sammenblanding av strategi og drift Manglende tilpassing til virksomhetens størrelse og heterogenitet Lav organisasjonsforståelse Som konsekvens av disse «rotårsakene» mener mange at samspill preges av sviktende tillit, som blant annet gjenspeiles i utstrakt rapportering og kontroll Foreløpige analyser Det er bred enighet om at UiO har et høyt kvalifisert administrativt apparat, men utfordringen er at administrasjonen ikke er planmessig tilpasset UiOs komplekse organisasjonsstruktur. Mange etterlyser et bevisst valg i forhold til overordnet administrativ modell, før det tas grep knyttet til presisering av roller og ansvar. Først når overordnet retning er gitt vil vi ha grunnlag for forankring av løsninger på identifiserte årsaker til ineffektivitet. Foreløpige analyser kan tilsi at følgende prinsippielle spørsmål må avklares som utgangspunkt for valg av overordnet administrativ modell : Skal ledere være «forvaltere» i et kontroll- og rapporteringsregime, eller ha større grad av autonomi og ansvar for å sette agenda? Hvilken funksjon skal sentraladministrasjonen ha, i forhold til henholdsvis lokale enheter og UiO-ledelsen? Hvor skal grensene gå mellom kollektive og individuelle saksbehandlings- og beslutningsformer? Hvilke behov er det for samspill mellom administrativ og akademisk aktivitet? Videre prosess Plangruppen nedsetter i april en arbeidsgruppe som skal utforme løsningsforslag Høringsnotat presenteres for styret 19. juni Høringsrunde med frist 7. september Behandling i universitetsstyret av endringsforslag 23. oktober Implementeringsplan utarbeides og legges frem for styret 4. desember

8 IHR-statusrapportering Plangruppe: Administrative IT-systemer Dato: Kategori Nåsituasjon Ønsket resultat Oppnådde resultater Quick wins I den kartlegging som skjedde våren 2011 ble det fremsatt en rekke forhold som ikke fungerte godt innenfor området administrativ IT. Plangruppen og USIT har fokusert på å tilrettelegge for forbedringer av arbeidshverdagen for ansatte og studenter i både det korte og lange løp. USIT arbeider kontinuerlig med forbedringstiltak. Følgende forbedringstiltak er iverksatt: Brukerstøtte etter kl 1600 Bedre trådløst nett ved UiO Utviklet veiledning for bruk av mobile enheter Utviklet stordriftsverktøy for Mac Enklere prosesser for tildeling av passord på SMS for studenter Forbedringene er orientert om på IHR hjemmeside Organisering av systemeierskapet for ad-ministrative IT-systemer Gjennomgående er situasjonen for administrativ IT preget av mangelfull klargjøring av roller, ansvar, og myndighet knyttet til oppgaver og beslutninger i de ulike fasene i et systems livsløp. De siste tiårene har Universitetet gjennomgått store endringer både systemmessig og arbeidsprosessmessig. Endringene er imidlertid ikke reflektert i en tilsvarende organisasjonsutviklingsprosess. Det er et klart behov for å klargjøre systemeierskapet for UiOs administrative systemer. Det er nå utarbeidet mandater for henholdsvis den strategiske koordinerringsgruppen og for seekretariats- og rådgivningsfunksjonen. Universitetsdirektøren har under oppnevning representanter til den strategiske koordineringsgruppen. Nyordningen iverksettes ultimo april Etablering av et veikart for administrativ IT Det er i dag en utydelig plan for hvordan man strategisk og i det løpende skal utvikle, vedlikeholde, forvalte og eventuelt avvikle administrative systemer. Det er i kartleggingsfasen av IHR kommet fram behov for tydeligere strategier for disse temaene. Mandatet for administrativ IT har som mål å utvikle et veikart for administrativ IT. Et slikt veikart vil beskrive systemenes utvikling gjennom deres livssyklus (initiering, innføring forvaltning/drift og avvikling). Til styremøtet i april gis det en egen orientering om hvordan plangruppen arbeider med å etablere et veikart for administrative IT-systemer. Det vises i denne sammenheng til beskrivelsen i orienteringssaken.

9 Kategori Nåsituasjon Ønsket resultat Oppnådde resultater Lokal/sentral Stor variasjon mellom fakulteter og institustter med hensyn til organisering og ressurser for lokal IT Dårlig systematisert oversikt over standarderer og standardiseringskrav Avklaring av standarder og standardiseringskrav, samt klare anbefalinger i forhold til sentral støtte og bistand og lokal organisering. Det er utarbeidet en rapport med beskrivelse av nåsituasjonen. Videre er det gjennomfør workshop for å avklare om rapportens beskrivelser stemmer med de lokale miljøenes oppfatning. Det arbeides nå med forslag til standarder og standardiseringskrav, samt tydeliggjøring av sentral støtte i forhold til standard løsninger og i forhold til løsninger som faller utenfor disse standardene. Dessuten arbeides det med forslag til en gjennomgående struktur for lokal IT med unntak for MN og MED. For sistnevnte fakulteter vil det kreves ytterligere analyser for å fremlegge forslag i denne sammenheng.

10 IHR-statusrapportering Plangruppe: Eksternfinansiert virksomhet Dato: Kategori Nåsituasjon Ønsket resultat Oppnådde resultater Arbeidspro- Sesser, systemer og rapportering Stor variasjon mellom enheter og prosjektledere i etterlevelse av eksisterende rutiner for eksternfinansierte prosjekter Dårlig tilgjengelig prosjektinformasjon i sentrale UiO-systemer og registre Dårlig samsvar mellom skyggeregnskapenes rapporter og sentrale økonomirapporter Eksisterende sentrale oppfølgingssystemer har ikke løst utfordringen som ligger i periodisering av budsjetter og donasjoner over år. Prosjekteiers (institutt fakultet og UiO) skal styre og følge opp hele prosjektporteføljen og ha styringsinformsjon tilstrekkelig for å kunne gjøre: Faglige prioriteringer Budsjettering (langtidsbudsjettering og prognoser) Statistikk og dokumentasjon Vi må mao ha systemer og rutiner som gir oss mulighet til å utføre disse oppgavene Prosjektet gjennomføres i to faser der første fase er å etablere gode arbeidsprosesser og bedret administrativ støtte innenfor de eksisterende datasystemer som er tilgjengelige for prosjektene. Deretter gjennomføres en fase 2 som består av å lage en kravspesifikasjon til et nytt IT-støttesystem og deretter utvikle/anskaffe et IT-system som impementeres, piloteres og brukertestes. Pr. dato er det etablert en arbeidsgruppe som har i oppgave å kartlegge gjeldende arbeidsprosesser ute i forskningsmiljøene. Arbeidsprosessene er nå ferdig registrert og IHR-sekretariatet har gjennomført ca. 20 kontrollintervjuer for å sikre at innsamlet informasjon er riktig forstått og at utfordringsbildet er riktig beskrevet. Bruttobudsjetteringen skaper utfordringer i forhold til styring og oppfølging. Arbeidsgruppen skal i det videre arbeidet fokusere på forbedringer av arbeidsprosessene og hvordan man kan forbedre den administrative forskningsstøtten, samt forslag til andre tiltak som på kort sikt kan forbedre hverdagen til prosjektlederne. ØPA har gjennomført en analyse av gjeldende regnskapsprinsipper, økonomimodell og rapporteringsstruktur. Avdelingen vil arbeide videre med forslag til forbedringer.

11 IHR-statusrapportering Plangruppe: IHR Bilagslønn Dato: Kategori Nåsituasjon Ønsket resultat Oppnådde resultater Kulturell endring Forvirring og uklarhet Riktig første gang Måling av kvalitet Effektivisering av ressursbruk Gradvis bevisstgjøring av nøkkelpersoner innen OPA, ØPA, STA, FA samt prosjektdeltagere Regelverk/ Regelverk/ UiO policies Forvirring rundt hvor grensen går mellom timelønn og honorarlønn samt hvilke rettigheter som knyttes den eksterne arbeidstager Klare retningslinjer for hele sektoren for å sikre at eksterne arbeidstagere blir likt behandlet uansett arbeidsplass Juridisk skille mellom timelønnede (ansatte) og oppdragstagere er avklart og drøftingsmøte med fagforeninger avholdt Økonomiske prinsipper (anvisning/bdm kategorisering) er under avklaring Eierskap ved UiO Roller og ansvar Ingen avdeling/seksjon sentralt har hatt det formelle forvaltningsansvar for bilagslønn 1. Ingen formell, koordinert sentral/ desentral forvaltningsorganisasjon 2. Ingen formell, koordinert informasjon/ brukerstøtte og opplæring 3. Ulik arbeidsdeling mellom ulike roller på enhetene Premisseierskap avklares Eierskap til nettverk avklares Klare, standardiserte rollebeskrivelser for ulike brukergrupper. Brukergruppene er organisert som formelle nettverk med en sentral forankring OPA er premisseier for juridiske forhold /arbeidsforholdet mellom universitetet og de eksterne timeansatte/oppdragstagere ØPA er premisseier for administrative rutiner tilknyttet økonomi og har ansvaret for å utvikle BDM rollen for å sikre økonomisk kontroll nedover i organisasjonen. ØPA har ansvar for å avholde kurs for ulike BDM kategorier STA og FA bistår med oversikt og tilrettelegging av sine nettverk når OPA skal besørge informasjon og opplæring Standardisering av roller og ansvar: Foreslår å innføre totalansvar for alle operative ledere og saksbehandlere i bilagslønn prosessen for å sikre god og smidig oppfølging av eksterne ressurser Foreslår tiltak for å rendyrke faglige nettverk ved å opprette et nytt faglig nettverk innen for forskningsrelatert bilagslønn som legges til personalområdet

12 Kategori Nåsituasjon Ønsket resultat Oppnådde resultater Formell forvaltningsorganisasjon som har ansvar for strukturert opplæring, informasjon og formell brukerstøtte Oppdatert nettside Forvaltning: Har beskrevet sentral/desentral forvaltningsorganisasjon for koordinert informasjon, brukerstøtte og opplæring av de faglige nettverkene. Prosess Mulighet for standardisering og fjerning av overflødige ledd Standard prosess Har laget prinsippskisse for generisk arbeidsflyt Maler og rutiner Mangelfulle i hht. Regelverket Godt forankret i regelverket Har identifisert mangler i dagens maler/ rutiner samt skissert mulige løsninger. Endelig versjon kan avklares i en piloteringsfase. IT systemer Papirflyt Elektronisk løsning for å sikre god sporbarhet, raskere kommunikasjon, et felles informasjonssted, mindre feil Kravspesifikasjon innholder i tillegg: Elektronisk innhenting av personinformasjon Elektronisk signatur fra UiO Elektronisk signatur fra den eksterne ansatte Elektronisk signatur kan gjenbrukes for andre prosesser ved UiO Systemet vil kunne innføres for månedslønn

13 IHR-statusrapportering Plangruppe: Studier Dato: (JN) Kategori Nåsituasjon Ønsket resultat Oppnådde resultater Eksamen Høyt volum: i 2010 avla studenter i underkant av eksamener Ressursbruk: Vitenskapelige ansatte bruker en betydelig del av sin arbeidstid på eksamen, og antall administrative årsverk på feltet anslås å være ca. 60 Økende fokus på digitalisering av eksamen behov for å finne kvalitetssikrede løsninger Forenkle arbeidsprosessene knyttet til eksamensavvikling Redusere ressursbruken generelt, men merk at ressursbruk ved digital eksamen må sees på særskilt Øke medarbeidertilfredshet Øke studenttilfredshet Legge til rette for kontinuerlig forbedring basert på beste praksis. Kunnskapsdelingen på første workshop har allerede ført til forenklinger i enkelte fakulteters eksamensrutiner. Eksamensnettverk er opprettet Sentral anbudsrunde for innkjøp er i gang med medlemmer fra flere fakultet (felles tekst og logo, begge språkformer) Avklart at UiO ikke har krav om rekommandert sending bnår vitnemål sendes Ny prosedyre ved sensurregsitrering: Instituttet både registerer og overfører til protokoll i FS Inn- og utreisende studenter Avgrensning: De administrative prosessene fra avtaleinngåelse til studentutveksling på bilaterale avtaler og programmene ERASMUS og Nordplus Ansatte etterlyser opplæring, instrukser for saksbehandling og tydelig arbeids- og ansvarsdeling Internasjonaliseringsåret og Handlingsplan for internasjonalisering gir økt fokus på feltet, og det er behov for å finne kvalitetssikrede løsninger Forenkle arbeidsprosessene knyttet til studentutveksling Unngå dobbel- og trippelarbeid Redusere ressursbruken Øke medarbeidertilfredshet Økt studenttilfredshet Finne gode prinsipper for å motivere til kontinuerlig forbedring Lokale opptak til masterstudier Desentralt masteropptak Sentralisering av masteropptaket Minsket total resursbruk Økt kvalitet Høringssvar bearbeidet og behandlet i direktørnettverket

14 Kategori Nåsituasjon Ønsket resultat Oppnådde resultater God-kjenning og innpassing av ekstern utdanning (norsk og utenlandsk) for programstudenter ved UiO Riktige vedtak blir fattet, men det kan ta tid å hente inn tilstrekkelig råd til å avgjøre saken. Kompetansehevning bør sikres. Saksflyten har mange ledd og kan effektiviseres. Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene. Korte ned svartid Etterstrebe ett administrativt ledd i alle saker Unngå dobbeltarbeid Felles praksis for registrering i FS og ephorte Skape en mer profesjonell og robust organisasjon, heve kompetanse, avklare ansvar. Høringsnotat utarbeidet. Avventer utsendning.

15 IHR-statusrapportering Plangruppe: Organisering av UiOs nettsted Dato: Kategori Nåsituasjon Ønsket resultat Oppnådde resultater Evaluere dagens organisering av nettarbeidet Organiseringen av nettarbeidet på UiO hindrer oss i å utnytte ressursene optimalt, og prioritering av nettarbeid varierer. Avdekke hovedutfordringer med dagens organisering, og foreslå bedre alternativer. Planlegger spørreundersøkelse til alle redaktører fra samling for å kartlegge hovedutfordringer og veier å gå. Workshops for å kartlegge arbeidsprosesser, den første Ytterligere diskusjoner internt nødvendig. Tydeliggjøre ansvaret til linjeorganisasjonen vs. nettorganisasjonen Avklare og evt. foreslå endringer i ansvars- og oppgavedelingen mot digital publisering som ikke skjer på enhetenes nettsider Benchmarking Avklare hvordan vi jobber med bla. Sosiale medier, formidling ellers etc. Utydelig ansvarsforhold, og ofte dilemma mellom oppdrag fra nettorganisasjonen vs. oppdrag fra egen enhet Uklart hvilken rolle nettredaktører har mht. kunnskapsressurser, webapplikasjoner, og nettsteder UiO deltar i, men ikke eier. Ønsker å følge opp tidligere benchmarking mht. organisering blant Nordiske og norske sammenlignbare institusjoner. I tillegg noen av de aller beste i verden. Det totale kommunikasonsarbeidet ikke koordinert godt nok på alle enheter Tydelige ansvarsforhold. Tydelige ansvarsforhold. Se hvordan de beste organiserer nettarbeid, og noen sammenlignbare institusjoner, for å se hva vi kan lære. Målrettet kommunikasjon, med klare ansvarslinjer Se over. Spør nå i benchmarking hvordan andre gjør det. Ytterligere diskusjoner internt nødvendig. Definerer i plangruppen 16. april hvem vi spør og hva vi spør om. Arbeidet utføres før 1. juni. Spør nå i benchmarking hvordan andre gjør det. Ytterligere diskusjoner internt nødvendig.

16