Hva er IHR Studier? Sommer 2011

Transkript

1 Hva er IHR Studier? Sommer 2011

2 Hva er målet med IHR-prosessen? UiO skal videreutvikle en effektiv og profesjonell forvaltning og administrasjon som skal bidra til at Strategi 2020 lykkes UiO har hatt en prosess med faglige prioriteringer dette er en tilsvarende prosess med administrative prioriteringer Det er også en oppfølgning av Handlingsromsutvalget sin innstilling Hovedmålet er å øke kvaliteten og frigjøre ressurser i de administrative arbeidsprosessene ved UiO Det skal oppnås en effektiviseringsgevinst på mellom 10 og 30 %, målt som en kombinasjon av mindre ressursbruk og kvalitetsheving. De frigjorte ressursene skal brukes til å styrke forskning og undervisning.

3 Hva er IHR-studier? Internt handlingsrom administrativ utvikling ved UiO (IHR) Innenfor studieadministrasjon: IHR-studier Målsetting : Standardisering, spesialisering og tydelig ansvarsdeling mellom de tre administrative nivåene ved UiO (sentraladministrasjon, fakulteter, institutter) Samarbeidspartnere: Studieavdelingen, UV-fakultetet og SV-fakultetet

4 IHR-studier: Organisering Koordineringsgruppe Beslutter Monica Bakken, STA (leder) Bård Kjos, UV Gudleik Grimstad, SV Knut Heidar, SV Andreas Lund, UV Frederik Helland (student UV) Admin. ledere Morten Bakke Kristoffersen (student SV) Siri Høgseth (tjenestemannsorg) Plangruppe Forbereder og anbefaler Jenny Nornes, SV (leder) Anne Marthe Gibbons, STA Line Sletten, UV Camilla Thorkildsen, SV Kristin Fossum Stene, STA Karianne Myrholen, UV Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere

5 Oppgaver i fase 1: Våren 2011 Gå opp verdistrømmer innenfor studier Kartlegge nok til å gi et prioriteringsgrunnlag: Kvalitative vurderinger og hypoteser og kvantitativ kartlegging av dagens ressursbruk Quick wins Korte overordnede vurderinger/hypoteser om: Hovedprosesser innenfor studier organisasjonsmessige utfordringer større endringsbehov Brukerperspektivet Status Anbefaling om hvilke verdistrømmer innen studieadministrasjon som bør prioriteres i IHR Levert: 2. mai Behandlet i universitetsstyret 21. juni Planlegge høstens arbeid og gjennomføring Workshop 27. juni

6 Oppgaver i fase 2: høsten 2011 Fra høsten 2011: Gjennomføring Detaljkartlegging og gjennomgang av prioriterte prosesser/verdistrømmer Arbeidsgrupper med saksbehandlere En gjennomføringsprosess vil overordnet se slik ut: Detaljanalyse Iverksette Opplæring prosjektledelse og kartleggingsmetodikk Utarbeide grunnlag for prinsipper for standardiserin g og styring av ny arbeidsflyt Beslutning styring og standardisering ny arbeidsflyt Organisering og detaljert tidsløp avklares august 2011

7 Kategorinavn Verdistrømmer og verdistrømskategorier Verdistrøm Planlegge/gjennomføre eksamen Eksamen og kvalifikasjon Dokumentere kvalifikasjon Opptak gjennom NOM (samordna opptak) Opptak Lokalopptak Studentmobilitet Studentmobilitet ( understrømmer defineres høsten 2011) Studie-/studentinformasjon på web Muntlig studie-/studentinformasjon/veiledning Rekruttere studenter Saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Studentinformasjon og -oppfølging Faglig-sosial oppfølging av studenter Administrere undervisning Undervisningsstøtte og -admin Kvalitetssikring og forvaltning av studier Eksterne relasjoner Håndtere praksis Kvalitetssikre studier Drive forvaltning innenfor studier Forvalte emner Forvalte studieprogram Forvalte og følge opp regelverk Rapportere Styre ressurser Følge opp/betjene eksterne relasjoner

8 Kartlegging Innhenting av data har foregått på følgende måter: 1. Plangruppeseminar (+komplementær kompetanse) med noe metodeopplæring, definering av verdistrømmer og kvalitativ kartlegging Resultat presentert for referansegruppen. 2. Innhenting av årsverksfordeling av studieadministrative stillinger fordelt på de 20 definerte verdistrømmene. a. Utarbeidet nettskjema b. Administrative ledere ved UV, SV og STA bedt om å kartlegge ressursbruk per verdistrøm på sin enhet 3. Uthenting av DBH-data for å kartlegge studiepoengsproduksjon. 4. Resultater sammenstilt og foreløpig anbefaling utarbeidet i plangruppen: Presentert for og godkjent av koordineringsgruppen. Presentert for referansegruppen 15. april. 5. Seminar 27. april med gjennomgang av rapporteringsmal Godkjent av koordineringsgruppe Konsulenthjelp Lean-metodikk Konsulenthjelp Lean-metodikk

9 Årsverk per verdistrømskategori 47,363 38,03 17,54 22,15 21,38 12,33 5,18 Eksamen og kvalifikasjon Eksterne relasjoner Kvalitetssikring og forvaltning av studier Opptak Studentinformasjon og -oppfølging Studentmobilitet Undervisningsstøtte og -admin

10 Fargefordelt i % 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 4,7 0,1 0,6 0,1 2,6 Kartlegging av ressurser; nivådelt (STA, SV og UV) med årsverkstall 0,58 1 3,6 3,12 0,11 0,8 0,55 0,91 0,25 4,32 0,3 1,61 0,21 0,3 1,346 0,8 0,67 3,5 2,55 1,45 4,7 0,5 11,24 0,3 0,75 0,5 13,66 0,59 1,49 2,56 1,012 5,8 4,54 2,245 3,88 3,28 1,04 4,25 12,5 0 4,35 8,17 Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å følge opp/betjene eksterne relasjoner Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å styre ressurser Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte og følge opp regelverk Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte emner Sum of Ressursbruk i antall årsverk for faglig-sosial oppfølging av studenter Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å rapportere Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å administrere undervisning Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å dokumentere kvalifikasjon Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å drive forvaltning innenfor studier Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å kvalitetssikre studier Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å rekruttere studenter Sum of Ressursbruk i antall årsverk for muntlig studie- /studentinformasjon/veiledning Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å håndtere praksis Sum of Ressursbruk i antall årsverk for studie- /studentinformasjon på web Sum of Ressursbruk i antall årsverk for lokalopptak 20 % 10 % 0 % 4,3 6,45 10,25 0,65 2 1,5 9,8 0,11 2,76 0,6 0,85 0,09 1,18 Fakultet Institutt STA Sum of Ressursbruk i antall årsverk for studentmobilitet Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å planlegge/gjennomføre eksamen Sum of Ressursbruk i antall årsverk for saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Sum of Ressursbruk i antall årsverk for opptak gjennom NOM (samordna opptak) Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte studieprogram

11 Sammenstilling av kartleggingene Kvantitativt: Sett spesielt på verdistrømmer med høyt og lavt volum på minst to nivåer. Høyt volum (særlig på instituttnivå) betyr at endringer vil få stor påvirkning i organisasjonen Lavt volum må vurderes spesielt ift hensiktsmessighet med organisering på flere nivåer Kvalitativt: Foretatt vurderinger og utarbeidet hypoteser om forbedringspotensial basert på kartlegging av verdistrømmer. Eksempler: identifisering av kompliserte arbeidsprosesser lange ventetider overproduksjon av f.eks notater og fremlegg uhensiktsmessig arbeidsdeling gevinstpotensiale og vurdering av gjennomføringskompleksitet Kriterier for foreløpig prioritering: Kvalitative og kvantitative prioriteringer må sees i sammenheng Høy score på både foretatt kvalitativ og kvantitativ kartlegging Rangere ift kompleksitet + årshjul I tillegg igangsetter noen områder der vi mener vi kan gjøre betydningsfulle forbedringer med små og enkle midler raskt Bruk av IS-systemer skilles ikke ut som egen verdistrøm, men kartlegges ifm hver enkelt verdistrøm

12 Anbefaling fra IHR-studier Vurdert ut i fra potensial for effektivisering/ressurssparing og evt også kvalitetsforbedring Verdistrømmer som prioriteres (i rangert rekkefølge): 1. Lokalopptak (Foreløpige mål = senke frustrasjonsnivået, Skille på saksflyt i tunge og enkle saker, sikre riktig kompetanse på de tunge sakene) 2. Studentmobilitet (inkl godkjenning/innpassing) (Gjøre større, mer gjennomgripende forbedringer for å: korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom ulike nivåer) 3. Planlegge/gjennomføre eksamen (Foreløpige mål = hensiktmessig arbeidsdeling mellom nivåer, identifisere saker som krever lokal kompetanse ift spesialisering/standardisering, Foreta avveining mellom bruk av admin. ressurser og riktig servicenivå) 4. Administrere undervisning (Foreløpige mål = foreta avveining mellom bruk av admin. ressurser og riktig servicenivå, identifisere potensial i tilgjengelige IS-systemer, forenkling og standardisering av aktiviteter eks pensumbestilling, flerfaglighet) Anbefaler ikke å prioritere muntlig studieinformasjon/-veiledning nå pga viktig for brukergruppen, området holder høy kvalitet, allerede igangsatte tiltak og det foretas jevnlig kvalitetsvurdering/- forbedring.

13 Quick-wins, med status: 1. Små, enkle grep innen godkjennings- og innpassingsprosesser (Tilrettelegge for arbeidsstuer, samarbeid på tvers. Mål = korte ned ventetid for studenter, dele kompetanse på tvers av enheter) Etter sommeren 2. Studiekvalitetsrapporten (Mål i første omgang: forenkle rapporteringsprosess, fokusere på det som gir relevant og nyttig informasjon) I gang. Skal inngå i årssyklus (tertialrapportering). NÅ: Avklaringer STA/ØPA 3. SFB-opptak (mål: forenkling, bruke mindre admin. ressurser) Workshop 1 avholdt. Workshop 2 (med ressursbruk og redesign av prosess) var 10. juni 4. Rombooking utenom FinnRom (mål: redusere feil, hensiktsmessig arbeidsdeling) Workshop 1 avholdt. Workshop 2 (med ressursbruk og redesign av prosess) var 23. juni 5. Etter- og videreutdanning (Mål: kartlegge ressursbruk i ulike org. modeller). Kartlegging foretatt, redesign gjenstår I tillegg synliggjøre pågående utviklings- og forbedringsprosesser, spesielt innen muntlig og skriftlig studieinformasjon. Arbeid koordineres i infokonettverket. Akkurat nå: kartlegging og diskusjon av bruk av bekreftelser

14 Gevinstpotensiale for ulike brukergrupper Studenter Quick-wins Prioriterte områder Innpassing/ godkjenning Studentmobilitet EVU Admin undervisning Lokalopptak Rombooking Vit. ansatte Eksamen Studiekvalitetsrapport Opptak SFB Admin. ansatte