Godkjenning, innpassing og internasjonalisering

Transkript

1 IHR studier, Gruppe 1; Studentmobilitet Godkjenning, innpassing og internasjonalisering Leveranse til plangruppe i henhold til: Milepæl 4 Dato: Bearbeidet: Status: Mottatt Aktørstatus: Rådspørring

2 Prosjektopplegg-A3 for: IHR Studentmobilitet godkjenning og innpassing, Plangruppe:studieadministrasjon Gruppe 1 Utarbeidet dato: Status: UNDER ARBEID sendt til prosjektleder : Bakgrunn valg av verdistrøm Mål formål/suksesskriterier Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid, flere kontaktpunkter, uforutsigbarhet ved søknad om innpassing og godkjenning de er usikker på hva som blir godkjent og hvilke emner de skal avlegge Ansatte opplever godkjenningsfeltet som stort og uoversiktlig, både når det gjelder innsikt i andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ephorte og FS. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Nåværende tilstand hovedproblemstillingen Aktører: - Studentene som opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet - Administrasjonen som må ha oversikt over et stort saksfelt og er prisgitt kollegaer i SIS eller på andre fakultet for å få hjelp med vanskelige saker - Vitenskapelig tilsatte som i ulik grad involveres i saksbehandlingen. Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet (SiS, arkiv, fs-hjelp, fak.nivå, inst.nivå, Lånekassen og NOKUT) og dette fører til at svært få har oversikt over helheten. Infosentre, eksamenskontor og studiekonsulenter som rydder utdanningsplaner er instanser som ikke jobber med godkjenning, men som er avhengig av å forstå hva som blir vedtatt for å kunne ivareta sammenhengen mellom godkjenning - utdanningsplan grad/vitnemål. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS florerer. Noen eksempel: HF registrerer emne for emne, mens SV og UV i mange tilfeller finner samlebetegnelser. Ulike godkjenningskategorier i FS benyttes og det er ulik praksis for når i prosessen saken registreres. Dette gjør det vanskelig å finne gode tall på type saker og saksbehandlingstid. SV registrerer enkle saker kun i FS, uten å bruke ephorte- dette forenkler og korter ned saksbehandlingstiden. Alle fakultetene sender ut mottatt-brev el e-post, med unntak av SV. Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead 1. Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet studentmobilitet/godkjenning/innpassing ved å ha Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. Sentralisert systemansvar, kompetanse og myndighet til å fastsette felles rutiner og retningslinjer hos Studieavdelingen. Heve kompetanse blant ansatte systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning. større medarbeidertilfredshet 2. Redusere saksbehandlingstid Forenkle saksbehandling og korte ned saksbehandlingstiden ved å kutte behandlingsledd der det er mulig se seks-feltstabell på neste side 3. Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) Analyse hovedårsaker bak problemstillingen Komplisert saksfelt uten systemeier for godkjenning som helhet har ført til kompliserte lokale rutiner. Det er kultur for å utvikle fakultetsvis praksis. Utfordrene når fakultetene må samarbeide om saker, når studentene skifter fakultet og når man skal ta ut tall. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg.

3 Universitetsstyret Universitetsdirektør Fakultetsdirektører Fagdirektører Koordineringsgruppe: IHR-studier Ledergruppe (kjerne): IHR-studier Plangruppeleder Plangruppe Arbeidsgruppeleder Arbeidsgruppe Referansegruppe: Administrative studieledere Ressurspersoner i STA, SV og UV Milepælsplan Prosjektnavn : IHR-studier - fase (XXX) Prosjektleder : Jenny Nornes Versjon nr: 03 Sist endret dato: XXXX av XX Godkjent dato: UTKAST Godkjent av: U B b a A R I r Utfører arbeidet Hovedbeslutning Delbeslutning Framdriftsansvar Kompetanseoverføring Må rådspørres Må informeres Kan tilkalles for diskusjon Aktører/roller (instanser) Planlagt ferdig dato R e s u l t a t l ø p Milepælnr Milepælsbeskrivelse Milepælen er oppnådd : når oppstartsseminar på Leangkollen er avholdt U Informere om IHR-studier i studieadministrativt møte på SV U når arbeidsgruppen har ferdigstilt kartlegging av dagens rutiner, innspill mandat, milepælsplan og prosjektplan i workshop når arbeidsgruppen leverer kartlegging av dagens rutiner,milepælsplan og prosjektplan til plangruppen U U når arbeidsgruppeleder har orientert om ihr-prosessen i godkjenningsgruppa og fått innspill til kartlegging U A når studiekonsulenter som jobber med innpassing og godkjenning ved SV og UV har kommet med innspill til kartleggingene i workshop U A når arbeidsgruppen har gjennomført første fase av redesign (brainstorm) i workshop U når arbeidsgruppen har gjennomført andre fase av redesign (presiseringer) i workshop U når plangruppen har orientert arbeidsgruppen om føringer fra rådgivende fora U når arbeidsgruppen har gjennomført siste fase av redesign i workshop U når arbeidsgruppen har levert redesign til plangruppeleder U SMP

4 Prosesstrinn, antall saker og gjennomløpstid på typiske godkjenningssaker (med forbehold om feilkilder) Innpass delstudier ferdigbehandlede saker v/uio i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 99 dager ved SV og HF, lavere på jus, uv og mn (ekstremsaker holdt utenfor pga lavt volum) Mottar søknad registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst Institutt behandler og returnerer til fakultet Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Forhåndsgodkjenninger 695 ferdigbehandlede saker v/uio i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 20 dager ved SV og HF Mottar søknad registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev Enkel innpassingsaker norsk utdanning ca 150 ferdigbehandlede saker v/sv i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 5 dager ved SV Mottar søknad Saksbehandler vurderer sak, registrerer i FS. Resultatet vises i Studentweb

5 Studentmobilitet - begrepsavklaring I IHR-sammenheng innbefatter studentmobilitet: Internasjonalisering av studier: studentutveksling inn og ut, opptak av internasjonale til hele grader osv Godkjenning/innpassing: studenter som har avlagt deler av graden ved en ekstern institusjon i Norge eller utlandet og skal ha eksterne emner innpasset eller godkjent inn i et studieprogram ved UiO

6 Internasjonalisering av studier Avtale- og programforvaltning Informasjon, promotering og rekruttering Studentutveksling inn og ut Internasjonalt opptak til hele grader Internasjonalisering hjemme, bl.a. undervisning på engelsk, fellesgrader, internasjonale komponenter i studieprogrammene, kvalitetssikrede & forhåndsgodkjente delstudier i utlandet. Mottak og integrering av internasjonale studenter

7 Avgrensing Arbeidsgruppen vil fokusere på student ved UiO i kartlegging og redesign. Her er det store volum, mange type saker og ulik praksis for behandling på tvers av institusjonen. Gruppe 2 vil inkludere søkere i sitt arbeid, gruppe 1 og 2 må samarbeide for å finne gode løsninger for denne kategorien. Arbeidsgruppen antar at saksbehandlingen av eksterne vil lette dersom vi finner gode løsninger for studenten

8 Godkjenning og innpassing - et stort spekter av saker Type sak Enkel å behandle Tung å behandle Søker (opptak til studieprogram v/uio) Mange like saker (volumsaker) ECTSsaker Utdanning innenfor Bologna Ikke ECTS Ukjent inst. ukjente papirer papirløse / ikke verifiserbare, /flyktninger, Fremmedspråk Student ved UiO (har eksterne emner fra før el delstudier i utlandet som skal inn i graden) Endelig godkjenning, ihht forhåndsgodkjenning Frie emner Enkle innpass som exphil, exfac, frie emner, 40 grupper, Presedenssaker Ukjente studiepoengssystemer, utd. systemer, Gamle utdanningssystemer. Flere gamle godkjenningssaker, Avlagte emner på utvekslingsopphold ikke i hht forhåndsgodkjenning Nivåvurdering Ekstern (ikke intensjon om å studere ved UiO, men trenger en vurdering av sin utenlandske utdanning) Presedenssaker Kjente institusjoner og utdanninger Som tung søker Nivåvurdering Praksisvurdering Det fremkommer ikke i FS eller ephorte hvorvidt en sak er tung eller lett å behandle, derfor ingen tall her.

9 Prioritert 1 Godkjenning og innpassing H11 Målsetting for prosjektet: Korte ned svartid Skille på saksflyt i tunge og enkle saker Se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom ulike nivåer

10 Gruppe 1: Studentmobilitet- Godkjenning og innpassing 1. Camilla Thorkildsen - SV (leder) 2. Mona Bye STA/FS (dokumentarist) 3. Anne Mette Nessøe - UV 4. Sissel Vestre SIS - godkjenningsgruppa 5. Gunnar Malmin - SV-PSI 6. Lars Lønning HF 7. Marianne Jacobsen MN Antall workshop arbeidsgruppe: 3 Kontrollworkshop med saksbehandlere fra SV og UV Resultater bekreftet Tallmateriale hentet fra FS Metodikk: arbeidsprosessanalyse

11 Prioritet 2: Internasjonalisering V12? - inn og utreisende utvekslingsstudenter Kartlegge arbeidsprosesser og identifisere problemområder. Legger vekt på opptak av innreisende utvekslingsstudenter Viktig fordi: IS-systemene fungerer ikke godt nok. Uavklarte ansvarsforhold og linjer