Universitetet i Oslo Universitetsdirektøren

Transkript

1 Universitetet i Oslo Universitetsdirektøren Til Fra Universitetsstyret Universitetsdirektøren Sakstype: O-sak Møtesaksnr.: O-sak 1 Møtenr.: 1/2012 Møtedato: 27. januar 2012 Notatdato: 16. januar 2012 Arkivsaksnr.: 2010/14196 Saksbehandler: Arne Laukholm SAKSTITTEL: IHR Kort orientering om status i alle plangruppene Plangruppe for roller, ansvar og administrative nivåer Plangruppen har startet opp sitt arbeid og har etablert to arbeidsgrupper for henholdsvis: Kartlegging av nåsituasjonen Utarbeiding av forslag til alternative modeller Det benyttes workshops som arbeidsmetode for begge gruppene. Plangruppen følger vedtatt fremdriftsplan. Det vil bli fremlagt forslag for styret i juni 2012 om løsninger på overordnet nivå. Det vil bli gitt en ytterligere orientering om prosjektet senere i styremøtet. Plangruppe for administrativ IT I mandatet for plangruppen er det besluttet at de prioriterte oppgavene for plangruppen skal være: Gjennomføring av kortsiktige tiltak som kan forbedre IT-hverdagen for den enkelte ansatte og studentene Etablering av en entydig systemeierfunksjon Etablering av en strategi for trinnvis utvikling / oppgradering av systemer (veikart) innen administrative IT-løsninger Det arbeides kontinuerlig med tiltak i forhold til kulepunkt en. Resultatet av dette arbeidet er lagt ut på prosjektets nettsider. Når det gjelder kulepunkt to er dette en egen sak i dette styremøtet (V-SAK 5). Plangruppen har startet opp arbeidet som nevnes under kulepunkt tre etablering av en strategi for trinnvis utvikling/oppgradering av systemer (veikart) innen administrative IT-løsninger. Forslag til veikart vil foreligge ultimo april Plangruppen arbeider i tråd med vedtatt mandat og fremdriftsplan. Det vises til vedlagte rapport fra plangruppen. -

2 2 Plangruppe for eksternfinansierte prosjekter Plangruppen skal innen utgangen av juni i år (fase 1), fremlegge forslag til forbedrede arbeidsprosesser i forhold til de systemløsninger og registre som man benytter i dag. I forslaget skal det også fremlegges tiltak for å forbedre den administrative støtten til prosjektene. I fase to skal det utarbeides en kravspesifikasjon for et IT-basert støttesystem. Deretter gjennomføres en utvikling/anskaffelse av IT-system som implementeres. Et slikt system skal være fullt installert, pilotert og brukerevaluert innen utgangen av Plangruppen har hatt to møter og følger vedtatt fremdriftsplan. Det vises til vedlagte rapport fra plangruppen. Plangruppe for bilagslønn Plangruppen skal utarbeide forslag til løsninger for bilagslønn som gir mer effektive arbeidsprosesser, med reduksjon av dobbeltarbeid og forbedrede støttesystemer. Plangruppen er ferdig med kartleggingsarbeidet, og har startet arbeidet med forslagsutarbeidelse. Plangruppen følger oppsatt fremdriftsplan og skal fremlegge sine forslag i april Det vises til vedlagte rapport fra plangruppen. Plangruppe for studieadministrasjon Plangruppen har i perioden frem til nå arbeidet med to hovedtemaer: Studentmobilitet Opptak Forslag til konkrete løsninger for begge temaer er fremlagt. Høringsnotater er utarbeidet. Høringsinstansene er fakulteter, fagavdelinger og ansattes organisasjoner. Forslagene fremlegges for styret i april. Det vises til vedlagte rapport fra plangruppen. Vedlegg: Rapporter fra fire av plangruppene (Plangruppe for administrative IT- systemer, eksternfinanisert virksomhet, bilagslønn og studieadministrasjon)

3 Status Plangruppe Administrativ IT Plangruppen har i sitt mandat i oppgave å fremlegge forslag til quick wins, entydig systemeierskap og forslag til veikart for administrative IT-systemer. Nedenfor fremkommer en kortfattet presentasjon av utfordringer og status: Kategori Nåsituasjonen - administrativ IT Quick wins I den kartlegging som skjedde våren 2011 ble det fremsatt en rekke forhold som ikke fungerte godt innenfor området administrativ IT. Ønsket resultat - administrativ IT Plangruppen og USIT har fokusert på å tilrettelegge for forbedringer av arbeidshverdagen for ansatte og studenter i både det korte og lange løp. USIT arbeider kontinuerlig med forbedringstiltak. Oppnådde resultater administrativ IT Følgende forbedringstiltak er iverksatt: Brukerstøtte etter kl 1600 Bedre trådløst nett ved UiO Utviklet veiledning for bruk av mobile enheter Utviklet stordriftsverktøy for Mac Enklere prosesser for tildeling av passord på SMS for studenter Forbedringene er orientert om på IHR hjemmeside Organiseri ng av systemeier skapet for administrat ive ITsystemer Gjennomgående er situasjonen for administrativ IT preget av mangelfull klargjøring av roller, ansvar, og myndighet knyttet til oppgaver og beslutninger i de ulike fasene i et systems livsløp. De siste tiårene har Universitetet gjennomgått store endringer både systemmessig og arbeidsprosessmessig. Endringene er imidlertid ikke reflektert i en tilsvarende organisasjonsutviklingsprosess. Det er et klart behov for å klargjøre systemeierskapet for UiOs administrative systemer. Universitetsdirektøren fremlegger forslag til etablering av en entydig struktur for systemeierskap til universitetsstyrets møte Forslaget innebærer i korthet: Etablering av beslutningsmatriser (ansvars- og myndighetskart) for behandling av systemene. Etablering av veikart for administrative IT-systemer Etablering av en strategisk koordineringsgruppe Etablering av en rådgivnings- og sekretariatsfunksjon. Forslagene er drøftet med ansattes organisasjoner og har vært til høring i fakulteter og fagavdelinger. Etablering av et veikart for administrat iv IT Det er i dag en utydelig plan for hvordan man strategisk og i det løpende skal utvikle, vedlikeholde, forvalte og eventuelt avvikle administrative systemer. Det er i kartleggingsfasen av IHR kommet fram behov for tydeligere strategier for disse temaene. Mandatet for administrativ IT har som mål å utvikle et veikart for administrativ IT. Et slikt veikart vil beskrive systemenes utvikling gjennom deres livssyklus (initiering, innføring forvaltning/drift og avvikling). Plangruppen har startet arbeidet med et veikart og vil utarbeide et forslag både overordnet og for hvert system i løpet av vår-semesteret 2012.

4 Status Plangruppe Eksternfinansiert virksomhet Kategori Nåsituasjonen eksternfinansierte prosjekter Ønsket resultat - ekstern-finansierte prosjekter Oppnådde resultater eksternfinansierte prosjekter Utfordringen Stor variasjon mellom enheter og prosjektledere i etterlevelse av eksisterende rutiner for eksternfinansierte prosjekter Dårlig tilgjengelig prosjektinformasjon i sentrale UiO-systemer og registre Dårlig samsvar mellom skyggeregnskapenes rapporter og sentrale økonomirapporter Eksisterende sentrale oppfølgingssystemer har ikke løst utfordringen som ligger i periodisering av budsjetter og donasjoner over år. Bruttobudsjetteringen skaper utfordringer i forhold til styring og oppfølging. Prosjekteiers (institutt fakultet og UiO) skal styre og følge opp hele prosjektporteføljen. Oppgaver: Faglige prioriteringer Budsjettering (langtidsbudsjettering og prognoser) Statistikk og dokumentasjon Vi må mao ha systemer og rutiner som gir oss mulighet til å utføre disse oppgavene Prosjektet gjennomføres i to faser der første fase er å etablere gode arbeidsprosesser og bedret administrativ støtte innenfor de eksisterende datasystemer som er tilgjengelige for prosjektene. Deretter gjennomføres en fase 2 som består av å lage en kravspesifikasjon til et nytt IT-støttesystem og deretter utvikle/anskaffe et IT-system som impementeres, piloteres og brukertestes. Prosjektetaberingen Interessen for prosjektet er stor fra alle fakulteter. Det er dessuten gitt uttrykk for at det er mange ulikheter i gjennomføring av arbeidsprosesser. Det er derfor etablert to grupper, en kjernegruppe og en utvidet plangruppe: Kjernegruppe: Bemanning fra IHR, NF,MED, SV, ØPA, FA (Møtes annenhver uke) Utvidet plangruppe: Godt konstruktivt samarbeid, på tvers av fagavdelinger og fakulteter for innfrielse av måene i pangruppens mandat. Kjernegruppen har gjennomført to plangruppemøter og har vedtatt en fremdriftsplan for prosjektet. Det er dessuten utformet mandater for arbeidet med kartlegging av dagens arbeidsprosesser, hvilke utfordringer som arbeidsprosessene avdekker og forsag til forbedrin.ger

5 Status Plangruppe - Bilagslønn Kategori AS-IS bilagslønn TO-BE bilagslønn Status på TO-BE prinsippskisser Kulturell endring Forvirring og uklarhet Riktig første gang Måling av kvalitet Effektivisering av ressurbruk Avklarer kvalitet på lønn utover målte returer Regelverk/ UiO policies Forvirring rundt hvor grensen går mellom timelønn og honorarlønn samt hvilke rettigheter som knyttes den eksterne arbeidstager Klare retningslinjer for hele sektoren for å sikre at eksterne arbeidstagere blir likt behandlet uansett arbeidsplass Avklarer skillet mellom timelønnede (ansatte) og honorarlønnede (ikke ansatte arbeidstagere) Eierskap ved UiO Ingen avdeling/seksjon sentralt har hatt det formelle forvaltningsansvar for bilagslønn Prosesseierskap for OPA avklares Delprosessansvar avklares i forhold til ØPA, STA og FA OPA har sentralt prosesseierskap med spesielt fokus på juridiske arbeidsforhold samt kundeoppfølging. Eier av personalkonsulentnettverket. Avklarer nå delprosesseierskap hos ØPA, STA og FA Roller og ansvar 1. Ingen formell, koordinert sentral og desentral forvaltningsorganisasjon 2. Ingen formell, koordinert informasjon/ brukerstøtte og opplæring 3. Ulik arbeidsdeling mellom ulike roller på enhetene Klare, standardiserte rollebeskrivelser for ulike brukergrupper. Brukergruppene er organisert som formelle nettverk med en sentral forankring Formell forvaltnings-organisasjon som har ansvar for strukturert opplæring, informasjon og formell brukerstøtte Oppdatert nettside Har utarbeidet prinsippskisse av forvaltningsorganisasjon for koordinert info, brukerstøtte og opplæring Er i ferd med å kartlegge dagens roller/ressursbruk Er i ferd med å utarbeide beskrivelse av standard roller Prosess Maler og rutiner IT systemer Mulighet for standardisering, for eksempel satser tilknyttet vurderingsarbeid Standard prosess Har laget prinsippskisse for generisk arbeidsflyt Mangelfulle i hht. regelverket Godt forankret i regelverket Er i ferd med å få oversikt over Standard juridisk avtaler/maler Standard underbilag Standard utbetalingsbilag Papirflyt Elektronisk løsning for å sikre god sporbarhet, raskere kommunikasjon, mister ikke bilag, et felles informasjonssted, mindre feil Er i ferd med å avklare grensesnitt mot eksisterende systemer

6 Arbeidsgruppe: 1 Godkjenning og innpassing av ekstern utdanning (norsk og utenlandsk) for programstudenter ved UiO Rapporteringsskjema IHR Plangruppe: Studier Versjon: , JN Bakgrunn valg av verdistrøm Anbefalinger hovedpunkter i valgte løsninger Saksflyten har mange ledd og kan ta flere måneder. Saksfeltet er til dels komplisert, særlig godkjenning av utenlandsk utdanning. Studentene opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet Studentene møter et utall lokale varianter av søknadsskjema og nettinformasjon UiO fremstår ikke som en institusjon skaper forvirring Saksbehandlere etterlyser instrukser for saksbehandling, opplæring og tydelig arbeids- og ansvarsdeling mellom ulike instanser UiO som helhet er lite robust - enkeltpersoner sitter med mye kompetanse opparbeidet gjennom lang erfaring kompetansen sitter ikke i systemet. Mindre fakultet kan mangle denne kompetansen Nåværende tilstand hovedproblemstillingen Riktige vedtak blir fattet, men det kan ta tid å hente inn tilstrekkelig råd til å avgjøre saken. Kompetansehevning bør sikres. Saksflyten har mange ledd og kan effektiviseres. Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet: SIS, arkiv, FS, instans som innpasser i program og utsteder vitnemål, fak., inst., Nokut og Lånekassen. Korte ned svartid ved å Redusere bruk av ephorte i saker. Kun retningslinjer og avslag skal i ephorte. Dokumentasjon av ekstern utdanning skal lastes opp i FS. Redusere antall administrative ledd i saksbehandlingen (ref. ulike modeller per case). Skape robust organisasjon ved å: Heve og evtentuelt samle kompetanse Utarbeide felles rutinebeskrivelser dette vil også sørge for likebehandling Felles instrukser for bruk av FS og ephorte. Felles veiledninger for hva som skal sjekkes hvor - nivå, omfang,ekthet av ekstern utdanning. Sentral systemeier fastsetter. Vektlegge felles løsninger. Felles opplæringsmøter, hyppige arbeidsmøter Bedre informasjon til studentene ved å: Etablere og kommunisere standarder på godkjenningsfeltet, Utarbeide felles søknadsprosedyrer (skjema/nettsøknad/via studentweb) Etablere sentralt prosessansvar som sørger for at de som skal behandle, uansett valg av modell, informerer godt nok Analyse hovedårsaker bak problemstillingen Handlingsplan implementering Uklart hvordan ephorte skal brukes. Saksflyten er basert på lokale praksiser. Kan være flere administrative ledd før saken er ferdigbehandlet. Tilfeldig opparbeiding av kompetanse. Dels høy turnover. Avklare ansvarsnivå mellom ulike nivå. Lokale praksiser, uenighet og usikkerhet om begreper, regler og behov. Først høring, så valg av modell, deretter må fakultetene ta en gjennomgang av sine godkjennings/innpassingsrutiner og vurder om det gjøres dobbeltarbeid / om saksbehandlingen kan gjøres på ett administrativt nivå. Vurderer utarbeidelse av presendenslister som vedlikeholdes i samarbeid med vitenskapelig ansatte. Mål formål/suksesskriterier Korte ned svartid Etterstrebe ett administrativt ledd i alle saker Unngå dobbeltarbeid Felles praksis for registrering i FS og ephorte Skape en mer profesjonell og robust organisasjon, heve kompetanse, avklare ansvar. Utarbeide skjemastandarder Forbedre informasjon til studentene om søknadsprosess Høringsnotat er under utarbeidelse.

7 Arbeidsgruppe: 2 Lokale opptak til masterstudier ved UiO Rapporteringsskjema IHR Plangruppe: Studier Versjon: , JN Bakgrunn valg av verdistrøm Felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og søkere. UiO framstår ikke som en institusjon for potensielle studenter: De må i søkeprosessen forholde seg til flere ulike kontaktpunkt og saksbehandlere/enheter. Ansatte opplever feltet som uoversiktlig og til tider komplisert. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Det kreves innsikt i et komplisert regelverk, samtidig som dette er en oppgave som ofte tildeles nyansatte medarbeidere. Nåværende tilstand hovedproblemstillingen Årlig behandles ca søknader om opptak til masterprogram ved UiO 43 ulike opptak, med til sammen 359 søknadsalternativer. Noen av disse er forbeholdt spesielle søkergrupper, fx selvfinansierende master og kvoteprogrammet personer har søkt to eller flere søknadsalternativer til masterprogram ved UiO (2011). Det er flere søkere enn studieplasser til majoriteten av studieprogrammene, og søkere må derfor rangeres Søkere som søker flere masterprogram ved UiO må forholde seg til flere ulike søknads- og ettersendingsfrister samt tilbuds- og svartidspunkter for de ulike søknadene sine. Søkere må på noen enheter søke om godkjenning av ekstern grad parallelt med at de søker opptak, dette betyr at de samme vurderingene gjøres flere ganger. Søkere må også potensielt forholde seg til, og kan ha inntil 4 kontaktpunkter (fakultet, institutt, program og Studieavdelingen) i samme søknadsprosess. Papirer sendes mellom enhetene, og søker må sørge for å sende riktige papirer til riktig sted. Aktiv saksbehandlingstid varierer ut fra sakens kompleksitet (jf kartlegging av enkle vs komplekse saker), og avhenger også av hvor mange saksbehandlere som involveres på de ulike nivåene. Potensielt 13 ledd involvert i saksbehandlingen. Potensialet for flere elektroniske løsninger i FS utnyttes i varierende grad, da kjennskapen til relevante moduler ikke er god nok. Skyggebaser i f.eks Excel brukes i mangel på kunnskap om bedre alternativer. Ufullstendig regelverkskompetanse utgjør en risiko for feil i saksbehandlingen samt feilinformasjon til søkere. Dette gjelder særlig forhold som har med vurdering av fullstendig opptaksgrunnlag (oppnådd bachelorgrad, generell studiekompetanse, faglig fordypning). Mål formål/suksesskriterier Etablering av beste praksis Redusere antall lokale praksiser bedre utnyttelse av administrative IT-systemer Økt kompetanse og kvalitet Mer stabil kompetanse/økt kontinuitet på feltet Redusere aktiv saksbehandlingstid per sak Økt tilfredshet blant medarbeidere og studenter Fokus på søker Forenkling av søknadsprosess antall kontaktpunkter reduseres informasjon forbedres Likebehandling øke forutsigbarhet og etterprøvbarhet i saksbehandlingen Analyse hovedårsaker bak problemstillingen Feltet har ingen overordnet prosesseier, noe som gir en utydelig rolle- og ansvarsfordeling. De fleste lokalopptak foretas på enhetene. Det fører til en varierende grad av koordinering av prosesser, og saksbehandlingsrutiner og tid varierer mellom enhetene. Det finnes ingen enhetlig praksis for gjennomføring av arbeidet. Mangel på koordinering av prosesser fører også til at saker behandles flere ganger og flere steder. For mange medarbeidere utgjør opptak kun en liten del av stillingen. Arbeidet utføres en (i noen tilfeller to) gang i året, og oppgaven tildeles ofte nytilsatte medarbeidere. Samtidig er dette et felt med høy kompleksitet som krever erfaringsbasert kompetanse, mens systemer for opplæring ikke finnes i tilstrekkelig grad. Dette fører til at det er vanskelig å opprettholde tilstrekkelig kompetanse og kvalitet i oppgaveutføringen. Arbeidet foregår også i perioder med stort tidspress på enhetene, mange sammenfallende oppgaver. Anbefalinger hovedpunkter i valgte løsninger Sentralisering og samordning av opptak til masterprogram. Handlingsplan implementering Høring hos fakultetene med påfølgende styrevedtak. Implementering fra høsten 2012, dvs. første sentraliserte opptak gjennomføres tidligst til vårsemesteret 2013.

8