Vedlegg 1: Presentasjon av EVU-virksomheta ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet (SVfak.)

Transkript

1 INNSPILL FRA UNDERGRUPPE FOR ETTER- OG VIDEREUTDANNING (EVU) TIL ARBEIDSGRUPPA FOR STUDIEADMINISTRASJON I DET NYE FAKULTET FOR SAMFUNNSVITENSKAP, HUMANIORA OG LÆRERUTDANNING Utfordringer for EVU og forslag til organisering av EVU-aktiviteten i Fakultet for samfunnsvitenskap, humaniora og lærerutdanning... 2 Bemanningsbehov... 2 Arbeidsdeling mellom EVU og øvrige studiestab/institutt... 2 Arbeidsdeling mellom EVU på fakultetet og U-vett... 3 Finansiering... 4 Avklaring av arbeidsfelt: EVU og fleksible studier... 5 Organisering... 6 Vedlegg 1: Presentasjon av EVU-virksomheta ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet (SVfak.) og oversikt over arbeidsfelt Vedlegg 2: Presentasjon av EVU-virksomheta ved avdeling for lærerutdanning (AFL) og oversikt over arbeidsfelt Vedlegg 3: Presentasjon av EVU-arbeidet ved Humanistisk fakultet (HUM-fak.) og oversikt over arbeidsfelt 1

2 Utfordringer for EVU og forslag til organisering av EVUaktiviteten i Fakultet for samfunnsvitenskap, humaniora og lærerutdanning Bemanningsbehov Som oversikten over arbeidsfelt i vedleggene viser, har de som jobber med EVU på AFL og SV-fak. ganske sammenfallende arbeidsfelt i dag, mens Hum.fak. har konsentrert seg om fleksible ordinære studier. SV-fak. har 2 stillinger knyttet til EVU, AFL har en 50 % stilling og Hum.fak. har en liten del av en stilling knyttet til feltet. Både ved SV-fak. og AFL har det skjedd en reduksjon i stillinger knyttet til EVU uten at ansvarsområdet eller arbeidsmengden har blitt redusert. SV-fak. hadde til og med høsten stillinger, mens AFL hadde en 100 % stilling til og med våren Personalressursene på EVU er derfor svært presset i dag, og det må endringer til enten i form av tilførsel av stilling/er eller reduksjon i oppgaver. Tilførsel av stillinger anser vi som lite sannsynlig ut fra de signalene vi har fra våre enheter i dag. Vi må derfor se om noen av de arbeidsoppgavene vi har i dag kan overføres til andre felt/enheter. Forslag til løsning: overføre noen av dagens arbeidsoppgaver til øvrige studiestab/instituttadministrasjon. Arbeidsdeling mellom EVU og øvrige studiestab/institutt Etter- og videreutdanningstilbud utfordrer den ordinære strukturen ved universitetet, og vi som jobber med EVU har tilegnet oss mye kunnskap om reglement, forskrifter og rutiner for å kunne balansere mellom krav om fleksibilitet fra oppdragsgivere og kvalitetssikring i henhold til universitetets reglement og rutiner. Det har derfor vært vanskelig å utnytte midlertidig ledig kapasitet i den ordinære studiestaben til hjelp med våre oppgaver. Som oversikten over viser har både SV-fak. og AFL flere videreutdanningsstudier i dag som driftes av andre i studiestab og på instituttnivå. Det finnes derfor erfaring fra feltet også i den øvrige studieadministrasjonen. Spesielt er opptaksarbeidet på EVU komplisert. AFL har kun opptak på bachelornivå. Her gjøres opptaket i den sentrale studieadministrasjonen. På SV-fak. gjøres alt opptak av EVUrådgiverne. På bachelornivå gjøres imidlertid vurderinger av generell studiekompetanse sentralt i Utdanningsavdelinga. Ofte kreves det arbeidserfaring i tillegg til generell 2

3 studiekompetanse, og vi har mange søkere på grunnlag av realkompetanse. På masternivå er programmene erfaringsbaserte. Det vil si at utdanningskravet for opptak faglig sett er vidt; det kreves bachelorgrad/cand.mag.grad eller utdanningsløp av minimum 3 års omfang. I tillegg kreves 2 års relevant arbeidserfaring. De i den ordinære studiestaben som i dag drifter erfaringsbaserte masterprogram har en god del erfaring fra dette arbeidet. Vi antar at det likevel er erfaring fra et begrenset faglig felt og tror det vil være behov for opplæring hvis de skal overta opptak på de erfaringsbaserte masterprogrammene vi drifter i dag. Spesielt på masterprogrammene til Forsvaret må ulike utdanninger fra Forsvaret vurderes og mange har eldre utdanning. Det har også vært vanskelig å se hvor det kan kuttes i våre oppgaver siden vi har et sammenhengende ansvarsområde. Vår erfaring tilsier at det er viktig at det er èn person som har det administrative ansvaret for et studie. Likevel har vi god erfaring med at eksamen driftes av andre i studiestaben. På SV-fak. har det hovedsakelig vært èn person som har ansvaret for eksamen på videreutdanningsstudier. Vi mener at opptaksarbeidet er et felt som på samme måte som eksamensarbeidet kan overføres til andre uten at vi mister oversikten over gjennomføringa av studiet, slik det gjøres i dag på AFL. Forslag til løsning: Opptak og eksamensavvikling gjøres av et begrenset antall personer i den ordinære studiestaben med kompetanse på området. Disse personene får nødvendig opplæring. Arbeidsdeling mellom EVU på fakultetet og U-vett Samarbeidet mellom SV-fak. og U-vett er i dag litt tilfeldig og arbeidsdeling er uavklart. Det samme gjelder for samarbeidet mellom Hum.fak. og U-vett. Noen ganger kommer det forespørsler fra U-vett om godkjenning av studietilbud ved SV-fak. som er satt i gang av/gjennom U-vett. Andre ganger søker U-vett selv om godkjenning av studier ved SV-fak. direkte til Universitetsdirektøren. Det er to problemer knyttet til dette: 1. Fakultetet/instituttet har ikke kontroll med hvilke studier som tilbys 2. Fakultetet/instituttet får ikke kvalitetssikret tilbudene, faglig og økonomisk. Vi som jobber med EVU på fakultetsnivå ønsker at U-vett legger til rette for etter- og videreutdanningstilbud og fleksible studier på et overordnet nivå på Universitetet. De enkelte studietilbudene mener vi bør administreres på institutt/fakultetsnivå. I den forbindelse ønsker 3

4 vi at U-vett kobler EVU-administrasjonen på fakultetet på prosjekter som involverer det nye fakultetet sine studier så tidlig som mulig slik at fakultetet får kontroll på slike prosjekter allerede i planleggingsfasen. Vi ønsker at U-vett jobber mer planmessig med utvikling av strategi for både etter- og videreutdanningstilbud og fleksible studier. U-vett konsentrerer seg i dag hovedsakelig om fleksibilisering av ordinære studier. I følge UNIVERSITETET I NORD - strategidokument for Universitetet i Tromsø er Ambisjonen at aktiviteten utenfor campusområdet skal øke, både med hensyn til grunnutdanninger og etter- og videreutdanning. Strategidokumentet har som resultatmål innen utgangen av 2010: skal antallet studietilbud som er skreddersydd for eksterne aktører øke. (s 5). Utdanningsmeldinga for Universitetet i Tromsø 2007/2008 sier imidlertid at Etterspørselen etter videreutdanninger som er skreddersydd for oppdragsgivere ser ut til å gå tilbake. (s.24). Vår opplevelse av situasjonen er at det har vært for lite fokus på etter- og videreutdanning fra U- vett sin side. Vi ønsker hjelp fra U-vett til markedsføring av EVU-tilbud og fleksible studier, og i den sammenhengen ønsker vi at U-vett har god oversikt over arbeids- og næringsliv lokalt og regionalt. Når det gjelder fleksible studier ønsker vi at U-vett i samarbeid med fakultetene utvikler modeller for fleksible studier som er økonomisk bærekraftige. Vi ønsker også at U-vett jobber proaktivt overfor studiesentrene i Vi i Nord -nettverket i forhold til planlegging av fleksible studier. I stedet for å legge ut mange enkeltemner som studietilbud hos studiesentrene, ønsker vi at U-vett er i dialog med studiesentrene om hvilke studietilbud som kan få tilstrekkelig studentgrunnlag. Det er også behov for en del prinsipielle avklaringer i forhold til rettighetsproblematikk knyttet til forelesninger som legges ut på nett. Forslag til løsning: Arbeidsdeling mellom det nye fakultetet og U-vett avklares i forhold til hvilke tjenester U-vett skal yte overfor fakultetet og det opprettes rutiner for kontakt og samarbeid. Finansiering Våren 2005 ble det etablert tre faste stillinger for å jobbe med etter- og videreutdanning (EVU) ved SV-fakultetet. Stillingene er organisert på fakultetsnivå i studieenheten, og har som oppgave å sørve instituttene i forhold til EVU-aktivitet. Stillingene ble opprettet på 4

5 grunnlag av at tilskuddet fra eksterne oppdragsgivere var mer enn tilstrekkelig for å dekke lønn (DL ). På grunn av mindre inntjening på eksterne prosjekt, vedtok Fakultetsstyret ved SV-fak i sak FS-141/2007 ( ) våren 2007 å opprettholde 2 faste stillinger, etter at den ene stillingen ble stående ledig fra sommeren Vedtaket sier også at dersom det skal lyses ut en tredje stilling må denne knyttes til konkrete prosjekt som kan dekke lønnsutgiftene. I samme sak ble det vedtatt at instituttene skal konsentrere sin EVU-aktivitet mot oppdragsvirksomhet som er fullfinansiert. Stillingen knyttet til EVU på AFL er også basert på eksterne midler. Kontaktpersonen for EVU på Hum.fak. er finansiert på vanlig måte over interne budsjett og har ikke samme kravet til inntjening. Det nye fakultetet må avklare om stillingene skal finansieres gjennom eksterne midler eller om stillingene skal inn på ordinære budsjett. Dette har konsekvenser for hvordan vi bør jobbe. Selv om stillingene på EVU ved SV-fak. har hatt krav om inntjening, har stillingene også vært brukt til å en del utredningsarbeid i forhold til, og igangsetting av fleksible studier. De har også vært brukt til arbeid med studietilbud som ikke har god nok finansiering eller hvor studiene ikke har kommet i gang på grunn av for dårlig rekruttering av studenter. Forslag til løsning: Hvis stillingene skal ha krav om inntjening bør vi ha hovedfokus på inntjening og unngå å jobbe med studier som ikke er økonomisk bærekraftige. Da bør vi heller ikke tillegges mye utrednings- og generelt utviklingsarbeid. Avklaring av arbeidsfelt: EVU og fleksible studier Fleksible studier er grunnutdanninger som legges til rette for nettbasert/samlingsbasert undervisning. Administrasjon av fleksible studier gjøres i dag av den ordinære studieadministrasjonen både på AFL, Hum.fak. og SV-fak. Med hensyn til studieadministrasjon er dette ordinære studier. Vi kommer imidlertid i kontakt med feltet når det gjelder finansieringsmodeller og tilrettelegging. Ofte er det de samme eksterne aktørene vi forholder oss til på EVU som er interessert i fleksible studier, og disse skiller ikke alltid like skarpt mellom de to feltene. En problemstilling vi møter er at eksterne aktører ikke skjønner forskjellen på skreddersydde videreutdanningstilbud som skal ha ekstern finansiering og fleksible grunnutdanninger som i prinsippet skal være gratis. Vi må derfor forholde oss til henvendelser og problemstillinger knyttet til dette, og se de to feltene i sammenheng. 5

6 Forslag til løsning: I samarbeid med instituttene og U-vett bør vi bistå i arbeidet med å utrede og anbefale finansieringsmodeller for fleksible studier. Vi bør også ta i mot henvendelser om fleksible studier som kommer via oss og være i kontakt med oppdragsgivere om utvikling av slike tilbud. Organisering Stillingene er organisert forskjellig i de ulike enhetene i dag. På SV-fak. er det to rådgiverstillinger knyttet til EVU. Disse er plassert i studiestaben på fakultetet. På AFL er det en halv stilling som ekstern koordinator knyttet til EVU. Denne stillingen er organisert i administrasjonen på AFL. Kontaktpersonen for EVU på Hum.fak. er studiekonsulent på fakultetsnivå. Stillingen på AFL er i knyttet til ulike prosjekt hvor studier følges fra første kontakt med oppdragsgiver, gjennom planleggingsfasen og tilrettelegging for gjennomføring. Stillingen har prosjektlederpreg, uten å være tildelt den formelle rollen som prosjektleder. Stillingen er ikke tillagt ansvaret for oversikt over eksternt finansierte studier ved AFL, og organiseringa av den samla EVU-aktiviteten på AFL er svak. Hvordan EVU-tilbud er blitt igangsatt og driftet ut over det ekstern koordinator har kapasitet til, er litt tilfeldig. På SV-fak. har imidlertid de to stillingene knyttet til EVU ansvar for oversikt over det totale EVU-tilbudet ved SV-fak. og kvalitetssikring av disse. I praksis har vi imidlertid ikke detaljkunnskap om tilbudene vi ikke selv drifter. EVU-stillingene ved SV-fak. jobber hovedsakelige med administrasjon av etablerte EVU-tilbud, og videreutvikling av disse. På grunn av at løpende driftsoppgaver på etablerte studier spiser det meste av tiden vår, er det liten tid til videreutvikling av tilbud ut over de konkrete forespørslene vi får fra oppdragsgivere. Det største problemet er at vi ikke får jobbet godt nok med planlegging av studietilbud, og rekruttering av studenter. Forslag til løsning: Vi ønsker å organiseres som en egen enhet/team på fakultetsnivå i det nye fakultetet med ansvar for kvalitetssikring av EVU-aktiviteten. Størstedelen av arbeidsfeltet til EVU ved SV-fak ligger i dag innenfor studieadministrasjon, mens ekstern koordinator på AFL har større fokus på planleggingsfasen og arbeid med budsjett og kontrakter som tilhører økonomifeltet. Med hovedfokus på studieadministrasjon i stillingene 6

7 på SV-fak. konsenterer vi oss for lite om planleggingsfasen og kommer for seint inn i prosessen med å utvikle studietilbud. Vi blir koblet på når det skal søkes om godkjenning av studier. Da er gjerne premissene for studiene lagt. Ekstern koordinator på AFL blir koblet på prosjekter allerede i planleggingsfasen. For å kunne kvalitetssikre EVU-tilbudene bør hovedfokus være på planleggingsfasen og kontakten mellom fagmiljøer/institutt og oppdragsgivere, slik det er på AFL, i stedet for på administrasjon av etablerte studier, slik det er på SV-fak. Vi ønsker oss et tydelig mandat for fokus på oversikt over og kvalitetssikring av EVU i det nye fakultetet, og tildeling/avklaring av prosjektlederrolle der det er nødvendig. For å få det til må vi avlastes for studieadministrative oppgaver. 7