Til: Høgskolestyret Saksbehandler: Atle Helberg/SØR

Transkript

1 Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Drøftingssak HS-møte Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Saksbehandler: Atle Helberg/SØR HS-D-02/13 Årshjul budsjettprosess 2014 Forslag til vedtak: Saken drøftet Sammendrag Bakgrunn for saken er vedtaket om ny budsjettfordelingsmodell ved HiST vedtatt i HS-sak HS-V-34/12, hvor midler og aktiviteter av strategisk karakter ble skilt ut som en egen komponent i budsjettfordelingsmodellen. Dette innebærer at høgskolen må starte sin budsjettprosess tidligere enn foregående år. Søknad om midler til prosjekter av strategisk karakter vil foregå i to faser, hvor styret behandler de ulike søknadene som kommer inn, og avgjør hvilke som skal få strategisk tildeling påfølgende år. 1. Bakgrunn for saken: I den nye budsjettfordelingsmodellen som ble vedtatt for HiST i 2012, er det lagt til rette for at en del av midlene høgskolen får bevilget fra KD, skal øremerkes den strategiske komponenten. På bakgrunn av dette er det avgjørende at høgskolen starter budsjettprosessen tidligere enn foregående år, slik at høgskolens enheter kan ha gode prosesser knyttet til utvikling av strategiske prosjekter samt at høgskolestyret får mulighet til å prioritere de prosjektene som skal motta strategiske tildelinger. Hensikten med midler til strategiske formål er å gi høgskolestyret et handlingsrom og virkemiddel til å få gjennomført omfattende prosjekter som styret mener er av strategisk betydning for høgskolens utvikling framover.

2 2. Årshjul Budsjettprosessen for 2014 begynner derfor i februar 2013, og vil i korte trekk bli som illustrert i årshjulet: I februar vil høgskolestyret få presentert forslag til prosess og føringer for den strategiske komponenten og det vil bli foreslått en tentativ andel av totalbudsjettet som vil bli forbeholdt denne komponenten. Perioden februar til juni vil være fase 1 av søknadsprosessen for strategiske midler, og det legges vekt på at avdelinger og seksjoner jobber internt med søknader i denne perioden. Dersom en enhet har flere prosjekter, må disse prioriteres internt før de oversendes. I HS-møte 24. til 25. juni vil høgskolestyret, i tillegg til å jobbe med mål og strategier, vurdere de strategiske søknadene som er levert og prioritere hvilke av disse som høgskolestyret ønsker skal utredes videre. Søknadsprosessens fase 2 varer fra juni til september, og i denne perioden skal de avdelingene/seksjonene som ble prioritert av høgskolestyret i fase 1, utarbeide en utvidet prosjektsøknad. I HS-møte i september vil rektor fremme forslag for styret om prioriteringen av de strategiske prosjektene, og høgskolestyret vil ta den endelige beslutningen om hvilke prosjekter som kan gjennomføres i 2014.

3 3. Overordnet tidsplan budsjettprosessen 2014 Hovedoppgaver Tidspunkt Orientere og involvere styret i budsjettprosessen Fase 1, interne søknadsprosesser ved avdelinger og seksjoner februar juni Seksjoner og avdelinger gjennomfører mål- og strategiprosesser som legger april - oktober føringer for budsjettet 2014 Informasjon til ansatte og tillitsmannsorganisasjoner februar november Styrets mål- og strategiprosess, inkludert prioritering av hvilke strategiske juni prosjekter som skal videreutvikles Fase 2, intern arbeidsprosess med å videreutvikle de strategiske juniseptember prosjektene som ble prioritert av høgskolestyret i juni Avdelinger og seksjoner utarbeider totalbudsjett for 2014 samt juni-oktober langtidsbudsjett for perioden Rektor fremmer forslag for styret om prioriteringen av de strategiske September prosjektene. Høgskolestyret vedtar strategiske prosjekt for 2014 Høgskolens totalbudsjett legges fram for vedtaksbehandling for styret november 4. Føringer for strategisk komponent Til tross for at strategisk komponent ble innført allerede fra og med budsjettåret 2013, er det i realiteten først for 2014-budsjettet disse midlene kan benyttes til utvalgte strategiske prosjekter. Det har vært en del diskusjon knyttet til størrelsen på den strategiske komponenten, og hvor stor andel den skal utgjøre av totalbudsjettet. I 2013-budsjettet utgjør de strategiske midlene kr mill., som tilsvarer 9,1 % av totalbudsjettet, og inkluderer følgende poster: Spesifikasjon av strategiske midler Budsjett 2013 Campusutvikling Stipendiater PhD (2.100) og FoU satsningsområder (6.500) IKT ISIHIST Strategiske satsningstiltak rektor Nettverksløsning nye campus Strategiske FoU-midler Totalt Når det gjelder campusutvikling, vil det estimerte behovet for tildeling, i følge langtidsbudsjettet, ligge på om lag kr. 13 mill. for Det tas imidlertid forbehold om størrelsen på dette beløpet, da HiST blant annet er avhengig av KDs prioriteringer og

4 framdrift på allerede igangsatte prosjekter. I tillegg gjøres det oppmerksom på at husleiekostnaden for TØH vil øke med om lag kr. 6 mill. når det nye bygget tas i bruk. Av de strategiske midlene i 2013 er midler knyttet til stipendiater (kr mill.) bundet og kan ikke omdisponeres. I tillegg bygger avsetningene til PhD og FoU satsningsområder (kr mill.) på vedtak gjort av høgskolestyret i HS-V-043/10 og HS-V-044/10 og er 5-årige satsninger som løper til og med Ut over dette er både Nettverksløsning nye campus og IKT-ISIHIST satsninger som avsluttes i 2013, og disse midlene vil kunne frigjøres i I tillegg til dette er om lag kr. 1,5 mill. av rektors strategiske satsningstiltak frie, og kan disponeres som en del av den strategiske komponenten. Det gjøres samtidig oppmerksom på at midlene knyttet til strategiske FoU-satsninger, vil holdes utenfor en søknadspott for strategiske prosjekter. Denne ordningen vil opprettholdes slik den er i dag. Sammenlignet med 2013-budsjettet, vil dette frigjøre om lag kr. 28 mill. til den strategiske komponenten i 2014 som vil kunne bli benyttet til strategiske formål i organisasjonen. Økonomidirektøren foreslår at den strategiske komponenten totalt bør ligge i intervallet kr mill. i Som illustrert i årshjulet ovenfor, vil prosessen knyttet til søknader om strategiske midler foregå i to faser. I fase 1 skal enheter som ønsker å starte et strategisk prosjekt levere en enkel prosjektsøknad (mal for dette vil bli utarbeidet). De prosjektforslagene som kommer inn, vil bli vurdert og prioritert av rektor, og deretter lagt fram for styret for behandling, og styret fatter vedtak om hvilke prosjekt som kan videreutvikles. I fase 2, vil de prosjektene som har gått videre fra fase 1 bli bedt om å levere en utvidet prosjektsøknad. Denne skal blant annet inneholde: Beskrivelse av prosjektets formål og forventet resultat Prosjektplan med milepæler Budsjett Rapporteringsplan Risikovurdering både knyttet til gjennomføringen av prosjektet og langsiktig effekt på ordinær drift ved enheten Når søknadene er levert, vil det bli gjennomført enda en vurderings- og prioriteringsrunde av rektor før søknadene på nytt blir behandlet av styret. De prosjektene som da blir valgt ut får

5 tilsagn om midler til prosjektet, og kan planlegge gjennomføringen i henhold til søknadens prosjektplan. For at implementeringen av den strategiske komponenten skal bli en suksess, og at den skal ha legitimitet i organisasjonen, er det avgjørende at prosessen til enhver tid preges av gjennomsiktighet, åpenhet og forutsigbarhet. Det er svært viktig at midlene blir brukt til spesifikke prosjekter, og ikke som en del av enhetens ordinære drift. I drøftinger gjennomført i rektoratmøtet og ledermøtet har det blitt lansert flere gode forslag til hvilke kriterier som bør ligge til grunn for tildeling av strategiske prosjekter. Disse er blant annet: Tydelig forankring i HiSTs strategiske plan Gjennomgripende HiST-prosjekter bør prioriteres Prosjektene skal bidra til å styrke samhandlingen i organisasjonen Prioritere fellestiltak og prosjekter som berører flere avdelinger Strategisk komponent bør ikke kompensere for negative effekter av ny budsjettmodell Klart tidsperspektiv for prosjektene Prosjekter som fremmer en utviklingskultur Andel egeninnsats fra avdeling/seksjon Samarbeid med eksterne 5. Rektors vurdering Utviklingen av den strategiske komponenten i budsjettfordelingsmodellen gjør høgskolens avdelinger og seksjoner i stand til å gjennomføre viktige strategiske prosjekter som det ikke er rom for innenfor den ordinære rammen. Rektor mener at den strategiske komponenten skaper et handlingsrom for høgskolestyret slik at styret i større grad enn tidligere kan bidra til å utvikle høgskolen i ønsket strategisk retning. Derfor er det avgjørende at de frie midlene i den strategiske komponenten er av en viss størrelse slik at prosjektene som blir gjennomført har en betydning for organisasjonen. Å jobbe i prosjekter gir også verdifull kompetanse for høgskolens medarbeidere. I dag er HiST i stor grad et forvaltningsorgan, men bred kunnskap og kompetanse om prosjektarbeid vil på sikt kunne gjøre organisasjonen enda mer dynamisk og endringsdyktig. Dette er egenskaper som vil bli enda viktigere i framtida.

6 6. Risikovurdering Strategisk komponent er viktig for utviklingen av høgskolens strategiske handlingsrom. Som nevnt ovenfor muliggjør den utviklingsarbeid som det nødvendigvis ikke er handlingsrom for innenfor de ordinære driftsrammene enhetene har. Samtidig er det nødvendig å være oppmerksomme på hvilke økonomiske konsekvenser et slikt prosjekt kan ha på lang sikt, og det er viktig at disse vurderingene tas i forkant av at et strategisk prosjekt gjennomføres. Det er viktig og nødvendig med en diskusjon om størrelsen på strategisk komponent, og på dette punktet er det avgjørende at organisasjonen bruker noen år på å gjøre erfaringer knyttet til hva som er hensiktsmessig størrelse på komponenten. I tillegg bør størrelsen vurderes i forhold til høgskolens driftsrammer og tildeling fra KD.