Sak: 2009/3751 Dato:

Transkript

1 Universitetet i Stavanger Personalavdelingen NOTAT MED OPPFØLGING Til: Dekaner og fakultetsdirektører Muséumsdirektør Bibliotekdirektør Stabsdirektører Ressursdirektør Direktør ved UiS-Pluss Kopi Rektor Universitetsdirektør Sak: /3751 Dato: Momenter som må vurderes i Bofu-prosessen Bakgrunn Som kjent har styret i møte 17.., sak 78/, vedtatt å sette i gang prosjektet Balansert omstilling for utvikling (Bofu). Dette på bakgrunn av den økonomiske utviklingen og prognosene for årene fremover. Styret har bedt alle enheter om å vurderer mulige tiltak for å komme i økonomisk balanse og bedre forholdet mellom faste kostnader/lønn og frie driftsmidler. Forslag til tiltak skal fremlegges innen utgangen av. I styremøte , sak 122/, ble det vedtatt at de fire faglige enhetene bør redusere årsverksbruken på statlig finansiering med minst 50 årsverk over tre år. Universitetsdirektøren har i styresak 122/ anmodet alle enheter om å vurdere enhver nyansettelse grundig. Vi viser i denne forbindelse til universitetets personaladministrative håndbok kap 4.2. Det fremgår her at før enhver ansettelse (inkl forlengelse av ansettelsesforholdet og ansettelse i ny periode) skal det foretas en grundig vurdering av behovet for stillingen i forholdet til universitetets strategiske satsingsområder og enhetens vedtatte virksomhet. I tillegg må det kunne dokumenteres at enheten har budsjettmessig dekning for ansettelsen. Dette i form av økonomiske beregninger som tar hele den budsjettmessige situasjonen ved enheten i betraktning. Personaldirektøren har i styresak 122/ vist til noen momenter som må vurderes før en vurderer oppsigelse av fast ansatte for å redusere årsverksforbruket: Naturlig avgang Midlertidig ansatte Professor II/førsteamanuensis II Timebetalt personale Bruk av overtid I ettertid ser en at bruk av innleide konsulenter også burde vært tatt med som et moment som må vurderes før en vurderer oppsigelse av fast ansatt personale for å redusere årsverksforbruket. Vi har i samarbeid med Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring tatt ut ulike rapporter fra SAP (lønns- og personalsystemet), Agresso (regnskapssystemet) og DBH (Database for statistikk om høyere utdanning) for å synliggjøre status pr i dag og utviklingen fra. Vi understreker at en her ikke har tatt med forbruk finansiert av eksterne midler. Side: 1/5

2 Naturlig avgang Naturlig avgang vil kunne bidra til å redusere årsverksforbruket. Det er viktig at ledere skaffer seg informasjon om planer for pensjonering for ansatte ved enheten som nærmer seg pensjonsalderen. Dette for å kunne planlegge fremtidig rekruttering/ omdisponering. Nedenfor følger en oversikt som synliggjøre antall årsverk som er besatt av personer over 65 år pr og Tallene er hentet fra DBH/ansatte/alderfordeling. ing - HF 7,6 12,7 +5,1 SV 7,1 11,0 +3,9 TN 7,6 12,5 +4,9 AM - 2,0 - UBIBL 1,0 1,0 0,0 Stab 1,7 1,4-0,3 FRES 1,6 4,1 +2,5 UiS-Pluss 0,0 0,0 0,0 Totalt 26,6 44,7 +16,1 Midlertidig ansatte Ihht rapport fra lønns- og personalsystemet SAP pr har universitetet 98 årsverk i vikariat, tidsbegrensede stillinger og kvalifiseringsstillinger finansiert av universitetets ordinære rammebevilgning. Ved utgangen av var det 107 årsverk i tilsvarende midlertidige stillinger Vikariat Tidsbegr Vikariat Tidsbegr. - HF 39,49 31,16 8,33 37,55 25,57 11,98-1,94 SV 34,97 9,60 25, ,50 19,40 +0,93 TN 11,45 5,20 6, ,00 4,20-4,25 AM ,00 2,00 - UBIBL 4,00 4,00 0, ,00 0,00-2,00 Stab 11,40 7,40 4, ,00 2,00-7,40 FRES 5,00 2,00 3, ,00 2,00-1,00 UiS-Pluss 0,73 0,53 0, ,00 1,00 +0,27 Totalt ,89 47, ,07 42,58-15,39 Universitetsdirektøren har i styresak 122/ anmodet enhetene om ikke å fornye slike midlertidige ansettelser. Vi gjør for orden skyld oppmerksom på at årsverk i åremålsstillinger (hovedsakelig dekan og instituttledere), utdanningsstillinger (postdoktor, stipendiat og lærling) og bistillinger (professor II og førsteamanuensis II) ikke er tatt med i oversikten ovenfor. Vi benytter anledningen til å minne om at enhver midlertidig ansettelse skal hjemles i lov. Ved ansettelse i tidsbegrenset stilling må begrunnelse for tidsbegrensning fremgå av ansettelsesvedtak og brev. Den siste tiden har det vært flere nyhetsoppslag om midlertidig ansettelse i offentlig virksomhet. Arbeids- og inkluderingsministeren har bl.a uttalt at han vil øke arbeidsgivernes bevissthet rundt midlertidig ansatte og forlange at arbeidsgiverne sammen med de tillitsvalgte setter bruken av midlertidig ansatte på agendaen. Om ønskelig vil personalavdelingen gjerne delta på ledermøte e.l for å informere om reglene rundt midlertidig ansettelse og fortrinnsrett. Side: 2/5

3 Professor II/førsteamanuensis II Ihht rapport fra lønns- og personalsystemet SAP pr har universitetet 5,6 årsverk i bi-stillinger (professor II og førsteamanuensis II) finansiert av universitetets ordinære rammebevilgning. Ved utgangen av var det 5,9 årsverk i tilsvarende stillinger. - HF 1,2 1,0-0,2 SV 1,3 1,6 +0,3 TN 3,4 3,0-0,4 Totalt 5,9 5,6-0,3 Universitetsdirektøren har i styresak 122/ vist til at enkeltstående professor II-stillinger nå må vurderes ut fra behov og aktivitet med tanke på å stå ubesatt inntil videre. Bruk av overtid Det fremgår av bestemmelsene i Aml 10-6 at overtidsarbeid ikke må gjennomføres som fast ordning og ikke finne sted uten i nærmere angitte særlige tilfeller, f.eks grunnet uforutsette hendinger eller forfall blant arbeidstakerne, ved uventet arbeidspress eller i forbindelse med sesongmessige svingninger. Det følger av HTA 13 at overtidsarbeid i staten skal være pålagt og kontrollerbart, og at bruken må begrenses i forhold til bestemmelsene i Aml Ihht rapport fra Agresso har universitetet ved utgangen av november bruk ca 3,3 mill kr på overtidsarbeid finansiert av ordinær rammebevilgning i inneværende år. nærmere 3,8 mill kr i. Tilsvarende tall for var 2,2 mill kr. Dersom vi deler forbruket på kr , som tilsvarer gjennomsnittlig regulativlønn for ansatte ved universitetet pr i dag, ser enn at forbruket tilsvarer ca 5 årsverk i og nærmere 9 årsverk i ? - HF ,5 3,2 +1,7 SV ,0 2,3 +1,3 TN ,0 1,3 +0,3 AM ,2 - UBIBL ,0 0,0 0,0 Stab ,1 1,4 +0,3 FRES ,4 0,3-0,1 UiS-Pluss ,0 0,0 0,0 Totalt ,0 8,7 +3,5 Bruk av timelønnede Ihht rapport fra regnskapssystemet Agresso har universitetet ved utgangen av november brukt ca 11,6 mill kr på regulativlønn til timelærere, gjesteforelesere, øvingslærere, eksterne sensorer og eksamensvakter finansiert av ordinær rammebevilgning i inneværende år. nærmere 12,7 mill kr i. Tilsvarende tall for var 20,5 mill kr. Dersom vi deler forbruket på kr , som tilsvarer gjennomsnittlig regulativlønn for ansatte i undervisningsog forskerstillinger ved universitetet pr i dag, ser enn at forbruket tilsvarer ca 41 årsverk i og ca 25 årsverk i. Side: 3/5

4 Ut fra tallene i tabellene nedenfor (hentet fra Agresso pr november ) kan det se ut som universitetet i har redusert utgiftene til timelærere vesentlig. Personaldirektøren er imidlertid blitt gjort oppmerksom på at flere av de som var ansatt i timelærerstilling i er overført til midlertidige stillinger (vikariat eller tidsbegrenset stilling) i. Timelærer Gjesteforeleser Øvingslærer Sensur Eksamensv t HF ,4 SV ,5 TN ,1 UBIBL ,0 Stab ,2 FRES ,8 Pluss ,1 Totalt ,1 Timelærer Gjesteforeleser Øvingslærer Sensur Eksamensv? - HF ,5-6,9 SV ,5-1,0 TN ,5-3,6 AM ,0 - UBIBL ,0 0,0 Stab ,0-0,2 FRES ,8-4,0 Pluss ,0-0,1 Totalt ,3-15,8 Bruk av innleide konsulenter Ihht rapport fra regnskapssystemet Agresso har universitetet ved utgangen av november brukt ca 4,4 mill kr på innleide konsulenter finansiert av ordinær rammebevilgning i inneværende år. nærmere 4,8 mill kr i. Tilsvarende tall for var 4,5 mill kr. Dersom vi deler forbruket på kr , kan vi anslå at forbruket tilsvarer ca 9 årsverk i og ca 10 årsverk i ? - HF ,5 3,4 +0,9 SV ,6 1,1-0,5 TN ,0 0,0 0,0 AM ,1 - UBIBL ,1 0,0-0,1 Stab ,1 1,8 +0,7 FRES ,9 3,2-0,7 UiS-Pluss ,1 0,0-0,1 Totalt ,3 9,6 +0,2 Side: 4/5

5 Samlet oversikt for årsverk HF SV TN AM UBIBL STAB FRES PLUSS enhet Vikariat Tidsbegr Bi-stilling Timelønn Ansatt 65 år + Som det fremgår av styresak 122/ må alle enheter vurderer mulige innsparinger knyttet momentene ovenfor før en vurderer oppsigelse av fast ansatt personale på bakgrunn av pågående Bofu-prosess. Halfdan Hagen personaldirektør May Merete Tjessem Opdal rådgiver Saksbehandler: rådgiver May Merete Tjessem Opdal, tlf.: Vedlegg: Oversikt over ansatte i vikariat, tidsbegrensede stillinger og bi-stillinger pr Side: 5/5