Studieadministrative prosesser Oppsummering av kartlegging Studentservice - Rådgivning for studenter med funksjonshemming. Innledende kartlegging

Transkript

1 1 Studieadministrative prosesser Oppsummering av kartlegging Studentservice - Rådgivning for studenter med funksjonshemming Innledende kartlegging

2 2 Innledende kartlegging - Tilnærming Det som presenteres i denne oppsummeringen er resultatet fra en innledende kartlegging av det studieadministrative prosessene ved NTNU I kartleggingen har vi hatt fokus på å identifisere Prosesser og hovedhovedaktiviteter Roller og ansvar i de ulike aktivitetene Støttesystemer som benyttes Videre har vi jobbet med å identifisere forbedringsområder i Prosess Teknologi og Organisasjons dimensjonen (PTO): Prosesser: Er den aktuelle prosessen etablert og fungerer optimalt i organisasjonen? Teknologi/Støttesystemer: Understøtter teknologien prosessen hensiktsmessig? Organisering: rolle og ansvars fordeling, kompetanse og ledelse og styring i prosessene Forbedringsområdene skal nå bearbeides og vil danne beslutningsunderlag for hvilke prosesser prosjektet skal jobbe videre med

3 3 Bidragsytere i prosessen Arbeidsmøte gjennomført Deltakere: Jarle Jacobsen Kjetil Knarlag Anne Nylund Hanne Kvello Eli Sektnan Referat godkjent av deltakerne

4 4 Hovedaktiviteter i prosessen Prosessen kan deles i tre hovedområder: Aktiviteter som er rettet mot studenter og andre aktører internt ved NTNU Aktiviteter som er rettet mot eksterne aktører Administrasjon og ledelse av veiledergruppen

5 5 Hovedaktiviteter i prosessen Aktiviteter som er rettet mot studenter og andre aktører internt ved NTNU Opptak Utarbeide informasjonsmateriell Faglærer eller student tar kontakt ved behov for tilrettelegging Støtte undervisning og veiledning Søknad om hjelpemidler og tilrettelagt litteratur Utrede behov/veilede i studiesituasjonen Bistand til å skaffe tilpasset bolig og transportordninger Gjøre henvendelser til tolketjeneste/logoped Utlyse og fordele studentarbeidsplasser Skaffe studentassistenter Utlån av utstyr fra eget lager Eksamen Skaffe og rigge spesialutstyr Veiledning og anbefaling tilrettelagt eksamen Utarbeide interne vaktlister Skaffe eksamenssekretærer Studier/jobb Økonomisk veiledning Arrangere Lucaskonferansen Erfaringsutveksling Tilrettelagte kurs Rekruttere studenter til prosjektet Etablere prosjektorganisasjoner Kartlegge barrierer Rapport Veiledning Kontakte samarbeidspartnere (NAV, arbeidsgivere)

6 6 Hovedaktiviteter i prosessen Aktiviteter som er rettet mot eksterne aktører Rådet for studenter med funksjonshemming Leder sekreteriat Representant i LMU Lucas Ansvar for teknisk utstyr Sekretær for styret Kurs Lucaskonferansen (årlig) Avtaleverk Nasjonalt (pådriverfunksjon) Utredningsarbeid med KD Drifte og videreutvikle nasjonalt nettsted Representasjonsoppgaver Nasjonal konferanse (årlig) Administrere nasjonale nettverk Samarbeid UH-sektoren

7 7 Hovedaktiviteter i prosessen Administrasjon og ledelse av veiledergruppen Ledelse Utarbeide handlingsplan som vedtas av styringsgruppen Administrasjon Innkjøp av utstyr Utlysning, ansettelse og lønning av stud.ass. Økonomi Koordinering av rådgivningstjenesten Utvikle adm. hjelpemidler

8 8 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fokus internt på NTNU i forhold til tilrettelegging Få perspektiv om universell utforming inn tidlig Få andre til å tenke universell utforming Behov for tettere samarbeid med fakultet Aksept fra ledelse ved fakultet for at kontaktpersoner bruker tid på arbeidet med tilrettelegging Skulle hatt bedre mulighet for å registrere behov Hensynet til Personvern gjør det vanskelig å skaffe info/ statistikk Mangler informasjon om funksjonshemmede studenter. Får det ikke gjennom opptak. Mulig løsning å legge ut informasjon i Studweb i forbindelse med registrering? Rådet for studenter med funksjonshemming fungerer ikke optimalt som øverste styringsorgan Behov for sikkert system for planlegging og oversikt Mangler dokumentasjon - behov for å dokumentere i KVASS. Prosesser er personavhengige. Sårbart! Tid Trenger mer tid til NTNU-oppgaver Ikke tid til faglig oppdatering i dag Økonomi Budsjett holder ikke tritt med utvikling i behov for utstyr

9 9 Oppsummering av de viktigste forbedringsområdene i et PTO perspektiv DRAFT Perspektiv Prosess Evaluering Identifiserte forbedringsområder Hensynet til universell utforming kommer for sent inn i NTNU-prosesser Mangler dokumentasjon av arbeidsoppgaver og rutiner sårbarhet Lite ressurser (mennesker og penger) Mangler informasjon om funksjonshemmede studenter. Får det ikke gjennom opptak Teknologi Pga personvern er det vanskelig å bygge erfaringsbaser og planlegge omfang av aktiviteter Organisasjon Manglende fokus på universell utforming i organisasjonen Rådet for studenter med funksjonshemming fungerer ikke optimalt som øverste styringsorgan Videreutvikling av samarbeid med fakultet gjennom definerte kontaktpersoner Kompetanse Generelt god kompetanse, men mangler tid til kompetanseutvikling av veilederne Målstyring & ledelse Handlingsplan er ikke koblet mot til NTNUs strategier Styringsgruppen fungerer ikke optimalt