Studieadministrative prosesser

Transkript

1 1 Studieadministrative prosesser Oppsummering av kartlegging Studentservice - Veiledning i studiesituasjonen Innledende kartlegging

2 2 Innledende kartlegging Tilnærming Det som presenteres i denne oppsummeringen er resultatet fra en innledende kartlegging av det studieadministrative prosessene ved NTNU I kartleggingen har vi hatt fokus på å identifisere Prosesser og hovedhovedaktiviteter Roller og ansvar i de ulike aktivitetene Støttesystemer som benyttes Videre har vi jobbet med å identifisere forbedringsområder i Prosess Teknologi og Organisasjons dimensjonen (PTO): Prosesser: Er den aktuelle prosessen etablert og fungerer optimalt i organisasjonen? Teknologi/Støttesystemer: Understøtter teknologien prosessen hensiktsmessig? Organisering: rolle og ansvars fordeling, kompetanse og ledelse og styring i prosessene Forbedringsområdene skal nå bearbeides og vil danne beslutningsunderlag for hvilke prosesser prosjektet skal jobbe videre med

3 3 Bidragsytere i prosessen Arbeidsmøte gjennomført Deltakere Reidar A. Hansen Mari B. Bjørn Mussie Debesai Vegard Sollie Referatet er godkjent av deltakerne

4 4 Hovedaktiviteter i prosessen Rekruttering Skolebesøk NTNU og Teknolos Kurs i presentasjonsteknikk Informasjonsoppgaver Veiviser Sentralbord Legge ut info. på web Legge ut info. på TV skjerm Betjene førstelinje Støtte til undervisning og veiledning Individuell veiledning Sosial veiledning Henvise til psykososial seksjon (Psykososial helsetjeneste (SiT) Motivasjon Testverktøy (Type) Fagsammensetning Henvise til SiT råd (nytt) Oppbygging av grad Veiledning ift reglement og retningslinjer (AM Snekvik)

5 5 Hovedaktiviteter i prosessen Støtte til undervisning og veiledning Kurs Studieteknikk Presentasjonsteknikk Utvikle og oppfølge kurs Coaching/fasilitering Eksamensmestring For eksterne Studieteknikk Presentasjonsteknikk Støtte til undervisning og veiledning Oppgaver av teknisk karakter: Vedlikeholde websider Sentralbord Plakatproduksjon til kurs Hefteproduksjon til kurs Semesterkort og - avgift Karakterutskrift Eksamensmelding Godkjenning av utd.plan Hjelp til å bruke studweb Arr. nasjonalt studieveilederseminar KVASS Ny eksternweb

6 6 Hovedaktiviteter i prosessen Forberede og gjennomføre eksamen Eksamenstips Eksamensmestringskurs Innlegg av resultat i permer (siv.ing.) Oppfølging etter studieslutt Veiledning/oppfølging møte med arbeidslivet Motivasjon Administrative oppgaver Personal Rekruttering av stud.ass. Turnuslister Drift av førstelinjetjenesten Repr. i LOSAM (obs.) Verneombud Lokalt hovedverneombud Superbruker E-phorte Teknisk support: PC, printer, kopimaskin Økonomi Budsjett Bestilling Lønn Anvisning

7 7 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Informasjonsflyt internt Tilfeldig informasjonsflyt Ex: Nye frister, ny semesteravgift ikke videreformidlet Oppdateringer i FS Ønske om en informasjonsansvarlig på hver seksjon i SA og på fakultetene Innhente og formidle informasjon Mangler strategisk forankring på oppgaver Individuelle initiativ Ingen klar strategi Sentrale spørsmål man burde hatt svar på: Evaluering/oppfølging av hva studenter etterspør Hvordan og hvor informere til studenter

8 8 Viktige samarbeidspartnere i prosessen Eksterne samarbeidspartnere Lånekassen SiT Råd SiT Psykososial helsetjeneste Velferdstinget Samarbeidspartnere i SA Andre enheter ved Studentservice KNUS Tilrettelegging for funksjonshemmede NTNU Videre Karriere Stab Snekvik: Reglement SASS Rekruttering og opptak Eksamenskontoret Internasjonal seksjon

9 9 Støttesystemer til prosessen FS e-phorte Studweb Søknadsweb InDesign Dreamweaver QLM Internet E-journal Basware

10 10 Prosess: Veiledning i studiesituasjonen Prosesskartlegging - Vurdering av dagens situasjon PTO DRAFT Perspektiv Prosess Teknologi Evaluering Identifiserte forbedringsområder Prosessene er etablerte, men ikke dokumenterte Det er ikke gjort noen prioritering av prosesser og aktiviteter i forhold til hvordan Studentservice skal støtte opp under NTNU sine mål, eller i forhold til hvilke behov studentene har Støttesystemene fungerer tilfredsstillende, men det er for lite opplæring (spesielt i FS) Organisasjon Kompetanse Målstyring & ledelse Noe mangelfull informasjonsflyt mellom SA og fakultet institutt medfører at studentene blir henvist fram og tilbake God kompetanse blant de ansatte, men liten kompetansedeling og mye av kompetansen er knyttet til enkeltpersoner Noe mangelfull opplæring Ingen klare mål er etablert for de ulike delprosessene og dette skaper usikkerhet i forhold til planlegging og prioritering av arbeidsoppgaver