Styring av IT. IT-handlingsplaner

Transkript

1 1 Styring av IT IT-handlingsplaner

2 2 Strategisk styring Som ekspert kan jeg dette! Trykke her? Vekttallsproduksjon Departementet krever Baseres på åpen kode

3 3 Bakgrunn Lite styring og koordinering innen IT førte til at rektor nedsatte et utvalg i 2005/6 (Sølvbergutvalget) Prosessutvalget ble etablert Prosessutvalget er et rådgivende organ for rektor vedrørende prinsipper for styring, koordinering, utvikling og utnyttelse av ITprosessene ved NTNU. Prosessutvalget har et overordnet ansvar for å medvirke til at IT-løsningene bygger opp under institusjonens strategi, er tilpasset brukernes behov og er rasjonelle i drift. Utvalget skal prioritere forslag til nye IT-løsninger samt anbefale prinsipper rundt styrings- og driftsstruktur for IT-tjenester ved NTNU. Prosjekter og tiltak av felles karakter som vedrører brukere utenfor egen enhet, eller går ut over rammene for basisbevilgninger, skal være behandlet i Prosessutvalget.

4 4 Styring av IT-prosjekt ved NTNU Rektor Prosessutvalg Organisasjonsdirektør Overordnet styringsgruppefunksjon Avdelingsleder B Avdelingsleder A ITprosjekt ITprosjekt IT- B C prosjekt A Styringsgrupper og referansegrupper

5 5 Kjøreregler For å utvikle gode, brukervennlige og samordnede ITløsninger ved NTNU er det etablert et sett av kjøreregler som skal benyttes i planlegging og som innspill i prioriteringsprosessene. Alle forslag om investeringer i sentrale IT-tjenester skal følge disse kjørereglene. Det samme gjelder for større endringsprosjekter. I første fase omfattes felles tjenester innen IKT & læring, studieadministrasjon, økonomisystem, portaler, arbeidsflyt, arkiv og infrastruktur.

6 6 IT mål- og handlingsplan Tar utgangspunkt i NTNUs strategi innen våre kjerneområder Prosess: Nedsatte arbeidsgrupper per kjerneområde Behandlet av Prosessutvalget Oversendt rektor som sendte det på høring til fakultetene To-trinns behandling i dekanmøtet NTNUs styre 3 års varighet, men revideres årlig

7 7 Adm. IT-systemer har endret karakter Fra å være produksjonssystemer for administrative tjenester => Til å være leverandører av styringsinformasjon => Et hvert nytt IT-prosjekt får et innslag av organisasjonsutvikling Denne utviklingen stiller nye krav til systemene og ikke minst til samhandlingen mellom dem. Hvert system må definere grensene mot tilstøtende system Vi må vurdere om våre arbeidsrutiner bør tilpasses systemenes arbeidsflyt kilde: Sverre Spildo, UiB

8 8 Prosesstenking Anskaffelse av IT-løsning dreier seg ofte om endringsarbeid Fokus på arbeidsprosesser og organisering før ITløsning anskaffes KVASS Avklaring med ledelsen om ambisjonsnivå og konsekvenser. infrastruktur-ikt&læring-prosjekt

9 9 Eksempel på virksomhetsmodell Visjon og mål Strategi Beredskap Ledelse Målstyring Plan/budsjett Kompetansebehov Forskning Undervisning Nyskaping Formidling Riktig kompetanse Studieadministrasjon Forskningsadministrasjon FDV Økonomi HMS Kvalitet Rekruttering IT Personaladm Formidling Info-søk Laboratorier

10 10 Noen råd IT skal være et virkemiddel til å understøtte strategien, - ikke et parallelt IT-løp Keep it simple, - ikke gap for høyt eller lag en 30-siders rapport En løpende årlig prosess i forkant av budsjettarbeidet Plasser ansvaret for endringsarbeid hvor IT inngår Prosjektform vs systemeier/linja Ha fokus på styring og brukermedvirkning og unngå silotenking

11 11 IT som virkemiddel ift undervisning Hva IT primært bidrar med: Alle Alletjenester er erdigitalisert: NTNU NTNU har harlike mange mange nett-studenter som somstudenter på påcampus. Teknologi som somen en sosial sosialhendelse (A.Feenberg) IT IT muliggjør endrede endredeundervisnings- og og læringsformer: Simulering og ogvisualisering NTNU-øy i i Second Second Life Life Integrert Kompetansebehov: Kobling av teknologi, forretning, strategi og ledelse Muliggjører Kompetansebehov: Koblet teknologi- og forretningskunnskap Informasjonsstøtte til tilvekttallsproduksjonen (FS) (FS) Learning Management System System (LMS) (LMS) Kvalitetsreformen (KVASS) Individuell og ogformbar formbarportal Basis Basis PC-drift, servere servereog ognettverk Brukerstøtte Tekstbehandler, lysark, lysark, e-post e-post Støtte Kompetansebehov: Teknologikunnskap og forretningsforståelse Infrastruktur / Drift Kompetansebehov: Teknikk- og verktøy