0 NTNU. Notat. Utredning av administrativ organisering. 1 av 5

Transkript

1 0 NTNU Fakultet for arkitektur og billedkunst Dato Referanse av 5 Notat Til: Gruppe for administrativ organisering Kopi til: Fra: Dekan Signatur: Utredning av administrativ organisering Rektor ga fungerende dekan ved AB fakultetet i oppdrag å lede utredningen av det nye fakultet H på bakgrunn av NTNUs styrevedtak om fremtidig organisering (s-saker 3/16 og 4/16). Bestillingen besto av et tredelt mandat med sine respektive frister. Dette notatet behandler bestillingen av Utredning administrativ organisering; frist for levering Fakultets arbeidsgruppe er sammensatt med et representanter fra alle både nivå 2 og 3. Deltakerne er: Lars Aalberg, seksjonssjef (AB), koordinator for arbeidet Erik Sigvaldsen, seksjonssjef, studie (AB) Hilde Bakke, studierådgiver (NTNU Gjøvik) Per Berntsen, universitetslektor Institutt for bygg og miljø (tidligere HIST) Kari Qvam, rådgiver Institutt for produktdesign, (IVT) Hans Martin Øverkil, controller (AB) Anne Kristin Stenersen, førstekonsulent Institutt for prosjektering og forvaltning, (AB) Håvard Karlsen, kontorsjef ved Kunstakademiet, (AB) Morten Kvamme og Odd Joar Oksås, oppnevnt medlem av gruppen på vegne av tjenestemannsorganisasjonene Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Seksjonssjef A. Getz vei 3 E-post: A. Getz vei Lars Aalberg 7491 Trondheim fak-adm@ab.ntnu.no Gløshaugen Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 5 Prosessen har vært som følger: 18. mars første møte i arbeidsgruppen 30. mars innsamlet fakta om arbeidsbelastning og oppgaver 4. april møte i arbeidsgruppen, workshop fokus på presisering av bestillingen fra prosjektgruppen 8. april fusjonsverksted med fokus på administrativ organisering status og workshop 11. april LOSAM blir informert om prosess og får presentasjon av status på arbeidet 12. april ledermøte (AB) blir informert om prosess og får presentasjon av status på arbeidet 15. april møte i arbeidsgruppen 15. april LOSAM blir informert om prosess og får presentasjon av sluttnotatet 15. april innspill leveres av Dekan Per Kjøl har deltatt som observatør fra rektors stab på fusjonsverksted 8 april Dagens situasjon Dagens situasjon for AB-fakultetet, Institutt for produktdesign, tradisjonelt bygghåndverk og teknisk bygningsvern (tidligere HIST), samt medier og design (miljøet på Gjøvik), er at vi er små enheter. Det er ved institutt- og fakultetsnivået et fåtall administrativt ansatte. På instituttnivået løser de administrativt ansatte et spekter av oppgaver og jobber ikke innenfor kun et fagområde. De er generalister som kan løse de fleste arbeidsoppgaver opp til et visst nivå. Ved fakultetsnivået er det mer rendyrking av oppgaver og fagområder, men kun en person til å dekke hele fagområdet (for eksempel har AB-fakultetet kun en HR-konsulent). Dette gjør at vi ikke har et fagmiljø for lokal diskusjon av oppgaver, kompetansedeling og faglig/organisatorisk utvikling. Fakultet for arkitektur og design har en størrelse slik at det ikke vil være tjent med å legge store administrative ressurser på nivå 3. Det vil ikke være mulig å opprettholde et godt fagmiljø innenfor de forskjellig tjenestene på dette nivået. Sårbart vil det også kunne være da vi i beste fall vil ha få administrativt ansatte som må kunne løse flere oppgaver. En slik organiseringen vil kun flytte oppgaver bort fra det som i dag kan oppleves som en skjør fakultetsadministrasjon og ned til institutt som vil bli satt i en liknede situasjon. Alt dette tilsier at den administrative kraften i hovedsak må utvikles og legges på nivå 2 i det nye fakultetet. Vi ser det derfor hensiktsmessig å jobbe videre med en slik løsning. En utfordring er hvordan administrativ støtte kan gis på Gjøvik. Administrative tjenester må kunne løses nærme både de ansatte og studenter. De må balansere mellom det å høre til fakultetet, men fysisk sitte på Gjøvik. En administrativ pool som server alle miljø uavhengig av fakultetstilhørighet kan være en løsning.

3 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 3 av 5 -Enhetene kan også komme med synspunkter på arbeidsdelingen mellom nivå 1 og 2 og forslag til tiltak og gjennomgående prosesser som bør standardiseres og digitaliseres. Arbeidsdelingen mellom nivå 1 og nivå 2 er av stor interesse for fakultetet. Fakultetets syn er at tjenester som er gjennomgående, transaksjonelle, og kan standardiseres, samt spesial kompetanse bør ligge på nivå 1. Disse kan være: Lønn (fast og variabel), reiseregninger Arkiv/dokumentsenter/informasjonsforvaltning EU-rådgivning, økonomi, budsjett, rapportering og oppfølging Juridisk bistand, HR, innkjøp Inn/utreise håndtering/politikk Internasjonalt kontor Sykemeldinger/refusjon/svangerskapsperm som i dag Systemeier på system og prosesser, nivå 1 tar avgjørelser og innfører prosesser/system som skal følges IT drift av administrative klienter, førstelinje support Drift av bygninger, vaktmestertjenester og adgangsrettigheter HMS - avd Innkjøp, rammeavtaler Kurs og kompetanseheving av ansatte, e-læring Det å flytte tjenester fra nivå 2 til nivå 1 vil kunne være effektiviserende og frigi ressurser spesielt der de ansatte bruker deler av sin tid på å utføre disse tjenestene. Det må være kort vei fra bruker til der tjenesten løses, ikke nødvendigvis i geografisk nærhet, men tjenestene må ha høy tilgjengelighet. De må også ha gode verktøy for å løse sine oppgaver på vegne av hele NTNU. En slik flytting av tjenester vil kunne gi mulighet for større spesialisering og konsentrasjon av oppgavene som løses på nivå 2 eller høyere. Det vil kunne føre til mer rendyrking av de stillingene som tidligere dekket flere tjenester i sin arbeidstid, og gi mulighet for kompetanseutvikling som et resultat av den frigitte tiden.

4 Dato Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Referanse 4 av 5 Generelle prinsipper for oppgavefordeling mellom nivå 2 og 3 på de sentrale funksjonsområdene. Kriterier for å kunne organisere administrative tjenestene ved fakultetet som er blitt belyst gjennom prosessen er: Tjenestene må være tilgjengelige for brukerne Samle kompetanse på nivå 2 for å kunne ha fagmiljø Generalister på nivå 3 som bestiller spesifikk kompetanse fra nivå 2 Fakultetet ønsker å bygge en administrasjon på nivå 2 som kan gi dekanatet de lederstøtte-tjenester som trengs. Det å kunne svare ut bestillinger/rapporteringer fra nivå 1 til rett tid, vil være en av rettesnorene her. Samtidig som administrasjonen skal gi den hjelp og støtte som er nødvendig til nivå 3. Ved nivå 3 vil man rundt instituttleder kunne ha en administrativ støtte som vil være førstelinje. Bemannet av en generalist som kjenner de administrative rutinene ved instituttet og fakultetet. Denne tjenesten vil kunne gi svar på henvendelser, enten ved å løse disse selv eller skaffe svar/kompetanse fra nivå 2. I tillegg kan det tenkes at det kobles en strategisk kompetanse til instituttet. På nivå 3 bør man legge oppgaver som: Ledelse med økonomisk ansvar og beslutningsmyndighet Personalansvar Generell administrasjon, kompetansen hos de administrative ansatte må ligge på et definert nivå innen hovedområder i drift av instituttet. Dette må utfylle de krav som stilles til instituttleder slik at de sammen kan danne et team Studiestøtte Lederstøtte; «all rounder» strategi, økonomi (både driftsøkonomi og prosjektøkonomi), daglig drift (vite hvor man skaffer hjelp og skaffer denne) På nivå 2 bør man legge oppgaver som: HR økonomi Studie seksjon, Administrasjon av ph.d.- utdanningen Forsknings administrasjon/rådgivertjeneste Kommunikasjon, web, intern kommunikasjon

5 Dato Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Referanse 5 av 5 Rekruttering Fagnær rr.førstelinjer support til faglig ansatte E- læring HMS koordinator Arkiv arbeid Samarbeide på tvers av fakultet? For å sikre bedre robusthet innenfor de forskjellige fagområdene i administrasjonen kan en løsning være å samarbeide tettere på tvers av fakulteter. Gevinsten av et slik samarbeid er å kunne utvikle de ansatte, stimulere fagområdet og ha en variert arbeidshverdag. Samt sørge for å sikre en robusthet i tjenestene som skal tilbys/løses. Man kan tenke seg at flere små enheter vil være interessert i å kunne samlokalisere fagressurser og/eller bygge fagmiljø på tvers av dagens enheter. Utveksling med de store enheter på nivå 2, evt nivå 1 kan også være en mulighet. Dette vil være spesielt interessant for Gjøvik, der samarbeid lokalt på tvers av enheter kan være en løsning som veier opp for lang avstand til fakultetet i Trondheim. Hvordan det første innsparingskravet på 5 % kan innfris i Innsparingskravet vil kunne innfris gjennom omorganiseringen av fakultetet. Ved å bygge større samt færre institutt enn hva man har i dagens struktur, vil innsparingen skje gjennom opphør av instituttlederstillinger.