HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG. Orientering v/bendheim Referat HiST2020 Styringsgruppen

Transkript

1

2 HiST2020 Utredning av administrative tjenester Presentasjon av arbeidsgruppens rapport, 20. april 2015

3 Mål for utredningen Rektors bestilling reduseres* i vedtak til å omhandle overflyttingen av «ansvaret for de studieadministrative oppgavene som er geografisk plassert ved avdelingene fra seksjonsdirektør for SKB til dekanene» Arbeidsgruppens mål å sikre en god overføring fra seksjonsdirektør SKB til dekanene med spissing mot to fokus: 1. Identifisere forskriftsendringer, evt. midlertidige vedtak og myndighetsavklaringer som må fattes for å kunne utføre de utdanningsadministrative tjenestene i den nye organiseringen. 2. Legge til rette for en smidig overføring av ansvaret for de berørte til dekanenes linje. Herunder: a. Identifisere forhold knyttet til ansettelsesforhold som må håndteres spesielt. Dette kan f.eks. gjelde stillinger som per i dag server flere enheter eller hvor det er risiko forbundet med endringer i arbeidsinnhold e.l. b. Kartlegge hvilke tiltak som i dag brukes for å sikre likebehandling og vurdere evt. behov mtp å opprettholde dagens nivå på likebehandling, jf. også pkt 1. c. Skaffe oversikt over behov for kommunikasjon, avklaringer e.l. som de involverte har ifm. overføringen, for å styrke motivasjon og redusere frustrasjon. * Rektors vektlegginger består (likebehandling, kvalitet, ikke oppbygging av adm på bekostning av vitenskapelig osv)

4 SAKS potensielt begrenset levetid for løsningene I lys av SAKS har arbeidsgruppen valgt løsninger som: i minst mulig grad fører til kortsiktige og potensielt unødvendige endringer for enkeltmedarbeidere. i minst mulig grad fører til etablering av nye strukturer og ordninger som likevel vil måtte endres pga. SAKS. Ikke fører til at enkeltmedarbeidere får mer enn én leder i den nye organiseringen.

5 Stillingsandeler omfattet av endringsvedtaket SKB-avdelingstjenester Elgeseter 7,1 stillinger - overføres fra studiedirektørens linje til dekanen for Handelshøyskolen i Trondheim med de oppgaver og det ansvar enheten har i dag. SKB-avdelingstjenester Øya helsehus og Tungasletta 19,7 stillinger - overføres fra studiedirektørens linje til dekanen for fakultet for helse- og sosialfag med de oppgaver og det ansvar enheten har i dag. SKB-avdelingstjenester Kalvskinnet 12 stillinger overføres fra studiedirektørens linje til dekanen for fakultet for teknologi med de oppgaver og det ansvar enheten har i dag. SKB-avdelingstjenester Rotvoll 8,5 stillinger - overføres fra studiedirektørens linje til dekanen for Fakultet for lærer og tolkeutdanning med de oppgaver og det ansvar enheten har i dag. Arbeidsgruppen legger til grunn at det vil være behov for mindre justeringer av stillingstallene mellom enhetene som del av implementeringsfasen, jf. kapittel 3

6 Ressurser Arbeidsgruppen anbefaler at rektor ber økonomi- og studiedirektøren utarbeide et konkret forslag om ressursoverføring som del av budsjettforberedelsene for Videre at for det gjenstående av 2015 blir lønnskostnader for overført personale fortsatt postert på budsjettenhet Udisponerte midler til reiser, kompetanseheving o.l. pr. overføringstidspunktet søkes fordelt pro rata. Arbeidsgruppen legger til grunn at det vil være behov for mindre justeringer av stillingstallene mellom enhetene, jf. kapittel 1.2 som del av implementeringsfasen

7 Kap 2 Endringer i beslutningsmyndighet Føringer for forskriftsendringer Tydelig myndighetsfordeling og rom for skjønnsutøvelse videreføres fra siste revisjon av studieforskriften Som hovedprinsipp overføres myndighet fra studiedirektør til dekan i samsvar med flytting av saksbehandlingsressursen. Arbeidsgruppen mener det bør gis høyde for HiG, HiÅ og NTNU sine forskrifter der det er hensiktsmessig Arbeidsgruppens forslag til endringer i studieforskriften gjennomgås s7-9 (forslaget til ny forskrift i vedlegg). Når ny forskrift er vedtatt vil studiedirektøren gjøre nødvendige endringer i retningslinjer slik at disse blir i overensstemmelse med forskrift. Spørsmål vedr. normering, informasjon/innsyn og rapportering vil i større grad måtte løftes til rektornivå. Myndighet knyttet til systemforvaltning vil ligge hos systemeier.

8 Kap 3 Forhold som må håndteres spesielt Arbeidsgruppen ber rektor vurdere å frigi ressurser til å lette overgangen særlig hva gjelder fordelingen av mindre stillingsandeler. Anbefalinger for arbeidsforhold som berøres av vedtaket, og som må behandles spesielt: Arbeidsgruppen ber om at spørsmål vedr. ressurser og stillingsinnehavere i betjening av radiografutdanningen, samt delte stillinger i dagens avdelingstjeneste, avklares så raskt som mulig. Arbeidsgruppen anbefaler at SKB-avdelingstjenester på Kalvskinnet beholdes under en og samme styringslinje, dekan på AFT. Videre at sentralbordtjenesten videreføres i denne enheten. Enheten må levere tjenester til AITeL på samme nivå som i dag. Arbeidsgruppen mener det er viktig å opprettholde minst ett betjeningspunkt som «alltid» er åpent, og at dette bør være på Kalvskinnet. Behov for bistand fra andre enheter må løses i dialog/avtaler mellom dekanene Anbefaling for stilling som ikke omfattes av vedtaket: Arbeidsgruppen anbefaler at sentral stilling som praksiskoordinator med tilhørende oppgaver overføres fra studiedirektørens stab til dekan for nytt HS-fakultet. Må fortsatt ivareta oppgaver for Bioingeniørutdanningen på samme nivå som i dag

9 Kap 4 Tiltak for likebehandling Arbeidsgruppen har vektlagt 1. At tiltak ikke skal gå på bekostning av målet med endringen i beslutningslinje. 2. Ivareta behov for dialog mellom roller og på tvers, og tydelige rolle-, myndighets- og mandatavklaringer ifm dette. Arbeidsgruppen anbefaler at studiekoordinatorrollen videreføres frem til fusjon, ikke minst med tanke på å videreføre studiekoordinatormøtet tilpasset den nye organiseringen. Arbeidsgruppens anbefalinger vedr. studiekoordinatormøtet: Videreføres etter , med de samme funksjonene som i dag, gitt nødvendige justeringer. Ber om at dagens studiekoordinatormøte, innen , utarbeider et begrunnet forslag til mandat i hht. rammer beskrevet i avsnitt Videreføringen av KO-møtet ledes av studiedirektøren. Ber om at studiekoordinatorene og prodekaner el.tilsv. avholder minimum to møter innen for å tydeliggjøre felles mål fremover og vurdere ev. gevinst ved å utvide KO-møtet fast eller månedlig Arbeidsgruppens anbefalinger vedr. andre fora: Videreføres etter Ber om at hvert enkelt forum, innen utarbeider begrunnet forslag til mandat innenfor rammene som beskrevet på s. 19. Ledes av roller som sitter sentralt for å sikre gjennomføring (konkrete anbefalinger på s. 19). Ber om at hhv. dekanene og foraenes ledere, innen , identifiserer hvilke roller i dagens dekanstaber som kan være relevante deltakere (mtp å styrke bredden i perspektivene).

10 Kap 5 Kommunikasjons-, informasjons- og avklaringsbehov Mål: En smidig overføring som ivaretar medarbeidere og opprettholder effektiviteten gjennom prosessen. Ramme: Omfattende portefølje som skal overføres Knappe tidsrammer (overføring studiestart fusjon) Høyt samlet endringspress på medarbeidere (stort behov for informasjon og forutsigbarhet) Arbeidsgruppen anbefalinger: snarlig avklaring om studiekoordinatorrollen snarlig avklaring om ansettelsesforhold som må håndteres spesielt at medarbeideres økte behov for informasjon og forutsigbarhet imøtegås ved at studiedirektøren og dekanene tar et tydelig ansvar for koordinert informasjon i linjevei at studiedirektør og dekanene sikrer fremdrift i planleggingsarbeidet mellom dekaner og studiekoordinatorer Planlegge og iverksette overføringen så den raskt skaper en periode med stabilitet frem mot fusjon Kvalitetssikre studiestart at involverte ledere følger opp at endringer i myndighet, delegasjon osv. kommuniseres tydelig helt ned i linjen.