Organisering av kontortjeneste ved Oslo universitetssykehus

Transkript

1 Organisering av kontortjeneste ved Oslo universitetssykehus NSH-konferanse for medisinsk kontorfaglig helsepersonell St. Olavs Hospital, Trondheim september 2010

2 Prosjekt økonomisk bærekraft Rapport fra delprosjektet Kontortjeneste 10. desember fase I Velkommen til Oslo universitetssykehus Hva kan jeg hjelpe deg med?

3 Økonomisk bærekraft Kontortjeneste Prosjektoppgave Utarbeide klare anbefalinger og føringer for klinikkene i forhold til n Utarbeide felles definisjon for hvilke stillinger som tilhører kontortjenesten i OUS og kartlegge dagens personell i de fire sykehusene Utarbeide ramme for felles stillingsbeskrivelser for stillingene som tilhører kontortjeneste med krav til kompetanse Utarbeide oversikt over kostnadsbesparende tiltak (idékatalog) for kontortjenesten som alle klinikkene må adressere for å realisere maksimalt gevinstpotensial Vurdere mulighet for bruk av vikarpool Gjennomføre en intern benchmarking for hva som er beste praksis dimensjonering av kontortjenesten. (Dette inkluderer kartlegging av omfanget av oppgaver som utføres av kontortjenesten i dag og basert på beste praksis utarbeide klare retningslinjer for hvilke oppgaver som bør utføres innenfor hver enkelt stilling.)

4 Momenter fra prosjekt Økonomisk bærekraft kontortjeneste: Forutsetninger for foreslått modell Gruppens anbefalinger Kontortjenesten organiseres i linje på nivå 4 med leder som har fag-, personal- og budsjettansvar. Der det blir uhensiktsmessig små enheter kan flere avdelinger samarbeide om en felles kontortjeneste. Arbeidsgruppen anbefaler en organisasjonsmodell som ivaretar både hensynet til kontorfaget og driftens behov. Gruppen mener at modellen vil sikre god tilknytning til avdelingsnivået og medfører god arbeidsplanlegging og ressursutnyttelse av medisinsk kontorfaglig tjeneste. Tillitsvalgte og vernetjenesten anbefaler også denne modellen. Forutsetning Hver klinikkleder tildeler ansvar for kontorfaglig koordinering innen klinikken til en seksjonsleder for kontortjenesten Det opprettes en faglederstilling som faglig rådgiver innen medisinsk kontorfag i stab Medisin og helsefag. Denne ivaretar fagutviklingen på overordnet nivå for kontortjenesten i de kliniske klinikkene. Det etableres et kontorfaglig råd i sykehuset med koordinatorer og fagleder.

5

6 Momenter fra prosjekt Økonomisk bærekraft kontortjeneste: Forutsetning for foreslått modell Spesielle tilpasninger Dersom det blir for små kontorseksjoner bør avdelingene etablere kontraktssamarbeid om en felles kontortjeneste slik at man sikrer robusthet og reduserer sårbarhet. Man må ta hensyn til kompleksitet i arbeidsoppgaver og lokalisering av tjenesten. Man bør også kunne samarbeide på tvers av klinikkene dersom dette synes hensiktsmessig. Det er gitt klare føringer på at antall lederstillinger i Oslo universitetssykehus skal reduseres. Seksjonsleder for kontortjenesten skal sikre ivaretakelse av kontorfaget og kompetanseutvikling, effektiv ressursbruk og god arbeidsdeling samt robusthet. For å ivareta dette må man også ta hensyn til kompleksitet i arbeidsoppgaver, antall arbeidsstasjoner og lokalisering. Arbeidsgruppen anbefaler at kontrollspennet derfor ikke må bli for stort.

7 Momenter fra prosjekt Økonomisk bærekraft kontortjeneste: Behov for kontorfaglig koordinator i klinikken Ved å plassere kontortjenesten på seksjonsnivå ser gruppen behov for kontorfaglig koordinering på klinikknivå. Arbeidsgruppen har en klar oppfatning av at kontortjenesten skal fremstå som en enhetlig tjeneste i Oslo universitetssykehus ved at man sikrer ivaretakelse av kontorfaget og kompetanseutvikling. Felles prosedyrer, rutiner og arbeidsbeskrivelser må ligge til grunn. Arbeidsgruppen har vurdert muligheten for å legge et koordinerende ansvar for kontor-tjenesten til stabsstilling i klinikken (f.eks. administrasjonsrådgiver), men ønsker ikke denne løsningen. Det er allerede lagt omfattende oppgaver til denne funksjonen og vi mener kontorfagets utvikling kan bli nedprioritert i forhold til disse. En kontorfaglig rådgiver i klinikkens stab vil kunne ivareta det overordnede fagansvaret, men dette ser vi som urealistisk i et økonomisk perspektiv. Gruppen anbefaler at klinikkleder utpeker en seksjonsleder for kontortjenesten som får ansvar for koordinering av faget som tilleggsoppgave. Det utarbeides egen stillingsbeskrivelse for denne funksjonen.

8 Momenter fra prosjekt Økonomisk bærekraft kontortjeneste: Seksjonsleder for kontortjenesten med koordinatorfunksjon Klinikkleder oppnevner en av seksjonslederne for kontortjenesten til å ivareta koordinatorfunksjonen for kontortjenesten i klinikken. Koordinator er medlem av Kontorfaglig nettverk i OUS og representerer klinikken i rådet. Oppgaver vil i tillegg til seksjonslederstillingen, rette seg både mot klinikkens kontortjeneste og mot kontorfaglig nettverk. Det er derfor viktig med omfattende kontorfaglig kompetanse og erfaring. Gode samarbeidsevner, evne til å skape gode relasjoner, til å arbeide systematisk og strukturert, selvstendig og i team vektlegges.

9 Momenter fra prosjekt Økonomisk bærekraft kontortjeneste: Fagleder medisinsk kontorfag - ansvarsområder Ansvar for sentral fagutvikling og fagopplæring Rådgivende i forhold som påvirker kontorfaglig tjeneste Utarbeide prosedyrebeskrivelser for kontorfaget på nivå 2 Sekretariatsfunksjon for kontorfaglig nettverk med representanter fra klinikkene Samarbeid med utdanningsinstitusjoner Koordinere praksisplasser for helsesekretærer Være delaktig i vurdering av nye IT-systemer som involverer kontortjenesten Ansvar for videreutvikling av oversikt over kostnadsbesparende tiltak og at denne videreformidles Være delaktig i vurderingen av vikarpool Være rådgivende i forhold til bemanningsnormering

10 Kontorkoordinators funksjon i klinikken Kontorkoordinator skal formidle informasjon om kontorfaget i forhold til kompetanse og fagutvikling, prosedyrer og kostnadsbesparende tiltak. Koordinator skal i samarbeid med kontorfaglig nettverk ha en rådgivende funksjon i forhold til satsnings- og utviklingsområder, høringer og bemanningsnormering som berører kontortjenesten. Koordinator skal samarbeide med de øvrige seksjonsledere for kontortjenesten i klinikken om ivaretakelse av kontorfaget relevant kompetanseutvikling effektiv ressursbruk i klinikken fokus på et god arbeidsmiljø

11 Kontorkoordinators funksjon - konkretisering Rådgiverrolle ovenfor klinikkleder og avdelingsledere i forhold til fagutvikling og fagopplæring identifisering av hoved- og nøkkeloppgaver forhold som påvirker kontorfaglig tjeneste prosedyrebeskrivelser for kontorfaget på nivå II bistå med å finne kandidater til prosjektarbeid å vurdere endringer og konsekvenser som følge av nye ITsystemer som involverer kontortjenesten identifisering og fasilitering av kostnadsbesparende tiltak bemanningsnormering rekruttering

12 Mål for funksjonen som kontorkoordinator Å bidra til at faggruppen blir motivert for å utvikle seg og tilegne seg nødvendig kompetanse kompetanseutvikling og kompetent utøvelse av kontorfaget god rekruttering og bibehold av kompetente ressurser at kontortjenestens fagkompetanse blir så godt kjent at det skapes forventninger til faggruppen at personalressursene brukes økonomisk effektivt

13 Kontorkoordinators funksjon - konkretisering Etablere og fasilitere et faglig nettverk i klinikken Arrangere kontorforum møteplass med aktuelle temaer for kontortjenesten i klinikken Innhente og videreformidle informasjon som er vesentlig for kontortjenestens funksjoner bistå kompetansekartlegging og foreslå tiltak koordinere praksisplasser for helsesekretærelever Etablere samarbeid som sikrer ivaretakelse nøkkeloppgaver som henvisningsrutiner ventelisterutiner kodesekretariat journaldokumentasjon stabs- og støttefunksjoner

14 Nettverk i klinikken --- arrangere møte med Seksjonsledere for kontortjeneste Klinikkens kodekoordinator Helsefaglig rådgiver Administrative rådgivere Kvalitetskoordinator Klinikkens IKT-kontakt --- for å kartlegge Organisering Funksjoner Kompetanseutvikling Fremtidstanker

15 Kontorfaglig nettverk - mandat Bakgrunn Etablering av kontorfaglig nettverk: Sykehusledelsen vedtok i mars 2010 etablering av et kontorfaglig nettverk med en kontorfaglig koordinator fra hver klinikk. Det kontorfaglige nettverket ledes av en av nettverkets medlemmer. Organisering av kontortjenesten skal evalueres etter to år, det vil si juni Direktørens kontor er ansvarlig for evalueringen. Formål og omfang Nettverket skal formidle informasjon om kontorfaget i forhold til kompetanse og fagutvikling, prosedyrer og kostnadsbesparende tiltak. Nettverket skal bidra til felles retningslinjer og ensartet rekrutteringsprofil for faggruppen. Nettverket skal være rådgivende i forhold til høringer, satsningsog utviklingsområder (for eksempel IKT-systemer).

16 Kontorfaglig nettverk - mandat Funksjon og myndighet Medlemmene i det kontorfaglige nettverket er utpekt av klinikkleder. Det foreligger funksjonsbeskrivelser for kontorfaglige koordinatorer. Den organisatoriske tilknytningen for kontorfaglig nettverk er direktørens kontor. Både klinikkledere og direktørens kontor kan også være oppdragsgiver. Konkretisering av oppgaver Nettverket skal, med utgangspunkt i kontortjenestens hovedoppgaver (viser til rapport Økonomisk bærekraft Kontortjeneste desember 2009) arbeide med følgende saker:

17 Kontorfaglig nettverk - mandat Konkretisering av oppgaver Nettverket skal, med utgangspunkt i kontortjenestens hovedoppgaver (viser til rapport Økonomisk bærekraft Kontortjeneste desember 2009) arbeide med følgende saker: Kompetanseutvikling Sikre kompetanseutvikling til faggruppen gjennom samarbeid med sykehusets fagressurser og forskjellige utdanningsinstitusjoner. Organisasjonsutvikling i Oslo universitetssykehus Være aktive i sykehusets organisasjonsutvikling. Arbeidsoppgaver - bidra til kvalitetssikre kompetanse i forhold til oppgaver. sikre effektiv ressursbruk, mest mulig, best mulig, billigst mulig sikre god arbeidsdeling, rett kompetanse på rett sted sikre organisering som støtter opp om arbeidsprosesser Markedsføring - bidra til profilering av faggruppens kompetanse internt og eksternt ensartet rekrutteringsprofil beholde kompetente medarbeidere.