AD Travel. Brukarmanual for prøvenemnda i Hordaland Fylkeskommune FAGOPPLÆRINGSKONTORET

Transkript

1 AD Travel Brukarmanual for prøvenemnda i Hordaland Fylkeskommune FAGOPPLÆRINGSKONTORET

2 Oppbygging av brukarmanualen Oppbygging av brukarmanualen... 3 Pålogging og forklaring til hovudbilete... 4 Første gongs pålogging og glemt eller endre passord... 6 Inngangsbilete etter pålogging... 7 Registrere reiserekning... 8 Registrere reiserekning fagprøve enkelt dagar utan overnatting... 9 Registrere reiserekning fagprøve over fleire dagar utan overnatting Registrere reiserekning fagprøve over fleire dagar med overnatting Elektronisk vedlegg Mobil løysning Korleis laste opp bilete av kvitteringane dine Min oversikt på mobil Oversikt reiserekning Min side Hjelp Rekninga mi er avvist av attesterer kva gjer eg? Kontakt oss Side 2 av 30

3 Oppbygging av brukarmanualen Oppbygging av brukarmanualen Denne brukarmanualen omhandlar det som alle medlemmer av prøvenemnda bør kunne i AD Travel. Skjermbilete og tekst viser steg for steg kva du skal gjere. Manualen er bygd opp med fargekodar som viser: Kva du skal gjere Informasjon/ det du må vere obs på Tips Du kan alltid klikke på pila nedst på sida for å kome tilbake til innhaldsregisteret. Det vil vere ei blanding av nynorsk og bokmål fordi skjermbileta er på bokmål, medan resten av forklaringane er på nynorsk. For meir utfyllande informasjon om AD Travel, ta kontakt med fagopplæringskontoret. Du finn også aktuell informasjon på som vi anbefaler å lese igjennom. Utarbeid av: Svein Erik Såtendal, HR Seksjonen, HR Løn Utarbeid desember 2015/marlavi Side 3 av 30

4 Pålogging og forklaring til hovudbilete Pålogging og forklaring til hovudbilete Gå inn på - trykk på «Elektronisk reiseregning». Du får då opp eit nytt internettvindauge. Sjå neste side. Vi anbefaler å lese igjennom dokumentene under aktuell informasjon. Side 4 av 30

5 Pålogging framhald Pålogging og forklaring til hovudbilete Logg inn: Brukarnamn: tilsettnummer (lønsnummer på lønnslippa 5 siffer) Passord: (eige passord som gjeld AD Travel) Firmakode: Klikk deretter på «Logg inn» Brukarnamn og passord vert utstedt ved fagopplæringskontoret. Legg AD Travel som favoritt på nettlesaren din: Høgreklikk på musa Vel «legg til i favoritter» Endre namn til dømes «reiserekning prøvenemnd» eller «AD Travel» Vel «favoritter-feltet» i nedtrekksmenyen «opprett i» Trykk «legg til» Feilmeldingar Ta kontakt med fagopplæringskontoret dersom du får opp ein av feilmeldingane «Brukeren er sperret. Kontakt administrator» «Personen er ikke lenger aktiv i systemet» «Personen har ingen aktive ansettelsesforhold» Side 5 av 30

6 Første gongs pålogging og glemt eller endre passord Pålogging og forklaring til hovudbilete GLEMT PASSORD Registrer inn: Brukernavn: Ansattnummer (lønnsnummer på lønnsslippa 5 siffer) Firmakode: Deretter trykker du «OK» Logg deg på AD Travel med det nye passordet du får tilsendt på din registrerte e-post. ENDRE PASSORD gjerast ved første gongs innlogging Registrer inn: Brukernavn: Ansattnummer (kalla lønnsnummer på lønnsslippa 5 siffer) Dagens passord Firmakode: Nytt passord Gjenta nytt passord Deretter trykker du «Logg inn» Du kjem nå inn i AD Travel for å skrive reiserekning med ditt nye passord. Side 6 av 30

7 Pålogging og forklaring til hovudbilete Inngangsbilete etter pålogging En reise er ein pålagt og/eller godkjent reise av ikkje fast karakter under utføring av arbeid eller oppdrag for arbeidsgjevar/oppdragsgjever». Her ser du kor du er i AD Travel til ein kvar tid. Klikk på nedtrekksmenyen ADTravel Vel «Reiseregning» for å skrive ny reiserekning Vel «Min oversikt» for å sjå kva du har registrert av reiserekningar og kva status dei har Under «linker» finner du Bompengesatser i Norge Statens reiseregulativ Trykk tasten «F5» uansett kva skjermbilete du er i AD Travel og du kjem tilbake til dette skjermbilete. Desse boksane skal du ikkje nytte. Side 7 av 30

8 Registrere reiserekning Registrere reiserekning Systemet er til ein kvar tid oppdatert med riktige satsar, og følgjar Statens reiseregulativ. Reiserekninga skal sendast til godkjenning seinast innan 14 dagar etter gjennomført fag-/sveineprøve. All dokumentasjon skal leggjast i eiga ferdig adressert og frankert konvolutt. Du kan ikkje registrere dato fram i tid på reise start og slutt. Dato må være passert! Klikk på nedtrekksmenyen ADTravel Vel «Reiseregning» for å skrive ny reiserekning Vel «Min oversikt» for å sjå kva du har registrert av reiserekningar og kva status dei har Side 8 av 30

9 Registrere reiserekning fagprøve enkelt dagar utan overnatting Registrere reiserekning Vel «reiseregning» i nedtrekksmenyen i Inngangsbilete etter pålogging og du kjem inn i dette bilete Registrer: Reise start/stopp - dato og kl Formål/arrangement Reiserute - frå utgangspunkt til oppdragsstad Kjøring - totalt antall km Utlegg Skriv eventuelt utfyllande kommentarar/opplysningar på gul lapp. Sjå neste side. Hak av «ingen diett» dersom du får dekt alle måltida på reisa. Ved krav om kostgodtgjersle Oppdragsstaden må ligge meir enn 15 km frå reisens utgangspunkt, (15x2=30km) Reisa må ha vart over 6 timar Reisestopp er når du er tilbake i frå reisa (tur / retur) Side 9 av 30

10 Registrere reiserekning fagprøve enkelt dagar utan overnatting framhald «Gul lapp» Registrere reiserekning Ved bruk av «gul lapp» Skriv inn opplysningane Trykk «lagre» Her skal du skrive inn Namn og fødselsdato på kandidatane Presisering av klokkeslett start-slutt og km distanse kvar dag. Evt. andre opplysningar eller kommentarar til reisa. Side 10 av 30

11 Registrere reiserekning fagprøve enkelt dagar utan overnatting framhald «Val av utlegg» Registrere reiserekning Framgangsmetode 1. Vel utleggstype under «kategori» 2. Skriv inn «antall», gje ein «Beskrivelse» samt beløp før du vel «Legg til». Utlegget legg seg under kategori. 3. Gjenta punkt 1 og 2 inntil alle utlegg er registrert. Dersom du skal slette eit utlegg trykk på blyanten og du får opp vindauget. Du tek der stilling til om utlegget skal slettast. Du kan enten velje Avbryt, Slette, Lagre eller Send til godkjenning. Vel du Lagre som kladd kan du ta reiserekninga fram at seinare for å fullføre den før du veljar Send til godkjenning. Reiserekninga vert sendt til attesterer etter at du har valt Send til godkjenning. Side 11 av 30

12 Registrere reiserekning fagprøve enkelt dagar utan overnatting framhald Registrere reiserekning Du kan ta tilbake reiserekninga di dersom den inneheld feil og ikkje er attestert. Framgangsmetode 1. Hak av i rubrikken «Angre» 2. Trykk på rubrikken «Angre send til godkjenning» 3. Trykk «OK» Angre send til godkjenning (nytt vindauge) Reiserekninga er nå lagra som ein kladd under «Min oversikt» Utlegg merket med raud skrift krevjar kvittering. Når du sendar reiserekninga til godkjenning legg du bilaga i den ferdig adressert og frankerte reiserekningskonvolutten, som du får frå fagopplæringskontoret. Utanpå konvolutten skriv du rekningsnummer (gis automatisk av systemet), fag og ditt namn. Send konvolutten i posten, evt. legg reiserekningskonvolutten i same konvolutt som prøveprotokollen, og postlegg den seinast innan 14 dagar etter utført fag-/sveineprøve. Side 12 av 30

13 Registrere reiserekning fagprøve over fleire dagar utan overnatting Vel «reiseregning» i nedtrekksmenyen AD Travel og du kjem inn i dette bilete: Registrere reiserekning Registrer: Reise start/stopp - dato og kl Formål/arrangement Reiserute - frå utgangspunkt til oppdragsstad Kjøring - totalt antall km Utlegg Reiseslutt er når du er tilbake i frå reisa (tur/retur) Skriv eventuelt utfyllande kommentarar/opplysningar på gul lapp. Sjå neste side. Hak av «ingen diett», og legg til kostgodtgjersle under utlegg «kategori» dersom du oppfyller krava. Ved krav om kostgodtgjersle Oppdragsstaden må ligge meir enn 15 km frå reisens utgangspunkt, (15x2=30km) Reisa må ha vart over 6 timar Klokkeslett start-slutt og km distanse skal presiserast kvar dag (Gul lapp sjå neste side) Kostgodtgjersla vert ikkje dekka dersom reiserekninga manglar reiserute og presisering av klokkeslett og km distanse. Side 13 av 30

14 Registrere reiserekning fagprøve over fleire dagar utan overnatting framhald «Gul lapp» Registrere reiserekning Ved bruk av «gul lapp» Skriv opplysningane Trykk «lagre» Her skal du skrive inn Namn og fødselsdato på kandidatane Presisering av klokkeslett start-slutt og km distanse kvar dag. Evt. andre opplysningar eller kommentarar til reisa. Side 14 av 30

15 Registrere reiserekning fagprøve over fleire dagar utan overnatting framhald «Val av utlegg» Registrere reiserekning Framgangsmetode 1. Vel utleggstype under «kategori» 2. Skriv inn «antall», gje ein «Beskrivelse» samt beløp før du vel «Legg til». Utlegget legg seg under kategori. 3. Gjenta punkt 1 og 2 inntil alle utlegg er registrert. Dersom du skal slette eit utlegg trykk på blyanten og du får opp vindauget. Du tek der stilling til om utlegget skal slettast. Du kan enten velje Avbryt, Slette, Lagre eller Send til godkjenning. Vel du Lagre som kladd kan du ta reiserekninga fram at seinare for å fullføre den før du veljar Send til godkjenning. Reiserekninga vert sendt til attesterer etter at du har valt Send til godkjenning. Side 15 av 30

16 Registrere reiserekning fagprøve over fleire dagar utan overnatting framhald Registrere reiserekning Du kan ta tilbake reiserekninga di dersom den inneheld feil og ikkje er attestert. Framgangsmetode er 1. Hak av i rubrikken «Angre» 2. Trykk på rubrikken «Angre send til godkjenning» 3. Trykk «OK» Angre send til godkjenning (nytt vindauge) Reiserekninga er nå lagra som ein kladd under «Min oversikt» Utlegg merket med raud skrift krevjar kvittering. Når du sendar reiserekninga til godkjenning legg du bilaga i den ferdig adressert og frankerte reiserekningskonvolutten, som du får frå fagopplæringskontoret. Utanpå konvolutten skriv du rekningsnummer (gis automatisk av systemet), fag og ditt namn. Send konvolutten i posten, evt. legg reiserekningskonvolutten i same konvolutt som prøveprotokollen, og postlegg den seinast innan 14 dagar etter utført fag-/sveineprøve. Side 16 av 30

17 Registrere reiserekning Registrere reiserekning fagprøve over fleire dagar med overnatting Framgangsmetoden er identisk som når du Registrere reiserekning. Her omtales kun det som er spesielt med diett og overnatting. Når du er på overnattingsreiser har du rett på diett. Ta kontakt med fagopplæringskontoret for booking av hotellrom. Overnatting skal på førehand være avtalt med fagopplæringskontoret. Du treng ikkje hake av for «ingen diett» presisere klokkeslett start-slutt kvar dag på gul lapp Vel overnattingstype: Overnatting betalt av arbeidsgiver (faktura) Overnatting betalt selv (ikke kursdeltakelse) Pensjonat/hybel/brakke uten kokemuligheter Privat overnatting/hybel/brakke m/kokemuligheter Dersom ikkje alle måltida er dekt - skriv du inn talet på døgn med «Full pensjon» og/eller talet på «Frokost», «Lunsj» og «Middag» som er dekt i «Ant måltidstrekk» og trykkar «Legg til». Du får då opp eit nytt vindauge. Registrer inn namn og adresse på hotellet og trykk «Legg til». Ved privat overnatting utanfor heimen, skriv du «privat overnatting». Ein del av dietten er her trekkpliktig. Side 17 av 30

18 Registrere reiserekning - fagprøve over fleire dagar med overnatting framhald Reiserekninga ser nå slik ut. Registrere reiserekning Reduksjon måltidsfråtrekk og informasjon om hotellet legg seg her. Send reiserekninga til godkjenning som forklart under «Registrere reiserekning utan overnatting» Side 18 av 30

19 Elektronisk vedlegg Registrere reiserekning Under er det vist korleis du knyter bilag til rekninga di elektronisk via knappen «vedlegg» i staden for å sende inn kvitteringer/dokumentasjon i papirformat. Framgangsmåte 1. Skanne/ta kopi av kvitteringa og send den på e-post til deg sjølv 2. Lagre vedlegget på pc en din 3. Eller ta bilete av kvitteringa med din mobil (sjå mobil-løysning) 4. Klikk på knappen «vedlegg» og du får opp eit nytt vindauge Klikk på + teiknet for å leggje til vedlegg frå personleg vedleggsregister Klikk på «tilbake» knappen Hent vedlegg frå filkatalog på din pc: Klikk «Bla gjennom» for å velje vedlegg frå ein filkatalog på din pc Vel det vedlegget du vil leggje ved rekninga di Elektronisk vedlegg skal sendast inn i eit ikkje-lettredigerbart format, til dømes JPG, PDF Alle detaljer må vere lesbare! Klikk deretter på «Åpne» Klikk på «legg til» og «tilbake» Side 19 av 30

20 Elektronisk vedlegg framhald Registrere reiserekning Klikk her og du slettar vedlegget Det er bilaga som viser under «tilknyttede filer» som legges til reiserekninga Alle utlegg med raud tekst skal det sendast inn dokumentasjon på. (Prøveprotokollen som leiar sendar inn til Fagopplæringskontoret er dokumentasjon på honoraret den trengs ikkje leggast ved rekninga) Bilaget er lagt til rekninga (raud tekst = elektronisk bilag) Side 20 av 30

21 Mobil løysning Mobil løysning Med den mobile løysninga kan du ta bilete av kvitteringane dine og sende til ditt bileteregister i web-versjonen. Du kan i tillegg sjå alle reiserekningane du har skrive under «min oversikt». Her kan du mellom anna sjå om din reiserekning er overført til løn eller er avvist. Skiv inn heile url/nettadresse manuelt inn i nettlesaren på mobilen din og du får følgjande vindauge Logg inn: Brukarnamn: tilsettnummer (lønsnummer på lønnslippa 5 siffer) Passord: (eige passord som gjeld AD Travel) Firmakode: Deretter trykker du «Logg inn» og du får opp bilete som vist på neste side Lagre adressa på mobilen din. Da slepp du å skrive inn adressa kvar gong du logger deg inn i AD Travel Side 21 av 30

22 Inngangsbilete Du er nå logga på AD Travel si mobile-løysning (app). Mobil løysning Klikk på hengelåsen for å logge ut Klikk på symbolet og du får opp leverandør si brukarrettleiing Du kan ta bilete av kvitteringane dine med mobilen og laste de direkte opp til ditt personlege vedleggsregister i web-løysninga Her ser du ei oversikt over alle reiserekningane du har skrive Klikk på «AD Travel logoen» og du kjem tilbake til hovudmenyen Du kan lukke bilete på mobilen utan å logge deg ut av AD Travel Side 22 av 30

23 Mobil løysning Korleis laste opp bilete av kvitteringane dine Med mobil-løysning kan du ta bilete av kvitteringane dine når du er på reise og sende dei direkte til ditt personlege vedleggsregister i web løysninga. Når du kjem heim frå reisa, går du inn i AD Travel på ein PC for å skrive reiserekninga på vanleg måte. Du trykker så på vedleggsknappen på eit utlegg og legg ved bilete av kvitteringa (sjå elektronisk vedlegg). Med denne løysninga treng du ikkje sende inn bilaga i papirformat. Trykk på «last opp filer» Alle detaljer må komme tydeleg frem og være lesbare! Skriv kommentar til bilete slik at du enkelt finner det igjen i vedleggsregisteret. Døme: Dato + kva bilaget gjeld Tapt arb.fortj Parkering Bystasjonen Vel «send» og du får opp eit nytt vindauge. Bilete vert lagra i ditt personlege vedleggsregister Side 23 av 30

24 Mobil løysning Min oversikt på mobil På min oversikt i den mobile-løysninga kan du sjå kva du har registrert av reiserekningar i web-versjonen. Her kan du opne rekningane for å sjå kva du har sendt inn krav på, samt kva status rekninga har. Her kan du hente ut ulike data. Klikk deretter på symbolet «forstørringsglas» for gjennomføring av søket med ditt utplukk. Nedst på sida vises tal sider og bladfunksjon Vel «min oversikt» og du får opp eit nytt vindauge Klikk på linja med reiserekninga du ønskjer å sjå for å opne og lukke den. Status viser om rekninga er overført til løn eller avvist mm. For å redigere rekninga må du logge deg på web-løysninga på PC Side 24 av 30

25 Oversikt reiserekning i web løysninga Oversikt reiserekning i web løysninga Dersom du veljar AD Travel og dernest «Min oversikt» får du opp alle reiserekningar du har registert i eit samla vindauge. Sjå neste side. Side 25 av 30

26 Oversikt reiserekning framhald Oversikt reiserekning i web løysninga Her kan du søke meir spesifikt for å få opp det du har registrert i AD Travel Klikk på «boken» for å sjå «registreringa» di Klikk på aktuell reiserekning i feltet «status» og du vil sjå kor tid dei ulike status og kommentarar er blitt endra i eit nytt vindauge. Klikk på «blyanten» med omsyn til å fortsette registreringa som du tidlegare har lagra gjeld dei «registreringane» som har status «kladd» Side 26 av 30

27 Min side Min side Her ser du kva opplysningar arbeidsgjevar har registert på deg i AD Travel. Send ein e-post til fagopplaering@hfk.no dersom opplysningane ikkje er korrekt. Side 27 av 30

28 Hjelp Rekninga mi er avvist av attesterer kva gjer eg? Hjelp Dersom attesterer har avvist reiserekninga di i AD Travel får du følgjande melding sendt til din e-post (merk kommentaren); Logg deg inn i AD Travel for å korrigere rekninga før du sendar den på nytt til godkjenning. Vel «Min oversikt» og sjå neste side. Side 28 av 30

29 Rekninga mi er avvist kva gjer eg? framhald Hjelp Klikk på blyanten for å få opp reiserekninga di Korriger rekninga jfr den e-posten du mottok, sjå førre side. Når det er gjort vel du «Send til godkjenning» Side 29 av 30

30 Kontakt oss Kontakt oss Adresse: Hordaland fylkeskommune Fagopplæringskontoret Postboks BERGEN Telefon: E-post: Ta kontakt dersom - Din kontaktinformasjon og kontonummer må oppdateres - Du treng fleire ferdig adresserte og frankerte reiserekningskonvoluttar og protokollkonvoluttar - Du har spørsmål vedrøyrande reiserekningar Side 30 av 30