Elektronisk meldingsutveksling Hvem kan sende meldinger Ansatte som er autorisert for meldingsfunksjonene.

Transkript

1 Elektronisk meldingsutveksling Hvem kan sende meldinger Ansatte som er autorisert for meldingsfunksjonene. I Bergen kommune har vi definert disse nivåene: Meldingsansvarlige har et særlig ansvar for meldinger som mottas i Innboksen samt meldinger som ligger under Avvik sendte. Meldingsansvarlige har tilgang til: - Innboks (nivå 1) der alle meldinger kommer inn - tilgang til Avvik sendte, for å følge med på de meldingene som feiler eller mangler applikasjonskvittering Alle som har tilgang til meldinger, har et særlig ansvar for å følge opp de meldingene som en selv sender, meldinger man mottar som man blir satt som ansvarlig på og meldinger som hører til sine brukere generelt. Tilgang til meldinger utenom meldingsansvarlige har tilgang til: - meldinger på de brukerne man har tilgang til (nivå 2) - Gruppens ubehandlede meldinger - Alle meldinger, som viser alle sendte og mottatte - Mine ubehandlede meldinger viser meldinger der en selv står oppført som saksbehandler - I tillegg har noen ansatte i Forvaltningenheten tilgang til meldinger på Ukjente brukere Meldinger skal som hovedregel benyttes i all kommunikasjon med fastlege, forutsetning er at fastlege kan ta i mot meldinger. Samtykke Man kan forutsette at pasient samtykker til utveksling av helseopplysninger, dersom dette vurderes til å være nødvendig for behandlingen av pasienten. Det betyr at man ikke trenger å innhente eksplisitt samtykke når man utveksler nødvendige helseopplysninger til samarbeidende helsepersonell. Les mer om dette i Retningslinjer for elektroniske meldinger. Før du sender melding, er det lurt å sjekke på brukerkortet under arkfane Elektroniske meldinger, om noen av dine kolleger allerede har sendt melding til legen om det samme, slik at legen ikke mottar samme henvendelse fra flere ansatte. Begynn med å søke fram bruker, klikk på ikonet Lag og send meldinger. Alle meldinger skal fylles ut med Meldingstype, og Helsepersonell. Søk med F5-tasten i feltet Forb.nr. under og under helsepersonell, eller skriv inn navn + TAB.

2 Når mottaker er satt inn, kan du når du sender melding/velger Vis melding få beskjed om å velge avsender. Velg da og deretter hvilket tjenestested du sender fra: Hvilke meldingstyper skal brukes? HUSK å sjekke at: av meldingen er riktig fastlege på riktig legekontor! Bruker er registrert med riktig fastlege! Når man skal Valg av meldingstype Obligatorisk utfylling Fornye/bestille resept helsepersonell s tjenesteadresse Fornye resept(er) Hente inn medisinske opplysninger, f eks i forbindelse med søknad om tjenester Innhente diagnoser Bestille time Skal brukes kun dersom pasient ikke selv er i stand til å bestille time helsepersonell s tjenesteadresse Medisinske opplysninger helsepersonell s tjenesteadresse IPLOS-rapportering helsepersonell s tjenesteadresse Time til undersøkelse/behandling

3 Få en oppdatert oversikt over medikamenter helsepersonell s tjenesteadresse Legemiddelopplysninger Orientere lege om brukers medikamenter: Legemiddelopplys ninger Legemiddelopplysninger helsepersonell s tjenesteadresse Kan hake av for hvilke medikamenter som skal være med i meldingen under arkfane Legemiddel Sende sluttrapport eller be om legevurdering Institusjonene skal benytte denne meldingen når en bruker avslutter et korttidsopphold. Orientere om tjenestetilbud - gjøres når bruker får ny helsetjeneste eller vesentlig endring av sine helsetjenester. Gjelder også når nye brukere får helsetjenester. Orientere om dødsfall. Meldingen kan kun sendes dersom brukers Helseopplysninger til lege Orientering om tjenestetilbud Orientering om dødsfall helsepersonell s tjenesteadresse Type innhold: Statusrapport eller ønske om legevurdering Roller, iplos, medisinsk faglig og sykepleiedokumentasjon - ta stilling til hvilke opplysninger som skal med. Man kan klippe og lime fra tekst i plan/rapport og skjema Type s tjenesteadresse helsepersonell Arkfane Roller og Tjenester. Ingen fritekst. Man kan hake av for hvilke tjenester som skal være med i meldingen. Type helsepersonell

4 status er satt til Død. Arkfane roller, samt felt for fritekst Melde avvik Brukes dersom legen har sendt melding der opplysningene er mangelfulle eller det er mottatt en melding på en bruker som ikke hører til kommunen. Se avsnitt om håndtering av avvik. Avviksmelding Tema: preutfylt Avvik: type avvik Notat: fylles ut dersom det er behov for å beskrive avviket ytterligere Hvem kan motta meldinger? I forbindelsesregisteret i Profil vil alle mottakere som kan motta meldinger, være registrert med en hake for Elektronisk forbindelse. På Profil hjemmeside vil det også ligge en oppdatert oversikt. Hvordan vet man at en melding har blitt sendt? Applikasjonskvitteringer En applikasjonskvittering er en bekreftelse på at meldingen er mottatt av det systemet man sender meldingen til. Dersom melding er mottatt, har den ingen flagg = OK Dersom meldingen har blitt avvist av mottakersystemet, har meldingen et rødt flagg. Denne kvitteringen vil komme rett i innboksen og må deretter knyttes til opprinnelig melding. Dersom man ikke har mottatt kvittering fra mottakersystemet, er meldingen merket med et blått flagg For å sjekke at melding har positiv kvittering: Velg Alle meldinger Velg status Ut Klikk på lommelykt for søk Ligger meldingen i denne oversikten, har den mottatt kvittering og da er den ok Oppfølging av meldinger uten kvittering og negativ kvittering: Se håndtering av avvik Hvordan behandler man innkomne meldinger?

5 Meldinger skal følges opp fortløpende. Ingen meldinger skal bli liggende i Innboksen mer enn én dag og under Gruppens meldinger skal ingen meldinger ligge lenger enn 14 dager fordelt til behandling. Innkomne meldinger varsles ved hjelp av en blinkende trekant Klikk på trekanten for å åpne meldingsboksen Sette status Fordelt til behandling og føre på saksbehandler - det kan være deg selv eller noen andre i din gruppe Klikk deretter på Lagre og Oppfrisk Meldingen ligger nå under Mine ubeh. meld (hvis du selv er satt som saksbehandler) og under Grps. ubeh. meld. Meldingstype fra legen: Åpne meldingen ved å velge Vis melding Forklaring Svar på meldingen ved klikke på Svar Aktuell svarmelding vil da vises Svar på en forespørsel: Legemiddelopplysninger, overføring av medisinske opplysninger, Overføring av diagnoser relevant for iplos-rapportering, fornyelse av resept Oppdatere plan/rapport, oppdatere diagnose-feltet i Profil oppdatere medikamentkort, hente resept, etc, avhengig av innhold i meldingen. Man kan også behandle meldingen ved å skrive kommentar i feltet Saksutredning Overføring av medisinske opplysninger: Informasjonen brukes i forbindelse med søknad om tjeneste Overføring av legemiddelopplysninger: Oppdatere medikamentkort Blå melding: Ukjent bruker, er ikke registrert i Profil. Kun FVE har tilgang til meldinger som har denne statusen. Meldinger som hører sammen: Dersom du vil se hvilke meldinger som hører sammen (forespørsel, svar og kvittering), velger du Vis dialog i Meldingsboksen eller under arkfane Elektroniske meldinger i brukerkortet Sett på fordelt til behandling og saksbehandlers initialer. Opprett ny bruker dersom det er aktuelt og knytt meldingen til det aktuelle løpenr.

6 Når melding er ferdig behandlet, settes status Ferdig behandlet på meldingen og deretter lagre eller klikk på Oppfrisk feilmeldinger 5385 There was an error generating the XML document: Meld avvik om du ikke får sendt meldingen på nytt Meldingen finnes allerede i innboksen. Får ikke meldingen flyttet over, får da følgende melding: feil ved flytting av en eller flere meldinger fra innboks til meldingsboks. Melding med samme meldings ID finnes allerede i meldingsboksen Betyr at meldingen finnes fra før, og kan slettes direkte fra Innboksen ved å velge Slett merket rad og lagre. Feilmelding vil komme dersom man forsøker å svare på en melding som ikke enten er en PLO-melding eller en dialogmelding. Profil kan ikke lese detaljer i slike meldinger. Skal meldes som avvik. Feilmelding som kan oppstå på meldingstypene Helseopplysninger til lege og Orientering tjenestetilbud: Dersom du får denne feilmeldingen, må du gå inn på arkfane Roller i meldingen og ta bort hakene på kontaktpersoner. Klikk deretter på Vis melding for å sjekke at meldingen er korrekt og kan sendes. Hva er avvik og hvordan skal man behandle avvik? når du får negativ applikasjonskvittering: indikerer at brukeren ikke finnes i mottakersystemet eller at legen ikke finnes hos valgt legekontor når du får feilmeldinger du ikke klarer å løse (se avsnitt over) når det er mottatt meldinger som ikke hører til i Profil når du har sendt melding på feil bruker når du ikke får svar innen rimelig tid på en melding det skal svares på når du har mottatt en melding med mangelfulle opplysninger

7 Behandling av avvik bruk Avviksmeldingen i Profil dersom avviket gjelder en konkret bruker og en konkret avsender: f eks dersom en lege sender melding på feil bruker/bruker som ikke hører til i kommunen, dersom en lege ikke svarer, dersom mottatt melding ikke inneholder tilstrekkelig med opplysninger. Dersom det mangler kvittering (blått flagg): Gå til Avvik sendte Skriv inn dine initialer + TAB på meldingen. Status settes nå automatisk til Fordelt til behandling. Klikk på Oppfrisk og svar Ja på spørsmål om å lagre endringer Gå til Mine meldinger - klikk Oppfrisk Skriv i feltet for Saksutredning hvordan avviket er behandlet, f eks at meldingen ble forsøkt sendt på nytt eller du tok tlf kontakt med mottaker Sett status Ferdig behandlet Lagre eller klikk på Oppfrisk Dersom meldingen har mottatt negativ kvittering (rødt flagg på den sendte meldingen som ligger under Avvik sendte), så vil dette i tillegg varsles som en egen melding i Innboksen (Applikasjonskvittering). Denne må åpnes for å se hva som var feil Sett dine initialer på meldingen som heter Applikasjonskvittering, lagre og Oppfrisk Deretter: Gå til Avvik sendte Skriv inn dine initialer + TAB på meldingen. Status settes nå automatisk til Fordelt til behandling. Klikk på Oppfrisk og svar Ja på spørsmål om å lagre endringer Gå til Mine meldinger - klikk Oppfrisk På meldingen Applikasjonskvittering: hak av for Vis kvittering og sett meldingen til Ferdig behandlet På den opprinnelig sendte meldingen: skriv i feltet for Saksutredning hvordan avviket er behandlet, f eks at meldingen ble sendt på nytt til riktig mottaker Sett status Ferdig behandlet Lagre og klikk på Oppfrisk Andre avvik (f eks feilmeldinger som ikke kan løses i henhold til beskrivelse om feilmeldinger) skal meldes fra om til Profil brukerstøtte: postmottak.profil@bergen.kommune.no Avvikene som meldes må ikke inneholde identifiserbare pasientopplysninger. Evt må løpenr benyttes.