Brukerveiledning ElProsess

Transkript

1 Brukerveiledning ElProsess Bannere i ElProsess Hvilke bannere du har i ElProsess er styrt av hvilke tilganger du har, og vil variere etter type ansvar i selskapet. F.eks. vil bare noen få ha «Brannetterforskning», mens alle i selskapet har «Selskapsnavn (ufordelt)» og «Selskapsnavn (alle aktive)». Alle nye, ufordelte, saker som kommer inn i ElProsess når en e-post sendes til [email protected] (319). Emnefeltet i e-posten avgjør hvilken banner den ufordelte saken blir liggende under. F.eks. så vil e- poster med emne Jordfeil-IE og Jordfeil-EN bli ufordelte jordfeilsaker i ElProsess. Lage signatur Signaturen din vil vises på all din korrespondanse i ElProsess. Det er mulig å lage flere signaturer og sette en av dem som default. For å lage signatur 1. klikk på ikonet «Min side» Figur: Mine innstillinger 2. Helt nederst under «Mine innstillinger»: Fyll inn navn på signaturen i feltet «Alias nedtrekksmeny» og selve signaturen i boksen ved siden av Klikk på knappen «Lagre» 1

2 Figur: Signatur for XXXXXXXX (Alias + Signatur) Har du f.eks. behov for én intern signatur og én ekstern signatur, så fyller du ut en til og lagrer. Det vil se slik ut når signaturene lagres: Du kan velge hvilken som skal være default ved å Avhukingsfeltet «Signaturen er felles», brukes bare dersom alle i et selskap skal ha samme signatur. Dette feltet brukes ikke. 2

3 Gruppering av saker i ElProsess Hvert selskap har sine grupper å arbeide fra, merket med selskapets navn. Unntakene er gruppene «Elvirksomhetsreg. (ufordelt)» og «Brannetterforskning (ufordelt)», som er felles. Hafslund Nett, avdeling DLE arbeider innenfor disse gruppene: Hafslund Nett DLE (ufordelt) Hafslund Nett DLE (alle aktive) Kun tilsynsspesifikke saker vil eksistere i ElProsess. Alle saker som ikke er tilsynsspesifikke, samt interne saker vil håndteres via en egen e-postboks. Lagre en e-post i en sak utenfor ElProsess, i filstruktur Åpne saken i ElProsess ved å klikke på Referansenummeret på saken: Sette et selskap som ansvarlig på en sak Knytte en ordinær sak i ElProsess til en tilsynssak - ufullstendig Hent opp ElProsess-saken. Eks: Gå inn på historikk hvis du ønsker å se hele e-postkorrespondansen Ønsker du å ha e-posten i eget vindu, klikk på de to arkene oppe til høyre, «Trykk for å åpne e-post i eget vindu». Vedleggene åpnes ved å klikke på vedleggsnavnene. For å knytte tilsynsrapporten til ElProsess-saken, kopier saksnr på eksisterende tilsynsrapport 3

4 Slå sammen to ElProsess-saker (ElProsess-sak = Arbeidsordre) Noen ganger kan det være opprettet to saker som er relatert til den samme tilsynsrapporten. For å slå disse to sammen, åpne den nyeste ElProsess-saken. (Når et tilsyn opprettes, så vil det bli opprettet en automatisk generert ElProsess-sak. Det er en slik sak en eventuelt ny sak skal slås sammen med). Klikk på trakta Lim inn Ref nr på ElProsess-saken den nyeste saken skal slås sammen med, og klikk på knappen «Flytt»: Du må stå i saken som skal inn i rapporten FORSTÅR IKKE Du bruker ElProsess-saken som er maskingenerert. Eksempel fra produksjonsmiløet, der sak er flyttet til sak : Søk opp tilsynssak, rapport: I rapporten vil det være link til ElProsess-sak. Gå inn på denne for å se på historikken, dersom du ønsker å se at flyttingen er utført: Når en sak flyttes, så vil dette vises under Historikk i saken den har blitt flyttet til: Saken du nå har slått sammen med den andre, må til slutt avsluttes. 4

5 Avslutte ElProsess-sak Åpne ElProsess-saken Under Saksopplysninger, sett hake i feltet «Sett Ferdigdato og Avslutta». «Ferdigdato» settes da automatisk til dagens dato og «Status» til Avslutta (godkjent), og klikk på knappen «Lagre og utfør»: NB: Dette avslutter ElProsess-saken, ikke tilsynssaken. Skal vedlegg lagres på tilsynsrapport eller i ElProsess-sak? Vedlegg på tilsynsrapporten: - autogenererte dokumenter - opplasta filer fra installatør - ingen andre dokumenter skal lagres på tilsynsrapporten Vedlegg på ElProsess-sak: - alle saker og dokumenter relatert til en tilsynsrapport Noen ganger kan dokumenter ha blitt lagt inn på tilsynsrapporten ved en feiltakelse. Du bør derfor likevel sjekke begge steder om du skal se på dokumenter relatert til en tilsynsrapport. Gå til tilsynsrapporten til en kunde Ved å klikke på hus-ikonet til høyre for kundenr og navn, se bildet under, så kommer anleggsstatus opp: 5

6 En av kategoriene i vinduet «Anleggsstatus» er «Tilsynsrapport», og her ligger alle tilsynsrapporter knyttet til dette anlegget: Nyeste rapport ligger øverst. Kunder uten anlegg På ElProsess-sakene, så vil ikke disse kundene ha menylinjen til høyre for kundenr og navn, vist på bildet under: 6

7 7

8 8