Årsavslutningsveiledning. Visma Lønn Visma Avendo Lønn. Lønnsinnberetning. Versjon 7.xx. Visma Software Norge AS

Transkript

1 Årsavslutningsveiledning Visma Lønn Visma Avendo Lønn Lønnsinnberetning 2007 Versjon 7.xx Visma Software Norge AS

2 INNHOLD I nnledning Visma Lønnssenter... 1 Nyheter og spesielle forhold for Oversikt over de viktigste endringene i kodeoversikten... 2 I nstallasjon av ny versjon... 3 S jekkliste før årsoppgjøret Lønns- og trekkoder... 4 Offentlige satser... 4 Halv skatt kjøring... 5 E lektroniske skattekortopplysninger... 6 F orarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver... 8 Elektronisk kommunikasjon - fri telefon, mobiltelefon, ol Innledning...8 Skatteregler...9 Hva er elektronisk kommunikasjon? Når skal du skattlegges? Beregning av skattepliktig inntekt Skattefritt beløp Trekkregler Arbeidsgiveravgift Lønnsinnberetning Fri avis Unntak fra beskatning...14 Tidskrifter / faglitteratur Avtalefestet pensjon (AFP) / Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) Kollektiv pensjonsforsikring Kollektiv ulykkesforsikring Arbeidsdager Fagforeningkontingenten betalt av den ansatte Næringsdrivende Utbetalinger som ikke er fradragsberettiget...22 Utbetaling av honorar for tjenester...22 Vederlag for persontransport...23 Provisjon for kjøp og salg av fast eiendom eller verdipapirer...23 Gaver til ansatte... 24

3 Gaver for lang og tro tjeneste...24 Jubileums- og oppmerksomhetsgaver...24 Gaver for gode forslag Gaver uavhengig av anledning Ekstrakjøring uten utbetaling (uten skattetrekk) Manuell registrering av rentefordel E ndringer i godkjent lønn Korrigering av godkjent lønn Korrigering av fri bil Korrigering av lønns- og trekkode Korrigering av tilleggsinformasjon på elektronisk kommunikasjon A mbulerende virksomhet etterfølgende korreksjoner Bakgrunn Etterfølgende korreksjoner Renteberegning Korrigering av arbeidssted i Visma Lønn Bytte arbeidssted på godkj ente transaksjoner...31 Å rsoppgave a vstemming Terminoppgave Regnskap Terminoppgave Årsoppgave Årsoppgaven og kontrolloppstilling til årsoppgaven Drilldown...34 Feriepengelisten L ønns- og trekkoppgave A vstemme Lønns- og trekkoppgaver Arbeidsgiveravgift Generelle satser...39 Ansatte som har fylt 62 år...39 Fribeløp (bunnfradrag) Avstemme mot avstemmingsrapportene Avstemme tilleggsopplysninger...41 Drilldown...41 Lønns- og trekkoppgave, altinn eller sende fil Altinn Sende fil (gammel måte) Feriepengelisten... 45

4 O pprette nytt år Oppretting av nytt lønnsår (flere firmaer) Å rsavslutning Årsavslutning (flere firmaer) Før du begynner å føre på nytt år...50 I mporter skattekortopplysninger A ktuelle satser i forbindelse med årsoppgjøret Grunnbeløpet Lån i arbeidsforhold Huskeliste for årsavslutningen... 54

5 INNLEDNING Dette kurset tar for seg rutinene i Visma Lønn / Visma Avendo Lønn i forbindelse med årsoppgjøret og er et godt hjelpemiddel ved selve innberetningen. Vi omtaler blant annet: Installasjon av årsoppgjørsversjon Ekstrakjøringer i forbindelse med årsoppgjøret Elektronisk innsendelse av lønns- og trekkoppgavene og årsoppgaven Opprettelse av nytt år I tillegg finner du bakerst, en sjekkliste du kan benytte som huskeliste for årsoppgjøret. Denne listen er et nyttig hjelpemiddel slik at du husker alle elementene i årsoppgjøret. Vi anbefaler at du har denne foran deg som en huskeliste. Visma Lønnssenter Vi minner samtidig om Lønnssenteret sin hjemmeside: hvor du til en hver tid vil finne nyttig og aktuelt stoff i forbindelse med lønn. Denne siden kommer du også til hvis du trykker på Infoline inne i Visma Lønn i oppstartsbilde. Visma Lønnssenter er Visma sitt supportsenter på lønn. Hos oss kan du stille spørsmål både når det gjelder regler og lønnssystem. Du kan kontakte oss på telefon 02070, innvalg 118 for system- og innvalg 119 for regelsupport eller e-post lonn@visma.no for support. Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Innledning 1

6 NYHETER OG SPESIELLE FORHOLD FOR 2007 Her finner du enkelte nyheter og spesielle forhold for inntektsåret For øvrig henviser vi til Visma lønn og personal ABC når det gjelder regeloppdatering og en dypere gjennomgang av hvordan reglene påvirker dine lønninger. Oversikt over de viktigste endringene i kodeoversikten Skattedirektoratet har utarbeidet kodeoversikt - 9. utgave av kodeoversikten med revidert tillegg og gjelder for innberetning for inntekståret Tillegg 2 finner du på skatteetaten. 2 Nyheter og spesielle forhold for 2007 Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

7 INSTALLASJON AV NY VERSJON Før du kan kjøre ut lønns- og trekkoppgavene må du oppgradere til versjon Denne versjonen skal du laste ned fra Her finner du også oppgraderingsveiledning og nyheter og forbedringer som du skal lese igjennom. Det vil ligge beskjed på forsiden av lønnsportalen når versjonen er klar for nedlasting. Denne versjonen er også tilrettelagt for nye trekktabeller for Du vil derfor versjon for å kunne kjøre lønn i ikke trenge ny MERK! I Visma Lønn kan du føre lønn på to år samtidig, det vil si at du kan føre lønn på år 2008 før du har avsluttet år MERK! Før oppgradering må du ta en sikkerhetskopi av lønnsdataene. Dette gjør du fra "Verktøy/Administratorfunksjoner/Sikkerhetskopi/Utkopiering" (SQL backup). Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Nyheter og spesielle forhold for 2007

8 SJEKKLISTE FØR ÅRSOPPGJØRET Lønns- og trekkoder Det er viktig at lønnsartene er kodet etter Skattedirektoratets kodeoversikt, 9. utgave med revidert tillegg. Du finner en oppdatert kodeoversikt på skatteetatens hjemmeside under Næringsliv mv For arbeidsgivere. I Visma Lønn er det lagt opp til at de feltene som skal bli skrevet ut på de forskjellige lønns- og trekkodene, blir styrt fra skjermbildet "Lønns- og trekkoder" under "Grunndata/Lønnsarter". I dette skjermbildet ligger hver enkelt lønns- og trekkode med et avkrysningsfelt for hver tilleggsinformasjon som kan bli benyttet. Offentlige satser Kontroller følgende felter: 1. Grense for innberetningsplikt Under "Grunndata/Firmaopplysninger/Lønnsår/Satser og grenser" legger du inn firmaets oppgavegrense. 2. Folketrygdens grunnbeløp Kontroller satsene i "Satser og grenser" under "Grunndata/Firmaopplysninger/Lønnsår". Folketrygdens grunnbeløp skal være pr kr ,- og pr kr ,-. Når du opprettet nytt år vil kr ,- og legge seg i feltet pr Du må selv endre folketrygdens grunnbeløp når det blir endringer i beløpet, dette vil bli lagt ut på 3. Fagforeningstrekk Den trekkfrie grense for fagforening skal være kr 2 700,- og 3150 for 2008, dette finner du under "Grunndata/Firmaopplysninger/Lønnsår/Satser og grenser". 4. Næringskode Du må oppgi næringskoden (NACE-kode) under "Grunndata/Firmaopplysninger/Firma". Dette feltet brukes på terminoppgaven. Næringskoden er 6-sifret og angir hvilken bransje arbeidsgiver tilhører. Kode tildeles av SSB og kan fås ved henvendelse til Brønnøysundregistrene eller via 4 Installasjon av ny versjon Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

9 Halv skatt kjøring I november eller desember skal de ansatte ha halv skatt på lønnen sin. På lønnskjøringen setter du at det skal være halv skatt. Når du da overfører de faste transaksjonene kommer overføringsdialogen opp med halv skatt. Hvis du ønsker at noe skal ha fullt trekk kan du endre dette i dialogen. Du kan også endre på hver registreringslinje på hvordan trekk det skal være. For 14 dager lønnede er ofte kjøringen trekkfri da setter du dette inn på lønnskjøringen. Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Elektronisk skattekort oppl 5

10 ELEKTRONISKE SKATTEKORTOPPLYSNINGER Maskinell skattekortoverføring er en service som Skattedirektoratet utfører for arbeidsgivere, slik at disse får overført skattekortopplysninger for sine ansatte på diskett/cd RW. Denne rapporten genererer en ASCII-fil og legger denne på den disken du være SKORT, og Visma Lønn foreslår dette automatisk. velger. Filnavnet skal Dette gjøres fra "Rapportering/Utskrifter", velg Årsrapporter og Skattekortopplysninger elektronisk. Hvis du vil legge ut filen for flere firmaer krysser du av for de firmaene under "Tilgjengelige firmaer". Du har følgende utskriftsparametere for rapporten "Skattekortopplysninger elektronisk": Visma Lønn forslår hvilket område filen SKORT skal lagres, vil du endre dette angir du dette i Eksport informasjon. Vi anbefaler at du lagrer filen på et område som du syntes er lett å finne tilbake til. Du bør ha sendt disketten/cd'n innen 1. desember for å få den tilbake i god tid før første lønnskjøring i neste år. Disketten skal sendes til: Arbeidsgivere med Oslo som kontoradresse: Skattedirektoratet IT-avdelingen Driftsseksjonen Postboks 6300 Etterstad 0603 Oslo Andre arbeidsgivere skal sende enten til: eller ErgoEphorma AS ADR AS Postboks 835 Postboks 2205 Postterminalen 4004 Stavanger 3103 Tønsberg 6 Elektronisk skattekortopplysninger Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

11 Hvilken av de to datasentralene du skal levere til, avgjøres av hvilken av dem skatteoppkreveren i din kommune bruker. Er du i tvil, kontakt skatteoppkreveren. Det er meget viktig av disketten / CD'en merkes tydelig med: Innsenders navn (firma) og adresse Organisasjonsnummer Telefonnummer Kontaktperson Filnavn (Oppgi at dette er på Ascii-format) Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Elektronisk skattekortopplysninger 7

12 FORARBEID FØR KJØRING AV LØNNS- OG TREKKOPPGAVER Før lønns- og trekkoppgavene kjøres, må alle lønnsutbetalinger i løpet av året være godkjent. Lønns- og trekkoppgaven henter opplysninger fra godkjente lønnsdata, så det er derfor viktig at alle lønnsperioder er godkjente. Eksempler på forarbeid: elektronisk kommunikasjon fri telefon, mobiltelefon o.l. fri avis / tidskrifter / faglitteratur avtalefestet pensjon (AFP) kollektiv pensjonsforsikring kollektiv ulykkesforsikring arbeidsdager fagforeningskontingent betalt av den ansatte næringsdrivende gaver ekstrakjøring uten betaling (uten skattetrekk) korrigering av godkjent lønn korrigering av fri bil korrigering av lønns- og trekkode manuell registrering av rentefordel korrigering av tilleggsinformasjon på fri telefon Elektronisk kommunikasjon - fri telefon, mobiltelefon, ol. Innledning Elektroniske kommunikasjonstjenester blir mer og mer vanlig i arbeidsforhold. Slike tjenester kan dekkes på flere måter: Som naturalytelse Som refusjon Hvorledes den enkelte ansatte får dekket sine telefonutgifter fremgår normalt av arbeidsavtalen mellom den ansatte og arbeidsgiver, eller i bedriftens personalhåndbok. I 2006 ble det laget nye skatte- og trekkregler på dekning av elektroniske kommunikasjonstjenester. Den tidligere knytningen til statens ordning ble fjernet fra Statens ordning som grunnlag for telefondekning er imidlertid ikke borte. Dette står i Statens Personalhåndbok, og er fortsatt aktuelt for de som er statlig ansatt, samt de i privat sektor som har avtale om kun å få dekket telefon innen statens ordning. 8 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

13 Skatteregler Det er laget regler for hvorledes fordel av elektronisk kommunikasjon skal skattlegges når ansatte har fordel av det. Hva er elektronisk kommunikasjon? Begrepet elektronisk kommunikasjon er definert i Lov om elektronisk kommunikasjon. For de fleste arbeidsgivere er det ikke vanskelig å definere dette. Begrepet omfatter i alle fall: Mobiltelefoner Hjemmetelefoner / fast telefoner ADSL Bredbånd Trådløse bedriftsordninger IP-telefoni Ol. Når skal du skattlegges? Ansatte skal skattlegges for kommunikasjonstjenester når: det foreligger adgang til privat bruk, og hvor denne bruken skjer utenom ordinær arbeidssituasjon, og det foreligger tjenestelig behov for å disponere tjenesten Er alle disse tre vilkårene oppfylt skal arbeidstaker skattlegges etter den såkalte sjablonmodellen. Det punktet som oppleves som både urimelig og vanskelig å forholde seg til er begrepet utenom ordinær arbeidssituasjon. Dette ser vi nærmere på nedenfor. Beregning av skattepliktig inntekt Størrelsen av den skattepliktige inntekten avhenger av om det er dekket: Ett abonnement, eller Flere abonnement I tillegg vil egenbetalinger og hvor lenge tjenesten/tjenestene er disponert i løpet av året, ha betydning. Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver 9

14 For føring av elektronisk kommunikasjon bruker du en lønnsart som går til lønns- og trekkode 130A. Lønnsarten som benyttes i registreringen er Elektronisk kommunikasjon, trekkpliktig (200 / 9548). Felter som skal endres på lønns- og trekkode 130A Navn Elektronisk kommunikasjon Spesif.nivå Tekst hentes fra lønnsart Pr. kode/lønnsart Hake fjernes Antall T1 Sett på hake Antall T1-tekst Antall abonnement Beløp T1-tekst Dekket av arbeidsgiver Beløp T2 Sett på hake Beløp T2-tekst Dekket av den ansatte Dato fra Sett på hake Dato fra tekst Tidsrom Dato til Sett på hake 10 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

15 Skattefritt beløp Det gis et skattefritt beløp på kr uavhengig av antall abonnement arbeidsgiver dekker. Dette fungerer slik at det er de første kr av regningen/regningene arbeidsgiver betaler som er skattefritt. Skatteplikt ved dekning av ett abonnement Dekker arbeidsgiver en elektronisk kommunikasjonstjeneste skal skattepliktig inntekt settes til: Maksimalt kr Hensyn tatt det skattefrie bunnbeløpet vil det si den delen av fakturabeløpet som ligger på mellom kr og kr Er fakturabeløpet lavere enn kr blir skattepliktig inntekt redusert tilsvarende. Eksempel En arbe idstaker har fått dekket mobiltelefon med kr i løpet av året. Dette medfører at vedkommende skal skattlegges for følgende beløp: Kostnader kr Skattefritt beløp kr Skatteplikt kr Her skal den ansatte beskattes for kr 4 000,-. Kr 4 000,- / 12 mnd = 333,33 pr. mnd. Dette kan registreres som en fast transaksjon på ansatt slik at den ansatte blir beskattet hver mnd. Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver 11

16 Skatteplikt ved dekning av flere abonnement Dekker arbeidsgiver flere elektroniske kommunikasjonstjenester skal skattepliktig inntekt settes til: Maksimalt kr Hensyntatt det skattefrie bunnbeløpet, vil det si den delen av summen av fakturabeløpene som ligger på mellom kr og kr Er fakturabeløpet lavere enn kr blir skattepliktig inntekt redusert tilsvarende. Eksempel En arbeidstaker har fått dekket følgende i løpet av året: Hjemmetelefon Kr Mobiltelefon Kr ADSL Kr Sum kostnader Kr Dette medfører at vedkommende skal skattlegges for følgende beløp: Sum kostnader Kr Skattefritt beløp Kr Skatteplikt Kr Alle beløp er inklusive mva. Egenbetalinger Betaler arbeidstaker egne telefonutgifter helt eller delvis, reduseres den sjablonfastsatte fordelen tilsvarende. Med egenbetaling menes: Trekk i netto lønn De delene av telefonregningen arbeidstaker dekker selv (med egne private midler) o F.eks. om arbeidsgiver refunderer utgifter innenfor statens ordning og arbeidstaker selv betaler det overskytende på telefonregningen (se eksempel nedenfor) Eksempel Arbeidsgiver har dekket telefon abonnement for en av sine ansatte. Totalt er det i løpet av året dekket utgifter med til sammen kr Abonnementet står i arbeidsgivers navn. Vedkommende har blitt trukket kr 100 pr. mnd. til sammen kr pr. år for private samtaler. 12 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

17 Skattepliktig inntekt for arbeidstaker fastsettes til: Sjablonmessig beløp Kr Egenbetaling Kr Skatteplikt Kr Trekkregler Grunnlaget for forskuddstrekket fastsettes ved at det skattefrie grunnbeløpet på kr fordeles forholdsmessig gjennom året. Skattefritt beløp pr. måned er kr 83. Fratrukket det skattefrie grunnbeløpet skal grunnlaget for forskuddstrekket maksimalt utgjøre: kr 333 pr. måned ved dekning av ett abonnement, og kr 500 pr. måned ved dekning av to eller flere abonnement Arbeidsgiveravgift Det skal beregnes arbeidsgiveravgift på dekning av telefon, så fremt det innberettes en trekkpliktig fordel på den ansatte, jf folketrygdloven 23-2, 3. ledd. Dette betyr at grunnlaget for arbeidsgiveravgift settes til maksimalt: Kr 333 pr. mnd. ved ett abonnement Kr 500 pr. mnd. ved flere abonnement Lønnsinnberetning Dekning av utgifter vedrørende elektronisk kommunikasjon er innberetningspliktig, jf ligningsloven 6-2. Innberetningen er lik om arbeidsgivers navn. abonnementet/abonnementene står i arbeidstakers navn eller i Innberetning av fordel av elektronisk kommunikasjon skal foretas i kode 130-A også i Følgende opplysninger skal inn i tekstfeltet i koden: Dekket av arbeidsgiver Dekket av arbeidstaker Antall abonnementer Tidsrom Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver 13

18 Fri avis Dekning av fri avis er etter hovedregelen en skattepliktig naturalytelse. Skattepliktig fordel av fri avis skal innberettes i kode 112-A på lønns- og trekkoppgaven. Fordel fri avis betalt av arbeidsgiver er etter hovedregelen trekk- og skattepliktig for den ansatte når avisen leveres i den ansattes hjem. Unntak fra beskatning Aviser levert på arbeidsplassen Leveres avisene på arbeidsplassen er det likevel unntak for beskatning. Dette gjelder selv om du, etter endt arbeidsdag, tar avisen med deg hjem. Ansatte med særskilt informasjonsbehov Har du et særskilt informasjonsbehov og i denne sammenheng får dekket aviser av arbeidsgiver, blir du normalt beskattet kun for ett abonnement. Dette gjelder selv om det er dekket flere abonnementer. Dersom du har et slikt særskilt informasjonsbehov, og selv holder et privat abonnement på en dagsavis kan skattlegging unnlates. Du anses da, gjennom det private abonnementet, å ha oppfylt ditt private informasjonsbehov. Du bør dokumentere, eller bekrefte, overfor arbeidsgiver at du selv holder abonnement på en dagsavis. Ansatte med særskilt informasjonsbehov kan f eks være: Journalister Ledere Ansatte i salg og markedsføring Andre som har særskilt informasjonsbehov 14 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

19 Lønnsarten som benyttes i registreringen er Fri avis bet arb.giv. (215 / 9546) Tidskrifter / faglitteratur Utgifter til dekning av tidsskrifter og annen faglitteratur kan dekkes skattefritt av arbeidsgiver. Det er vanlig i både privat og offentlig virksomhet at arbeidsgiver holder de ansatte med faglig litteratur. Det er flere måter å dekke slik litteratur på. Behandlingsreglene er litt forskjellig avhengig av hvordan arbeidsgiver dekker litteraturen. Dekkes det litteratur som ikke har direkte tilknytning til arbeidet, anses dette som skattepliktig lønn. Dette kan for eksempel gjelde litteratur/tidsskrifter av mer allmenn karakter, og som ikke er direkte knyttet til et spesielt fagområde. Arbeidsgiver holder faglitteratur naturalytelse/refusjon Holder arbeidsgiver faglitteratur og tidsskrifter er dette verken trekk- eller skattepliktig, samt fritatt for lønnsinnberetning. Står abonnementet i ditt navn, og arbeidsgiver refunderer utgiftene, vil dette også anses som en trekk- og skattefri ytelse. Forutsetningen er at du leverer originalfaktura til arbeidsgiver, og påfører formålet med utgiften. Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver 15

20 Arbeidsgiver gir godtgjørelse til faglitteratur Gir arbeidsgiver en utgiftsgodtgjørelse til dekning av utgifter til tidsskrifter og/eller faglitteratur, kan dette være trekk- og skattefritt. Forutsetningen er at det som dekkes ikke overstiger kr pr år, og at du skriver en utgiftsoppgave. Utgiftsoppgaven må minst inneholde følgende opplysninger: Navn, adresse og underskrift Formål Type utgift Størrelsen på utgiften Arbeidsgiveravgift Skatte- og trekkfri dekning av tidsskrifter og faglitteratur inngår ikke i grunnlaget for arbeidsgiveravgift. Dette gjelder således ved: Naturalytelser Refusjoner Trekkfri utgiftsgodtgjørelse Skal det foretas forskuddstrekk skal det beregnes arbeidsgiveravgift av legges til grunn ved trekkberegningen. det samme grunnlaget som Lønnsinnberetning Dekning av tidsskrifter/faglitteratur som naturalytelse er ikke innberetningspliktig. Refunderer arbeidsgiver slike utgifter skal innberetning foretas i kode 849 på lønns- og trekkoppgaven. Det skal spesifiseres i tekstfeltet hva slags ytelse det er. Gis det en utgiftsgodtgjørelse skal innberetning foretas slik: Trekkfri utgiftsgodtgjørelse i kode 849 (med spesifisering) Trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse i kode 199-A (med spesifisering) Dekkes andre private tidsskrifter skal innberetning foretas i kode 111-A. Dette anses som lønn (dekning av privatutgifter). 16 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

21 Avtalefestet pensjon (AFP) / Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) Dersom bedriften betaler avtalefestet pensjon til Felleskontoret for LO NHO ordningen, må det, hvis det ikke er foretatt tidligere, registreres grunnlag og beregnes arbeidsgiveravgift av denne ordningen. AFP bør registreres gjennom hele året, og innbetales i de terminer beløpet forfaller til betaling. Siste termin betales sammen med 6. termin for arbeidsgiveravgift. Premie til AFPordningen skal inn på "Årsoppgave for arbeidsgiveravgift". Lønnsarten som benyttes i registreringen er AFP/koll pensjonsfors. arb.giv.andel. (230 / 9703) MERK! Det er akkumulator 955 som gjør at grunnlaget kommer på følgeskrivet. Du kan registrere det på hver ansatt, eller registrere alt på en ansatt. Har du ansatt i forskjellige arbeidsgiveravgiftsoner må du registrere på en ansatt / dummyansatt i hver sone. Hvis du ikke vil at lønnsarten skal komme med på lønnslippen, kan fjerne hake for "Vis på utskrift" på lønnsarten. Merk: Du kan også bruke denne lønnsarten til å beregne arbeidsgiveravgiften i forbindelse med betaling av OTP. Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver 17

22 Beregnet beløp pr. ansatt pr. mnd. blir etter den nye ordningen vanskeligere å finne enn tidligere, da det ikke fremkommer på noen oppgave. På regningen fra Felleskontoret for LO/NHOordningene fremkommer antall ansatte beløpet er beregnet på grunnlag av. Ukentlig arbeidstid Månedspremie Til og med 1.kvartal 2007 Månedspremie Fra og med 2. kvartal timer kr 185 kr timer kr 220 kr 270 Over 30 timer kr 260 kr 310 For å finne beløpet som det skal beregnes arbeidsgiveravgift av for de forskjellige sonene, bør du ha en oversikt over hvilke ansatte som tilhører de " avvikende" sonene og deres arbeidstid pr. uke. Så må du beregne hvor stor del av avgiften som gjelder disse og beregne beløpene manuelt. I dette eksempelet er det registrert på sone I (kr 2 433), sone II og III (kr 360). AFP i regnskapsjournalen over er for sone I (1 320), sone II (360) og sone III (360), og blir ført til en balansekonto og resultatkonto. Det blir også beregnet arbeidsgiveravgift; kr186,12 for sone I, kr 38,16 for sone II og kr 23,04 for sone III som føres til konto for arbeidsgiveravgift. Eksempel på årsoppgave for arbeidsgiveravgift-afp: 18 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

23 Kollektiv pensjonsforsikring Ved kollektiv pensjonsforsikring skal det ikke foretas noen innberetning på lønns- og trekkoppgaven. Det foreligger heller ingen trekkplikt i tilskudd til kollektiv pensjonsordninger. Pensjonsordningen er ikke skattepliktig for de ansatte. Arbeidsgiver skal imidlertid beregne og betale arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av premier og tilskudd til kollektive pensjonsforsikringer. Med tilskudd menes tilskudd til premiefond, pensjonsreguleringsfond og eventuelt oppsamlingsfond. Avgiftsplikten oppstår på det tidspunkt arbeidsgiver innbetaler premie/ tilskudd til forsikringsselskapet. I de tilfeller årets premie dekkes ved overføring av midler fra fond oppstår ikke avgiftsplikt. Avgiften ble beregnet og betalt ved innbetaling av beløpet til fond. Det skal også beregnes arbeidsgiveravgift av forsikringens administrasjonskostnader. I Visma Lønn innberettes dette på følgende måte: Du kan registrere lønnsart 230 på hver ansatt, eller du kan registrere totalt beløp på en ansatt. Har du ansatte i forskjellige arbeidsgiveravgiftsoner må du registrere beløpet på en ansatt /dummy ansatt i hver sone. Kollektiv ulykkesforsikring Ved registrering av kollektiv ulykkesforsikring kode 116A kan du registrere dette som en gruppetransaksjon. Med ansattgrupper har du mulighet til å gruppere forskjellige ansatte, på tvers av ansvarsenhetene du benytter (for eksempel avdeling). Du må først opprette en gruppe under "Grunndata/Ansatte/Ansattgruppe", Ansattgruppen kan for eksempel hete ulykkesforsikring. Deretter må du legge inn hvilke ansatte som skal tilhøre gruppen under fanen "Medlemmer". For at du skal få registrere på gruppen i variabel lønnsregistrering må det stå hake i "Benyttes i manuell lønnsregistrering". Registrer så dette gruppenr. i variabel lønnsregistrering. Tast inn ønsket lønnsart (221 / 9649 Ulykkesforsikring) og det beløpet som det er flest forekomster. Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver 19

24 Kjør så "Lønnsberegning" og transaksjonen blir registrert ut på alle ansatte i gruppen. Dersom de ansatte har forskjellige beløp og du må endre på disse, kan du sette markøren på den blå linjen i kolonnen lønnsart og søke opp lønnsarten. 20 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

25 Arbeidsdager Hvis en person ikke har vært ansatt hele året, innrapporteres på lønns- og trekkoppgaven. men arbeidet i atskilte perioder, skal antall dager Du kan bruke lønnsart Arbeidede dager (til lønns og trekkoppg) (360 / 8980), og registrere antall dager i lønnsregistreringsbildet. Fagforeningkontingenten betalt av den ansatte Hvis arbeidsgiveren får oppgave fra en ansatt som har betalt fagforeningskontingenten selv, skal beløpet registreres for å få det med på lønns- og trekkoppgaven. Arbeidsgiveren er pålagt å innberette dette til lønns- og trekkode 311. Kontingenten skal også redusere trekkgrunnlaget inntil grensen for skattefri fagforening (kr 2700,-). Hvis du allerede har registrert all lønn for året, vil ikke den ansatte få redusert trekkgrunnlaget. Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver 21

26 Du må selv opprette lønnsarten under "Lønnsarter", se eksempel, og registrere dette i lønnsregistreringsbildet. Hvis den ansatte har ytelser i lønnsregistreringsbildet som gjør det mulig å redusere trekkgrunnlaget, må du på lønnsarten gjøre om feltet Forsk.trekk til "0-Tabelltrekk" før du registrerer. Næringsdrivende Honorar til næringsdrivende er som hovedregel innberetningspliktig. Likevel foreligger det en rekke unntak fra dette. Utbetalinger som ikke er fradragsberettiget Det foreligger unntak for innberetning av honorarer til næringsdrivende som ikke er fradragsberettiget for utbetaler: Begrensningen gjelder ikke for skattefrie selskaper og institusjoner." Utbetaling av honorar for tjenester Det er gitt fritak for å innberette godtgjørelser/honorarer for tjenester av teknisk, håndverksmessig, juridisk, regnskapsmessig eller annen art når mottaker driver virksomheten fra fast forretningssted. 22 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007

27 Eksempler på næringer som faller inn under denne gruppen er: Leger Kiropraktorer Regnskapsfører Revisor og lignende Vilkåret for å gi fritak for å sende lønnsforretningssted. og trekkoppgave er at mottaker driver fra fast Definisjon av fast forretningssted Følgende kjennetegner et fast forretningssted: Kontor som holder åpent i vesentlig samme tid som andre virksomheter innenfor bransjen Kontor med leiet hjelp, kontorfellesskap med andre når det gjøres kjent for offentligheten at dette er det faste forretningsstedet Også hjemmekontor kan anses som fast forretningssted. Forutsetningen er at hjemmekontoret oppfyller betingelsene over, blant annet at man gjør kjent for offentligheten at dette er det faste forretningsstedet. Andre momenter tas også inn i vurderingen: Om kontoret har egen inngang Om kontoret har egne sanitærforhold Om kontoret er særskilt innredet Om andre ansatte har anledning til å benytte kontoret Og lignende Derimot vil ikke et hjemmekontor hvor kun familiemedlemmer tar telefon, eller det kun er en telefonsvarer, tilfredsstille kravene til fast forretningssted. Vederlag for persontransport Vederlag for persontransport skal ikke innberettes når mottaker driver selvstendig næringsvirksomhet. Dette kan f eks gjelde betaling for drosjeturer, leie av busstransport, og lignende. Provisjon for kjøp og salg av fast eiendom eller verdipapirer Provisjon for kjøp og salg av eiendom, samt provisjon for kjøp og salg av verdipapirer skal ikke innberettes når mottaker er selvstendig næringsdrivende. Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007 Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver 23

28 Gaver til ansatte Det er ikke skatteplikt på gaver til ansatte i visse anledninger, forutsatt at: Gaven er ledd i en generell ordning i bedriften Gaven består av en naturalytelse og ikke et pengebeløp (gavekort som ikke kan innløses i kontanter er ok) Verdien på gaven ligger innenfor angitte beløpsgrenser MERK! Skattefrie gaver skal ikke lønnsinnberettes. Gis det gaver ut over grensebeløpene nevnt nedenfor skal kun det overskytende beløp innberettes i kode 112-A. Gaver for lang og tro tjeneste Gaver i anledning lang og tro tjeneste i bedriften er skattefri dersom: Gaven gis i anledning 25, 40, 50 eller 60 års tjenestetid i bedriften Verdien ikke overstiger kr Gaven består av annet enn pengebeløp Består gaven i gullklokke med inskripsjon er grensebeløpet kr Det kan benyttes andre runde år for tjenestejubileum, men ikke oftere enn antydet over. Det betyr at bedriften f eks godt kan bytte ut 25 års tjenestetid med 30 års tjenestetid, men maksimalt antall tjenestejubileer er fire. Jubileums- og oppmerksomhetsgaver Jubileums- og oppmerksomhetsgaver er skattefri dersom: Mottaker fyller 50, 60, 70 eller 80 år Mottaker gifter seg Mottaker går av med pensjon Mottaker slutter etter minst 10 år i bedriften Bedriften har bestått i 25 år eller et år som er delelig med 25 Forutsetningen er at følgende vilkår er oppfylt: Verdien ikke overstiger kr Gaven består av annet enn pengebeløp Har bedriften bestått i 50 år eller et antall år som er delelig med 50 er grensebeløpet kr Forarbeid før kjøring av lønns- og trekkoppgaver Visma Lønn / Lønnsinnberetning 2007