KRAVSPESIFIKASJON RAMMEAVTALE HOTELL- OG KONFERANSETJENESTER

Transkript

1 Bilag 1 KRAVSPESIFIKASJON RAMMEAVTALE HOTELL- OG KONFERANSETJENESTER 1. Oppdragsgivers behov Rammeavtalen for hotell- og konferansetjenester skal sikre oppdragsgiver nødvendig kapasitet og god kvalitet for overnattinger i forbindelse med de ansattes tjenestereiser, og i forbindelse med gjennomføringen av konferanser, kurs og dagsmøter. Gjennom avtalen skal leverandøren bidra til en kontinuerlig utvikling av rasjonelle, miljøvennlige og kosteffektive hotell- og konferansetjenester, slik at ressursbruk, pris og kvalitet til enhver tid gir det beste totalresultat. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtaler som sikrer god kvalitet og kapasitet. 2. Oppdraget omfatter Del I) Hotellovernatting m/frokost Overnattingen skal beregnes i standard enkelt eller dobbelt rom med eget bad og toalett. Pris skal oppgis pr. rom. I tillegg skal det oppgis pris for superior rom eller business-class. Prisene skal gjelde bestillinger fra 1 person til grupper på opptil 25 personer. Prisene skal fylles ut i prisskjema bilag 7.1 del 2. Møterom med god standard på teknisk utstyr, uten krav til kjøp av andre tjenester fra hotellet. Størrelsen på møterom skal beskrives. Del II) Konferansetjenester Konferansetjenester er oppdelt i dagpakke, helpensjon, møte-,grupperom og overnatting. Bestillingene for en konferanse vil ofte være kombinasjoner av dette Dagpakke Dagpakke skal bestå av følgende: Leie av møterommet med god standard på teknisk utstyr. 2 kaffepauser med variert bevertning til begge. 2 retters lunsj eller lunsjbuffet med kaffe/te. Friskt vann tilgjengelig hele dagen Helpensjon Helpensjon skal bestå følgende: Leie av møterommet med god standard på teknisk utstyr. 2 kaffepauser med bevertning. 2 retters lunsj eller lunsjbuffet med kaffe/te. 3-retters middag eller middagsbuffet med kaffe/te

2 Friskt vann tilgjengelig hele dagen Overnatting i enkeltrom eller dobbeltrom med frokost. Alle konferansedeltagere skal ha egne rom Møterom I tilknytning til dagpakker er det noen ganger behov for ekstra møterom. Disse møterommene må ha kapasitet til ca. 35 personer. Møterommene må ha fremvisningsmuligheter med lyd. Pris skal oppgis pr. dag. Prisene skal fylles ut i prisskjema bilag 7.1 del Grupperom I tilknytning til dagpakker er det noen ganger behov for ekstra grupperom. Disse grupperommene må ha kapasitet til minimum 8 personer. Møterommene må ha fremvisningsmuligheter med lyd. Pris skal oppgis pr. dag. Prisene skal fylles ut i prisskjema bilag 7.1 del Overnatting Overnattingen i forbindelse med konferanse beregnes i standard enkelt eller dobbelt rom med eget bad og toalett. Skal inkludere frokost. Og romprisen skal gjelde ved tilknytting til konferanse, når det ikke benyttes helpensjon. Dvs. enten imellom2dagpakker eller som tilknytningsdøgn i forkant, eller i etterkant av konferansen. 3. Gjennomføring For konferanser/dagsmøter forventer oppdragsgiver profesjonell oppfølging fra hotellet i forbindelse med den praktiske gjennomføringen av de ulike arrangementer. Leverandør bes derfor å beskrive kort hvordan hotellet følger opp oppdragsgivers arrangementer ved å beskrive gjennomføringen av en konferanse m/overnatting for ca. 40 deltakere. Det skal gis en beskrivelse av hele gjennomføringen, fra bestilling er mottatt og til arrangementet er ferdig. Det skal fokuseres på hvordan leverandøren samarbeider med oppdragsgiver for å få et vellykket arrangement og hvordan gjester blir ivaretatt på en god måte Transport / Beliggenhet Hotellet skal gi gjestene informasjon om offentlig kommunikasjon til og fra hotellet. Oversikt over avstand til offentlig kommunikasjon skal beskrives.

3 4. Kapasitet 4.1. Kapasitet konferanser: Konferanser gjennomføres ofte som en 2 dagers konferanse med overnatting, men dagpakke-konferanser blir også benyttet. Oppdragsgiver gjennomfører i hovedsak konferanser og dagsmøter med deltakere. Det gjennomføres også 5 til 6 arrangementer arrangement med 100 deltakere. En del konferanser vil kreve en kombinasjon av større møterom og grupperom. Når det er 100 deltagere er det ofte med 3 ekstramøterom og opptil 10 grupperom. Oppdragsgiver vil i sin vurdering ta utgangspunkt i leverandørens opplysninger om antall konferanserom og grupperom inkl. kapasitet, dette skal fylles ut i kapasitetsskjema, bilag 6 i del 2. Sted Kapasitet overnatting i forbindelse med konferanser (antall romdøgn per år) Estimert antall konferanser/ kurs årlig Antall deltagere (Kapasitet konferansesal) Oslo personer Trondheim personer Bergen personer Stavanger personer Gardermoen personer Estimert antall dagpakker/helpensjon 4.2. Kapasitet overnatting Overnatting er estimert 4500 døgn og fordeler seg hovedsakelig på de ulike stedene som illustrert i tabellen under. Anslaget er basert på erfaringstall. Volumet er utelukkende et estimat og er ikke bindende for oppdragsgiver. Det er stort sett individuelle reisende, men det kan også komme grupper fra 1-5 deltakere, spesielt i Oslo, Kristiansund og Stavanger. STED DEL I - OVERNATTING Oslo 20 % Byer som skal Stavanger 15 % omfattes av tilbudet Bergen 10 % for overnatting Trondheim 15 % Tromsø 10 % SUM obligatoriske byer 70 % Byer som bør Bodø 2 %

4 omfattes av tilbudet for overnatting Kirkenes 1 % Mo i Rana 1 % Lillehammer 2 % Kristiansand 1 % Haugesund 2 % Ålesund 2 % Molde 1 % Kristiansund 6 % Førde 4 % Sarpsborg 4 % Alta 3 % Vadsø 1 % SUM "bør" byer 30 % SUM dekning totalt 100 % 4.3. Allotment / tilgjengelighetsgaranti I del I av rammeavtalen stilles det krav til tilgjengelighetsgaranti, også kalt allotment. Dette er en del av tildelingskriteriet «Service i forbindelse med bestilling/avbestilling», og leverandørens vilkår vil således vurderes her. Minstekrav er allikevel at det etableres allotmentavtale for minst ett hotell i Trondheim sentrum, ett i Bergen sentrum, ett i Stavanger sentrum og ett i Oslo sentrum Universell utforming: Tilgjengelighet til bygninger og uteområder, samt tilrettelegging i bygningene, er avgjørende for at personer med funksjonsnedsettelser kan delta i samfunnet på lik linje med andre. Oppdragsgiver legger her vekt på hotellenes tilrettelegging for kunder med ulike funksjonshemninger både i fellesarealene og i konferanse- og overnattingsrom. Det er et krav at hotellene kan tilby et tilstrekkelig antall rom som er tilpasset henholdsvis allergikere og funksjonshemmede. Antall slike rom pr hotell skal oppgis i kapasitetsskjema, bilag 6 til tilbudsmappen. Det skal også angis hvor mange rom som oppfyller Norges Handikapforbunds kvalitetskrav til hotellrom. Norges Handikapforbunds kvalitetskrav til hotellrom Trinnfri adkomst rom, bad og terrasse Passasjebredde dør 0,86 m (10 M-dør) Gang minimum 1,6 m bred for å kunne svinge inn på badet med rullestol Snuplass på rommet 1,6 x 1,6 m ved seng og vindu Fast underlag, f eks parkett Sengehøyde og WC-høyde 0,5 m Seng og nattbord som kan flyttes Telefon og lysbrytere ved sengen.

5 Stikkontakter og brytere 0,9 1,1 m over gulv Vindu som kan åpnes fra rullestol, vridere 0,9 1,1 m over gulv 5. Fasiliteter Oppdragsgiver forutsetter at leverandøren har tilgjengelig konferansefasiliteter / møterom med følgende teknisk utstyr (som standard): AV utstyr prosjektor internettilgang tilgang til PC (ikke et absolutt krav) teleslynge i konferanserommene Mikrofon/mygg (med reservebatteri) Flipover og overhead Laserpeker(med reservebatteri)/pekestokk Og at møterommet har god kvalitet med: Lerret godt plassert så alle ser God ventilasjon Riktig lyssetting i rommet Gode stoler og bord Gratis trådløsnett Tilgjengelig skjøteledninger etter behov Talerstol/ståbord tilgjengelig Som en del av tildelingskriteriet kvalitet vil oppdragsgiver legge vekt på hotellets og rommenes fasiliteter. Leverandøren skal derfor opplyse om fasiliteter ved de ulike hotellene som tilbys som en del av avtalen. Herunder skal det opplyses om generelle fasiliteter, romfasiliteter og tilgjengelige tjenester ved hotellene.