LS-sak 65/16 Valg av sted for landsmøtet i 2019

Transkript

1 Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Michael Hagring FELLESORGANISASJONEN MEDLEM AV LANDSORGANISASJONEN I NORGE Saksgang Møtedato Arbeidsutvalget Landsstyret LS-sak 65/16 Valg av sted for landsmøtet i 2019 Arbeidsutvalget innstiller for landsstyret: FOs landsmøte 2019 med profesjonsfaglige konferanser avholdes på Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen. Saksframstilling: Bakgrunn FO skal arrangere landsmøte november Tidligere har FO avholdt landsmøter i Ålesund, Bergen, Lillehammer, Sandefjord, Gardermoen, Trondheim og sist på Gardermoen i Totalt er 11 steder forespurt. Av disse var fire allerede booket/opptatt eller hadde for liten kapasitet på møterom. Pris og kvalitet er vurdert samlet for å komme frem til det mest fordelaktige stedet. Evaluering etter kongress 2015 Det er viktig å ta med seg det vi lærte i 2015 når vi skal arrangere landsmøte i 2019, og hovedpunktene fra evaluering av kongressen 2015 var blant annet som følger: - Bestemme dato og sted innen utgangen av Landsmøtesalen må ha dagslys - Fest- og landsmøtemiddag i annen sal enn landsmøtesalen Kriterier og evalueringsmodell Pris og kvalitet er vurdert samlet for å komme frem til det mest fordelaktige stedet. Pris og kvalitet er vektet med 50% hver. Kvalitet er igjen delt opp i flere områder, og samlede kriterier er som følger: 1

2 2 Kriterier Vekting Pris 50 % Kvalitet - Kapasitet overnatting 6 % Kvalitet - Kapasitet bespisning på lunch og vanlig middag 8 % Kvalitet - Kapasitet landsmøtemiddag og festmiddag 8 % Kvalitet - Effektive romløsninger 6 % Kvalitet - FOs landsmøte er eneste arrangement på stedet 6 % Kvalitet - Landsmøtesal skal være lys og luftig 8 % Kvalitet - Organisasjons- og omdømmebygging 4 % Kvalitet - Tilgang til sentrale gjester og innledere 4 % Sum 100 % Ved evaluering er det benyttet en relativ poengmodell der pris og de kvalitative kriteriene vurderes i relasjon til hverandre. Både pris og de kvalitative kriteriene er omgjort til poeng og vurdert i en poengskala hvor også hensynet til vektingen mellom kriteriene ivaretas. Pris Det er innhentet skriftlig og bindende tilbud fra alle aktuelle steder vedr mat, lokaler og overnatting. Tilbudene er gjennomgått, kvalitetssikret og satt opp på en slik måte at de kan sammenlignes. Det er også innhentet priser på fly og andre reisekostnader til de forskjellige stedene. Kostnadstabell, tall i millioner kroner Mat/Lokaler/Overnatting Reisekostnader Sum kostnader Scandic Flesland Airport, Bergen 3,5 0,8 4,4 Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla 3,6 0,9 4,5 Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola 3,6 0,9 4,5 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 3,7 0,6 4,2 Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum 4,4 1,0 5,4 Oslo kongressenter / Royal Christiania 5,1 0,6 5,7 Radisson Blu Oslo Plaza Hotel 6,0 0,6 6,6 Royal Christiania (hele arrangementet) 4,5 0,6 5,1 I tillegg kommer diverse andre kostnader som pt er estimert til 2,2 mill kr. Disse kostnadene er ikke med i prisevalueringen idet disse kostnadene antas å være tilnærmet like uavhengig av sted for landsmøtet. Pris ble deretter omgjort til poeng hvor høyeste tilbud får 0 poeng og lavest tilbud får 100 poeng. Resterende får poeng ift hvor de ligger på skalaen av tilbud. Poengene blir deretter vektet siden pris skal være 50% av vurderingen. Vi ser at Clarion Hotell Oslo Airport, Gardermoen kommer best ut med 50 av 50 mulige poeng. De to dyreste alternativene er Radisson Blu Oslo Plaza hotel og Oslo Kongressenter/Royal Christiania som er henholdsvis 2,4 millioner kroner og 1,5 millioner kroner dyrere enn Clarion Hotell Oslo Airport.

3 3 Sum kostnader Poeng Pris (vektet poeng) Scandic Flesland Airport, Bergen 4, Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla 4, Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola 4, Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 4, Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum 5, Oslo kongressenter / Royal Christiania 5, Radisson Blu Oslo Plaza Hotel 6,6 0 0 Royal Christiania (hele arrangementet) 5, Kvalitet Hver enkelt av de åtte kvalitetskriteriene er gitt en poengsum fra 0 til 100 avhengig av hvor godt det enkelte sted kan levere på det aktuelle kriteriet. Vurdering av poengsum er gjort på bakgrunn av en blanding av skriftlige tilbud, befaringer og tidligere erfaringer. Deretter er poengsum ganget med prosentandelen for det aktuelle kriterium. Kvalitet - Kapasitet overnatting Poeng Vektet 6% Kommentar 260 rom. Resten på Scandic Bergen Airport ca 2,6 km unna. Settes opp shutlebuss av hotellet. Alle delegater Scandic Flesland Airport, Bergen 50 3 og ansatte overnatter på Flesland. Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla rom Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola rom (av totalt 296). Resten ca 2 min unna med shutlebuss som settes opp av hotellet. Alle delegater og ansatte overnatter på Air. Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen rom Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum rom Oslo kongressenter / Royal Christiania rom i kongresssenteret. Royal har 532 rom. 600 m. Ca 7 min å gå. Radisson Blu Oslo Plaza Hotel rom Royal Christiania (hele arrangementet) rom Kvalitet - Kapasitet bespisning på lunch og vanlig middag Poeng Vektet 8% Kommentar Scandic Flesland Airport, Bergen og middag Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla 80 6, men middag deles på flere rom. Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola 80 6 i Atrium. Middag deles i Atrium og restaurant. Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen og middag Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum Deles på to rom ved over 250. Oslo kongressenter / Royal Christiania og middag - legges til grunn Radisson Blu Oslo Plaza Hotel og middag Royal Christiania (hele arrangementet) og middag

4 4 Kvalitet - Kapasitet landsmøtemiddag og festmiddag Poeng Vektet 8% Kommentar Trenger omrigg fra møtesal til runde Scandic Flesland Airport, Bergen 0 0 bord Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla 70 6 Trenger kun delvis omrigg Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola 70 6 Trenger kun delvis omrigg Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum 0 0 Oslo kongressenter / Royal Christiania 0 0 Radisson Blu Oslo Plaza Hotel Royal Christiania (hele arrangementet) Trenger ikke omrigg fra møtesal til runde bord Trenger omrigg fra møtesal til runde bord Trenger omrigg fra møtesal til runde bord Trenger ikke omrigg fra møtesal til runde bord Trenger ikke omrigg fra møtesal til runde bord Kvalitet - Effektive romløsninger Poeng Vektet 6% Kommentar Scandic Flesland Airport, Bergen 50 3 Det meste på samme plan. Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla 50 3 Sekretariat og grupperom 2. etg. Sal 1. etg. Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola Det meste på samme plan. Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 80 5 Det meste på samme plan. Sekretariatet er et tykke unna landsmøtesalen. Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum Det meste på samme plan. Oslo kongressenter / Royal Christiania 40 2 Flere plan og noe uoversiktlig romløsning. Radisson Blu Oslo Plaza Hotel 50 3 Flere etasjer Royal Christiania (hele arrangementet) Det meste på samme plan. Kvalitet - FOs landsmøte er eneste arrangement på stedet Poeng Vektet 6% Kommentar Ikke annen stor gruppe samtidig. (men Scandic Flesland Airport, Bergen andre gjester) Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla Ikke annen stor gruppe samtidig. (men andre gjester) Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola Ikke annen stor gruppe samtidig. (men andre gjester) Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 0 0 Nei Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum 0 0 Nei Oslo kongressenter / Royal Christiania 0 0 Nei Radisson Blu Oslo Plaza Hotel 0 0 Nei Royal Christiania (hele arrangementet) 0 0 Nei

5 5 Kvalitet - Landsmøtesal skal være lys og luftig Poeng Vektet 8% Kommentar Scandic Flesland Airport, Bergen Vinduer på tegningene Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla Landsmøtesalen i 1. etasje med vinduer på kortsiden i bakkant Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola 80 6 Landsmøtesalen er lys, men har ikke vinduer den vil allikevel fremstå som «veldig lys» i forhold til den salen vi hadde på Gardermoen i Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Byttet til sal med vinduer Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum 50 4 Landsmøtesalen er lys nok, men har ikke vinduer? Oslo kongressenter / Royal Christiania 50 4 Landsmøtesalen er lys nok, men har ikke vinduer Radisson Blu Oslo Plaza Hotel 50 4 Ikke vinduer, men store lyskroner. Royal Christiania (hele arrangementet) Vinduer på tegningene Kvalitet - Organisasjons- og omdømmebygging Poeng Vektet 4% Kommentar Scandic Flesland Airport, Bergen 50 2 Styrker FOs synlighet regionalt Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla 50 2 Styrker FOs synlighet regionalt Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola 50 2 Styrker FOs synlighet regionalt Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 0 0 Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum 50 2 Styrker FOs synlighet regionalt Oslo kongressenter / Royal Christiania Poisitvt signal til LO Radisson Blu Oslo Plaza Hotel 0 0 Royal Christiania (hele arrangementet) 0 0 Kvalitet - Tilgang til sentrale gjester og innledere Poeng Vektet 4% Kommentar Scandic Flesland Airport, Bergen 50 2 Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla 50 2 Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola 50 2 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 80 3 Rett ved Oslo Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum 50 2 Oslo kongressenter / Royal Christiania I Oslo Radisson Blu Oslo Plaza Hotel I Oslo Royal Christiania (hele arrangementet) I Oslo Når vi summerer alle poengene for kvalitet får vi følgende oversikt hvor vi ser at Royal Christiania (hele arrangementet) kommer best ut med 40 av 50 mulige poeng tett fulgt av Clarion Hotell Energy Stavanger Madla, Clarion Hotell Oslo Airport, Gardermoen og Clarion Hotell Air Stavanger, Sola.

6 6 Kvalitet (vektet poeng) Scandic Flesland Airport, Bergen 32 Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla 39 Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola 37 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 38 Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum 26 Oslo kongressenter / Royal Christiania 22 Radisson Blu Oslo Plaza Hotel 33 Royal Christiania (hele arrangementet) 40 Pris og kvalitet vektet og summert. Når vi ser poeng for pris og kvalitet samlet får vi følgende oversikt: Pris (vektet poeng) Kvalitet (vektet poeng) Sum poeng Scandic Flesland Airport, Bergen Clarion Hotel Energy, Stavanger, Madla Clarion Hotel Air, Stavanger, Sola Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Clarion Hotel & Congress, Trondheim sentrum Oslo kongressenter / Royal Christiania Radisson Blu Oslo Plaza Hotel Royal Christiania (hele arrangementet) Vurderinger Det vil alltid være usikkerheter ift informasjon og vurderinger. Likevel kan vi si at tabellen over gir et todelt bilde. Fem steder har sum poeng fra 72 til 88 og ligger klart høyere enn de tre resterende stedene med sum poeng fra 33 til 52. Blant stedene med høyest poengsum kommer Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen best ut på pris og topp tre på kvalitet. Dette er også samme hotell hvor FOs kongress ble arrangert i 2006 og 2015, og FO har dermed erfaringer fra den gang som kan benyttes til å gjøre arrangementet bedre i Dette har allerede ført til at det i dialog med Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen er avklart av landsmøte 2019 kan avholdes i en sal med dagslys. Ved å ha landsmøte i eller nær Oslo vil det ventelig være lettere å få besøk at sentrale gjester og innledere. På den andre side vil det kunne styrke FOs synlighet regionalt ved å ha arrangementet utenfor Oslo. Hvis man ønsker at FOs landsmøte skal holdes på forskjellige steder rundt om i Norge viser poengoversikten at både Bergen og Stavanger er gode alternativer.