Kopi til: Arkivnr.: 520. Fylkestinget gjorde slikt vedtak i sak 75/10 Oppretting av Vigo som interkommunalt selskap (IKS):

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Fylkesrådmannen NOTAT Til: Fylkesutvalet Dato: 05. juni 2013 Frå: Fylkesrådmannen Arkivsak: /OYDRYD Kopi til: Arkivnr.: 520 Kjøp av nytt skuleadministrativt system (SAS) Fylkestinget gjorde slikt vedtak i sak 75/10 Oppretting av Vigo som interkommunalt selskap (IKS): «1. Hordaland fylkeskommune går inn som eigar i eit felles interkommunalt selskap for fylkeskommunane. Formålet er å utvikle/vidareutvikle, eige og/eller drifte alt etter bestilling og i nært samarbeid med deltakarane; fylkeskommunane sitt felles inntaks- og forvaltningssystem for elevar/lærlingar, Vigo, og alt som elles står i naturleg samanheng med dette til dømes skuleadministrative system. Selskapet kan la utvikling og drift av ulike system verte sett ut til andre. Selskapet skal vidare levere, eller formidle levert, nødvendige faglege kurs eller rettleiing til deltakarane på dei systema ein har rettar/driftsoppgåver knytte til. 2. Hordaland fylkeskommune godkjenner den tilrådde selskapsavtalen for det nye selskapet. 3. Som medlem av representantskapet frå Hordaland fylkeskommune er vald Dan Femoen.» Føremålet med opprettinga av selskapet var å sikre ansvaret for Vigo og eit framtidig felles SAS. Vigo IKS vart formelt oppretta 1. januar Vigo har saman med Ernst & Young sidan 1. oktober 2012 arbeidd med kjøp av nytt skuleadministrativt system (SAS). Det er gjort framlegg om prinsipp for implementering, forvaltning og drift (vedlegg). Nytt SAS er eit nasjonalt system, der alle fylkeskommunar og Oslo kommune/fylke deltek. Vigo IKS ynskjer at fylkeskommunane og Oslo kommune no gjer forpliktande vedtak om innkjøp og drift av nytt felles skuleadministrativt system og melder frå til representantskapet og styret innan 15. juni Investeringskostnadene for nytt SAS er rekna ut etter nøkkelen prosentfylke, der Hordaland yter 9,49 % av samla kostnader. For 2014 utgjer dette kr Kostnadene er eit estimat og er det mest realistiske grunnlaget som ligg føre i dag. Fylkesrådmann har gitt tilbakemelding til Vigo IKS om at Hordaland fylkeskommune deltek ved kjøp av nytt skuleadministrativt system i samsvar med intensjonen om eit felles nasjonalt system. Besøksadresse: Agnes Mowinckels gate 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Telefaks E-postadresse: opplering@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Opplæringsavdelinga Vigo IKS Postboks SKIEN Vår ref.: (nyttast ved korrespondanse) Dykkar ref.: Bergen, 04. juni /520/SVEHEG1 Kjøp av nytt skuleadministrativt system (SAS) Viser til brev frå Vigo 6. mai Hordaland fylkeskommune vil delta i innkjøp og drift av felles skuleadministrativt system, SAS, organisert gjennom VIGO IKS. Hordaland fylkeskommune pliktar seg til å implementere nytt SAS etter ein tidsplan godkjent av styringsgruppa. Med helsing Svein Heggheim Opplæringsdirektør Birthe Haugen Seksjonsleiar for fellestenester Kopi: Fylkesrådmannen 2

3 Fylkeskommunene Oslo kommune Skien, 6. mai 2013 Anskaffelse av nytt skoleadministrativt system (SAS) Vi viser til arbeidet med forstudiet, forprosjekt og nåværende arbeid med anskaffelse av nytt nasjonalt skolesystem, Et system som skal favne om aktivitetsskole, grunnskole, videregående skole, fagskole og voksenopplæring. Dette s skal erstatte dagens tre skolesystem(sats, Extens, TP), voksenopplæringssystem, timeplanlegging, Skolearena med Ingen av de eksisterende skolesystemene tilfredsstiller dagens krav til funksjonalitet. De er lite brukervennlige, tidkr og bygger på en foreldet teknisk plattform. Det stilles også helt andre krav til integrasjon mellom systemene nå enn tidligere, noe dagens system ikke tilfredsstiller. Fylkeskommunene/Oslo kommune så det derfor som en nødvendighet å anskaffe nytt skoleadministrativt system. Dette førte til forstudie som igjen resulterte i et forprosjekt ledet av Ernst & Young. Det ble etter dette bestemt av al fylkeskommunene/oslo kommune at vi skulle anskaffe et felles skoleadministrativt system med alle de fordeler dett innebar. Fylkeskommunene ble i 2011 enige om opprettelse av et interkommunalt samarbeid som resulterte i Vigo Interkomm selskap. Vigo IKS ble formelt opprettet 1. januar «Formål og ansvarsområde til selskapet vil være utvikle/videreutvikle, eie og/eller drifte alt etter bestilling og i nært samarbeid med deltakerne, fylkeskommunenes fe inntaks- og forvaltningssystem for elever/lærlinger Vigo og alt som står i naturlig sammenheng med dette- eksempel skoleadministrative systemer. Selskapet kan la utvikling og drift settes ut til andre» Vigo IKS har sammen med Ernst & Young arbeidet siden 1. oktober 2012 med anskaffelse av nytt skoleadministrati system (SAS). Vi har i den forbindelse foreslått planlagte prinsipper for implementering, forvaltning og drift: Kontraktstruktur: Det er planlagt at Vigo IKS inngår alle kontrakter med leverandør. Dette innebærer at Vigo IKS si rammeavtalen med leverandøren, samt styrer, koordinerer og signerer alle avrop knyttet til tilpasning/utvikling, vedlikehold, drift og support. Det vil etablerers et avtaleforhold mellom Vigo IKS og fylkeskommunene som beskriv hvilke tjenester som skal levers til hvilken kvalitet og pris. Finansiering: Det gjennomføres et felles utviklings-/tilpasningsprosjekt med hensikt å etablere en nasjonal løsning(grunnpakke) som tilfredsstiller kravspesifikasjonen. De delene av kravspesifikasjonen som kun er relevant f (dvs. støtte for Aktivitetsskolen og grunnskolen) anses ikke å være en del av grunnpakken. Lokal tilpasning og implementering dekkes av fylkeskommunen selv. Dette vil stort sett inkludere etablering av fylkesspesifikke integrasjoner, opplæring og gjennomføre konvertering i henhold til fylkets behov. Utgifter til drift og lisenser, faktureres fra leverandør direkte til hver enkelt fylkeskommune/oslo kommune. Vigo IKS vil kvalitetssikre at fakturagrunnlaget stemmer med rammeavtalen og avropene ved å kreve jevnlig oversi kravene leverandørene sender fylkeskommunene/oslo kommune. Implementering: Det forventes at det vil være behov for å tilpasse/videreutvikle dagens hyllevareløsninger for å tilfredsstille kravspesifikasjonen uansett hvilken leverandør som blir valgt. Det må derfor gjennomføres et utvikling hensikten er å tilfredsstille kravspesifikasjonen fullt ut. Vi ønsker imidlertid å ta løsningen i bruk så raskt det lar seg Forutsetningen er likevel at løsningen understøtter en tilstrekkelig andel av de skoleadministrative prosessene slik at fylkeskommunene ikke trenger å bruke gammelt system (SATS, Extens eller TP). Parallellkjøring vil ikke være aktu 3

4 (kun hvis det er behov for dette en kort periode til nytt SAS settes i produksjon), derfor må den første releasen ha mi funksjonalitet som ett av dagens system. Etter at felles utviklings-/tilpasningsprosjekt er gjennomført, og SAS er implementert i et pilotfylke, vil Vigo IKS in avtale med leverandør om tilpasning og implementering i fylkene(kan bestå av flere avrop). Avropet gjøres gjennom rammeavtalen. Vi nevner for ordens skyld at de eksisterende skolesystemene etterhvert fases ut. Implementeringsprosjektet vil ledes av et sentralstyrt prosjekt som Vigo IKS eier. Prosjektteamet vil blant annet bes fagressurser fra fylkene, og vil ha ansvaret for å styre leverandørenes leveranseprosjekt, samt bistå fylkeskommunen lokal innføring. Hvert fylke må i tillegg etablere et lokalt mottaksprosjekt. Vigo IKS, sammen med innleid konsulent Ernst & Young, holder for tiden på med konkurransepreget dialog med leverandørene som er med i anbudskonkurransen. Det er derfor svært viktig for oss for å kunne gjennomføre anskaffelsen, at hver enkelt fylkeskommune/oslo kommu skriver under på et vedtak angående avrop mot rammeavtalen Vigo IKS inngår med den leverandøren som velges. Hver fylkeskommune/oslo kommune må forplikte seg til å implementere systemet etter godkjent tidsplan for innfør Styringsgruppen for nytt SAS, som blant annet består av styret for Vigo IKS, godkjenner tidsplanen i samarbeid med enkelte fylkeskommune/oslo kommune. Vigo IKS ønsker at de fylkeskommune/oslo kommune som ikke har vedtatt innkjøp og drift av nytt felles skoleadministrativt system SAS, gjør dette snarest. Forslag til vedtak; Fylkeskommunen/Oslo kommune vil delta i innkjøp og drift av felles skoleadministrativt system, SAS, organisert gjennom VIGO IKS. Fylkeskommunen/Oslo kommune forplikter seg til å implementere SAS et etter en tidsplan, godkjent av styringsgruppen. Vigo IKS ber på vegne av Representantskapet og styret om å få tilsendt vedtaket fra den enkelte fylkeskommune/os kommune. Vi ber om tilbakemelding innen til 15. juni. Arly Hauge Styreleder Vigo IKS Brynjulf Bøen Daglig leder Vigo IKS 4

5 Nytt SAS - Investeringskostnader 2014 Fylke Elevtall Prosentfylke Investeringskostnader SAS Akershus ,67 kr ,00 Oslo (kun vgo) 9,49 kr ,00 Hordaland ,49 kr ,00 Rogaland ,22 kr ,00 Sør-Trøndelag ,71 kr ,00 Østfold ,63 kr ,00 Nordland ,51 kr ,00 Møre & Romsdal ,28 kr ,00 Vestfold ,09 kr ,00 Buskerud ,98 kr ,00 Vest-Agder ,14 kr ,00 Oppland ,77 kr ,00 Hedmark ,72 kr ,00 Troms ,54 kr ,00 Telemark ,52 kr ,00 Nord-Trøndelag ,94 kr ,00 Sogn & Fjordane ,31 kr ,00 Aust-Agder ,32 kr ,00 Finnmark ,67 kr ,00 (I tillegg grunnskole og aktivitets moduler) Sum kr ,00 5

6 6