FLV (Innherred Samkommune) - IKT

Transkript

1 FLV (Innherred Samkommune) - IKT Referat fra forberedende møte i IKT-gruppa 26/ kl på Levanger Øystein Lunnan,Ove Haugrud, Svein Børresen, Torbjørn Olsen, Håvard Heistad Møtet var en restart på IKT- arbeidet i samkommunen, og kom med forslag på revidert mandat og bemanning. 1. Justering, vedlikehold av mandat. Mandatet nå er: NB! FLV-kommunene er endra til Innherred Samkommune Mandat: Forprosjektet skal utarbeide forslag til gjennomføring av felles IKT-strategi for Innherred Samkommune(pluss ev. Inderøy). Forslaga skal være så konkrete at de ikke trenger mer utredning før gjennomføring. Prosjektet skal spesielt fokusere på: 1. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov og driftsutgifter for en felles IKTinfrastruktur mellom Innherred Samkommune 2. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov, bemanning/organisering og driftsutgifter for en felles IKT-driftsorganisasjon for Innherred Samkommune 3. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov, organisering og driftsutgifter for felles administrative løsninger for Innherred Samkommune 4. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov, organisering og driftsutgifter for de mest aktuelle felles fag-/tjenesteorienterte løsningene for Innherred Samkommune 5. Gi en vurdering av hvilken risiko og kritiske suksessfaktorer det er i et interkommunalt IKT-samarbeid 6. Gi en samlet anbefaling for utvikling av felles anskaffelse, drift og løsninger innenfor IKT-området framover i Innherred Samkommune inkl. valg av organisasjonsform og bestiller-/avregningsmodeller 7. Utarbeide et sammendrag over investeringer og driftsutgifter for realisering av samarbeidet 8. Utarbeide en tidsplan for gjennomføring Spesielle premisser Spesielle krav til organisering Ansvar: Frist: Ressurser: Forprosjektet må levere grunnlag så snart at det kan innarbeides i budsjett for Liten prosjektgruppe med leder og en nøkkelrepresentant fra hver kommune. Tillitsvalgte må med i gruppene. Ekstern konsulent må gjøre store deler av arbeidet. Undergrupper settes ned for Infrastruktur og organisasjon Administrative systemer Bestiler / avregningsmodeller Hovedkonklusjoner drøftes underveis med en bredere sammensatt referansegruppe. Levanger kommune Foreløpig resultat klart til Sluttrapport klar innen Kommunene dekker selv sine utgifter. Det er søkt om støtte til innleie av konsulent. Det er vedtak i styringsgruppa om organisering: Avstemning i Styringsgruppe FLV prosjektet : Styringsgruppa fattet enstemmig følgende vedtak: Øystein Lunnan oppnevnes som prosjektleder Prosjektgruppa består av 6 (7) personer: 3 It-ledere 1 Fagforeningsrep fra Verdal eller Levanger 1 Økonomi fra Frosta kommune 1 saksbehandler fra Verdal eller Levanger 1 representant fra Inderøy Prosjektgruppa bearbeider forslaget til mandat fra Forstudien. Det legges fram for styringsgruppa i neste møte. Prosjektgruppa overlates å sette sammen arbeidsgruppene

2 Møtet 2603 kom med dette endringsforslaget: endra mandat: Mandat: Forprosjektet skal utarbeide forslag til gjennomføring av felles IKT-strategi for Innherred Samkommune Forslaga skal være så konkrete at de ikke trenger mer utredning før gjennomføring. Prosjektet skal spesielt fokusere på: 1. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov, organisering og driftsutgifter for felles administrative løsninger for Innherred Samkommune, dvs økonomi, personal, lønn. 2. Foreslå løsning, inkl investering, organisering og drift for felles saksbehandlingssystem (inkl arkiv e NOARK) for samkommunen. 3. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov og driftsutgifter for en felles IKT-infrastruktur mellom Innherred Samkommune Infrastruktur deles i 3 a.linjer, linjeleie og 3.b serverpark, drift av servere 4. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov, bemanning/organisering og driftsutgifter for en felles IKT-driftsorganisasjon for Innherred Samkommune 5. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov, organisering og driftsutgifter for de mest aktuelle felles fag-/tjenesteorienterte løsningene for Innherred Samkommune 6. Gi en vurdering av hvilken risiko og kritiske suksessfaktorer for IKT-sektoren i samkommunen. 7. Gi en samlet anbefaling for utvikling av felles anskaffelse, drift og løsninger innenfor IKTområdet framover i Innherred Samkommune inkl. valg av organisasjonsform og bestiller- /avregningsmodeller 8. Utarbeide et sammendrag over investeringer og driftsutgifter for realisering av samarbeidet 9. Utarbeide en tidsplan for gjennomføring Spesielle premisser Spesielle krav til organisering Utredningene skjer hovedsakelig i undergrupper og samordnes i prosjektgruppa. Liten prosjektgruppe med leder og en nøkkelrepresentant fra hver kommune. Tillitsvalgte må med i gruppene. Undergrupper settes ned for Infrastruktur og organisasjon Administrative systemer 2 av 6

3 Ansvar: Bestiller / avregningsmodeller Levanger kommune Frist: Pkt 1. leveres av undergruppe økonomi pr 1/ for at beslutning kan tas slik at en kan være operativ på nytt øk. og pers/lønn system fra Rådmenn tar beslutning. Pkt 3 a linjer, linjeleie leveres beslutningsgrunnlag pr 15/8 for beslutning ved rådmenn av tekniske grunner Pkt 4 settes i gang slik at beslutningsgrunnlag leveres 1/ og beslutning kan tas før 1/ Pkt 2 og 3 (b. Servere drift av serverpark) settes i gang slik at beslutningsgrunnlag leveres 1/ og beslutning kan tas før 1/1 04. Sluttrapporten ellers skal være levert innen 1/ Ressurser: Kommunene dekker selv sine utgifter. Øvrige kostnader avtales spesielt med Prosjektansvarlig. Prosjektgruppe. Hovedgruppe Økonomi Sak/arkiv Ikke bemanna; Bestiller/avregning Ikke bemanna Øystein Lunnan. Prosjektleder Torbjørn Olsen, Levanger kommune Ove Haugrud, Verdal kommune Svein Børresen Frosta Kommune Håvard Heistad, tillitsvalgt Trond Selseth, Verdal Kommune Meier Hallan, Levanger kommune Bjørg Kringen, Frosta Kommune Direkte ansvar for organisasjon / infrastruktur, bidragsytere/ressurs for økonomi, sak/arkiv. Bruker ad hoc grupper for å vurdere anbud. Rapporterer direkte til rådmenn 1. Bakgrunn for pkt 3.a er at kommunene må gjøre dette uansett i løpet avåret fordi avtaler om linjer går ut, og for å vurdere ny teknologi i forhold til samband. 2. Gruppa foreslår at rådmenn vurderer hvilke moment innafor feltet som trenger politisk sluttbehandling. Vi vurderer det slik at for de tekniske sidene er ikke dette nødvendig. For pkt om organisering kan det være grunnlag for vurdering om den generelle samkommunediskusjonen er dekkende eller om det er riktig å lage egen politisk sak om det. 3. Gruppa vil samles 9/4, og vil da etter at saka er behandla i styringsgruppa, sette ned undergrupper for sak/arkiv og for bestiller/avregning etter mal av hovedgruppa med en liten gruppe med tillitsvalgt som får bruke resten av organisasjonen som ad hoc grupper når det trengs. Foreløpig vurdering er at det vil være naturlig å lage anbudsrunde også for dette området. 4. Med så stor vekt på undergruppene, og ansvar for infrastruktur og organisasjon lagt til hovedgruppa ser ikke gruppa behov for å ta inn nye medlemmer, og vil drøfte med styringsgruppa om når vi restarter 9/4, skal vi da holde oss til opprinnelig bemanning med medlemmer fra kommunene i tillegg til IKTsjefene, eller skal vi stramme inn gruppa som vist ovafor. 3 av 6

4 OBS. NYTT INNSPILL ETTER MØTET Etter møtet, i diskusjon med John Ragnar Sæther og Ola Stene, har en alternativ modell kommet opp. Kortversjonen er at en oppretter tre likestilte grupper, en for øk/ad system, en for sak/arkiv system og en for IKT, med vekt på infrastruktur og organisasjon. En kan tenke seg at gruppene ikke har overbygning, rapporterer direkte til rådmenn, men har som premiss at de skal samarbeide tett der det er naturlig og bruke hver andres kompetanse for å finne riktig resultat. Organisasjonskartet kan da se slik ut: Prosjektansvarlig John R. Sæther Prosjektleder Øystein Lunnan IKT -gruppe Ove Haugerud Torbjørn Olsen Svein Børresen Tillitsvalgt Øk/Ad -gruppe Trond Selseth Meier Hallan Bjørn Bjørg Kringen Tillitsvalgt Sak/Akriv Sak/Arkiv -gruppe Medl. Reidun Levanger Johansen Medl. Eystein Verdal Ness Medl. Per Helge Frosta Genberg Tillitsvalgt Mandatet ovafor må da bli fordelt på gruppene. Mandat IKT: 1. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov og driftsutgifter for en felles IKT-infrastruktur mellom Innherred Samkommune Infrastruktur deles i a.linjer, linjeleie og.b serverpark, drift av servere 2. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov, bemanning/organisering og driftsutgifter for en felles IKT-driftsorganisasjon for Innherred Samkommune 3. Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov, organisering og driftsutgifter for de mest aktuelle felles fag-/tjenesteorienterte løsningene for Innherred Samkommune 4 av 6

5 4. Gi en vurdering av hvilken risiko og kritiske suksessfaktorer for IKT-sektoren i samkommunen. 5. Gi en samlet anbefaling for utvikling av felles anskaffelse, drift og løsninger innenfor IKT-området framover i Innherred Samkommune inkl. valg av organisasjonsform og bestiller-/avregningsmodeller 6. Utarbeide et sammendrag over investeringer og driftsutgifter for realisering av samarbeidet Mandat ØK-AD gruppe: Foreslå løsning, inkl. investeringsbehov, organisering og driftsutgifter for felles administrative løsninger for Innherred Samkommune, dvs økonomi, personal, lønn. Forslag fremmes for rådmenn mai2003. Foreslå løsning for organisering av driftsorganisasjon for økonomi ( med innfordring med mer), lønn og personal i Innherred Samkommune. Forslag fremmes for rådmenn oktober Mandat Sak/arkiv gruppe. Foreslå løsning, inkl investeringsbehov, organisering og driftsutgifter for felles saksbehandlingssystem for Innherred Samkommune. Skisser opplæringsbehov og opplæringsplan for innføringa. Foreslå tidsplan for innføring. Forslag fremmes for rådmenn før 1/ Premisser for alle gruppene er at det skal nyttes ad hoc grupper for å involvere de faggruppene i kommunene som er relevante for oppgavene. Skisse fra øk/ad gruppa som viser hvordan bemanning etc i undergrupper ad hoc kan være. FROSTA LEVANGER VERDAL Styringsgruppe Sylvi Hopland Ola Stene Rudolf Holmvik Prosjektgruppe Ingolf Hovstein Meier Hallan Trond Selseth Bjørg Kringen Faggrupper 1.Fakturering/kunder Sissel Aasbjørg Per Erik Garli Randi Bjørvik 28/4 a.m 29/4 p.m 2.Regnskap/leverandører Sissel Aasbjørg Ingjar Eggen Åse Holmen 28/4 p.m 29/4 a.m 3.Budsjett/rapportering/spørring Ingolf Hovstein Meier Hallan Asgeir Tromsdal 5 av 6

6 Bjørg Kringen Arnstein Kjeldsen Randi Segtnan 30/4 a.m 28/4 a.m 4.Lønn/personal Liv Moksnes Øystein Sende Jarbjørg Storhaug Tove Rolseth Bratsvedal Dagrun Moan Ola Skavhaug Elin Aune 30/4 p.m 28/4 p.m 5.Skatt/innfordring Harry Reitan Harald Bakken Rolf Baglo 6.IKT Svein Børresen Torbjørn Olsen Trond Selseth Ove Haugsrud ledere i de forskjellige grupper med uthevet skriftstype forslag til møtetidspunkter 6 av 6