Kommunikasjonsstrategi kommunereformen

Transkript

1 Kommunikasjonsstrategi kommunereformen Fet kommune og Skedsmo kommune 2. mai 2016

2 Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn Mandat Målgrupper Suksesskriterier Kanaler: Roller og ansvar Fokusområder for kommunikasjon Tiltak og aktiviteter... 6 Vedlegg 1: Kommunikasjonstiltak... 7 Kommunikasjonsstrategi kommunereformen Fet og Skedsmo 2

3 1. Bakgrunn Fet og Skedsmo har vedtatt å starte forhandlingen om en eventuell kommunesammenslåing. De to kommunene skal sammen arbeide fram et grunnlag for sammenslåing som skal politisk behandles i de respektive kommunestyrene i juni Som en del av det politiske beslutningsgrunnlaget skal det gjennomføres en rådgivende folkeavstemning 30. mai. 2. Mandat Kommunikasjonsstrategien skal sikre informasjon til innbyggere, næringsliv, lag og organisasjoner i forbindelse med folkeavstemningen og prosessen generelt. Den skal også sikre innbyggerinvolvering. Gruppen skal være virksom frem til spørsmålet om kommunesammenslåing er avklart. Gruppen består av kommunikasjonsrådgiverne fra Fet og Skedsmo. 3. Mål Bidra til at folkevalgte får et best mulig beslutningsgrunnlag for sitt vedtak gjennom å stimulere til høy valgdeltakelse om kommunesammenslåing. Stimulere til dialog. Sikre at sentrale demokratiske prinsipper blir ivaretatt: åpenhet, innsyn og demokratisk medvirkning. Lage en strategi og strukturert plan for å ivareta innbyggernes og næringslivets behov for informasjon. 3.1 Strategipunkter for å nå målene Synliggjøre bakgrunn for spørsmålet om kommunesammenslåing. Synliggjøre kommunens ansvar, muligheter og begrensninger rundt tjenesteyting, myndighetsutøvelse, samfunnsutvikling og demokratisk arena. Søke samarbeid med lokal media for å sikre mest mulig informasjon om prosessen. Gi praktisk informasjon om den rådgivende folkeavstemningen. Kommunikasjonsstrategi kommunereformen Fet og Skedsmo 3

4 4. Målgrupper Innbyggere som er stemmeberettiget. Barn og unge under stemmeberettiget alder Næringsliv Frivillige organisasjoner Egne ansatte Politikere/sentrale myndigheter på nasjonalt nivå Regionale myndigheter 4.1 Målgruppeanalyse Innbyggere: Viktig å skape engasjement i det brede lag av befolkningen. Opptatt av hva dette betyr for meg i hverdagen. Frivillige organisasjoner: Opptatt av å beholde tilbud i nærområdet. Ansatte/tillitsvalgte: Opptatt av sin egen jobb og ny arbeidshverdag. Tillitsvalgte ønsker ryddige prosesser. Politikere: Bærere av argumentet rundt sammenslåing. 5. Suksesskriterier Eksterne: Informasjon og dialog som fører til at målgruppene opplever at de har et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for å stemme for eller mot en kommunesammenslåing. Skape god dialog der målgruppene har mulighet til å ytre seg. Samspill mellom kommunikasjonsteam og styringsgruppe: For å kunne utarbeide gode budskap og lykkes med informasjonsarbeidet er tidlig tilgang på informasjon og forståelse for bakgrunn og argumentasjon i det som skal løftes frem, avgjørende. All informasjon blir formidlet i et klart og forståelig språk. Kommunikasjonsgruppen må samarbeide nært med rådmennene. Kommunikasjonsstrategi kommunereformen Fet og Skedsmo 4

5 6. Kanaler Kanal Målgruppe Funksjon Dialog Info Egne nettsider Alle Faktainformasjon Egne sosiale medier Alle Faktainformasjon, dialog Aviser Alle Annonsering, debatt, Dialogmøter/ Folkemøter/ Paneldebatter Alle Synliggjøre argumentasjon/ dialog Post Alle Brosjyre Kommunens eget intranet Info.møter, -brev og dialogmøter Ansatte Ansatte Informasjon til egne ansatte Informasjon til egne ansatte 7. Roller og ansvar Politisk ansvar Ved slutten av arrangerte samlinger besluttes hovedbudskap eller signaler fra møtet, som foreslås formidlet til media. Kommunikasjonsarbeidet skal være en fast post ved hvert møte i forhandlingsutvalget. Administrativt ansvar Rådmennene har et overordnet kommunikasjonsansvar. Kommunikasjonsgruppen Kommunikasjonsgruppen har ansvaret for å iverksette tiltak etter planen, samt gi råd i spørsmål som måtte dukke opp i prosessen. Kommunikasjonsgruppen skal sørge for å holde servicetorgene oppdatert om status og informasjon fra prosjektet i de kommuner som har servicetorg. Kommunikasjonsstrategi kommunereformen Fet og Skedsmo 5

6 8. Fokusområder for kommunikasjon En ny kommune etableres med sikte pa a styrke lokalsamfunnsutviklingen og områdets strategiske posisjon i hovedstadsregionen. Den nye kommunen vil legge vekt pa urban utbygging i Lillestrøm, mens tettstedene ellers i kommunene skal utvikle seg til større tettsteder. Slik sett vil ogsa den nye kommunen fremme vekst foran vern i knutepunktene, mens vern skal settes foran vekst og grøntstrukturen skal beholdes ellers i kommunen. Den nye kommunen skal sikre økonomisk soliditet og styrking av de 4 rollene som en kommune skal ivareta: Tjenesteyting, myndighetsutøvelse, samfunnsutvikler og demokratisk arena. 9. Tiltak og aktiviteter 1. Ordførerne utformer i samarbeid med kommunikasjonsrådgiverne, etter hver forhandlingsdag, uttalelser om de temaer som er forhandlet, slik at vi kan informere om dette. 2. Legge ut informasjon om kommunereformen og rådgivende folkeavstemning på egne nettsider/fb. 3. Søke samarbeid med lokalmedia, for å få mest mulig fokus på saken. 4. Avholde folkemøter /Dialogmøter/Kafedialog/Paneldebatter. 5. Produsere og distribuere informasjonsbrosjyre. 6. Avholde nettmøter 7. Internkommunikasjon for ansatte 8. Involvering av barn og unge gjennom BUKS 9. Annonsere den rådgivende folkeavstemningen i avisene 10. Fast informasjon fra forhandlingene Utfyllende beskrivelse av tiltak ligger som vedlegg til denne strategien Kommunikasjonsstrategi kommunereformen Fet og Skedsmo 6

7 Vedlegg 1: Kommunikasjonstiltak Tiltak 1: Forhandlingsutvalgene utarbeider korte kommunikasjonspunkter og fast informasjon fra forhandlingene Beskrivelse: Det er viktig med åpenhet og et felles budskap rundt forhandlingene. Etter hver forhandlingsdag utarbeider ordførerne en uttalelse i samarbeid med kommunikasjonsrådgiverne Frist: Fortløpende under forhandlingene Ansvarlig: Forhandlingsutvalget i samarbeid med kommunikasjonsgruppe Tiltak 2: Informasjon på nettsiden Beskrivelse: Bruke egne temasider på nettsidene til Skedsmo og Fet. For å formidle informasjon fra prosessen. Ansvarlig: Kommunikasjonsgruppen. Tiltak 3: Etablere kontaktpunkter mot lokalmedia Beskrivelse: Søke samarbeid med ulike medier for å tilgang og mulighet til å bruke flest mulig kanaler, slik at vi får flere virkemidler for å synliggjøre prosessen og målet med den. Hensikt: Sørge for bredest mulig dekning av saken og uavhengig medier kan ivareta enkelt oppgaver som vi ikke like lett kan ivareta. Målgruppe: RB og Indre Akershus blad, samt Østlandssendingen Kanal: Avis og lokal-tv, bistand paneldebatter/folkemøter Ansvarlig: Kommunikasjonsgruppen Tiltak 4: Synliggjøre folkeavstemningen Beskrivelse: Synliggjøre folkeavstemning, stemmedato og spørsmålsstillinger for å sikre størst mulig oppslutning rundt den rådgivende folkeavstemningen, slik at resultatet blir mest mulig relevant for den den politiske prosess og behandling. Frist: Kontinuerlig Ansvarlig: Kommunikasjonsgruppen Kommunikasjonsstrategi kommunereformen Fet og Skedsmo 7

8 Tiltak 5: Avholde folkemøter/debattmøter Felles folkemøte for begge kommunene Fet kommune og Skedsmo kommune 25. mai Eventuelle møter i den enkelte kommune Fet kommune 12. mai Tiltak 6: Informasjonsbrosjyre Beskrivelse: Kommunikasjonsgruppen anser en felles brosjyre til alle husstander som den viktigste kanalen for å få ut spredd informasjon til flest mulig om folkeavstemningen. Sammen med bruk av de øvrige kanalene, samt tiltak og aktiviteter, vil dette gi best mulighet for å nå de ulike målgruppene. Brosjyren skal være felles for de to kommunene, og de to ordførerne skal opptre samlet. Frist: 19. mai i postkassen Ansvarlig: Kommunikasjonsgruppen Tiltak 7: Avholde nettmøter Beskrivelse: Det avholdes felles nettmøter for de to kommunene, der innbyggere kan stille spørsmål til ordførerne. Denne aktiviteten planlegges nært i forkant av folkeavstemningen for å bidra til å skape et beslutningsgrunnlag for innbyggerne og at forhandlingsresultatet er ferdig utformet. Nettmøtene bør arrangeres i samarbeid med for eksempel Romerikes blad/indre Akershus blad. Frist: Ansvarlig: Ordførerne Tiltak 8: Informasjon til ansatte Beskrivelse: I samarbeid med organisasjon- og personalavdelingen i kommunen utarbeides det informasjon om hva dette vil kunne ha si for den enkelte arbeidstaker og hvilket tidsperspektiv dette har. Forøvrig henvises det til den alminnelige informasjon som er tilgjengelig for alle vi nettsider, sosiale medier og brosjyrer. Hensikt: Skape forutsigbarhet i organisasjonen Frist: Kontinuerlig, ved viktige milepæler Ansvarlig: Rådmann/personalsjef i samarbeid med kommunikasjonsrådgiver Kommunikasjonsstrategi kommunereformen Fet og Skedsmo 8

9 Tiltak 9: Involvere barn og unge Beskrivelse: Fet kommune og Skedsmo kommune arrangerer felles BUKS-møte om kommunereformen. Hensikt: Informere de unge, få innspill til prosessen Frist: 12. mai kl , i Skedsmo rådhus Ansvarlig: Rådmennene Tiltak 10: Annonsering av rådgivende folkeavstemning Beskrivelse: Viktig å nå alle også nå de som ikke er på web, derfor anbefaler vi avisannonsering. Målgruppe: Alle innbyggerne Frist: 19. mai Ansvarlig: Kommunikasjonsgruppen Kommunikasjonsstrategi kommunereformen Fet og Skedsmo 9