Tiltaksplan. for prosjektet Indre Østfold kommune Askim Eidsberg Hobøl Spydeberg - Trøgstad

Transkript

1 Tiltaksplan for prosjektet Indre Østfold kommune 2020 Askim Eidsberg Hobøl Spydeberg - Trøgstad

2 Portaler prosjektportal Alle For å sikre at all informasjon om byggingen av den nye kommen er felles, tilgjengelig, entydig og samkjørt.. Dette vil også være ressursbesparende for alle som jobber med å spre informasjon om sammenslåingen. (kommunikasjonsteamet) Hovedtillitsvalgte Hovedverneomb. Det er etablert en felles portal som kommunene benytter. Den er bygget slik at ansatte og innbyggere enkelt kan finne den informasjonen de søker. Portalen skal være oppdatert til enhver tid: om prosjektet, møter, kalender, prosjekt/arbeidsgrupper, dokumenter og relevante lenker Ved å benytte en felles portal viser vi at kommunene står sammen i prosessen. «Hjertet i prosjektet det som ikke står der, finnes ikke» På alle sider (globalmeny) er det mulighet til å komme med forslag til prosjektet samt kontakte prosjektet, hovedtillitsvalgte, verneombud og kommunene. Portalen skal gi optimal tilgjengelighet samtidig som vi demonstrerer full åpenhet. Prosjektportalen bygges gradvis opp som den nye kommuens portal fra 2020 Kommunenes egne portaler Redaktører kommuner De etablerte kommuneportalene vil bestå fram mot sammenslåingen. De lenkes til prosjektportalen intranett Sikre lett tilgjengelig informasjon til alle ansatte også de uten pc. Lenkes til prosjektportalen Tilgjengelig på mobil og nettbrett

3 Apper Kommuneapp Alle som vil følge prosessen Sender ut varsel til de som har valgt kategorien for Den nye kommunen. De får varsel hver gang det kommet nytt på prosjektportalen Hver kommune har sin app hvor innbyggerne kan velge å følge kommunesammenslåingen. Den lenkes direkte til prosjektporten Sosiale medier Facebookside Alle Det er etablert en Facebookside for prosjektet. Her legges ut dialogtema som følgerne ønsker å kommentere; arrangementer, møter, forslag,spørsmål osv. Facebookside for ansatte Det etableres en åpen gruppe for ansatte på Facebook. Fordelene med å ha en slik gruppe er flere: Informasjonen når ut umiddelbart til alle medlemmer i gruppen. Medlemmene kan legge ut egne saker, kommentere, stille spørsmål og få svar. Vi bygger lagånd En gruppe som har samme fremtidige arbeidsgiver og som jobber mot samme, felles mål Her legges det ut saker som angår alle ansatte i kommunene. Det vil si vedtak i fellesnemnda, arrangementer,nyhetsbrev, nyansettelser osv. Dette er en gruppe der vi må bli invitert eller selv be om å bli medlem, men det foretas ingen streng sjekk av de som vil være med. Gruppen er derfor i prinsippet åpen for alle, men vi henstiller til medlemmene at de aksepterer at dette er en gruppe for ansatte i kommunene. Alle medlemmer av gruppen kan legge ut kommentarer og komme med spørsmål.

4 Sosiale medier Kommunenes Facebooksider Alle kommunene har etablert egne sider på Facebook. Meldinger som legges ut på en av disse sidene blir ikke automatisk spredt til alle følgere, men potensialet ligger der både til å nå følgerne og langt flere enn disse. målrettet annonsering Redaktører kommuner Kommunene har i utgangspunkt hver sine Facebooksider. Følgerne av disse sidene kan nok være overlappende. Så lenge alle kommunene har hver sine Facebooksider, er det viktig at kommunespesifikke saker i forbindelse med kommunesammenslåingen, publiseres der Aktuelle saker vil typisk være beslutninger som har betydning for innbyggerne. Innbyggerne kan også gi tilbakemelding, stille spørsmål, kommentere osv. Instagram Instagram er en bildedelingstjeneste med over en million brukere i Norge og stadig økende. Er særlig populært blant ungdom Lages for den nye kommunen, ikke i prosjektperioden Gjennom å bruke Instagram vil vi nå mange, særlig yngre innbyggere. Bidrar til å skape omdømme, entusiasme og bygge felles identitet.

5 Sosiale medier YouTubekanal Ingenting er mer populært på nett enn levende bilder og YouTube er verdens største videoplattform. Videoproduksjon er ressurskrevende og kommunal informasjon genererer erfaringsvis liten trafikk på YouTube Egenproduksjoner relatert til den nye kommunen. Korte intervjuer, opptak fra arrangementer, stemningsvideoer etc. legges ut og benyttes på Facebook. Utsendelser Internt Nyhetsbrev Det er etablert et eget nyhetsbrev til ansatte Nyhetsbrevet gir mulighet til å fremheve saker/tema så de blir mer synlige. Det er samtidig prosjektleders fremste direktekanal til ansatte. Ved behov, ca. 1x per mnd Prosjektleder og Nyhetsbrevet lages i Mailchimp. Legges ut på intranett (Innsiden). Nyhetsavis Alle Fremheve saker/tema så de blir mer synlige og er ordførerenes kanal til innbyggerne revurd eres til ultimo 2019 Nyhetsavisen lages som trykksak. Sendes ut til alle husstander mulig i samarbeid med næringslivet, lag og organisasjonerer. Legges ut på Innsiden

6 Aktivitet Målgruppe Formål/begrunnelse Tid Ansvarlig Beskrivelse Utsendelser Annonser Alle annonse Informasjon og løpende kunngjøringer Pressemeldinger Alle Lokalmediene som omtaler kommunesammenslåingen er Smaalenene og NRK Østfold Pressemeldinger bør også sendes ut nasjonalt ved større milepæler som kan være av interesse utenfor vår region Utgår Vi gjennomgår systematisk sakene som skal opp i fellesnemnda og kontakter media/sender ut pressemeldinger om de viktigste sakene i forkant av møtene. På den måten får vi bevisstgjort media på de sakene som skal opp til behandling. Pressemelding erstattes av faktaark som benyttes av de som skal snakke med lokalmedia samt servicetorgene. Markedsmateriell Rollup-bannere, plakater, give aways etc. med logo/budskap bidrar til å bevisstgjøre, synliggjøre og bygge merkevare Utgår Det produseres rollups og plakater som plasseres strategisk i kommunenes egne lokaler og i lokalsamfunnet. Vurdere fotovegg i borgertorgene i den nye kommunen. Arrangement Bli-kjentsamlinger Gjennom disse møtene spres viktig kunnskap om parallelle virksomheter, og ansatte som snart er kolleger, blir bedre kjent. Høst 2017 Ledere kommunene «Studieturer» hos hverandre for å bli bedre kjent med hverandre og hverandres måter å jobbe på. Aktivitet Målgruppe Formål/begrunnelse Tid Ansvarlig Beskrivelse

7 Arrangement Samlinger på kommune/ seksjons- og avdelingsnivå Sørge for at informasjon når helt fram til alle ledd, fram til der endringene faktisk vil finne sted. Leder gruppe, avdelings- og seksjons-ledere Noen beslutninger har større konsekvenser for enkelte grupper.. Det er avgjørende at disse blir fulgt opp lokalt i de virksomheter som faktisk blir berørt. Det vil derfor være behov for møter som kan være alt fra allmøter for alle i kommunen til samlinger med ansatte som jobber i en enkelt avdeling. Folkemøter/ informasjonsmøter Hensikten er å spre kunnskap, skape entusiasme og bygge omdømme. En «gammeldags» men fortsatt populært tiltak for å formidle og ha dialog med innbyggerne. Kont nemnda Når alt begynner å falle på plass utpå høsten 2019 er det være på tide med en skikkelig markering for innbyggerne. Her vil de få vite «alt» om hvordan den nye kommunen. Høy kulturell profil med innslag fra alle kommunene. Det vurderes om samlingen kjøres felles ett sted, en gang - eller om det legges opp til en «turné» med en samling i hver kommune. Ambassadør Personlige, positive møter mellom ansatte kan bidra til gode prosesser i en organisasjon. De representerer 10% av befolkningen. HTV og VO Sammen med tillitsvalgte og verneombud inspireres ansatte som kan informere om byggingen av en ny kommune ute i virksomhetene.