Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda

Transkript

1 Saksnr.: 2018/19 Løpenr.: 379/2018 Klassering: 033 Saksbehandler: Roy Freddy Andersen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda Nytt fylkesvåpen og visuell profil fremdrift og prosess Forslag til vedtak 1. P1 bes igangsette en prosess med å få fram gode forslag og innspill til fylkesvåpen for Viken fylkeskommune. Endelig forslag til fylkesvåpen i prioritert rekkefølge legges fram for fellesnemnda. 2. Arbeidet med fylkesvåpen følger framdriftsplanen som ligger i denne saken. 20. august 2018 Harald Horne hovedprosjektleder for Viken fylkeskommune Bakgrunn for saken I mandatet til P1 heter det: «Arbeidsgruppen skal utvikle visjon, overordnede mål, verdier og symboler for Viken fylkeskommune. Dette skal gi uttrykk for hvilke ambisjoner Viken fylkeskommune har for sin rolle som samfunnsutvikler, tjenesteleverandør, arbeidsgiver og tilrettelegger for demokratiske prosesser.» Viken fylkeskommune skal ha et fylkesvåpen fra Fylkesvåpenet er et viktig symbol og identitetsbygger både for ansatte og innbyggere. Det skal synliggjøres på alt fra digitale flater, saksfremlegg og brevark, til skilting på bygninger og symbol på fylkesordførerkjedet. Prosessen frem til endelige resultat er viktig. Den krever involvering og engasjement, forankring og ikke minst faglig kvalitetssikring.

2 Fakta Fra 1. januar 2018 trådte et nytt regelverk om kommune- og fylkesvåpen i kraft. I motsetning til tidligere, hvor det var statlige godkjenningsordninger for kommune- og fylkesvåpen, er det nå kommunestyret og fylkestinget som selv vedtar våpen. Dette skal derfor ikke lenger godkjennes av Kongen i statsråd. Endringen er tatt inn i Kommuneloven 3, pkt. 6: "Kommunestyret selv fatter vedtak om kommunevåpen og kommuneflagg. Fylkestinget selv fatter vedtak om fylkesvåpen og fylkesflagg. Kommunale og fylkeskommunale våpen og flagg skal ikke være egnet til å forveksles med eksisterende kommunale eller fylkeskommunale våpen eller flagg, eller annet tegn omfattet av straffeloven 165 bokstav b og 166, et statsflagg, eller noe som er egnet til å oppfattes som slikt tegn eller flagg. Kommunen og fylkeskommunen skal uten ugrunnet opphold sende vedtatte våpen og flagg til Arkivverket. Arkivverket skal publisere våpen og flagg uten ugrunnet opphold. Departementet kan gi forskrift om innsendingen og publiseringen." Med lovendringen og i lys av kommune- og regionreformen, har regjeringen på sin hjemmeside lagt ut informasjon til kommuner og fylkeskommuner som skal vedta nytt kommune- eller fylkesvåpen. Der står det blant annet: - "Kommunevåpen og kommuneflagg skal brukes i lang tid framover, i motsetning til logoer og andre kjennetegn som ofte fornyes med jevne mellomrom. I forarbeidene til loven understreker departementet verdien av våpen og flagg av god kvalitet, og oppfordrer kommuner og fylkeskommuner til å benytte seg av kompetente rådgivere og ha et langsiktig perspektiv. - For å unngå forveksling med eksisterende kommunale eller fylkeskommunale våpen eller flagg, har Arkivverket opprettet en oversikt på sine nettsider som kommuner og fylkeskommuner oppfordres til å orientere seg i før vedtaket. - For å unngå forveksling med eksisterende varemerker eller design oppfordres kommunene til å henvende seg til Patentstyret i god tid før vedtak, slik at Patentstyret kan gjøre en forundersøkelse av våpen og flagg. - Kommunene må også sørge for at det gjøres en vurdering av faren for forveksling med norsk eller utenlandsk offentlig våpen eller internasjonale kjennetegn som er vernet av straffeloven 165 bokstav b og 166." Det er videre i informasjonen fra regjeringen presisert at kommuner og fylkeskommuner som er i prosess med sammenslåing kan velge forskjellige framgangsmåter ved fastsetting av våpen og flagg: 1. "Videreføre en av kommunenes flagg eller våpen. Det eneste kravet vil være å gi Arkivverket beskjed om at et gjeldende våpen skal videreføres som felles våpen for ny kommune eller fylkeskommune. 2. Det er ikke nødvendig at nye kommunale og fylkeskommunale flagg og våpen er klare fra første dag etter sammenslåingen ettersom det ikke er noe regelverk som pålegger kommuner 2

3 og fylkeskommuner å ha våpen eller flagg. Det er derfor mulig for kommunene å bruke god tid til å fastsette nytt våpen og flagg. 3. Dersom det er ønskelig å fastsette nytt våpen og flagg før ikrafttredelse av ny kommune, kan eksisterende kommunestyrer treffe likelydende vedtak. Før vedtak treffes er det viktig at kommunene setter av tid til å orientere seg i Arkivverkets oversikt over eksisterende kommunevåpen og foretar forundersøkelse hos Patentstyret. Etter vedtak i kommunestyrene må det sørges for felles innsending til Arkivverket. Fellesnemnda har ikke kompetanse til å vedta flagg eller våpen." Kommunevåpen/fylkesvåpen skal brukes i lang tid framover, i motsetning til logoer og andre kjennetegn som ofte fornyes med jevne mellomrom. I forarbeidene til loven understreker departementet verdien av våpen og flagg av god kvalitet, og oppfordrer kommuner og fylkeskommuner til å benytte seg av kompetente rådgivere og ha et langsiktig perspektiv. Vurdering Med de nye lovendringene som trådte i kraft i år, er det fylkestingene selv som fatter vedtak om fylkesvåpen. Ettersom fylkesvåpen er viktig for identiteten til den nye fylkeskommunen Viken, er det viktig å komme i gang med en prosess som munner ut i forslag og tilrådning til valg av fylkesvåpen. Det anses ikke som en god løsning å utsette beslutningen om fylkesvåpen til den nye fylkeskommunen er konstituert. Fylkesvåpenet er en identitetsmarkør for både ansatte og innbyggere. Veien fram mot fylkesvåpen kan brukes til å skape engasjement rundt den nye fylkeskommunen. Retningslinjene gir åpning for å fortsette med ett av de eksisterende fylkesvåpnene, men politisk arbeidsgruppe 1 går ikke inn for en slik løsning. Erfaringer fra andre sammenslåingsprosesser Det er mulig å se til andre sammenslåingsprosesser for å hente erfaringer og ideer om hvordan det er jobbet med å få fram forslag til fylkesvåpen. Som eneste fylkeskommune vedtok fylkestingene i Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag å beholde Nord-Trøndelags fylkesvåpen i den nye Trøndelag fylkeskommune. Agder, Vestland og Innlandet fylkeskommuner utarbeider nye fylkesvåpen. Per dags dato er det kun Agder fylkeskommune som har vedtatt nytt fylkesvåpen. Prosessene er ulike i omfang og tiltak, men har noen sentrale fellesnevnere: Innbyggerinvolvering: Utarbeidelse av fylkesvåpen gir en mulighet til å skape engasjement og gi informasjon om regionreformen og etableringen av nye fylkeskommuner fra Erfaringer viser at det også engasjerer alt fra lokalpolitikere og historikere til unge og eldre innbyggere i dagens fylker. Innbyggerne inviteres til å være med å sende inn forslag til nytt fylkesvåpen ut i fra noen gitte kriterier og historisk bakteppe. 3

4 En direkte invitasjon sendes til elevene i de videregående skolene, slik at morgendagens innbyggere kan være med å gi sine innspill til hvordan det nye fylkesvåpenet skal være. Informasjon og invitasjon om prosessene foregår primært gjennom fylkeskommunenes sosiale medier, i pressemeldinger og direkte henvendelser til valgte målgrupper. Når innbyggerne har gitt sine bidrag og juryen har valgt ut de beste publikumsbidragene, inviteres det til en byråkonkurranse. Vinnerutkastene fra innbyggerne skal være utgangspunkt og inspirasjon for byråenes forslag til fylkesvåpen. Grafisk- og kommunikasjonsfaglig kompetanse er viktig faglig bistand i prosessene. For ytterligere informasjon om prosessene, se; Vestland Innland Agder Forslag til prosess med fremdriftsplan. Arbeidet med å utarbeide et fylkesvåpen skal skape engasjement, involvere bredt og være faglig kvalitetssikret. Politisk arbeidsgruppe 1 legger dette til grunn for prosessen med fylkesvåpen: Målgrupper er i utgangspunktet alle innbyggerne i Viken. I tillegg inviteres spesielt de videregående skolene og høgskolene/universitetene i fylkene. Det legges først opp til en åpen konkurranse mot innbyggerne. Vinnerutkastene fra innbyggerne er utgangspunkt og inspirasjon for videre og avsluttende bearbeiding og utforming av fylkesvåpen. Dette skal utføres av et kommunikasjons-/designbyrå. Det er de eksisterende rammeavtalene med kommunikasjonsbyråer i de tre fylkeskommunene som skal brukes i byråkonkurransen. Det blir utlyst en minikonkurranse mellom disse der ett byrå til slutt blir valgt ut. Etter åpen konkurranse, gjør P1 en vurdering av alle de innkomne forslagene. De velger så inntil ti forslag som videresendes til byrået til foredling. Til slutt velges det ut maks tre forslag som legges frem for fellesnemnda. P1 er jury for begge konkurransene. Noen kriterier/utgangspunkt for utarbeidelse av fylkesvåpen: Ide og konsept (begrunnelse) skal vektlegges, ikke bare skissene. Ta hensyn til heraldiske prinsipper Uttrykket må gjerne være moderne og fremtidsrettet. Det bør eventuelt også kunne brukes i en logo. Forslagene som sendes inn skal begrunnes skriftlig. Skjoldfasong skal være tradisjonell, eventuelle andre valg må begrunnes. 4

5 Motivet må representere den nye fylkeskommunen på en god måte. Motivet kan hente inspirasjon i geografi, flora, fauna eller historie, men også mulighet/fremtidsbilde. Skjoldflaten bør fylles ut godt. Motivet bør være tydelig, fungere godt både på avstand og i lite format. Det Xbrukes maks tre farger. Fargene må ha god kontrast til hverandre, gjengis rene og klare uten nyanser og sjatteringer. Endelige kriterier og tekst til publikum vil bli utarbeidet og behandlet i P1. Prosess/tentativ tidsplan: Når September 2018 Desember 2018 Februar 2019 Februar/mars/april 2019 Hva Det utlyses konkurranse til publikum. Spesiell invitasjon til videregående skoler og høgskoler. Forslagene som sendes inn må begrunnes skriftlig. Administrasjonen med grafisk fagkompetanse gjennomgår alle innkomne forslag, gjør en grovsortering og velger ut forslag. Disse legges fram for P1, som i tillegg får tilgang til samtlige innkomne forslag. P1 reduserer forslagene til inntil 10. Disse premieres som «vinnere». De utvalgte forslagene sendes til byråer med rammeavtale. Forslagene brukes som inspirasjon og utgangspunkt til å utvikle inntil 6 forslag til fylkesvåpen. P1 velger til slutt ut de 2-3 forslagene som skal legges frem for vedtak i fellesnemnda. Forslag til fylkesvåpen legges frem for fellesnemnda, i prioritert rekkefølge. Fylkestingene i Akershus, Buskerud og Østfold vedtar formelt fylkesvåpen for Viken fylkeskommune 5