Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda

Transkript

1 Saksnr.: 2018/257 Løpenr.: 2356/2019 Klassering: 034 Saksbehandler: Jørn Reinert Werner Haabeth/Thore Desserud Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda Nye arbeidsformer - Status og videre framdrift Vedlegg 1 Plan for brukermedvirkning Utrykte vedlegg: * Forslag til vedtak 1 Fellesnemnda tar saken til orientering 2 Hovedprosjektleder vurderer nærmere hvordan det videre arbeidet med nye arbeidsformer og arbeidsplasskonsept kan videreføres og organiseres dato Harald Horne hovedprosjektleder for Viken fylkeskommune Bakgrunn for saken I Sak 4/19 ble det lagt til grunn at fellesnemnda ville få en ny sak knyttet til midlertidige arbeidsplasser mv. i møtene i mai og juni. Fellesnemnda ble i sak (PS64/19 ) orienterte om arbeidet i A12 - Nye arbeidsformer knyttet til kortsiktige utfordringer i forbindelse med etableringen av en ny organisasjon (plassering av avdeling for infrastruktur, bruk av fylkeshusene i Drammen og Sarpsborg, herunder tilrettelegging for nødvendig fleksibilitet, samt ombygging og justeringer av arbeidsplasser på fylkeshuset på galleriet). I saken ble det varslet at tema knyttet til et mer langsiktig perspektiv hvor også nytt hovedkontor og langsiktig bruk i Sarpsborg inngår, vil legges frem for fellesnemndas møte i juni. Denne saken skulle også inkludere en oppfølging av

2 vedtakspunkt 3 i PS 4/19: Fellesnemnda ber om en sak som synliggjør mulighetene for å legge en del av de fylkeskommunale arbeidsplassene til distriktene. Saken bør tydelig vise hva slags arbeidsplasser som kan være aktuelle for en desentralisering, hva som skal til for å få det til både praktisk og kompetansemessig, og hva slags områder og steder som har kompetanse og mulighet til å ta imot slike arbeidsplasser Dette er en oppfølging av denne saken, og er en orientering om utført arbeid så langt. Fakta Fellesnemnda ble i sitt møte 2 mai d.å. gitt en orientering om arbeidet som er utført i forbindelse med ombygginger og tilpasninger knyttet til å skape rom for administrativ og politisk ledelse på Galleriet. I den samme saken ble det også redegjort for foreløpige planer og tiltak utført på fylkeshuset i Sarpsborg og i Drammen. Det ble videre skissert mulige løsninger for plassering av ansatte fra Statens vegvesen/område infrastruktur. Selv om det totale antall personer som vil bli overført fra Statens vegvesen i hovedsak er klart, er det en utfordring at det fortsatt ikke er avklart hvor mange som vil bli overført i de ulike geografiske områdene. Uten at lokaliteter er endelig avklart, er det likevel sannsynlig at ansatte vil bli lokalisert i Drammen, Moss og Oslo. Det pågår dialog med Statens vegvesen om saken. Det ble videre henvist til fellesnemndas møte 13. juni for en orientering om alternative/nye arbeidsformer, fleksible arbeidsplasser, muligheter som ligger i bruk av ny teknologi, og synliggjøring av mulighetene for å legge fylkeskommunale arbeidsplasser til distriktene, jf. pkt. 3 i vedtaket i PS 4/19. Gjennom A12 Nye arbeidsformer ble ekstern konsulent valgt etter anbudsforespørsel til tre ulike firmaer, der konklusjonen etter evaluering endte på Tegn_3. Arbeidet med Tegn_3 startet opp i uke 15. I denne perioden er det igangsatt et arbeid med å innhente kunnskap og analysere dagens bruk og behov av kontorfasiliteter i de tre fylkeskommunene (analysefase), det er videre arbeidet frem en plan for den videre prosessen. I dette ligger blant annet en plan for medvirkning. Analysefasen skal gi en dypere forståelse av dagens og fremtidens behov og muligheter, herunder mål og visjoner for Viken fylkeskommune som arbeidsplass, knyttet til utforming, geografisk spredning og organisering. De strategiske valgene tuftes på overordnede visjoner, mål og verdier for virksomheten På sitt møte 7. februar 2019 vedtok fellesnemnda at Vikens nye hovedkontor skal bygges på Leif Tronstads plass i Sandvika. Det nye hovedkontoret kan stå klart i Arbeidet med å forberede reguleringsplanarbeidet er nå i gang, og tar sikte på å ha utarbeidet et forslag til reguleringsplan klar for behandling ved årsskiftet 19/20. Ettersom deler av mandatet til A12 er knyttet til prosjektering, dimensjonering og utforming av nytt hovedkontor, er prosjektleder i AFK Eiendom FKF som arbeider med nytt hovedkontor, knyttet til arbeidsgruppen A12.3. Det legges opp til tett kontakt mellom arbeidet som ekstern konsulent går inn i, og prosjektleder for hovedkontoret. Fremdriftsplanen for arbeidet med nye arbeidsformer er tilpasset milepælene i arbeidet med nytt hovedkontor. 2

3 Vurdering Overordnet plan: Utformingen av fysiske arbeidssteder er, sammen med organisering og teknologi, verktøy for å nå målene for virksomheten. Arbeidsform og arbeidssted bør derfor utformes for å legge til rette for oppnåelse av Viken fylkeskommunes mål. Dette kan illustreres med følgende modell: Emnene knyttet til nye arbeidsformer, teknologi, fleksibilitet og allokering av arbeidsplasser til distriktet bør derfor ses som elementer i hvordan fremtidens arbeidsplasser skal være i hele Viken fylkeskommune. En samlet og helhetlig plan for dette utgjør et «Arbeidsplasskonsept for Viken». Et arbeidsplasskonsept beskriver egenskaper og funksjoner i arbeidsrelatert areal, og legger overordnede føringer for hvordan nye arbeidsplasser skal utformes basert på hvordan organisasjonen arbeider. Arbeidsplasskonseptet inkluderer målsetninger for arbeidsplassutforming, teknologibruk, operasjonalitet, organisering og byggdrift, arealrammer, prinsipper for ledelse og arbeidsprosesser etc. Et arbeidsplasskonsept setter rammer for fysiske og tekniske løsninger i et bygg, men inneholder ikke ferdig uttegnede løsninger. For å kunne utvikle et godt arbeidsplasskonsept er det viktig med god innsikt i virksomhetens arbeidsprosesser, tjenester og egenart. Det innebærer at det må samles informasjon og utvikles kunnskap om dagens situasjon, fremtidige muligheter og nødvendige endringer. Medvirkning og involvering er sentralt i utviklingen av arbeidsplasskonsept. Involvering av brukerne vil gi kunnskap om enhetenes og medarbeideres behov, dette gjelder både politisk og administrativ ledelse og de ansatte. For å sikre et godt kunnskapsgrunnlag og en god prosess, vil arbeidet med utvikling av et arbeidsplasskonsept for Viken løpe frem mot årsskiftet. Det er videre naturlig å se også perioden etter 2020 og frem mot innflytting i nytt hovedkontor som en mulighet til å utvikle arbeidsplasskonseptet ytterligere. 3

4 Føringer for arbeidet med arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune er, foruten vedtak gjort i forbindelse med behandling av mandat og orienteringer, Vikens vedtatte verdier, målsetninger og visjon. I disse føringene omtales element som rekruttering, fleksibilitet, bærekraft (FN17), nytenkning og samskapning. Hva disse føringene betyr for utformingen og organiseringen av Viken fylkeskommune som arbeidsplass blir en viktig brikke i dette arbeidet. Planen for arbeidet frem mot et arbeidsplasskonsept har to hovedfaser: analyse og utforskning. Den første fasen består av innhenting av informasjon om dagens og fremtidig behov. Dette vil blant annet skje gjennom spørreundersøkelser, intervjuer mv.. Utforskningsfasen vil bidra til å gi viktige innspill og erfaringer for utarbeidelsen av et arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune. I utforskningsfasen tas det sikte på å gjennomføre tester og piloter på utvalgte tema. Fleksikontor, arbeidsplasser i distriktet, miljøfyrtårn, digitale løsninger mv. kan være tema som undersøkes i utforskningsfasen. Viken i nettverk og samskaping omhandler strukturelle rammer for det planlagte arbeidsplasskonseptet for Viken. I dette ligger arbeidssteder knyttet til ulike arbeidsprosesser. Under denne tittelen vil muligheter og behov knyttet til fleksible arbeidsplasser, helt eller delvis faste desentraliserte arbeidsplasser, behov og fasiliteter knyttet til et nytt hovedkontor og et fremtidig kontor 2, behandles. De strukturelle rammene er videre tenkt spesifisert i et soneprogram. I soneprogrammet defineres alle soner og funksjoner organisasjonen har behov for. Programmet bør inneholde en beskrivelse av arealfordeling mellom de ulike sonene og funksjonene, og hvordan disse er tenkt plassert i forhold til hverandre. 4

5 Det bør utvikles et arbeidsplasskonsept for Viken. Arbeidsplasskonseptet bør etter hovedprosjektleders syn inneholde følgende momenter Mål for arbeidsplassutformingen i Viken fylkeskommune Hvordan arbeidsplassutforming bidrar til å nå overordnede mål i Viken Sammenheng mellom fysisk utforming, teknologi og organisering Arbeidsformer: Beskrivelse av og kjennetegn ved måten(e) vi vil arbeide på i fremtiden. I dette bør det blant annet ligge en vurdering av: Hvordan vi skal jobbe sammen Hvordan skal vi samarbeide med ytre virksomheter og andre partnere Hvordan skal vi møte brukerne/kundene/ Hvordan skal vi ivareta geografisk spredning, FN17, bærekraft, mangfold Prinsipper for utforming/design Prinsipper for bruk Prinsipper for Viken i nettverk og samskaping Soneprogam Arbeidsplasskonseptet bør danne grunnlaget for utformingen av nytt hovedkontor, kontoret i Nedre Glomma, desentraliserte arbeidsplasser (Viken i nettverk og samskaping) og organisering i den midlertidige fasen. Arbeidet med ekstern konsulent for å utvikle et arbeidsplasskonsept for Viken er kun i startfasen, og planlegges videreført som beskrevet. Hovedprosjektleder understreker muligheten til å teste og høste erfaringer med ulike arbeidsformer i perioden frem til nytt hovedkontor er klart og vil peke på muligheten til gjennom dette å vise vei for gode og framtidsrettede arbeidsplassløsninger for Viken Avhengigheter * Ved utarbeidelse av denne saken har følgende fagområder vært involvert 5